Bijlage 1 - Een passend vergaderstelsel_Het advies van de werkgroep democratische kwaliteit

EEN PASSEND VERGADERSTELSEL – HET ADVIES VAN DE WERKGROEP DEMOCRATISCHE KWALITEIT

Eén vaste vergaderavond per week

Twee raadscommissies bereiden de besluitvorming voor en geven advies aan de raad

Burgerleden ondersteunen de fracties

• Commissie-

• Commissie-indeling op basis van inhoud

vergaderingen vinden volgordelijk plaats

• Themabijeenkomsten vinden (indien nodig) parallel plaats

• We brengen het aantal commissies terug van drie naar twee

• De samenstelling van de commissies kan variëren, fracties stemmen de bemensing zelf af op de agenda

Besluitvormingsproces volgens de BOB-T methodiek

Duur van de vergadercyclus is gemiddeld 5 weken

Inwoners kunnen op verschillende manieren meedoen, -denken en -praten

• Burgerleden kunnen

• Themabijeenkomsten

• De doorlooptijd is zo

• De invloed van

zelfstandig deelnemen aan vergaderingen en bijeenkomsten

vormen de kern van de beeldvormende fase. Deze bijeenkomsten zijn ‘openbaar, tenzij…’

kort mogelijk, dit komt de dienstverlening ten goede

• Maximaal vijf burgerleden per fractie

fase vindt plaats in de commissievergadering. We benoemen een voorzitter uit de raad

• Er zijn voor iedere

• De besluitvormende

fractie drie stoelen beschikbaar aan de raadstafel

fase vindt plaats in de raadsvergadering

• Voorstellen op de agenda van de raadsvergadering worden eerst behandeld in de commissie

DE GEFORMULEERDE DOELSTELLINGEN

WERK- EN TIJDBELASTING IN BALANS

• De oordeelsvormende

KWALITATIEVE BESLUITVORMING

EFFICIENTE WERKWIJZE

SAMEN MET INWONERS

• Een voorstel wordt in iedere fase van het besluitvormingsproces afdoende behandeld

inwoners neemt af naarmate het besluitvormingsproces vordert

• In de fase van beeldvorming worden inwoners actief betrokken

• Tijdens de commissievergadering is ruimte voor inspraak, we kennen wel enkele spelregels

• Tijdens de raadsvergadering is er geen spreekrecht

EEN PASSEND VERGADERSTELSEL HET ADVIES VAN DE WERKGROEP DEMOCRATISCHE KWALITEIT NADER TOEGELICHT De afgelopen periode heeft de werkgroep democratische kwaliteit nagedacht over de eisen waaraan een passend vergaderstelsel voor de gemeenteraad van Bernheze moet voldoen. Er zijn een viertal doelstellingen geformuleerd. Werk- en tijdbelasting in balans Het vergaderstelsel draagt bij aan een gezonde werkdruk voor raadsleden. Kwalitatieve besluitvorming Het vergaderstelsel stimuleert het bewust doorlopen van de verschillende fases van besluitvorming, faciliteert het debat en meer politieke profilering. Efficiënte werkwijze Het vergaderstelsel kent verschillende routes. Een korte doorlooptijd waar het kan en ruimte voor diepgang en debat waar het moet. Samen met inwoners Inwoners zijn laagdrempelig betrokken in de verschillende fases van besluitvorming. Het vergaderstelsel maakt inzichtelijk wanneer en hoe inwoners mee kunnen doen, denken en praten. De geformuleerde doelstellingen leiden tot enkele uitgangspunten. Om de doelstellingen en uitgangspunten uiteindelijk te vertalen naar een passend vergaderstelsel moeten er keuzes worden gemaakt. Door middel van een enquête heeft de werkgroep democratische kwaliteit de uitgangspunten en enkele belangrijke keuzes en dilemma’s voorgelegd aan alle raads- en burgerleden.

21 raadsleden en 14 burgerleden hebben de enquête ingevuld, dit betekent een reactiepercentage van maar liefst 92%. De werkgroep democratische kwaliteit is van mening dat de uitkomsten van de enquête daarmee voldoende representatief zijn en zodoende de basis kunnen vormen voor het advies over een passend vergaderstelsel. Opvallend is dat de meeste uitgangspunten op een ruime, zeer ruime en in enkele gevallen zelfs unanieme meerderheid van de stemmen kon rekenen. Deze uitgangspunten zijn dan ook overgenomen in het advies. Op enkele punten was sprake van meer verdeeldheid. Dit had met name betrekking op het terugbrengen van het aantal commissies van drie naar twee, het al dan niet parallel plannen van commissievergaderingen, een vaste of wisselende commissiesamenstelling en het op jaarbasis plannen van 1 tot 2 vergadercycli meer met als mogelijk gevolg een toename van de ervaren werkdruk. Voor deze punten geldt dat keuzes met elkaar samenhangen, kiezen voor het een heeft soms automatisch consequenties voor het ander. Op maandag 20 maart 2023 was er een bijeenkomst voor alle raads- en burgerleden. In totaal waren er 22 aanwezigen, waarvan 17 raadsleden en 5 burgerleden. Tijdens deze avond hebben raads- en burgerleden hun mening kunnen geven over de punten in het advies waarover nog geen/onvoldoende consensus bestaat.

