Bijlage 3 - Ter info - Controleprotocol voor de controle jaarstukken 2023-2026

Bijlage, b-h.-rende bij b jit v;ri c' • gemeenteraad

Controleprotocol voor de controle op de jaarstukken

van de

Gemeente Bernheze 2023-2026

Heesch, 14 december 2023

1

Inhoudsopgave INLEIDING

3

1.1 Algemeen.......... 1.2 Doelstelling.... 1.3 Wettelijk kader

3 3 3

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE ACCOUNTSCONTROLE (GETROUWHEID)....................................................................................

4

2.1 Goedkeuringstoleranties . 2.2 Rapporteringstoleranties

4 5

ALGEMENE UITGANGSPUNTEN VOOR DE RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING DOOR HET COLLEGE....................................

6

3.1 Algemeen........................ 3.2 Verantwoordingsgrens 3.3 Rapportagegrens........

6 6 7

REIKWIJDTE RECHTMATIGHEIDSCONTROLE

8

4.1 Algemeen.................................................. 4.2 Rechtmatigheidscriteria....................... 4.3 Single Information Single audit (SiSa)

.8 .9 13

5.

RAPPORTERING DOOR DE ACCOUNTANT

13

6.

INTREKKEN OUD PROTOCOL

14

7.

INWERKINGTREDING EN CITEERTITEL

14

1.

2.

3.

4.

BIJLAGE 1 - MODELVERANTWOORDING (VERPLICHT)

2

15

1. Inleiding 1.1 Algemeen In artikel 213 van de Gemeentewet is opgenomen dat iedere gemeente een controleverordening dient op te stellen. Deze verordening is geactualiseerd en wordt door de raad op 14 december 2023 vastgesteld. In het verlengde van de controleverordening is dit controleprotocol opgesteld. In dit pro­ tocol wordt door de gemeenteraad een aantal zaken geregeld ter afbakening en ondersteuning van de uitvoering van de jaarrekeningcontrole door de accountant, het opstellen van de rechtmatigheids­ verantwoording door Burgemeester en wethouders (hierna: college) en daarmede tevens het financi­ eel beheer zoals uitgeoefend door of het college. Het controleprotocol wordt elke vier jaar na aanvang van de nieuwe raadsperiode geactualiseerd (fi­ nanciële verordening, artikel 8 lid 1) of als ontwikkelingen daar aanleiding toe geven. Met de Wet Versterking decentrale rekenkamers, vastgesteld door de Eerste kamer op 27 september 2022, zal vanaf het verslagjaar 2023 elke gemeente zelfstandig een rechtmatigheidsverantwoording opnemen in de jaarrekening. In de rechtmatigheidsverantwoording geeft het college aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen.

Dit houdt in dat deze transacties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de door de gemeenteraad vastgestelde kaders zoals de begroting en de gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daar door middel van de controleverklaring een oordeel over. De controleverklaring omvat vanaf het verslagjaar 2023 slechts een oordeel over de getrouwe verantwoording van baten, lasten en ba­ lansmutaties, Er is geen sprake meer van een expliciet oordeel van de accountant over de rechtma­ tigheid. De rechtmatigheidsverantwoording van het college is overigens wel onderdeel van de contro­ le op getrouwheid door de accountant. De accountant kijkt dus nog wel of de rechtmatigheidsverant­ woording 'juist' is. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor de controlejaren 2023-2026.

Object van controle zijn de jaarrekeningen voor de verslagjaren 2023 tot en met 2026. 1.2 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties, alsmede de verantwoordings- en rapportagegrenzen (in het kader van het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording door het college) voor de controle van de jaarrekeningen 2023 tot en met 2026 van de gemeente Bernheze. De gemeenteraad dient via het vaststellen van dit controleprotocol te (her)bevestigen: • De te hanteren goedkeuringstoleranties ten behoeve van de accountantscontrole; • De te hanteren verantwoordingsgrens ten behoeve van de rechtmatigheidsverantwoording door het college; • De te hanteren rapportagegrens ten behoeve van het opnemen en toelichten van geconsta­ teerde onrechtmatigheden door het college in de paragraaf bedrijfsvoering. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wette­ lijke minimumeisen. De minimumeisen kunnen dus worden verzwaard, maar niet worden verlicht.

