Bijlage 6 Proces totstandkoming evenementenbeleid

Proces totstandkoming Evenementenbeleid gemeente Bernheze 2023

In opdracht van de gemeente Bernheze

‘s-Hertogenbosch, augustus 2023

2

Inhoudsopgave 1. 2. 3.

Aanleiding Bestaande evenementennota (2014) Bouwstenen voor nieuw beleid 3.1 Wat vinden bewoners? 3.2 Wat vinden evenementenorganisatoren? 3.3 Wat vindt de gemeente zelf

Bijlagen Bijlage 1. Resultaten inwoners enquête

3

1.

Aanleiding

In de gemeente Bernheze wordt jaarlijks een groot aantal evenementen georganiseerd. Sinds 2014 hanteert de gemeente de Evenementennota. Deze bevat een aantal praktische handvatten als handboek en leidraad voor organisatoren, maar deze bevat geen beleidsmatige keuzes. De gemeente heeft behoefte aan een samenhangend beleidskader voor evenementen. Dit beleidskader wordt ingezet voor het toetsen van aanvragen op het gebied van evenementenvergunningen en -meldingen. Belangrijk is dat het beleid ruimte biedt om het huidige evenementenaanbod te behouden en om, waar dat gewenst is, nieuwe ontwikkelingen van evenementen mogelijk te maken. Daarnaast wordt in het evenementenbeleid de openbare orde en veiligheid gewaarborgd.

Het proces Niet alleen de gemeente maar ook de Omgevingswet die na 2023 in werking treedt vraagt om beleid dat via participatie tot stand wordt gebracht. Daarom is het opstellen van dit evenementenbeleid tot stand gekomen met participatie. Het proces heeft veel informatie opgeleverd. De opbrengst is gebaseerd op een goede vertegenwoordiging van de diverse stakeholders. Een ambtelijke vertegenwoordiging heeft aan het begin van het proces kaders en input meegegeven tijdens een breed overleg. Tijdens dit overleg zijn de eerste knelpunten en ideeën opgehaald. Vervolgens heeft een ronde tafel bijeenkomst met diverse stakeholders plaatsgevonden. Tijdens dit overleg waren verschillende evenementenorganisatoren aanwezig, alsmede de regionale KHN afdeling (bijlage 1 omvat een lijst met aanwezigen). Op een later moment is een digitale bijeenkomst met dorpsraden georganiseerd, waar vier dorpsraden uit Bernheze vertegenwoordigd waren. De inwoners zijn in de gelegenheid gesteld om input te leveren via een digitale enquête. 200 inwoners hebben hieraan meegewerkt. Tussendoor hebben separate overleggen plaatsgevonden met de beleidsverantwoordelijken voor veiligheid bij de gemeente Bernheze, veiligheidsregio Brabant-Noord en de Omgevingsdienst Brabant-Noord. Na alle bijeenkomsten en gesprekken met diverse stakeholders zijn de resultaten hieruit teruggekoppeld aan de brede ambtelijke werkgroep.

In een laatste werksessie hebben we besproken welke keuzes er gemaakt worden en wat de aanpassingen zijn in het nieuwe evenementenbeleid. Ter afronding is het beleid opiniërend voorgelegd aan de Commissie Bestuur en Strategie.

4

2. Evenementennota 2014 De evenementennota van de gemeente Bernheze is vergeleken met andere gemeenten (omliggende gemeenten, maar ook gemeenten elders in Nederland). De gemeente heeft niet de ambitie de nota in zijn geheel te heroverwegen of om een geheel nieuw beleid te ontwikkelen. Ze wenst wel de noodzakelijke verbeteringen of aanpassingen in te voeren. De vergelijking is op hoofdlijnen gebeurd omdat de gemeente aanpassingen aan het beleid wil doen op basis van de wensen van inwoners, organisatoren en gemeente. Het beleid moet ook voldoen aan veranderende wet- en regelgeving en aan jurisprudentie. Uit deze vergelijking op hoofdlijnen blijkt het volgende: • De nota is meer een praktische handreiking voor uitvoering in plaats van evenementenbeleid. Het bevat ook geen visie. De gemeente stuurt noch actief op het aantal evenementen per jaar noch op het type evenementen; • De aanmeldprocedure is op papier, terwijl veel gemeenten een digitale aanmeldprocedure voor een evenementenvergunning hebben gerealiseerd; • Het aanmeldformulier is vrij summier ten opzichte van sommige andere gemeenten.