De werkgroep democratische kwaliteit heeft, voor wat betreft bovengenoemde punten, de opbrengst van deze avond en de verschillende keuzemogelijkheden tegen elkaar afgewogen en getoetst aan de geformuleerde doelstellingen. Dit heeft geleid tot het advies zoals weergegeven in de infographic en nader toegelicht in dit document.

De werkgroep democratische kwaliteit is van mening dat hiermee de kaders staan voor een passend vergaderstelsel en gaat graag samen met alle raads- en burgerleden aan de slag om deze kaders verder in te kleuren.

WERK- EN TIJDBELASTING IN BALANS Het vergadermodel concentreert zich rondom één avond in de week als vaste vergaderavond. Deze avond wordt afwisselend gevuld met raadsvergaderingen, commissievergaderingen en themabijeenkomsten. De werkgroep adviseert om uit te gaan van de donderdagavond. In de regio Noordoost-Brabant vergaderen nagenoeg alle gemeenteraden op donderdagavond. In de meeste gemeenten geldt de donderdagavond ook als vaste politieke avond waarop raadsvergaderingen, commissievergaderingen en bijeenkomsten worden georganiseerd. Door aan te sluiten bij de werkwijze in de regio, is het eenvoudiger om bijvoorbeeld regionale bijeenkomsten te plannen. Om de werklast van de raad te verlichten, is er sprake van een commissiestelsel. De raadscommissies bereiden de besluitvorming voor en geven advies aan de raad. De werkgroep democratische kwaliteit adviseert om te werken met twee raadscommissies die zijn ingedeeld op basis van inhoud. In de commissies worden de stukken behandeld die inhoudelijk in deze commissie thuishoren. Dat kan beeldvormend, opinievormend of oordeelsvormend zijn. Qua commissie-indeling stelt de raadswerkgroep voor om aan te sluiten bij de thema’s zoals deze gehanteerd worden in het bestuursprogramma en de begroting. De commissie-indeling komt er daarmee ongeveer als volgt uit te zien: Commissie 1

Commissie 2

Leefbare kernen - Wonen - Openbare ruimte en groen - Recreatie - Voorzieningen op peil - Mobiliteit en verkeersveiligheid - Omgevingswet

Gezonde zorgzame gemeente - Onderwijs - Gezondheid - Sport en bewegen - Vluchtelingen - Zorg en ondersteuning 0 tot 100+ jaar - Participatie via werk en inkomen - Kunst en cultuur - Inclusieve samenleving

Klimaatbestendig, biodivers en circulair - Klimaatbestendig - Energie- en klimaatneutraal - Aardgasvrij - Energiearmoede - Biodiversiteit

Weerbare en veilige samenleving - Zorg en veiligheid - Openbare orde - Ondermijning

Duurzame landbouw en Economie - Leefbaarheid en kwaliteit in het buitengebied - Vitale en duurzame economie en arbeidsmarkt

Regie op integrale aanpak en samenwerking - Samenwerking in de regio - Inwonersparticipatie Dienstverlening en sterke organisatie - Kwaliteit van dienstverlening - Digitalisering van de organisatie

Planning en control - Kadernota - Jaarrekening - Bestuursrapportages - Begroting - Nota reserves en voorzieningen

De samenstelling van een commissie kan daarbij variëren. Fracties verdelen de dossiers en maken de afweging wie zij afvaardigen. Er zijn voor iedere fractie drie stoelen beschikbaar aan de raadstafel. De bezetting van deze stoelen is aan de fracties en kan gedurende de vergadering variëren. Commissieleden kunnen, nadat de agendapunten waarover zij het woord voeren zijn behandeld, plaats maken voor een ander raads- of burgerlid van de fractie. De bemensing van de commissie wordt op deze manier optimaal afgestemd op de agenda. Door te werken met twee raadscommissies in plaats van drie is het mogelijk om de vergadercyclus met gemiddeld 1 week te verkorten, zonder de commissievergaderingen parallel te moeten plannen. De werkgroep democratische kwaliteit adviseert om de commissievergaderingen volgordelijk te plannen, dus de ene week commissie 1 en de andere week commissie 2. De vergadercyclus zou er daarmee als volgt uit kunnen zien: Week 1

