Bijlage 1 Regionale-procesbeschrijving-evenementenveiligheid-Oost-Brabant-v1.0 2021

Concept

23

o

•

•



Beschrijving van repressieve maatregelen. Hierdoor weet eenieder wat er van hem/haar verwacht wordt bij een specifieke calamiteit.  taken en verantwoordelijkheden (afbakening tussen organisator en hulpdiensten)  crisisstructuur (deelnemers, locatie, vergaderfrequentie)  communicatie (alarmering medewerkers, waarschuwen bezoekers, inlichtingshulpmiddelen, verbindingsschema en afspraken over woordvoering) Het scenario (algehele) ontruiming van het evenemententerrein moet altijd omschreven worden. Hierin wordt aangegeven hoe het evenemententerrein wordt ontruimd, door wie en met gebruik van welke middelen. Crowdmanagementmaatregelen  Preventieve crowdmanagementmaatregelen (zoals inrichting evenementenlocatie, veiligheidsnormen, risicoanalyse, programmering en preventief informeren)  Repressieve crowdmanagementmaatregelen (zoals lichtkranten, cityguides, omroepinstallaties, exit banners) Plattegrond(en) o Inrichting evenemententerrein (podia, horeca, toiletten, beveiligingspost, EHBO e.d.) o Locatie van brandkranen op of in de buurt van het evenemententerrein o Fysiek genomen maatregelen (nooduitgangen, aanrijdroutes, calamiteitenroutes, crowdmanagementmaatregelen, verkeersmaatregelen e.d.)

Gezondheid / zorg: • Gegevens EHBO o Naam EHBO-organisatie o Contactgegevens EHBO-coördinator o Plaats bereikbaarheid EHBO-post(en) (en ambulances) o Aantal aanwezige EHBO’ers (moment en locatie) • In te zetten materiaal (uitrusting, AED, communicatiemiddelen, e.d.) • Inzettijden van de EHBO en andere medische hulpverleners • Aanwezigheid van andere medische hulpverleners (verpleegkundige, arts, ambulance e.d.) • Eventuele werkafspraken met organisator, ziekenhuis, huisarts en/of meldkamer ambulancezorg • Bereikbaarheid van de evenementenlocatie • Locatie chill-out ruimte • Beschrijving ten aanzien van alcohol- en drugsgebruik • Maatregelen ten aanzien van hitte • Technische hygiëne zorg, infectieziektebestrijding en andere gezondheidskundige aspecten (drink)watervoorzieningen, afvalverwerking, sanitaire voorzieningen, dieren) Het communicatieonderdeel bevat: • Communicatie door de organisator naar direct omwonenden (zoals een bewonersbrief en/of een advertentie in de krant of een wijkblad) • Communicatie van de organisator naar bezoekers/deelnemers (zoals huisregels, bewegwijzering, gebruik openbaar vervoer, parkeerfaciliteiten en preventieve boodschappen) • Organisatieschema (inclusief taken, verantwoordelijkheden en contactgegevens)

Concept

24

Richtlijn verkeersplan organisator Het verkeersplan bevat maatregelen om de verkeersveiligheid te borgen, zoals: • Ingehuurde organisatie • Aantal verkeersregelaars per taak, moment en locatie • Tijden en locaties van de wegafsluitingen en omleidingen • Toegankelijkheid evenemententerrein • Parkeerfaciliteiten • Aan- en afvoer van bezoekers in relatie tot het openbaar vervoer en parkeerfaciliteiten • Doorgang openbaar vervoer in relatie tot het evenemententerrein • Af- en aanrijdroutes (artiesten, leveranciers) • Calamiteitenroutes hulpdiensten • Vrijhouden van brandkranen bij parkeren van voertuigen in de buurt van het evenement • Bebordingsplan • Aantal gecertificeerde verkeersregelaars (evenementen/beroeps) • Garanderen van bereikbaarheid van onder andere ziekenhuizen, huisartsen, gemeentehuis • Begaanbaar houden af- en aanrijdroutes en calamiteitenroutes