Zo is er een lijst met bijlagen die aan de aanvraag dienen te worden toegevoegd, maar zijn de voorwaarden waaraan deze bijlagen moeten voldoen niet expliciet gemaakt (zoals draaiboek, calamiteitenplan of veiligheidsplan); • Er is geen evenementenkalender aanwezig of in een procedure opgenomen; • Er is niet vermeld waar en wanneer een besluit tot vergunningverlening in het openbaar wordt gepubliceerd; • Een duurzaamheidsparagraaf ontbreekt; • Alhoewel een aantal zaken wel wordt vermeld op de website van de gemeente, zijn de volgende zaken niet in de Evenementennota opgenomen: o Dat hulpmaterialen als hekken kunnen worden geleend van de gemeente en zelf dienen te worden afgehaald bij de gemeente; o De aanvraagtermijnen; o De aanvraagprocedure o De criteria voor de vraag of een melding voldoet of een aanvraag voor een evenementvergunning noodzakelijk is, o Het onderscheid tussen A, B, en C-evenementen; o Wanneer een risicoscan nodig is; Deze zaken kunnen alsnog opgenomen worden in het beleid of waar nodig kan worden doorverwezen naar de APV; • De vraag wanneer melding van een evenement wordt gemaakt of wanneer een vergunning nodig is, hangt onder meer af van het aantal personen. Bij de meeste gemeenten ligt de grens op 150 personen, bij de gemeente Bernheze is dat 200; • Er is specifiek beleid voor evenementen in de natuurgebied de Maashorst.

De rechter heeft onlangs bepaald dat de APV geen ruimte biedt voor de beoordeling van een aanvraag evenementenvergunning aan het natuurbelang en de Habitatrichtlijn; • De geluidsnormen maken geen onderscheid tussen locaties of week- en weekenddagen;

5

• • •

Het beleid hanteert geen maximumaantallen evenementen per jaar (noch totaal noch per categorie); Voor evenementenlocaties zijn geen locatieprofielen opgesteld; De kermissen worden door de gemeente zelf georganiseerd.

De conclusies uit deze vergelijking zijn meegenomen tijdens de ambtelijke bijeenkomsten. Voor de verdere participatie van organisatoren en bewoners is een meer open vraagstelling gehanteerd (zie hiervoor hoofdstuk 3).

6

3. Bouwstenen voor nieuw beleid 3.1.

Wat vinden onze bewoners?

Bewonersenquête In het participatietraject is input vanuit bewoners opgehaald door middel van een digitale enquête. De enquête is uitgezet in de periode februari - april 2023 voor alle inwoners van de gemeente. De resultaten zijn opgenomen in bijlage 1, de belangrijkste conclusies zijn: • Evenementen zijn belangrijk voor de leefbaarheid van een dorp. Dit geldt ook voor de dorpen in Bernheze. Ruim 80% van de inwoners geeft aan dat evenementen belangrijk zijn voor de plek waar ze wonen. • Over het aantal evenementen in de gemeente zijn inwoners verdeeld. Circa 45% vindt dat er jaarlijks onvoldoende evenementen worden georganiseerd, 30% vindt dat er wel genoeg evenementen worden georganiseerd en circa 25%% staat neutraal tegenover het aantal evenementen in Bernheze. • Ook over de verschillende typen evenementen zijn de meningen verdeeld. Ongeveer een derde van de respondenten geeft aan dat er onvoldoende keuze is in verschillende typen evenementen, terwijl ook een derde aangeeft dat er wel voldoende keuze is. De overige respondenten staan neutraal tegenover de typen evenementen. • Het merendeel van de inwoners ervaart geen hinder van evenementen. De hinder die er wel is gaat met name over geluidshinder en afval op straat.

• Als geschikte locatie voor een evenement worden veelal de centrale plekken in de dorpen genoemd: De Misse in Heesch, Plein 1969 in Heeswijk-Dinther, Raadhuisplein (Tramplein) in Nistelrode, Dorpsplein in Loosbroek. Redenen die hiervoor genoemd worden zijn de centrale ligging, goede bereikbaarheid en aanwezigheid van horeca. In Vorstenbosch ontbreekt zo’n locatie. Evenementen in de gemeente Bernheze worden over het algemeen goed gewaardeerd door inwoners en worden ook als een belangrijk onderdeel beschouwd voor de gemeente en haar dorpen. Nieuwe ideeën De inwoners hebben allerlei ideeën voor nieuwe evenementen. Suggesties zijn onder andere een openluchtbioscoop, muziekfeesten, familie evenementen, rommelmarkten, jaarmarkt/braderie of live muziek: hierop wordt aangevuld dat bewoners niet altijd een compleet overzicht hebben van het aanbod. Veel suggesties gaan over een divers aanbod, zodat er voor jong en oud wat te kiezen valt aan evenementen. Ook komt in veel reacties de suggestie terug om lokale horeca en ondernemers te betrekken bij evenementen. Een andere suggestie die vaak terugkomt is om meer betaalbare en gratis evenementen te organiseren.