1.3 Wettelijk kader De gemeentewet, artikel 213, schrijft voor dat de gemeenteraad één of meer accountants aanwijst als bedoeld in artikel 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in artikel 197

3

Gemeentewet bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een controleverklaring en het uitbrengen van een accountantsverslag (verslag van bevindingen). In het kader van de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzin­ gen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De wet- en regelgeving waarop de accountant zijn verklaring en bevindingen baseert moet door het college in een normen­ kader inzichtelijk worden gemaakt. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast. Tevens wordt invulling ge­ geven aan het te hanteren normen- en toetsingskader.

2. Algemene uitgangspunten voor de accountscontrole (getrouwheid) Zoals in artikel 213 Gemeentewet is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemeente­ wet bedoelde jaarrekening uitgevoerd worden door een door de raad te benoemen accountant. De accountantsverklaring geeft op grond van de uitgevoerde controle aan of: De jaarrekening een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als de grootte en samen­ stelling van het vermogen; De jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186, en Het jaarverslag met de jaarrekening verenigbaar is.

Bij de accountantscontrole zullen de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van be­ stuur worden gesteld op grond van artikel 213, lid 6 Gemeentewet (Besluit accountantscontrole de­ centrale overheden (Bado)), alsmede de voor de accountants geldende controle- en overige stan­ daarden, bepalend zijn voor de door de accountant uit te voeren werkzaamheden.

De accountant accepteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De ac­ countant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zoda­ nig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouwe beeld van de jaarrekening. De ac­ countant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en onzekerheden en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties, statistische deelwaarnemingen en extrapola­ ties. 2.1

Goedkeuringstoleranties

In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de te hante­ ren goedkeuringstoleranties bij de controle van de jaarrekening voorgeschreven. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de controleverklaring. De definitie van de goedkeuringstolerantie is: De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaar­ heid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. Voor de goedkeunngstolerantie wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Een fout in een jaarrekening kan ontstaan doordat bijvoorbeeld een jaarrekeningpost onvolledig is opge­ nomen, een toelichting ontoereikend is of dat een waarderingsgrondslag onjuist is. De accountant gebruikt de term onzekerheden als hij niet in staat is om een bepaalde geschikte conlrole-informatie te verkrijgen om een conclusie te kunnen trekken over een specifiek aspect binnen de jaarrekening.

4

Bij de oordeelsvorming over de jaarrekening spelen deze goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende accountantsverklaring afgegeven. Als één of bei­ de goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal geen goedkeurende accountantsverklaring, maar één van de drie hieronder aangegeven andere oordelen worden verstrekt door de accountant. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) zijn voor de goedkeuringstoleranties de volgende wettelijke minimumeisen gesteld:

Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaar­ rekening (% omvangbasis)____________ Onzekerheden in de controle (% omvangbasis)

Strekking accountantsverklaring: Beperking Goedkeurend

<1%

> 1% < 3%

<3%

> 3% < 10%

Oordeelonthouding

Afkeurend

>3%

> 10%

Voor de accountantscontrole op de jaarrekening van de gemeente Bernheze wordt de goedkeu­ ringstolerantie gelijkgesteld aan de minimumeisen zoals opgenomen in de bovenstaande tabel. De percentages worden steeds genomen over de totale begrote lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. Bij de controle van de jaarrekening zullen deze bedragen worden aangepast op basis van de werke­ lijke rekeningcijfers. De goedkeuringstolerantie wordt op dat moment definitief vastgesteld.

Ter illustratie: Op basis van de begroting 2023 van de gemeente Bernheze (totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves € 89.135.454,-) betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 891.000,- en een totaalbedrag aan onzekerheden van circa € 2.674.000,de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. 2.2

Rapporteringstoleranties

De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden gerap­ porteerd aan de gemeenteraad in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt een rapporterinqstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van een fout of on­ zekerheid.

De definitie van de rapporteringstolerantie is: De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringstolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controle­ werkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen.

We hanteren een rapporteringstolerantie van 20% van de goedkeuringstolerantie of terwijl 0,2% van de totale lasten inclusief toevoeging aan de reserves.

Het staat de opdrachtnemer daarnaast vrij om naar eigen inzicht 'belangrijke' bevindingen in zijn rap­ port op te nemen.

5

Ter illustratie: Dit betekent dat alle geconstateerde en niet gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerhe­ den groter dan € 178.000,- (20% van € 891.000,-) worden gerapporteerd aan de gemeenteraad.

3. Algemene uitgangspunten voor de rechtmatigheidsverantwoor­ ding door het college 3.1 Algemeen Vanaf de jaarrekening 2023 moet het college zelf een rechtmatigheidsverantwoording opstellen. De­ ze verantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. Hiermee legt het college aan de raad zelf­ standig verantwoording af over de naleving van onder andere geldende wet- en regelgeving bij de totstandkoming van de baten en lasten en balansmutaties in de jaarrekening. Deze verantwoording is onderdeel van de accountantscontrole naar het ‘getrouwe beeld’.

