Conceptverslag Auditcommissie 4 juni 2024

Beknopt verslag van de vergadering van de Auditcommissie

Datum

04-06-2024

Locatie

Het Ven

Tijd

16:00 - 17:00

Voorzitter

Aanwezigen

Toelichting

1

Cor van Erp

Hans Brouwer - concerncontroller, Cor van Erp - raadslid SP, Marijke van Gestel raadslid VVD, Peggy Hurkmans - gemeentesecretaris, Leandra Kilian - griffier en Rien Wijdeven - wethouder

Namens BDO nemen Dennis Meeuwissen en Sven ter Heijden deel aan deze vergadering.

Opening en vaststellen agenda Verslaglegging:

De heer Van Erp opent de vergadering. De commissie stelt de agenda ongewijzigd vast. 2

Vaststellen verslag van de vergadering op 14 december 2023 Bijlagen:

conceptverslag Auditcommissie_14 december 2023 Verslaglegging:

De auditcommissie stelt het verslag van 14 december 2024 ongewijzigd vast. 3

Bespreken jaarstukken 2023 •

Hieronder treft u de conceptstukken aan. Het college behandelt deze stukken op dinsdag 4 juni.

•

Op 17, 18 en 19 juni worden de jaarstukken behandeld door de raadscommissies. De heer Van Erp, voorzitter van de auditcommissie, zal in de commissie Bestuur en

Strategie een terugkoppeling verzorgen van het overleg van de auditcommissie van vandaag. De gemeenteraad behandelt de jaarstukken op 4 juli. Bijlagen:

Concept - Raadsvoorstel vaststellen jaarstukken 2023 Jaarstukken 2023 - (college 4 juni 2024)

Concept accountantsverslag 2023 Bernheze (28-05-2024) Matrix ambtelijke reactie concept ACV 2023 Verslaglegging:

De heer Meeuwissen merkt op dat de rechtmatigheidsverantwoording is verwerkt in de

jaarstukken en dat zij als accountant hierop hebben gereageerd. Hij constateert dat deze

nieuwe werkwijze nog niet is uitgekristalliseerd. Er is wekelijks een landelijk overleg en er volgt een evaluatie.

Samenvatting van de toelichting van de heer Ter Heijden op het

conceptaccountantsverslag, aan de hand van het dashboard en gevolgd door de vragen hierover: -

Er volgt een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid. Dit wordt nog

-

De geel gearceerde teksten (zie bijv. ‘WNT’) zijn inmiddels definitief en worden

aangepast in het definitieve accountantsverslag.

verwerkt in het definitieve accountantsverslag. Zie ook de tabel met fouten en

onzekerheden op pagina 7. Inmiddels zijn de benodigde gegevens over de jeugdzorg

in het sociaal domein duidelijk. Er is sprake van een overschrijding maar dit heeft geen

gevolgen voor goedkeuring. Soms is het in het sociaal domein ook lastig te beoordelen -

-

-

of prestaties zijn geleverd.

Het weerstandsvermogen is iets gedaald. De financiële positie van Bernheze is verder goed te noemen. De heer Meeuwissen wijst ook op de resultaten van het benchmarkonderzoek op pagina 15.

Aandachtspunten voor volgend jaar: 1) volledigheid verplichtingen per jaareinde, 2)

duurzaamheidsverslaglegging en 3) voorspellend vermogen begroting versus realisatie. In reactie op het aandachtspunt ‘voorspellend vermogen begroting versus realisatie’

vraagt mevrouw Van Gestel of Bernheze bij de begroting te voorzichtig is. De heer Ter Heijden antwoordt dat je niet alles kunt voorzien zoals extra uitkeringen op basis van de decembercirculaire. Tegelijkertijd is goed budgethouderschap belangrijk en daar hoort ook bij het goed kunnen inschatten van afwijkingen tussen begrote en

-

daadwerkelijk baten en lasten en het anticiperen hierop.

Wethouder Wijdeven geeft aan dat de gevolgen van de meicirculaire worden uitgerekend en dat de raad hierover wordt geïnformeerd

Mevrouw Hurkmans vraagt de accountant hoe andere gemeenten omgaan met de

uitkomsten van de decembercirculaire. Zijn er bijvoorbeeld gemeenten die op basis van voorgaande jaren uitgaan van te verwachten uitkomsten en op basis van deze

voorlopige cijfers uitvoering geven aan bepaalde plannen? Volgens de heer Meeuwissen -

is de werkwijze wisselend: de meeste gemeenten doen dit niet.

