Evaluatie vergaderstelsel gemeenteraad en vaststellen Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Bernheze 2026 - ondertekende versie

~c

Registratienummer:

123047 / 126232

IIIII' see=

ÇJ

Raadsvoorstel Datum vergadering: Agendapunt: Onderwerp:

Portefeuillehouder:

26 februari 2026 12 Evaluatie vergaderstelsel gemeenteraad en vaststellen Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Bernheze 2026 Mark de Man

Heesch, 20januari2026 Inleiding De gemeenteraad heeft de volgende drie verlangens uitgesproken om de democratische kwaliteit in Bernheze te verbeteren: 1.

Ruimte voor betere besluiten De raad wil graag in de positie gebracht worden om zelf keuzes te maken. Daar horen voorstellen bij met vraagtekens, als er nog iets te kiezen valt.

2.

Nieuwsgierig naar buiten De raad wil aanwezig zijn in de gemeenschap, zichtbaar nieuwsgierig naar wat speelt en leeft.

3.

Passende vormen, democratisch beter De raad wil de democratische kwaliteit van de raadsroutine verbeteren. Met 'insprekers' en andere experts, met elkaar, met het college, met de organisatie.

De raadswerkgroep Democratische Kwaliteit is met deze verlangens aan de slag gegaan en heeft onder andere een vergaderstelsel uitgewerkt dat aansluit bij de geformuleerde doelstellingen: werk- en tijdbelasting in balans, kwalitatieve besluitvorming, efficiënte werkwijze en samen met inwoners. De raad heeft op 2 november 2023 het nieuwe vergaderstelsel vastgesteld en besloten dit stapsgewijs in te voeren. De raad besloot ook om na het zomerreces 2025 het nieuwe vergaderstelsel te evalueren, gevolgd door het vaststellen van een nieuw Reglement van orde voor de gemeenteraad en een commissieverordening. Met ingang van de nieuwe raadsperiode wordt het nieuwe vergaderstelsel definitief ingevoerd. Na het zomerreces 2025 is er een enquête uitgezet onder de raads- en burgerleden en zijn er gesprekken gevoerd met een afvaardiging van het college, de ambtelijke organisatie en de griffie. De resultaten hiervan zijn besproken met de werkgroep Democratische Kwaliteit en met de raads- en burgerleden tijdens een themabijeenkomst op 25 november 2025. Op 4 december 2025 heeft de werkgroep Democratische Kwaliteit in een gezamenlijke bijeenkomst met het presidium de gewenste wijzigingen in het nieuwe vergaderstelsel (ten opzichte van november 2023) besproken, alsmede de aanbevelingen uit de evaluatie en het gewijzigde Reglement van orde en de commissieverordening.

Tijdens dat overleg is afgesproken om het Reglement van orde en de commissieverordening samen te voegen in één document. De raad wordt gevraagd om op basis van de evaluatieresultaten een besluit te nemen over de wijziging in het nieuwe vergaderstelsel, de aanbevelingen en het Reglement van orde voor de gemeenteraad en raadscommissies.

Voorstel De raad wordt voorgesteld: 1. Met ingang van de nieuwe raadsperiode (2026-2030) de volgende wijziging door te voeren in het nieuwe vergaderstelsel: a. De duur van de vergadercyclus is gemiddeld zes weken. 2. De werkgroep Democratische Kwaliteit opdracht te geven om de aanbevelingen uit de evaluatie op te pakken en met voorstellen te komen ter verbetering van: a. de inwonersbetrokkenheid; b. het werken volgens de BOB-T-methodiek (beeldvorming - oordeelsvormingbesluitvorming - toezien); c. de werkdruk voor raadsleden. 3. Het Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Bernheze 2026, zoals opgenomen in bijlage 3, vast te stellen. Argumenten 1.1 Gezien de resultaten van de evaluatie blijft het grootste deel van de uitgangspunten van het nieuwe vergaderstelsel overeind staan. De raad heeft vanaf september 2024 het nieuwe vergaderstelsel stapsgewijs ingevoerd. De eisen waaraan het nieuwe vergaderstelsel moet voldoen zijn vertaald in vier doelstellingen: werk- en tijdbelasting in balans, kwalitatieve besluitvorming, efficiënte werkwijze en samen met inwoners. De uitgangspunten van het nieuwe vergaderstelsel dienen bij te dragen aan het behalen van deze doelstellingen.

Op basis van de opgedane ervaringen, de resultaten van de enquête, (de bespreking van) het advies en de aanbevelingen van de werkgroep Democratische Kwaliteit kan het grootste deel van de uitgangspunten van het nieuwe vergaderstelsel blijven staan: a. b. c. d. e.

Er is één vaste vergaderavond per week (donderdag) Twee raadscommissies bereiden de besluitvorming voor en geven advies aan de raad. Burgerleden ondersteunen de fracties. Het besluitvormingsproces volgt de BOB-T-methodiek (beeldvormingoordeelsvorming - besluitvorming - toezicht) Inwoners kunnen op verschillende manieren meedoen, meedenken en meepraten.