Binnen de rechtmatigheidsverantwoording wordt onderscheid gemaakt tussen afwijkingen, fouten en onduidelijkheden en begrotmgsonrechtmatigheden. Deze begrippen zijn onderling niet uitwisselbaar al kan er wel sprake zijn van overlap. 1. Afwijkingen Posten die niet rechtmatig tot stand zijn gekomen (fouten) en posten, waarbij voor het college een onduidelijkheid bestaat over de rechtmatigheid. 2. Fouten Rechtmatigheidsfouten treden op bij financiële beheershandelingen, waarbij de in het normenka­ der beschreven wet- en regelgeving niet is nageleefd. 3. Onduidelijkheden Indien het college in het kader van de verslaggeving niet kan aangeven of er sprake is van een rechtmatigheidsfout of met. 4. Begroting sonrechtmatigheden Hiervan is sprake als het college bij de realisatie van doelen en het realiseren van activiteiten af­ wijkt van de budgetten die door de raad zijn vastgesteld. Hiervan is sprake als het lasten- of inves­ teringsbudget is overschreden (a), de baten (opbrengsten) door het doen of laten van een financi­ ële beheershandeling lager zijn dan het door de raad vastgestelde budget (b) of voor het door de raad vastgestelde budget minder doelen of activiteiten zijn gerealiseerd dan begroot voor het be­ treffende budget (c).

3.2 Verantwoordingsgrens De rapportage door het college in de jaarrekening vindt plaats door middel van verplicht verantwoordingsmodel (zie bijlage 1 van dit controleprotocol). Hierin worden overschrijdingen boven de verant­ woordingsgrens opgenomen.

Definitie verantwoordingsgrens: De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens is een percentage van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reser­ ves. Wettelijk is bepaald dat dit percentage tussen de 0% en 3% ligt. Voor zowel fouten als voor onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en on­ duidelijkheden mogen niet bij elkaar worden opgeteld. Blijven zowel de fouten als de onduidelijkhe­ den onder de verantwoordingsgrens dan worden geen afwijkingen opgenomen in de rechtmatig­ heidsverantwoording.

6

De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte (tussen 0% en 3%) de grens te bepalen. Ligt het bedrag van de afwijkingen onder de grens dan is er sprake van goedkeuring en kan het college aangeven rechtmatig te hebben gehandeld. Ligt het bedrag van de afwijkingen boven de vastgestel­ de grens dan moet het college de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De te kiezen grens moeten een juiste balans bewaken tussen het niveau van informatievoorziening aan de raad en de hoogte van uitvoeringskosten van de verantwoording die door de organisatie ge­ maakt moeten worden.

Verantwoordinqsqrens voor fouten en onduidelijkheden wordt gesteld op 1% De Kadernota rechtmatigheid 2023, uitgebracht door de Commissie BBV, schrijft voor dat voor fouten en onduidelijkheden hetzelfde percentage gehanteerd moet worden. De accountant toetst de door de college opgestelde rechtmatigheidsverantwoording op getrouwheid. De door de accountant gehanteerde goedkeuringstolerantie bedraagt voor de jaarrekening voor fou­ ten: 1% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves en voor onzekerheden: 3% van het totaal van de lasten inclusief toevoegingen aan reserves. Deze toleranties zijn herkenbaar en bruikbaar voor de raad en gebruikers van de jaarrekening. Wij stellen dan ook voor de verantwoordingsgrens voor 2023 tot en met 2026 vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief toevoegin­ gen aan reserves. Afwijkingen van regelgeving boven de 1% dienen in de verantwoording te worden opgenomen. Dit percentage sluit aan op de gebruikelijke goedkeuringstolerantie voor fouten bij de accountantscontrole. Er ontstaat een fout als er niet conform de regels is gehandeld. Een subsidie is bijvoorbeeld niet verstrekt volgens de voorwaarden die in de subsidieregeling zijn opgenomen. Het begrip onduidelijkheden is de tegenhanger van onzekerheden bij de accountantscontrole. De be­ tekenis is ongeveer hetzelfde.