Concept

25

Bijlage B Meerjarige vergunning Randvoorwaarden voor meerjarige vergunning Voor het afgeven van een meerjarige vergunning, kan de gemeente de volgende randvoorwaarden stellen:     

het evenement vindt al minstens drie jaar in de gemeente plaats; er zijn geen negatieve ervaringen opgedaan, ofwel de evaluatie van het evenement in voorgaande jaren is positief; het betreft geen evenement dat de status aandacht- (B) of risico-evenement (C) heeft, waarbij sprake is van een grote impact op de omgeving en er extra capaciteit van de hulpdiensten is vereist; er is sprake van geringe risico’s ten aanzien van de openbare orde en veiligheid, een en ander ter beoordeling van de burgemeester (en op advies van de politie); het evenement wijzigt niet qua aard en omvang en wordt elk jaar op dezelfde locatie gehouden.

Intrekken of wijzigen van een meerjarige vergunning Bij voorkeur wordt een meerjarige vergunning verleend voor een bepaalde periode en kan worden ingetrokken of gewijzigd als:        

alsnog blijkt dat er sprake is van substantiële wijzigingen in de aard, omvang of locatie; de voorschriften in de vergunning niet worden nageleefd; zich een calamiteit heeft voorgedaan; er serieuze klachten zijn binnengekomen; de locatie van het evenement niet beschikbaar is (bijvoorbeeld door werkzaamheden); als ter verkrijging daarvan onjuiste of onvolledige gegevens zijn verstrekt; als op grond van een verandering van de omstandigheden of inzichten opgetreden na het verlenen van de vergunning, intrekking of wijziging noodzakelijk is vanwege het belang of de belangen ter bescherming waarvan de vergunning is vereist; de burgemeester dit om andere redenen noodzakelijk acht.

Toezicht en handhaving Wanneer een gemeente ervoor kiest om een meerjarige vergunning voor een evenement af te geven, is het aan te bevelen om voor dit evenement in ieder geval in te zetten op toezicht en handhaving (tijdens het evenement). Dit is het instrument waarmee de gemeente alsnog invulling kan geven aan haar wettelijke verplichting (art. 172 Gemeentewet).

Concept

26

Bijlage C Werkafspraken adviesdiensten Interne adviesdiensten: afdelingen binnen de gemeentelijke organisatie Dit betreft het interne proces van de gemeentelijke organisaties en is daarom geen onderdeel van dit document.

Externe adviesdiensten: verdeeld naar regio Op de volgende pagina’s staan de werkafspraken van de adviesdiensten in tabellen weergegeven. De 1e tabel betreft de werkafspraken van de adviesdiensten in regio Brabant-Noord. De 2e tabel betreft de werkafspraken van de adviesdiensten in regio Brabant-Zuidoost.

Concept

27

Politie Oost-Brabant

Brandweer Brabant-Noord

GHOR Brabant-Noord

Casemanager

Advies altijd bij Adviesverzoek

B- & C-evenementen

B- & C-evenementen

B- & C-evenementen

C-evenementen

Mail aan: evenementen mailadres van het basisteam

Mail aan: risicobeheersing@brwbn.nl

Mail aan: evenementen@vrbn.nl

Toelichting adviesverzoek Adviestermijn26 Spoedadvies27 Onderwerpen in adviesbrief

N.v.t.

Ingevuld adviesverzoek formulier brandweer

Mail aan: evenementenadviseur GHOR (persoon, geen algemene mailbox) Ingevulde ‘Behandelscan evenementen Brabant’

10 werkdagen

10 werkdagen

10 werkdagen

10 werkdagen

Teamchef van het basisteam

Accountmanager risicobeheersing

Evenementenadviseur GHOR

Evenementencoördinator VRBN

-

-

Het risicoprofiel (een beschrijving van de risico’s). Rekening houdend met het activiteitenprofiel, publieksprofiel, organisatie profiel en ruimtelijk profiel Maatregelen en voorwaarden die niet standaard zijn opgenomen in de vergunning; Maatregelen om risico’s te beperken of weg te nemen; Maatregelen die de organisator niet benoemd heeft.