1.2 Gebleken is dat het verkorten van de duur van de vergadercyclus weinig toegevoegde waarde heeft ten opzichte van een vergadercyclus van gemiddeld zes weken. Tijdens de evaluatie kwam naar voren dat het verkorten van de duur van de vergadercyclus naar vijf weken nauwelijks effect heeft als het gaat om verbetering van de dienstverlening (snellere besluiten), maar wel een negatief effect heeft als het gaat om de ervaren werkdruk. Een meerderheid van de raads- en burgerleden (64%) geeft aan de voorkeur te hebben voor een zesweekse cyclus. Een vergadercyclus van zes weken biedt ook de mogelijkheid om tegemoet te komen aan een aantal kritische noten over bijvoorbeeld de parallelle bijeenkomsten en de vergaderdruk van fracties. De zesweekse cyclus wordt als volgt ingevuld: • • • • • •

Week 1: Agendacommissie/Presidium Week 2: Themabijeenkomsten Week 3: Commissie Maatschappij en Bestuur Week 4: Commissie Ruimte en Leefbaarheid Week 5: Eventuele uitloop commissievergadering Week 6: Raadsvergadering

-2-

Het kan voorkomen dat in de eerste week van een cyclus ook een raadsvergadering staat geagendeerd {bijvoorbeeld voor het vaststellen van de kadernota of begroting). In die gevallen zal de vergadering van de agendacommissie en het presidium naar de dinsdagavond worden verplaatst. 2. 1 Door concreet invulling te geven aan een aantal aanbevelingen uit de evaluatie wordt nog beter invulling gegeven aan de doe/stellingen van het nieuwe vergaderstelsel. Op basis van de evaluatie heeft de werkgroep Democratische Kwaliteit een aantal aanbevelingen geformuleerd. Deels zullen die door de griffie worden opgepakt. Daarnaast is geconstateerd dat voor een aantal doelstellingen en uitgangspunten van het nieuwe vergaderstelsel nog stappen kunnen worden gezet. De werkgroep Democratische Kwaliteit wordt daarom gevraagd met voorstellen te komen ter verbetering van inwonersbetrokkenheid, het werken volgens de BOB-T methodiek en de werkdruk voor raadsleden. 3. 1 Door een nieuw Reglement van orde voor de gemeenteraad en de raadscommissies vast te stellen wordt voldaan aan de actuele wetgeving en de werkwijze van het nieuwe vergaderstelsel. In november 2023 besloot de raad dat na de evaluatie het Reglement van orde en de commissieverordening zouden worden aangepast aan het nieuwe vergaderstelsel. Afgesproken is om de commissieverordening te integreren in het Reglement van orde.

In het aangepaste Reglement van orde is rekening gehouden met het nieuwe vergaderstelsel. De belangrijkste wijzigingen daarbij zijn: • • • • •

Aanpassing/toevoeging bepalingen over de benoeming en beëdiging van burgerleden (artikel 6) Toevoeging van een hoofdstuk over het gehanteerde vergadermodel (Hoofdstuk 3, artikel 10 t/m 14) Van drie naar twee raadscommissies, te weten: commissie Maatschappij en Bestuur en commissie Ruimte en Leefbaarheid (artikel 15) Variabele samenstelling commissies. leder raads- en burgerlid kan aan een commissievergadering deelnemen (artikel 17) Quorum commissievergadering op basis van aantal fracties in plaats van aantal commissieleden (artikel 23)

Overige wijzigingen: • •

• •

Het Reglement is aangepast aan gewijzigde wet- en regelgeving. Belangrijkste daarbij zijn de artikelen die gaan over geheimhouding en besloten vergaderingen. Aan artikel 55 en 56 is toegevoegd dat de raad alleen amendementen, subamendementen en moties behandelt die ingediend zijn door raadsleden die de presentielijst hebben getekend. De teksten in het Reglement zijn hier en daar verduidelijkt. Een uitgebreider overzicht van de wijzigingen is toegevoegd als bijlage 2.

Kosten en dekking De definitieve implementatie van het nieuwe vergaderstelsel brengt op dit moment geen extra kosten met zich mee.

-3-

Vervolg Na vaststelling van het raadsvoorstel: • •

•

gaat de raad, met ingang van de nieuwe raadsperiode, volledig werken conform het nieuwe vergaderstelsel; pakt de werkgroep Democratische Kwaliteit de opdracht op om met verbetervoorstellen te komen rondom inwonersbetrokkenheid, de BOB-T-methodiek en de werkdruk van raadsleden; wordt het Reglement van orde op de website van de gemeente geplaatst en gepubliceerd in het Gemeenteblad. Het Reglement van orde treedt op 1 april 2026 in werking.

Bijlagen: 1. Doelstellingen en uitgangspunten vergaderstelsel 1a evaluatie 2. Overzicht belangrijkste wijzigingen R glement van orde 3. Reglement van orde gemeenteraad n raadscommissies Bernheze 2026

- 4-