Bij een onduidelijkheid kun je niet vaststellen of bepaalde wet- en re­ gelgeving is nageleefd. Omdat voor rechtmatigheid maar één percentage kan worden toegekend, be­ tekent dit dat het percentage van 1% ook voor onduidelijkheden geldt en niet de 3% die gebruikelijk is voor onzekerheden bij de accountantscontrole. Dit is dus een strengere norm dan geldt voor de ac­ countantscontrole, Maar een onduidelijkheid voor rechtmatigheid zal naar verwachting weinig voor­ komen. 3.3 Rapportagegrens Het college is verplicht om onrechtmatigheden toe te lichten in de paragraaf bedrijfsvoering als de geconstateerde onrechtmatigheid de verantwoordingsgrens overschrijdt. De rapportagegrens voor het college is te vergelijken met de rapporteringsgrens van de accountant, waarbij hij alle geconstateerde afwijkingen boven het grensbedrag in zijn verslag van bevindingen (ook wel accountantsverslag genoemd) rapporteert. Voor de rapporteringsgrens van de accountant hanteren we een percentage van 20% van de goedkeuringstolerantie (o.b.v. de begroting 2023: € 178.000,-) of terwijl 0,2% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan reserves.

Ter illustratie: Totale lasten o.b.v. begroting 2023 Verantwoordmgsgrens: 1% Rapportagegrens

€89.135.454,€ 891.000,€ 178.000,-

Casus 1: Rechtmatigheidsfouten Onduidelijkheden:

€ €

1.000.000,300.000,-

De gemeente neemt in de rechtsmatigheidsverantwoording de rechtmatigheidsfouten op van € 1.000.000,- op omdat dit bedrag boven de verantwoordingsgrens van € 891.000,- ligt. In de para­

7

graaf bedrijfsvoering worden de individuele rechtmatigheidsfouten en de individuele onduidelijkheden gemeld, voor zover deze boven de grens van € 178.000,- liggen. Casus 2: Rechtmatigheidsfouten Onduidelijkheden:

€ €

500.000,300.000,-

De gemeente neemt in de rechtsmatigheidsverantwoording geen rechtmatigheidsfouten en onduide­ lijkheden op omdat zowel de rechtmatigheidsfouten als de onduidelijkheden ieder afzonderlijk onder de verantwoordingsgrens van € 891.000,- liggen. In de paragraaf bedrijfsvoering worden in ieder ge­ val de individuele rechtmatigheidsfouten en individuele onduidelijkheden gemeld, voor zover deze boven de grens van € 178.000,- liggen.

Casus 3: Rechtmatigheidsfouten Onduidelijkheden:

€ €

150.000,100.000,-

De gemeente neemt in de rechtsmatigheidsverantwoording geen rechtmatigheidsfouten en onduide­ lijkheden op omdat zowel de rechtmatigheidsfouten als de onduidelijkheden ieder afzonderlijk onder de verantwoordingsgrens van € 891.000,- liggen. In de paragraaf bedrijfsvoering worden geen indivi­ duele rechtmatigheidsfouten en individuele onduidelijkheden gemeld, omdat deze onder de grens van € 178.000,- liggen. Uiteraard is het aan het college om deze - hoewel met verplicht - wel op te ne­ men in de paragraaf bedrijfsvoering.

Casus 4: Rechtmatigheidsfouten Onduidelijkheden:

€ €

1.000.000,1.200.000,-

De gemeente neemt in de rechtmatigheidsverantwoording de rechtmatigheidsfouten van € 1.000.000,- en afzonderlijk de onduidelijkheden van € 1.200.000,- omdat deze beiden boven de verantwoordmgsgrens liggen. In de paragraaf bedrijfsvoering.

4. Reikwijdte rechtmatigheidscontrole 4.1 Algemeen

Het begrip financiële rechtmatigheid is concreet gemaakt met behulp van negen criteria. In de jaarre­ kening legt het college verantwoording af over alle negen criteria van rechtmatigheid. De eerste zes criteria, die betrekking hebben op getrouwheid en óók onderdeel zijn van rechtmatigheid, komen tot uitdrukking in de balans en het overzicht van baten en lasten. De drie specifieke rechtmatigheidscriteria komen tot uitdrukking in de rechtmatigheidsverantwoordmg.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen dus negen rechtmatigheidscriteria worden on­ derkend: 1. het calculatiecriterium vaststelling dat de gepresenteerde bedragen juist berekend zijn. 2. het valuteringscriterium vaststelling van de juistheid van het tijdstip van betaling en van de verantwoording van verplichtin­ gen. 3. het adresseringscriterium vaststelling van de juistheid van adressering van de rechthebbende war een financiële stroom naar toe is gegaan.