Deelname aan overleg

Uitnodiging aan: evenementen mailadres van het basisteam

Toezicht / inzet tijdens evenement

De inzet van politie bij evenementen vindt op initiatief van de politie zelf plaats (besluit driehoek).

-

-

Een toets van de aanvraag aan het wettelijk kader (BGBOP) inclusief beschrijving van strijdigheden en mogelijke oplossingen / aanpassingen hiervan; Een omschrijving van het restrisico wanneer de strijdigheid niet (volledig) wordt opgelost; Adviezen buiten het wettelijk toetsingskader; Aandachtspunten voor toezichthouders.

Uitnodiging (minimaal 10 werkdagen voorafgaand aan overleg) aan: risicobeheersing@brwbn.nl, inclusief adviesverzoek formulier Verzoeken voor toezicht dienen minimaal 10 werkdagen voor aanvang via risicobeheersing@brwbn.nl aangevraagd te worden. Hierbij moet een adviesverzoek formulier en de verleende vergunning toegevoegd zijn. Het verzoek is vooraf afgestemd met de brandweer (via jaarplanning of vooraf afgestemd worden met de accountmanager) Gemeente zorgt voor een toezichthouder/handhaver die meegaat met de controle.

-

Het aantal in te zetten medische hulpverleners en het niveau van deze hulpverleners; Medische voorzieningen; Technische hygiënezorg ; Bereikbaarheid voor de hulpdiensten.

Uitnodiging aan: evenementenadviseur GHOR -

-

De OvD-G kan het evenement beoordelen op de juiste inzet van het medisch personeel, bereikbaarheid en communicatielijnen met de meldkamer, huisartsenpost en ziekenhuizen. De GGD kan een algehele hygiënecontrole uitvoeren op evenementen. Bovenstaande zal altijd in overleg met de betreffende gemeente (bevoegd gezag) plaatsvinden.

26 In het geval van C-evenementen wordt het formele adviesverzoek pas gedaan ná de multi risicoanalyse. Zie beschrijving stap 4. 27 De adviesdiensten zullen zich inspannen om in het geval van spoed (<10 werkdagen) advies te geven. Echter kan dit niet worden gegarandeerd i.v.m. workload.

Ingevulde ‘Behandelscan evenementen Brabant’

Het bestuurlijk advies van de casemanager veiligheidsregio bevat in ieder geval: Een samenvatting van het doorlopen traject en de gemaakte afspraken; Een overzicht van de (bestuurlijke) restrisico’s; Een overzicht van eventuele operationele afspraken. Uitnodiging aan: behandelend casemanager -

De casemanager heeft geen toezichthoudende taak. Op basis van de operationeel gemaakte afspraken (IOP, maatwerk) kan de casemanager deelnemen aan het coördinatieoverleg ter plaatse.

Politie Oost-Brabant

Veiligheidsregio Brabant-Zuidoost

Advies altijd bij Adviesverzoek Toelichting adviesverzoek

B- & C-evenementen

B- & C-evenementen28

Mail aan: evenementen mailadres van het basisteam

Ketenportaal

N.v.t.

Adviestermijn29 Spoedadvies30 Onderwerpen in adviesbrief

10 werkdagen

Om duidelijk te krijgen wat het adviesverzoek omvat, kan (naast de te beoordelen stukken) een toelichting worden meegegeven in het ketenportaal 15 werkdagen

Teamchef van het basisteam

Verzoek aan: Administratie objectadvisering VRBZO

-

-

Het risicoprofiel (een beschrijving van de risico’s). Rekening houdend met het activiteitenprofiel, publieksprofiel, organisatie profiel en ruimtelijk profiel Maatregelen en voorwaarden die niet standaard zijn opgenomen in de vergunning; Maatregelen om risico’s te beperken of weg te nemen; Maatregelen die de organisator niet benoemd heeft.