De heer Meeuwissen vraagt of er bij de raad signalen bekend zijn van mogelijke frauderisico’s. Dit is bij de heer Van Erp en mevrouw Van Gestel niet bekend.

De heer Van Erp verwijst naar pagina 8 van het accountantsverslag en vraagt om een

toelichting. De heer Ter Heijden licht toe dat zij als accountant enerzijds rapporteren over de frauderisico’s (de bovenste twee opsommingstekens) en anderzijds twee

initiële aandachtspunten hebben opgenomen over de financiële programma’s (de

andere twee opsommingstekens). Dit betekent dat in potentie fraude kan worden -

gepleegd.

Mevrouw Van Gestel merkt op dat op pagina 24 staat dat de raad deels is geïnformeerd over afwijkingen van de begroting. Zij vraagt waarom de raad ‘deels’ is geïnformeerd.

De heer Meeuwissen antwoordt dat wat bij het college bekend is, wordt gedeeld via de rapportages. Wat niet bekend is, kan niet worden gedeeld. Wethouder Wijdeven

verwijst naar pagina 144 en de analyse van de afwijkingen op pagina 183 van de -

jaarstukken.

Mevrouw Hurkmans vraagt wanneer de goedkeurende verklaring van de accountant

volgt. Wethouder Wijdeven antwoordt dat de verklaring in de week van 24 juni volgt. Er verandert niks meer.

Pagina 2

Samenvatting van de toelichting van de heer Brouwer op de matrix ambtelijke reactie: -

De organisatie heeft de aanbeveling over de volledigheid van de verplichtingen per

-

Duurzaamheidsverslaglegging. Er is nog geen verplichting voor gemeenten om te

-

-

jaareinde ter harte genomen.

rapporteren over duurzaamheid. Bernheze wacht de regels hierover af.

Het advies over het verbeteren van het voorspellend vermogen wordt ter harte

genomen. Opgemerkt wordt dat bijvoorbeeld de mutaties in grondexploitaties vooraf vaak lastig in te schatten zijn.

ICT: Het functioneel beheer ligt bij de teams. Om te voorkomen dat er onrechtmatig wordt gehandeld door een functioneel beheerder is er altijd sprake van een vierogenprincipe. Dit dwingt het systeem af.

4

Bespreken mogelijkheden wisseling tekenend partner

In januari is de auditcommissie geïnformeerd over de verlenging van de overeenkomst met BDO met één jaar voor boekjaar 2024.

Tijdens een vorig overleg van de auditcommissie is gesproken over de mogelijkheden van de wisseling van de tekenend partner bij een eventuele verdere verlenging. Dit vanuit de gedachte dat de gemeente Bernheze een blijvend kritische en onafhankelijke blik op het

functioneren belangrijk vindt. Het voorstel om gedurende dit verlengingsjaar het gesprek

met BDO accountants aan te gaan over een mogelijke wisseling van de tekenend partner is opgenomen in de brief aan BDO over de verlenging van de opdracht (brief van 19

december 2023). De heer Meeuwissen heeft in reactie hierop aangegeven dat accountants, gelet op de onafhankelijkheidsvoorschriften, in ieder geval zeven jaar als persoon

betrokken mogen blijven. De heer Meeuwissen heeft kenbaar gemaakt dat hij daar graag

gebruik van wil maken, ook gelet op zijn expertise aangaande gemeentespecifieke wet- en regelgeving. Een wisseling van tekenend partner is wat hem betreft daarom niet aan de orde.

Verslaglegging:

Geen opmerkingen. 5

Mededelingen en ingekomen stukken Verslaglegging:

Er zijn geen ingekomen stukken en er zijn geen mededelingen gedaan. 6

Rondvraag en sluiting

Volgende vergadering in augustus/september over auditplan en speerpunten raad. Verslaglegging:

-

Mevrouw Hurkmans meldt dat zij in augustus op vakantie is. De voorzitter sluit om 16.40 uur de vergadering.

Pagina 3