8

4. het volledigheidscriterium vaststelling van de volledigheid van alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, ook verantwoord zijn. 5. het aanvaardbaarheidscriterium vaststelling dat de financiële beheershandelingen passen bij de activiteiten van de gemeente en dat in relatie tot de kosten een aanvaardbare tegenprestatie is overeengekomen. 6. het leveringscriterium (prestatiecriterium) vaststelling dat de levering heeft plaatsgevonden (prestatielevering). 7. het begrotingscriterium; vaststelling dat de financiële handelingen passen binnen het kader van de geautoriseerde begro­ ting. 8. het voorwaardencriterium vaststelling dat de voorwaarden in wet- en regelgeving worden nageleefd, zoals subsidievoor­ waarden. 9. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. vaststelling dat er een toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn ver­ strekt plaats vindt met het oog op het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelin­ gen.

Omdat de eerste zes criteria worden afgedekt door het getrouwe beeld hoeven deze niet afzonderlijk vermeld te worden in de rechtmatigheidsverantwoording. Vanzelfsprekend maken deze eerste zes criteria wel onderdeel uit van de reguliere jaarrekeningcontrole. De onderstaande drie criteria zien toe op specifieke rechtmatigheidsaspecten en deze komen terug in de rechtmatigheidsverantwoording: 1. het begrotingscriterium; 2. het voorwaardencriterium, en 3. het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium);

4.2

Rechtmatigheidscriteria

4.2.1 Het begrotingscriterium Het begrotingscriterium betreft financiële beheershandelingen die ten grondslag liggen aan de baten en lasten alsmede de balansposten. Deze dienen tot stand te zijn gekomen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma's. Hierbij is op basis van de Fi­ nanciële verordening 2023 artikel 5 lid 1 het totale budget van het opgestelde en geautoriseerde pro­ gramma het uitgangspunt. Het bestaande beleid van de raad wordt afgeleid uit: de programmabegroting met toelichting, en de begrotingswijzigingen met toelichting volgens genomen raadsbesluiten. Als blijkt dat de gerealiseerde bedragen hoger zijn dan de, ook na de laatste begrotingswijziging, ge­ raamde programmabudgetten dan kan er sprake zijn van onrechtmatige uitgaven (begrotingsonrechtmatigheid). De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeente­ raad zoals geregeld in de Gemeentewet.

Uitwerking begrotingscriterium De begrotingsrechtmatigheid kent de volgende invalshoeken: Toerekening juiste begrotingsjaar; Toerekening juiste programma; Begrotingsbedrag toereikend. Uitgangspunt is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Echter in een aantal situaties worden afwijkingen als acceptabel aangemerkt.

9

Begrotingsoverschrijdingen passend binnen het bestaande beleid: a. Kostenoverschrijdingen die geheel of grotendeels worden gecompenseerd door direct gerela­ teerde inkomsten, bijvoorbeeld kostendekkende omzet (heffingen, huur, bouwgrondexploitatie), via egalisatiereserves of voorzieningen of via subsidies. Deze overschrijdingen zijn acceptabel en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. b. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die passen binnen het bestaande beleid en een gevolg zijn van interne factoren zoals: - doorberekening van de directe salariskosten, onder voorwaarde dat de totale apparaatskos­ ten zoals verantwoord op de taakvelden niet worden overschreden: - kapitaallasten (rente- en afschrijvingskosten), onder voorwaarde dat de investeringskredieten door de raad zijn geautoriseerd (overschrijding van kredieten: zie bij Begrotingsoverschrijdin­ gen niet passend binnen het bestaande beleid, onderdeel c); - overschrijdingen als gevolg van abusievelijke fouten in de begroting, - dotaties aan voorzieningen die verplicht zijn op grond van het Besluit begroting en verant­ woording provincies en gemeenten. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van de jaarrekening. Deze overschrijdingen zijn acceptabel en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. c.

Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid maar die niet tijdig konden wor­ den gesignaleerd. Voorbeelden treffen we aan bij: - een open einde (subsidie)regeling; - vorderingen die niet geïnd kunnen worden; - afrekeningen van subsidies; uitgaven van gemeenschappelijke regelingen; - strategische grondaankopen; - klimaatomstandigheden, bijvoorbeeld een overschrijding van het budget gladheidbestrijding; uitgaven die naar hun aard onvoorzien, onvermijdelijk en niet uitstelbaar zijn. Vaak blijken dergelijke zaken pas bij het opmaken van een jaarrekening. Deze overschrijdingen zijn acceptabel en worden niet opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. d. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het bestaande beleid, maar die ten onrechte niet tijdig zijn gerapporteerd en geautoriseerd door de gemeenteraad. Voorbeelden hiervan zijn meerwerk, tegenvallers bij de uitvoering van werkzaamheden, een verwachte kostenoverschrijding op jaar­ basis wat via tussentijdse gegevens al bekend is. Deze overschrijdingen moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor­ zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijke fouten of onduidelijkheden is overschreden), maar worden niet nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.

