Bijlage 2.1 placemat bereikbaarheid

VERGROTEN VAN JE BEREIKBAARHEID? Werk je Outlook agenda bij Dat draagt bij aan overzicht voor jezelf en duidelijkheid voor je collega’s. Wij verwachten van je dat je Outlook agenda is ingevuld volgens deze vier punten:

Sam Heberzen

Waar kun je me voor bereiken?

Medewerker Gemeente Bernheze

maandag 16 Kantoor

Over mezelf

nietaanwezig niet

09:00

10.00

Werkoverleg Ruimte Het Geleer

11.00

12.00

Bovenaan de dag geef je aan of je op kantoor of thuis werkt. Zet daarbij je status op ‘beschikbaar’. Halve dag op kantoor en de andere helft thuis? Geef dit ook bovenin aan. Zo weten collega’s waar ze je kunnen vinden.

Ben je een dag afwezig? Geef dit op dezelfde manier bovenaan de dag weer. Zet je status op ‘niet aanwez ig’. Werk je een halve dag? Zet dat ook in je agenda.

raak Reistijd om van een externe afsp en in dit Plan en? naar kantoor te kom et’. ‘bez op s zet je statu

Plan je taken, acties of focustijd voor jezelf, maar mogen mensen je wel bellen? Vergeet dan niet om de status op ‘beschikbaar’ te zetten.

Placemat Bereikbaarheid_A4.indd 1

Vul je ‘wie is wie’ aan op intranet

Parttimedag 13.00

We willen allemaal gewoon goede dienstverlening bieden. Daarom gaan we de komende jaren actief met onze dienstverlening aan de slag. De eerste stap zetten we op het gebied van bereikbaarheid. Daar hebben we elkaar bij nodig. Maak je profiel volledig en houd je aan de servicenormen. En misschien wel het belangrijkste: maak van het invullen van je Outlook agenda een vanzelfsprekendheid. Kortom: zet het standaard in je systeem.

Dit zijn onze servicenormen Drie werkdagen norm Terugbelverzoek of e-mail ontvangen die vraagt om reactie? Reageer binnen drie werkdagen, zowel op externe als interne mail.

Procesantwoord Een reactie mag ook een procesantwoord zijn. Dat is nog geen inhoudelijke reactie, maar je laat dan alvast weten dat je het bericht gezien hebt.

Afwezig? Maak gebruik van de out-ofoffice in outlook en laat weten wie je vervanger is. Dan weet een mailer met wie ze contact op kunnen nemen.

Een goed gevuld profiel draagt bij aan een soepele interne samenwerking. Zo vinden collega’s makkelijk en snel de juiste persoon die hen kan helpen bij een vraag. Hieronder enkele tips om je profiel goed in te vullen.

Geef aan voor welke thema’s en onderwerpen collega’s jou kunnen benaderen. Gebruik de tags. Vertel iets over jezelf zodat collega’s je beter leren kennen. En... vergeet een recente profielfoto niet! Wel zo handig om collega’s te kunnen herkennen ;)

Voicemail Neemt iemand niet op als je belt? Spreek dan de voicemail in en vermeld je naam. Zo weten ze naar wie ze moeten vragen als ze terugbellen.

Kijk op intranet voor meer informatie en instructies over de richtlijnen

02-12-2022 11:08