Het brandweer-onderdeel van het VRBZO-advies bevat in ieder geval: Een toets van de aanvraag aan het wettelijk kader (BGBOP) inclusief beschrijving van strijdigheden en mogelijke oplossingen/aanpassingen hiervan; Een omschrijving van het restrisico wanneer de strijdigheid niet (volledig) wordt opgelost; Adviezen buiten het wettelijk toetsingskader; Overdracht van het brandweeradvies aan de eigen toezichthouders. Het GHOR-onderdeel van het VRBZO advies bevat in ieder geval: Maatwerkvoorwaarden tbv de medische inzet tijdens het evenement; Preventieadviezen; Maatwerkvoorwaarden Hygiëne.

Deelname aan overleg Toezicht / inzet tijdens evenement

Uitnodiging aan: evenementen mailadres van het basisteam De inzet van politie bij evenementen vindt op initiatief van de politie zelf plaats (besluit driehoek).

Het bestuurlijk onderdeel van het VRBZO advies bevat in ieder geval: Een samenvatting van het doorlopen traject en de gemaakte afspraken; Een overzicht van de (bestuurlijke) restrisico’s; Een overzicht van eventuele operationele afspraken. Uitnodiging aan: de behandelend ambtenaar / gemeentelijk aanspreekpunt VRBZO.   

Verzoeken tot toezicht minimaal 10 werkdagen voor een evenement indienen via naleving@vrbzo.nl Ook zonder verzoek kan de VRBZO op basis van het basistakenpakket of naar aanleiding van klachten een controle uitvoeren (artikel 10 en 61 lid 3, Wet Veiligheidsregio’s). Uitgangspunten: o A-evenementen: Geen toezicht. Uitzondering hierop is dat op basis van een duidelijke motivatie en in overleg toezicht wordt ingericht. o B-evenementen: Toezicht houden op basis van verwachte fysieke en gezondheid (GHOR) risico’s. o C-evenementen: Standaard toezicht houden.

28 Bij A-evenementen waar een tent wordt geplaatst van meer dan 250 m2 en/of war meer dan 500 personen aanwezig zijn, kan conform afspraken uit het basistakenpakket risicobeheersing VRBZO over deze tent

advies worden aangevraagd bij de brandweer. 29 In het geval van C-evenementen wordt het adviesverzoek pas gedaan ná de multi risicoanalyse. Zie beschrijving stap 4. 30 De adviesdiensten zullen zich inspannen om in het geval van spoed (korter dan adviestermijn) advies te geven. Echter kan dit niet worden gegarandeerd i.v.m. workload.

Concept

29

Bijlage D Reg. Evenementenkalender Stap 0 Voorfase

Vooraankondiging

Stap 1 Aanvragen evenement

Stap 2 Intake door gemeente

Aanvraag (incl. documenten)

Stap 4 Signaleren en adviseren

Regionaal overzicht Ongevraagd adviseren Inplannen personeel

Stap 5 Besluiten op de aanvraag

Vergunning & wijzigingen

Stap 6 Operationele voorbereiding

Inlezen & voorbereiden

Stap 7 Uitvoeren van evenement

Stap 8 Evaluatie van het proces

Raadplegen (bereikbaarheids) informatie

Regionale evenementenkalender (Digimak)

Stap 3 Bepalen van behandelaanpak

Doelen van de regionale evenementenkalender De regionale evenementenkalender heeft voor alle gemeenten en hulpdiensten in Oost-Brabant de volgende doelstellingen:      

