Concept besluitenlijst Auditcommsissie 16 juni 2022.docx

Beknopt verslag van de vergadering van de Auditcommissie Datum

16-06-2022

Tijd

15:00 - 16:00

Locatie

Het Ven i.c.m. digitaal (*) via Teams

Voorzitter

Cor van Erp

Aanwezigen

Cor van Erp, raadslid SP Marijke van Gestel, raadslid VVD Dennis Meeuwissen, partner BDO* Sven ter Heijden, junior manager BDO* Rien Wijdeven, wethouder Hans Brouwer, concerncontroller* Leandra Kilian, griffier

Afwezigen 1

Peggy Hurkmans, gemeentesecretaris

Opening en vaststellen agenda Verslaglegging:

De heer Van Erp opent de vergadering. De commissie stelt de agenda ongewijzigd vast. De vergadering wordt kort geschorst vanwege brandalarm kantoor BDO. 2

Korte voorstelronde De raad heeft op 25 mei de raadsleden Cor van Erp en Marijke van Gestel benoemd tot leden van de auditcommissie. Rien Wijdeven is op 2 juni opnieuw benoemd als wethouder en heeft ook deze periode financiën in zijn portefeuille. Verslaglegging:

De voorstelronde is vanwege het brandalarm achterwege gelaten. 3

Benoemen voorzitter auditcommissie De auditcommissie kiest uit de in de commissie zitting hebbende raadsleden een voorzitter (artikel 5 Verordening auditcomité gemeente Bernheze 2007). Voorgesteld wordt om Cor van Erp te kiezen als voorzitter. Kunt u zich hierin vinden? Verslaglegging:

De auditcommissie benoemt de heer Van Erp tot voorzitter van de auditcommissie.

4

Vaststellen verslag van de vergadering van 7 december 2021 Bijlagen:

Conceptverslag Auditcommissie_7dec2021 Verslaglegging:

De auditcommissie stelt het verslag ongewijzigd vast. 5

Mededelingen Verslaglegging:

Er zijn geen mededelingen gedaan. 6

Bespreken jaarstukken 2021

• De jaarstukken zijn op 1 juni toegevoegd aan iBabs, het digitale vergadersysteem van de gemeenteraad.

• Op 20, 21 en 22 juni worden de jaarstukken behandeld door de raadscommissies. De heer Van Erp, voorzitter van de auditcommissie, zal in de commissie BS een terugkoppeling verzorgen van het overleg van de auditcommissie van vandaag. De gemeenteraad behandelt de jaarstukken op 7 juli. • De controleverklaring en het definitieve accountantsrapport volgen z.s.m. Hieronder treft u het voorlopige accountantsrapport aan, aangepast na ambtelijk overleg. Bijlagen:

Jaarstukken 2021_versie 31 mei 2022 Ambtelijke reactie op concept-accountantsrapport voor bespreking Concept accountantsverslag Bernheze NA BESPR 30 MEI Raadsvoorstel_ vaststellen gemeentelijke jaarstukken 2021 Verslaglegging:

De heer Ter Heijden geeft een toelichting op basis van het dashboard (pag. 5 van het

accountantsverslag). Hij geeft ook aan dat de rechtmatigheidsverantwoording in 2023

wordt ingevoerd. Het accountantsrapport is aangepast, onder andere voor wat betreft het bedrag van onrechtmatigheden Europese aanbestedingen softwareleverancier, en reeds in bezit van de ambtelijke organisatie.

NB. Deze aangepaste versie zat ten tijde van het overleg van de auditcommissie al bij de stukken van de commissies en gemeenteraad. Accountantsverklaring

Wethouder Wijdeven merkt op dat er nog geen accountantsverklaring is en dat het voor

de auditcommissie belangrijk is om te weten dat de verklaring definitief is, ook met het

oog op de commissievergaderingen volgende week. De heer Ter Heijden geeft aan dat er extra inzet nodig was als gevolg van de toename van SiSa-controles en controles WNT. Hij zegt toe dat de gemeente eind volgende week de accountantsverklaring ontvangt.

Pagina 2

Frauderisicobeheersing

Mevrouw Van Gestel vraagt om een toelichting naar aanleiding van de opmerkingen van de accountant over de frauderisicobeheersing. De heer Meeuwissen geeft aan dat

frauderisicobeheersing een belangrijke ontwikkeling in accountantsland is. Volgens de

heer Meeuwissen is het goed om met de auditcommissie (eventueel aangevuld met een aantal extra raadsleden) te praten over de rol van de raad, hoe je als raad de

controlerende rol kunt pakken en ervoor kunt zorgen dat risico’s beperkt blijven.

Mevrouw Kilian merkt op dat eind november/begin december de frauderisicoanalyse op de agenda van de auditcommissie staat en vraagt of dit ook het juiste moment is om

frauderisicobeheersing in brede zin te agenderen. Volgens de heer Meeuwissen is dat inderdaad een goed moment. De heer Brouwer vult aan dat de auditcommissie een samenvatting met matrix van de frauderisicoanalyse ontvangt.

Duurzaamheid

Mevrouw Van Gestel verwijst naar de opmerking van BDO over duurzaamheid en vraagt

wat BDO voor ogen heeft. De heer Ter Heijden geeft aan dat zij hiermee vooruitlopen op

toekomstige wet- en regelgeving en dat Bernheze hiermee al wel aan de slag is. De heer Brouwer vult aan dat in het raadsvoorstel over de structuuraanpassing van de begroting ook het thema duurzaamheid terugkomt. Naar verwachting zal het ook terugkomen in het bestuursprogramma.

Rol auditcommissie

Mevrouw Van Gestel vraagt de heer Meeuwissen hoe BDO de rol van de auditcommissie ziet. Hierop antwoordt de heer Meeuwissen dat het goed is om met de auditcommissie als afvaardiging vanuit de raad, wat dieper in te gaan op de kaderstellende en

controlerende taken, maar ook de (landelijke) ontwikkelingen. Het zou volgens hem ook goed zijn om eens te bekijken wat de ambities van de auditcommissie zijn. 7

Rondvraag en sluiting Verslaglegging:

Meerkosten

Mevrouw Kilian verwijst naar de notitie ter informatie van maart dit jaar over

aangekondigde meerkosten en vraagt of de exacte meerkosten bekend zijn. De heer

Meeuwissen antwoordt dat dit op korte termijn (na afronding van de werkzaamheden) duidelijk wordt.

Vergaderfrequentie auditcommissie

Mevrouw Kilian geeft aan dat de auditcommissie de afgelopen jaren twee keer per jaar

vergaderde. BDO heeft eerder aangegeven de voorkeur te geven aan drie keer per jaar, waarbij dan in augustus/september wordt gesproken over het auditplan en de

speerpunten van de raad, in november/december over de managementletter en

frauderisicoanalyse en in mei/juni over de jaarstukken. De heer Meeuwissen beaamt dit en de auditcommissie stemt in met drie vergaderingen per jaar. De voorzitter sluit om 15.45 uur de vergadering.

Pagina 3