Begrotingsoverschrijdingen niet passend binnen het bestaande beleid: a. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die niet passen binnen het bestaande beleid en waarvoor ook geen door de raad goedgekeurde begrotingsaanpassing is gedaan. Deze kostenoverschrijdingen worden als onrechtmatig beschouwd. Deze begrotingsonrechtmatigheden moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden). b. Kostenoverschrijdingen betreffende activiteiten die achteraf als onrechtmatig moeten worden be­ schouwd, bijvoorbeeld doordat dit blijkt uit nader onderzoek door bijvoorbeeld de belastingdienst, subsidieverstrekker of een toezichthouder. Het zal hier in de praktijk vaak gaan om interpretatie­ verschillen bij de uitleg van wet- en regelgeving, waar de gemeente zich bij zal hebben neer te leggen. Deze begrotingsonrechtmatigheden moeten worden opgenomen in de rechtmatigheids­ verantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkhe­ den is overschreden). c. Kostenoverschrijdingen op investeringsprojecten waarvan de gevolgen voornamelijk pas in latere jaren tot uitdrukking komen via hogere afschrijvings- en rentelasten (= kapitaallasten). Dergelijke overschrijdingen zijn alleen in het jaar van overschrijding als onrechtmatig aan te mer­ ken.

Deze begrotingsonrechtmatigheden moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsver-

10

d.

antwoordmg (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschreden). Het verschuiven van kosten tussen door de raad vastgestelde programma's waarmee kostenoverschrijdingen onzichtbaar worden gemaakt, worden als onrechtmatig aangemerkt. Deze begrotingsonrechtmatigheden moeten worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording (voor zover de verantwoordingsgrens voor afzonderlijk fouten of onduidelijkheden is overschre­ den).

Begrotingsonderschrijdingen: Wellicht ten overvloede vermelden we nog dat begrotingsonderschrijdingen in principe niet onrecht­ matig zijn tenzij deze in strijd zijn met het beleid dat de raad heeft vastgesteld. Indemniteitsprocedure: Komt de raad tot het oordeel dat uitgaven in de jaarrekening met rechtmatig zijn gedaan dan kan de raad een zogenaamde indemniteitsprocedure starten. Deze indemniteitsprocedure geeft de gelegen­ heid om deze posten uit het geheel van de jaarrekening te lichten en via een aparte procedure te be­ handelen. De indemniteitsprocedure is nadrukkelijk alleen bedoeld voor die onrechtmatigheden waarvan de raad vindt dat zij de vaststelling van de jaarrekening in de weg staan. 4 2.2 Het voorwaardencriterium Gemeenten moeten regels die gesteld zijn door hogere overheden - zoals bijvoorbeeld Europese en Nederlandse wetten en provinciale verordeningen - naleven. Ook stellen gemeenten eigen regels op. Deze worden vastgelegd in gemeentelijke verordeningen en overige raadsbesluiten. Collegebesluiten vallen met onder de rechtmatigheidsverantwoording, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Indien het opstellen en nemen van een collegebesluit verplicht wordt gesteld, gaat het college alleen na of het voorgeschreven besluit daad­ werkelijk door het college is genomen.

Indien de wet- en regelgeving ook inhoudelijke eisen aan het collegebesluit stellen, wordt vastgesteld of aan deze eisen is voldaan. Voor een goede totstandkoming van de rechtmatigheidsverantwoording is belangrijk dat de geldende regelgeving duidelijk vastligt. Het college is primair verantwoording voor de naleving zijnde relevante wet- en regelgeving. In het normenkader is een inventarisatie van de voor de verantwoording relevan­ te regelgeving, van andere overheden (extern) en van de gemeente zelf opgenomen. Het normenka­ der moet actueel en voortdurend aangepast worden op basis van nieuwe wet- en regelgeving. Het is niet toegestaan dat gemeenteraden eigen verordeningen die bepalingen bevatten over financiële be­ heershandelingen buiten beschouwing laten bij de rechtmatigheidsverantwoording. Om het normenkader te kunnen gebruiken voor interne beheersing moet het normenkader worden geoperationaliseerd. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepa­ lingen van de regelgeving relevant zijn voor het rechtmatigheidsbeheer. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het daarbij om de bepalingen waar voor de gemeente financiële conse­ quenties uit kunnen voortkomen. De operationalisering van het normenkader wordt vastgelegd in het een toetsingskader.