Inzage in het totaal aan evenementen in Oost-Brabant Mogelijkheid tot het signaleren van knelpunten in het totaal aan evenementen (bijvoorbeeld een ongewenste samenloop van evenementen) Mogelijkheid tot ongevraagd adviseren en ongevraagd toezicht Inplannen van capaciteiten en personeel (waaronder politie) Operationele voorbereiding van medewerkers (inlezen documenten) Raadplegen van bereikbaarheidsinformatie in het geval van calamiteiten door meldkamer

De regionale evenementenkalender dient dus niet ter facilitering van het inhoudelijke adviseringsproces van een evenement. De aanvraag van adviezen loopt d.m.v. het in dit document geschetste evenementenproces (stappen 0 t/m 8) en bijhorende werkafspraken van de adviesdiensten (bijlage C). De gezamenlijke regionale evenementenkalender (Digimak) is de enige wijze waarop bovenstaande doelstellingen kunnen worden bereikt. Immers heeft geen enkele individuele partij (gemeente of hulpdienst) in Oost-Brabant overzicht van álle vergunningsplichtige evenementen in Oost-Brabant. Richtlijnen voor het vullen van Digimak Om bovenstaande doelstellingen te bewerkstellingen maken we in Oost-Brabant al enige jaren gebruik van de applicatie Digimak. Conform eerder gemaakte afspraken maken de gemeenten de evenementendossiers aan in Digimak. Voor het vullen van deze evenementendossiers in DigiMak gelden de volgende richtlijnen:    

 



Alle vergunningsplichtige evenementen (A, B of C) worden op Digimak geplaatst. Meldingsplichtige evenementen hoeven niet op DigiMak te worden geplaatst. Vooraankondiging: indien een organisator een vooraankondiging bij de gemeente doet, maakt de gemeente een evenementendossier aan op Digimak. Aanvraag: zodra de aanvraag van een evenement bij de gemeente is gedaan, maakt de gemeente een evenementendossier aan op Digimak. Relevante documenten (zie hieronder) worden toegevoegd. Wanneer al een dossier was aangemaakt a.g.v. een vooraankondiging, dan wijzigt de gemeente de status hiervan. Vergunning: Zodra de vergunning is verleend, plaatst de gemeente deze vergunning (en eventuele gewijzigde/definitieve documenten) op Digimak. Uploaden relevante documenten: de documenten die van belang zijn om toe te voegen aan een evenementendossier in Digimak zijn (indien beschikbaar) minimaal: o Plattegrond / GRID-kaarten o Veiligheidsplan & calamiteitenplan o Medisch / gezondheidsplan o Verkeersplan o Vergunning Contactgegevens: De contactgegevens (operationele contactpersonen) van de organisator en gemeente worden voor ieder evenement onder het tabblad contactpersonen vermeld.

Concept

31

Bijlage E: Overzicht infobladen Brandweer

GHOR31

Politie

Algemene brandveiligheidsvoorschriften bij evenementen

Koolmonoxide bij indoor gemotoriseerde evenementen

N.v.t.

Kleine tenten <25 m2

Dieren bij evenementen

Grote tenten >25 m2

Gehoorschadepreventie

Bakken en frituren

Evenementen in, op of rondom natuurwater

Braderieën en rommelmarkten

Overnachtingen bij evenementen

Optochten

Tijdelijke watervoorzieningen bij evenementen

Slapen in niet slaapgebouwen

Warme weersomstandigheden bij evenementen

Vuurkorven en fakkels

Kou en extreme weersomstandigheden

Straat barbecues

Extreem warme weersomstandigheden bij evenementen Kleurenpoeder en evenementen Mud- en obstacleruns Tijdelijke zwemwatervoorziening bij evenementen Eikenprocessierups Drugs, lachgas en alcohol SOA en evenementen

31

Niet alle onder genoemde infobladen zijn in eigen beheer. Enkelen worden ook door partners ter beschikking gesteld. Medio 2020 stelt GGD GHOR Nederland landelijke infobladen voor evenementen ter beschikking.

Concept

32