Dorpsraden Tijdens de digitale bijeenkomst met de dorpsraden kwamen de volgende wensen naar voren: • Op zich zijn de dorpsraden tevreden over het aanbod aan evenementen, maar er mag meer worden georganiseerd voor (kwetsbare) kinderen van 12-17 jaar. Dit zou echter meer in de vorm van activiteiten moeten plaatsvinden dan evenementen. Enige

7

•

• • •

3.2.

afstemming hierover van de gemeente met het Sociaal Domein binnen de gemeente is gewenst; Er is behoefte aan een soort kalender. Organisaties weten vaak niet van elkaar welke activiteiten of evenementen er zijn. Het is echter niet de taak van de gemeente om zo’n compleet overzicht te bieden (inclusief niet-evenementen). Een evenementenkalender zou hieraan een bijdrage kunnen leveren; De dorpsraden wensen dat de aanvraagprocedure (het aanvraagformulier voor een evenementenvergunning) gedigitaliseerd wordt; De dorpsraden wensen geen maximum aan het aantal evenementen per jaar, deze beperking wordt als niet noodzakelijk gezien; Er zijn weinig meldingen van hinder van evenementen in de dorpen, ook omdat er vaak veel vrijwilligers aan een evenement meewerken Zo ondersteunt het dorp het evenement profiteert ervan.

Wat vinden evenementenorganisatoren?

Vanuit de organisatoren werden tijdens de bijeenkomst praktische zaken aangedragen: • De organisatoren zijn tevreden over de omvang en diversiteit in het aanbod evenementen, vergelijkbaar met de mening van de inwoners; • Er is in het algemeen lof voor de inzet van de gemeente, ook bij calamiteiten. De inzet van de gemeente wordt als coöperatief ervaren. • Het onderscheid tussen wanneer alleen een melding van een evenement voldoende is en wanneer een vergunning moet worden aangevraagd, is niet altijd helder. De wens is om dit in bijvoorbeeld een stroomschema duidelijker te maken; • Het aanvraagformulier moet nu worden ingevuld en geprint. Een digitaal formulier op de website van de gemeente verdient hun voorkeur. Op deze wijze wordt veel werk bespaard en kan de informatie ook tussentijds digitaal worden opgeslagen; • Er is nu in de periode voorafgaand aan de eerste dag van het evenement onzekerheid in de organisatie over bepaalde omstandigheden zoals het weer. Organisatoren wensen graag met scenario’s te werken. Dit is mogelijk, maar er moet wel een keuze worden gemaakt welk scenario wordt gekozen. Dit dient ten minste twee weken voor het evenement te worden doorgegeven aan de gemeente, zodat ook de hulpdiensten tijdig op de hoogte zijn; • Een evenementenkalender bestaat nu nog niet officieel maar is wel gewenst, o.a.

om dubbelingen in type evenementen (op dezelfde dag/ week en/of op dezelfde locatie) te voorkomen. Deze kalender zou bijvoorbeeld in november voorafgaand aan een kalenderjaar kunnen worden vastgesteld. Het is belangrijk om de status van deze kalender vooraf duidelijk te maken.

8

3.3.

Wat vindt de gemeente?

Vanuit de gemeente is een aantal uitgangspunten gedefinieerd met betrekking tot het evenementenbeleid. Hiermee is rekening gehouden met het opstellen van een nieuw evenementenbeleid. Dit zijn geen nieuwe uitgangspunten, maar bestaand beleid wat wordt gecontinueerd: • De ambitie van het college is om evenementen te blijven faciliteren, uiteraard binnen bestaande regels, maar niet te stimuleren; • De gemeente wil met name bestaande evenementen doorgang laten vinden. Voor de leefbaarheid is het belangrijk om (kleinere) evenementen in de dorpskernen te blijven ondersteunen. De ambitie is niet gericht op meer evenementen. Vanuit het beleidsterrein toerisme is namelijk niet het doel om meer bezoekers te trekken met evenementen, wel om de leefbaarheid op peil te houden; • De evenementenkalender wordt als ‘behoorlijk vol’ gezien. Het blijft uiteraard mogelijk om een vergunning voor een nieuw evenement aan te vragen; • De gemeente wil niet sturen op welke (type) evenementen plaatsvinden. Mede om deze reden worden bestaande evenementen niet of nauwelijks gesubsidieerd; • De gemeente verleent geen meerjaren-vergunningen voor evenementen; • De gemeente wenst geen specifieke locatieprofielen op te stellen voor locaties waar evenementen kunnen plaatsvinden; • Evenementenbeleid raakt steeds aan meer andere beleidsterreinen, waar mogelijk wordt hier de samenwerking binnen de gemeente gezocht.

