Bijlage 2 Werkzaamheden griffie 2021

Bijlage 2

Werkzaamheden griffie 2021 Beleidsmatige advisering en ondersteuning van de raad en commissies 1. Ondersteuning fracties en raadsleden bij toepassing raadsinstrumenten (moties, amendementen, vragen, onderzoek etc.). 2. Advisering aan raad en commissies: a. over organisatie en werkwijze raad (bijv. Reglement van Orde, andere verordeningen, notities over werkwijze raad) b. over verwerken/implementatie aanbevelingen rekenkamercommissie. c. Over strategische ontwikkeling gemeenteraad 3. Advisering aan de agendacommissie: De griffier ondersteunt en adviseert de agendacommissie over de vergaderstukken die door het college (of eventueel anderen) ter agendering worden aangeboden. Dit betekent dat de griffie bekijkt of de stukken alle noodzakelijke elementen bevatten en een correcte besluitvorming mogelijk is. Secretariaatsvoering en logistieke ondersteuning van de raad en commissies - Gemeenteraad - Raadscommissies - Presidium - Agendacommissie - Auditcommissie - Lokale regiotafel - Werkgeverscommissie - Werkgroep Omgevingsvisie - Commissie (her)benoeming / functioneren burgemeester - Bijeenkomsten overige 1. Logistieke ondersteuning: ˗ verzamelen, ordenen en publiceren van stukken ˗ opmaken van uitnodigingen en agenda’s ˗ het faciliteren van de vergaderingen (apparatuur, catering, vergaderruimtes etc.) ˗ voorbereiden uitzenden en ondertitelen raads- en commissievergaderingen 2.

Ondersteuning door (commissie)griffier: ˗ voorbereiden vergaderingen (stukken lezen, overleg met voorzitter etc.) ˗ bijwonen vergaderingen ˗ afhandelen vergaderingen (besluitenlijst opstellen, actiepunten uitzetten etc.) 3. Uitzending raads- en commissievergaderingen via website 4. Ondertiteling raads- en commissievergaderingen 5. Doorontwikkeling papierloos vergaderen 6. Vergaderschema maken

Jaarplan griffie 2021

1/3

Bijlage 2

Procesmatige advisering en ondersteuning 1. Advisering over het proces aan raad en commissies 2. Samenspel griffie – organisatie/college 3. Opleiding beleidsambtenaren (bestuurlijke processen) 4. Bespreken bestuurlijke planning 5. Beheer raadskalender 6. Doorontwikkeling raadskalender 7. Ontwikkelen, aanpassen en verbeteren procedures en regelingen 8. Het regisseren van informatie, advies en ambtelijke bijstand (schriftelijke vragen, notities ter informatie, vragenuur etc.) Administratieve werkzaamheden 1. Reserveren vergaderruimtes 2. Beheer iBabs(accounts) 3. Beheer pagina gemeenteraad op website 4. Reiskosten uitbetalen 5. Regelen fractievergoedingen en vergoedingen burgerleden 6. Financiële administratie 7. Informatie verstrekken over vergoedingen, huisregels etc. 8. Beheer abonnementen Bestuurlijk en ambtelijk overleg 1. Overleg met werkgeverscommissie over werkgeverszaken griffie, jaarplanning 2. Overleg met fractievoorzitters, andere raadsleden en burgerleden Gesprekken over: - Sluiten verwachtingen aan bij (kwaliteit) werkzaamheden griffie(r)? - Ervaringen met (burger)raadslidmaatschap? - Ambities burger-/raadsleden - Gewenste coaching/ondersteuning - Gewenste educatie - Relatie met andere raads-/burgerleden etc. 3. Overleg driehoek burgemeester - secretaris - griffier 4. Overleg en afstemming met college / ambtelijke organisatie 5.

Overleg griffier – burgemeester Regionaal en landelijk overleg/netwerk 1. Griffier – kleine griffierskring (Oss, Uden, Landerd, Meierijstad, Bernheze)

Jaarplan griffie 2021

2/3

Bijlage 2

2. Griffier – grote kring (alle griffiers regio Noordoost Brabant) 3. Congressen en bijeenkomsten Vereniging van Griffiers (VvG) + Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) Communicatie met inwoners 1. Informatievoorziening over raad en commissies via website 2. Organiseren en faciliteren bijeenkomsten / ontmoetingen met inwoners 3. Scholierenactiviteiten 4. Begeleiding burgerinitiatieven 5. Organiseren van werkbezoeken Ondersteuning rekenkamercommissie 1. Secretariaatsvoering 2. Onderhouden contacten met organisatie, college en externe onderzoekers 3. Ontwikkelingen Rekenkamercommissie Bernheze Bedrijfsvoering en aansturing griffie door griffier 1. Aansturen medewerkers griffie 2. Houden jaargesprekken / POP-gesprekken 3. Opstellen jaarplan en jaarverslag griffie 4. Budgetbeheer raad 5. Wet normalisering rechtspositie ambtenaren (Wnra); documenten griffie op orde Scholing en coaching raads- en burgerleden -

Inventariseren opleidingsbehoefte raads- en burgerleden Organiseren workshops en trainingen

Vervolg op introductiedag nieuwe raad (gezamenlijk startmoment nieuwe raadsperiode) Integriteitstraining (2021) Gemeenteraadsverkiezingen 2022 1. Plan van aanpak griffie - Voor de verkiezingen (start mei 2021) - Verkiezingsdag - Na de verkiezingen

Jaarplan griffie 2021

3/3