In een toetsingskader is per wet/regeling/verordening vastgelegd welke artikelen relevant zijn voor de toetsing.

Uitwerking interne regelgeving Wat zijn nu de minimale rechtmatigheidsvereisten? Deze hebben betrekking op het voorwaardencriterium. Het gaat hierbij om bepalingen opgenomen in de interne regelgeving die direct relevant zijn voorde financiële rechtmatigheid. Voor wat betreft de interne regelgeving kan de raad namelijk be­ sluiten om bepalingen die niet direct financieel relevant zijn uit te sluiten van de controle op rechtma­ tigheid. Dat kan uiteraard alleen als deze niet verplicht voortvloeien uit hogere regelgeving.

11

Voor een aantal voorwaarden kan de raad deze bepalingen niet uitsluiten van de rechtmatigheidscon­ trole, namelijk: 1. bepalingen die het recht omschrijven (dit betreft de rechtbepalingen wanneer in aanmerking wordt gekomen dan wel de verplichting bestaat. Het gaat hier om harde bepalingen waarbij ‘sanctie’ bestaat dat recht wordt ontnomen). 2. bepalingen die de hoogte aangeven (tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over hoogte zijn opgenomen). Het gaat hier om de spelregels van de berekening, 3. bepalingen die iets omtrent de duur vermelden (het gaat hierbij om termijnen van verstrekking, toekenning of werkingsperiode).

Op basis van het voorwaardencriterium stellen we een normenkader op met daarin opgenomen de gemeentelijke verordeningen die onderdeel zijn van rechtmatigheidscontrole. Daarnaast wordt per verordening limitatief middels het toetsingskader bepaald welke artikelen niet uit te sluiten zijn van de rechtmatigheidscontrole. Van alle benoemde artikelen is een korte inhoudelijke beschrijving gegeven. Dit normenkader actualiseren we jaarlijks. De actualisering is formeel een bevoegdheid van de raad. In de raadsvergadering van 14 december 2023 stellen wij uw raad voor, conform de huidige werkwij­ ze, de actualisering te mandateren aan het college. Het jaarlijks geactualiseerde normenkader wordt ter informatie aangeboden aan de gemeenteraad.

Uitwerking externe regelgeving Voor wat betreft externe wet- en regelgeving is de rechtmatigheidscontrole limitatief gericht op de na­ leving van de wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen De belangrijkste (dus niet limitatief) regelingen waar aan gedacht kan worden zijn: - Algemene verbindende voorschriften van de EU, zoals Europese Aanbestedingsrichtlijnen en re­ gelingen omtrent staatssteun. - Wet- en regelgeving waarin nadere voorschriften zijn opgenomen inzake specifieke uitkeringen en subsidies vanuit de EU, het rijk en andere subsidieverstrekkende instanties - Fiscale- en sociale wet- en regelgeving die de gemeente moet naleven - Overige algemene wet- en regelgeving, zoals de Algemene wet bestuursrecht (i.v.m. subsidiebepalingen) en Bezoldigingswetten en - besluiten - Gemeentewet - Wet- en regelgeving die inrichtingsvereisten voorschrijven (bijv, het Besluit Begroting en Verant­ woording)

4.2.3 Misbruik en oneigenlijk gebruik - criterium (M&O-criterium) Onder misbruik wordt verstaan het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of uitkeringen te verkrijgen of met of dan wel een te laag bedrag aan heffingen aan de overheid te betalen. Onder oneigenlijk gebruik wordt verstaan het door het aangaan van rechtshandelingen, al dan met gecombineerd met feitelijke handelingen, verkrijgen van overheidsbijdragen of het niet dan wel tot een te laag bedrag betalen van heffingen aan de overheid, in overeenstemming met de bewoordin­ gen van de regelgeving maar in strijd met het doel en de strekking daarvan. Misbruik is onrechtmatig, oneigenlijk gebruik niet.

