Concept transitieplan omgevingsplan

9.4 Planning en vaste wijzigingscyclus Communicatie volgt een vast ritme dat aansluit op de transitieplanning. We werken met een vaste wijzigingscyclus, waardoor het voor raad, college, inwoners en interne teams duidelijk is wanneer nieuwe stappen worden gezet, wanneer participatiemomenten plaatsvinden en wanneer formele besluitvorming plaatsvindt. Daarmee zorgen we voor voorspelbaarheid in het proces en maken we inzichtelijk wanneer er ruimte is om mee te denken en wanneer besluiten worden genomen. pagina 62

Aan het begin van iedere wijzigingsronde leggen we uit wat het onderwerp is, wat de planning is en op welke momenten inbreng mogelijk is. De publicatie van een (ontwerp)wijzigingsbesluit gaat altijd gepaard met een gerichte communicatieslag. Daarnaast delen we periodiek voortgangsinformatie, onder meer richting de raad en het college. Intern zorgen we voor regelmatige updates, zodat collega’s goed zijn voorbereid op vragen uit de samenleving. Het uitgangspunt is dat alle belangrijke stappen in de transitie gepaard gaan met heldere toelichting en een uitnodiging om mee te denken waar dat kan.

9.5 Communicatiestrategie voor raad en college De raad en het college worden minimaal twee keer per jaar geïnformeerd over de voortgang van de transitie. Dit gebeurt in samenhang met besluitvorming over wijzigingsrondes. Bij belangrijke inhoudelijke keuzes of mijlpalen organiseren we informatieve sessies. Daarbij bespreken we de stand van zaken, planning, dilemma’s en vervolgstappen. Door vaste momenten en tijdige afstemming te hanteren, zorgen we dat het besluitvormingsproces voorspelbaar is en dat bestuurders goed worden meegenomen.

pagina 63

10. Dienstverlening De dienstverlening rondom het omgevingsplan sluit nauw aan bij de communicatiestrategie (zie hoofdstuk 9). Waar communicatie zich richt op het informeren en betrekken van inwoners, bedrijven, raad en college over het proces en de besluitvorming, richt dienstverlening zich op het bieden van praktische toegang tot regels, vergunningchecks en ondersteuning bij vragen.

10.1 Gebruik van het DSO, annoteren en toepasbare regels Het Omgevingsloket (DSO) is hét centrale punt voor de digitale dienstverlening. Hierin worden juridische regels en toepasbare regels, zoals o.a. de Vergunningcheck, ontsloten. De gemeente stemt horizontaal (met buurgemeenten) en verticaal (met provincie en Rijk) af om de consistentie en volledigheid van de informatie te waarborgen. Ook vindt afstemming plaats met de Omgevingsdienst (voor milieubelastende activiteiten) en ketenpartners om zowel juridische als toepasbare regels goed op elkaar aan te laten sluiten. Regionale samenwerking wordt nagestreefd, maar de focus ligt voorlopig op de interne transitie van bestemmingsplannen, verordeningen en het parallel “openhouden van de winkel”.

10.2 Dienstverlening: helderheid en voorspelbaarheid voor initiatiefnemers Tijdens de transitieperiode geldt dat de kosten en capaciteit voor het verwerken van aanvragen tijdelijk zullen stijgen: de winkel blijft open, maar wordt tegelijk verbouwd. We zetten niet alleen het projectteam in, maar ook andere delen van de ambtelijke organisatie om de benodigde informatie en input te leveren. Deze investering zorgt er op langere termijn voor dat we efficiënter en effectiever kunnen werken. Een robuuste beheerstructuur voor het omgevingsplan is hierbij cruciaal, omdat parallelle wijzigingen, beheer van locaties en activiteiten, en gecoördineerde besluitvorming anders moeilijk te borgen zijn. Een zichtbaar deel van de dienstverlening is de Vergunningcheck op het DSO. Hier kunnen inwoners en bedrijven zien of zij voor een bepaalde werkzaamheid een omgevingsvergunning nodig hebben. Bijvoorbeeld een inwoner die wil weten of hij een aanbouw vergunningsvrij bij zijn woning kan maken. Op dit moment werken deze processen nog niet altijd optimaal. Dit heeft te maken met versnipperde juridische regels, de invloed van verschillende overheidsorganen op dezelfde check en de afwezige afstemming tussen deze overheidsorganen. Om in hetzelfde voorbeeld te blijven voor een aanbouw bij de woning, zie je dat er zowel vanuit het rijk als de gemeente juridische regels zijn opgesteld.

Daardoor worden sommige vragen dubbel gesteld. Verder moeten inwoners nog op verschillende plekken kijken om te weten wat er wel of niet mogelijk is. Als gevolg daarvan moet je in de Vergunningcheck (onnodig) veel vragen stellen om

pagina 64

alle mogelijke uitkomsten te kunnen borgen. Dat maakt het uiteindelijk voor inwoners en bedrijven onduidelijk om te zien wat er wel of niet mogelijk is. Tijdens de transitieperiode wordt hieraan ook aandacht besteed bij het opstellen van de juridische regels in het omgevingsplan. Immers als de juridische regels niet begrijpelijk zijn, dan is het ook lastig te vertalen naar begrijpelijke toepasbare regels zoals de Vergunningcheck. Door tijdens het opstellen van de juridische regels een toepasbaarheidstoets op te nemen, proberen we een doorontwikkeling te maken naar meer begrijpelijke juridische regels voor inwoners en bedrijven. Daarbij gaan ook de technologische mogelijkheden van het DSO helpen. Het doel is zoveel mogelijk ruis weg te halen en enkel te tonen wat er van toepassing is voor een specifieke vraag. Als een inwoner wil weten of een aanbouw bij de woning vergunningsvrij mag, dan moeten die ook met een paar klikken alle relevante regels, en alleen die regels, kunnen zien.

10.3 Samenhang met digitalisering en informatiestrategie Het Omgevingsloket fungeert als centrale toegang voor inwoners en bedrijven. De gemeentelijke website blijft het eerste aanspreekpunt en fungeert als wegwijzer. Alle producten (zoals vergunningchecks en aanvragen) worden via het DSO ontsloten, dat is gekoppeld aan de interne zaaksystemen (RxMission en Rx Base Proces). Bouwen & Wonen is het eerste aanspreekpunt voor vragen van inwoners en bedrijven, zowel via e-mail en telefoon als (op afspraak) fysiek. Voor complexere ruimtelijke vraagstukken adviseren we inwoners vaak om een extern adviesbureau in te schakelen. De digitale dienstverlening richt zich op de vergunningcheck, de aanvraagmodule en het vooroverleg. Het conceptverzoek is bewust niet geactiveerd vanwege de beperkte meerwaarde ten opzichte van de inspanning voor aanvragers. De beschikbare digitale producten zijn: 

Informatieverzoek



Toets vergunningplicht



Vooroverleg (via “Verken uw idee”)



Vergunningcheck



Definitieve aanvraag (via de aanvraagmodule)



Maatregelen op Maat

pagina 65

Voor veelgebruikte activiteiten (zoals dakkapellen of aanbouwen) streven we naar zo veel mogelijk toegankelijke en duidelijke informatie. Bij specialistische activiteiten (zoals milieubelastende activiteiten) is deze noodzaak minder aanwezig.

pagina 66