De gemeente wil op een aantal terreinen het beleid aanpassen: • De hierboven genoemde uitgangspunten zouden in het beleid moeten worden opgenomen; • Geluidsnormen zouden specifieker kunnen worden gemaakt. Nu geldt een dB(A) norm ongeacht het type evenement en dag van de week. Het college ambieert om meer maatwerk in de normen toe te passen waar nu sprake is van uniformiteit. • In het nieuwe evenementenbeleid adviseert de Omgevingsdienst, als de gemeente meer wil sturen op geluid van bastonen, om beide normen (dB(A) en dB(C)) op te nemen. De norm voor dB(C) is gemiddeld 18-20 dB hoger dan de norm voor dB(A) geeft de Omgevingsdienst aan; • Ook wordt er voortaan onderscheid gemaakt tussen doordeweeks en weekend (bijv. ‘zondag t/m donderdag’ en ‘vrijdag, zaterdag en (dagen voorafgaand aan) feestdagen’); • Het natuurgebied de Maashorst ligt voor een klein deel in de gemeente Bernheze.. Staatsbosbeheer heeft een visie opgesteld voor dit gebied. In het nieuwe beleid dient hiernaar verwezen te worden; • Overeenkomstig de Europese Dienstenrichtlijn moet er een afwegingskader zijn voor schaarse vergunningen. Als er meerdere aanvragen voor een evenement worden ingediend voor (vrijwel) dezelfde locatie en datum, wordt er aan de hand van het kader besloten welke evenementen vergund worden.

Een dergelijk kader ontbreekt nu en moet onderdeel worden van het aangepaste evenementenbeleid; • Het is de wens om voor B- en of C-evenementen maximumaantallen evenementen op te nemen in het beleid. Maximumaantallen creëren echter schaarste zodat goed

9

•

•

nagedacht moet worden over de criteria voor schaarse vergunningen. Daarom zijn eenduidige criteria voor schaarse vergunningen essentieel; De gemeente heeft nu goed overleg met de hulpdiensten. Er zijn vanuit de veiligheidsregio geen vereisten om het bestaande evenementenbeleid vanuit de gemeente Bernheze aan te passen. Voor B- en C-evenementen wordt altijd overlegd tussen de hulpdiensten en organisatoren en wordt achteraf ook altijd /geëvalueerd; Er is specifiek beleid voor evenementen in de natuurgebied de Maashorst., dat vaak gezien de ligging van de gebieden (in meerdere gemeenten) intergemeentelijke afstemming vereist.

10

Bijlage 1. Resultaten inwonersenquête De Evenementennota uit 2014 is niet geheel actueel meer en hierin ontbreken beleidskeuzes. Onderdeel van het opstellen van het nieuwe evenementenbeleid is een bewonersenquête om de mening van inwoners van Bernheze op te halen over bepaalde vraagstukken. Ginder heeft deze online enquête opgesteld en de gemeente Bernheze heeft deze verspreid onder haar inwoners. Achtergrondinformatie respondenten • 117 volledig ingevulde enquêtes • 83 (groten)deels ingevulde enquêtes • 200 enquêtes in totaal Leeftijd categorieën 0 – 24 jaar

Percentage respondenten 4%

25 – 44 jaar

40%

45 – 64 jaar

46%

65 jaar en ouder

10%

Totaal

100%

52%

48%

Man Vrouw

Herkomst respondenten • 50% uit Heesch • 26% uit Heeswijk-Dinther • 17% uit Nistelrode • 4% uit Loosbroek • 2% uit Vorstenbosch Resultaten

Evenementen zijn belangrijk voor de plek waar ik woon. 50% 40% 30% 20% 10% 0% Helemaal eens

Eens

Neutraal

Oneens

Helemaal oneens

11

Ik vind dat er in Bernheze voldoende keuze in verschillende typen evenementen is. 40% 30% 20% 10% 0% Helemaal eens

Eens

Neutraal

Oneens

Helemaal oneens

Geen mening

Ik vind dat er in Bernheze jaarlijks genoeg evenementen worden georganiseerd. 40% 30% 20% 10% 0% Helemaal eens

Eens

Neutraal

Oneens

Helemaal oneens

Geen mening

Ik ervaar (te) veel overlast van evenementen. 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Helemaal eens

Eens

Neutraal

Oneens

Helemaal oneens

Geen mening

12

Merkt u bij evenementen dat er maatregelen worden genomen om overlast te beperken voor bewoners in de buurt?

Ja

31% 69%

Nee