Uitwerking Bij het vervaardigen van de eigen verordeningen, beleidsregels en het inrichten van de organisatie moet voldoende aandacht worden besteed aan het voorkomen van mogelijk misbruik en oneigenlijk gebruik, zowel door derden als uiteraard ook door de eigen organisatie. Bij de waarborgen tegen misbruik en oneigenlijk gebruik gaat het veelal om het vaststellen van de juistheid en volledigheid van de gegevens (van derden) op grond waarvan vergoedingen / uitkeringen

12

/ subsidies worden verstrekt, dan wel rechten / belastingen / bijdragen worden geheven. Het duidelijk vooraf aangegeven van de (rand)voorwaarden en van de sanctiemogelijkheden is daar een van. An­ dere instrumenten betreffen het opvragen van bewijsstukken, het afstemmen met eigen gegevens (bevolkings-Zbelastingadministratie) en/of van andere instanties (fiscus), of van het verplicht stellen van accountantsverklaringen (subsidies). Veel van deze maatregelen betreffen de normale waarbor­ gen welke noodzakelijk zijn om de juistheid van kosten en/of volledigheid van opbrengsten te kunnen garanderen. 4.3

Single Information Single audit (SiSa)

Via een aparte bijlage bij de jaarrekening wordt verantwoording afgelegd over een aantal specifieke uitkeringen. Het ministerie van Binnenlandse zaken heeft voorgeschreven dat de getrouwheid en rechtmatigheid van deze bijlage met dezelfde toleranties gecontroleerd dient te worden als de jaarre­ kening. In de gemeentewet is opgenomen dat SiSa onderdeel is van de rechtmatigheidsverantwoording door het college. Fouten en onduidelijkheden m.b.t. SiSa dienen derhalve te worden betrokken bij de rechtmatigheidsverantwoording. Wel zijn door het Ministerie van Binnenlandse zaken specifieke rapporteringstoleranties voorgeschre­ ven ten aanzien van de geconstateerde fouten bij deze specifieke uitkeringen, voor zover deze niet zijn of kunnen worden gecorrigeerd: Omvang specifieke uitkering <€ 125.000_______________ > € 125.000 en < € 1 miljoen > € 1 miljoen

Rapporteringstolerantie ________ € 12.500,-________ 10% van de specifieke uitkering € 125.000,-

Bovenstaande betekent dat de accountant alle geconstateerde tekortkomingen en onzekerheden rapporteert die afzonderlijk op regeling niveau de bovenstaande rapporteringstolerantie overtreffen.

5. Rapportering door de accountant Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant, in het kort weer­ gegeven, als volgt: Interim-controle Jaarlijks wordt in najaar door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een managementletter aan het college uitgebracht. De managementletter wordt met de auditcommissie besproken.

Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt na afronding van de controle van de jaarrekening een accountantsverslag (verslag van bevindingen) uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. Dit verslag wordt ook besproken met de auditcommissie. In het accountantsverslag wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige ver­ antwoording daarover waarborgen.

Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in hoofdstuk 2 van dit controlepro­ tocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De

13

accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Controleverklaring In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de door het College van Burgemeester en Wethouders opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

6. Intrekken oud protocol Het Controleprotocol voor de accountantscontrole gemeente Bernheze, vastgesteld op 12 december 2019, wordt ingetrokken per 1 januari 2023.

7. Inwerkingtreding en citeertitel • •

Dit controleprotocol is geldend voor de verslagjaren 2023 tot en met 2026 en treedt in werking met terugwerkende kracht tot 1 januari 2023. Dit protocol wordt aangehaald als: ‘Controleprotocol jaarrekening gemeente Bernheze 20232026'.

14

Bijlage 1 - Modelverantwoording (verplicht) Verantwoordelijkheid college van burgemeester en wethouders De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgeno­ men. Uit het getrouw opnemen van de baten en lasten alsmede de balansmutaties, blijken een drietal rechtmatigheidscriteria niet expliciet. Dit betreffen het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en on­ eigenlijk gebruik criterium. In deze rechtmatig heid sve ra ntwoording licht het college van burgemeester en wethouders toe in hoeverre bij de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties het begrotings-, voorwaarden-, en misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium zijn na­ geleefd. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeen­ stemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verorde­ ningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. Bij de waarderingsgrondslagen in de jaarrekening is het door de raad op <datum> vastgestelde normenkader van de relevante wet- en re­ gelgeving verder toegelicht.

Deze verantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt <x>% (maximaal 3) van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € <x>.

Bevinding Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de ba­ lansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens.

Het college is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de ba­ lansmutaties <niet> rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens. De geconstateerde afwijkingen betreffen:

In de paragraaf bedrijfsvoering is op basis van de Kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV en op basis van de afspraken met de raad aanvullende informatie opgenomen over de financiële rechtmatigheid. In deze paragraaf heeft het college ook beschreven welke actie hij onderneemt om vermelde afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

15