Week 2

Week 3

Week 4

Week 5

Agendacommissie

Fractieoverleg

Commissie 1

Commissie 2

Fractieoverleg

Themabijeenkomst

Themabijeenkomst

Themabijeenkomst

Raadsvergadering

raad of commissie

commissie 2

Commissie 1

presidium

Hoewel het parallel plannen van commissievergaderingen wellicht efficiënter is en meer ruimte biedt voor het plannen van themabijeenkomsten of het behoud van een derde commissie, gaat de voorkeur van de werkgroep democratische kwaliteit hier niet naar uit. Enerzijds vanwege de praktische bezwaren, zoals het ontbreken van een tweede (en eventueel derde) vergaderruimte met discussiesysteem en uitzendapparatuur. Maar te meer nog vanwege het feit dat de commissievoorzitters hierdoor per definitie geen lid van een commissie meer kunnen zijn. Het parallel plannen van themabijeenkomsten moet indien nodig wel mogelijk zijn. Fracties maken hierbij de afweging wie welke bijeenkomst bijwoont. Dit betekent soms dus keuzes maken en taken verdelen wat bijdraagt aan een gezonde werkdruk. Ter ondersteuning van de fracties en bemensing van de commissies en themabijeenkomsten kan iedere fractie burgerleden door de raad laten benoemen. Burgerleden kunnen zelfstandig deelnemen aan commissievergaderingen en themabijeenkomsten, ook als er geen raadslid van de fractie aanwezig is.

Met ingang van de bestuursperiode 2022-2026 leggen ook burgerleden de eed of belofte af. Hiermee spreken zij uit zich bewust te zijn van de positie en de verantwoordelijkheden die hiermee gepaard gaan. Tegelijkertijd laten we hiermee ook zien dat burgerleden een belangrijke rol vervullen in de ondersteuning van de raadsleden en de fracties in de gemeenteraad. Om dit te waarborgen en tegelijkertijd grip te houden op de aan burgerleden te verstrekken middelen (denk hierbij aan een iPad, iBabs-account en vergoedingen), geldt er een maximum van vijf burgerleden per fractie. Dit betekent uiteraard niet dat een fractie zich niet door meer dan deze vijf burgerleden kan laten ondersteunen. Fractieondersteuning kan immers op allerlei manieren en is niet afhankelijk van de status burgerlid.

KWALITATIEVE BESLUITVORMING We behouden de BOB-T methodiek en maken de verschillende fases van besluitvorming goed inzichtelijk. Instrumenten van de raad worden daarbij op het juiste moment ingezet. De kern van de beeldvormende fase wordt gevormd door themabijeenkomsten. Er wordt gebruik gemaakt van allerlei werkvormen. Themabijeenkomsten vinden plaats in het gemeentehuis, in de kernen en op locatie. We gaan daarbij uit van ‘openbaar, tenzij…’. De oordeelsvormende fase vindt plaats in de commissievergaderingen. Er is hierbij voldoende ruimte voor standpuntuitwisseling en het onderlinge debat wordt gestimuleerd. We gaan hierbij vooral met elkaar in gesprek en minder met het college. We richten ons daarbij op de rol van de raad. Raadsvoorstellen en raadsprocessen worden daarop ingericht. We werken met een commissievoorzitter uit de raad. De besluitvormende fase vindt plaats in de raadsvergadering. De focus ligt op de discussiepunten die zijn gebleken uit de oordeelsvormende fase. Raadsvoorstellen op de agenda van de raadsvergadering worden eerst in een commissievergadering behandeld.

EFFICIËNTE WERKWIJZE We streven naar een zo kort mogelijke doorlooptijd van voorstellen. Een voorstel gaat daarbij pas door naar de volgende fase van het besluitvormingsproces als het voorstel in de voorgaande fase afdoende is behandeld. We verkorten de duur van de vergadercyclus. De huidige duur van een vergadercyclus is gemiddeld 6 weken. We brengen dit terug naar gemiddeld 5 weken. Door op jaarbasis meer raadsvergaderingen te plannen, verkorten we de doorlooptijd. Er ontstaan hierdoor meer momenten waarop voorstellen ter besluitvorming voorgelegd kunnen worden aan de raad. Dit komt de dienstverlening richting onze inwoners ten goede. Het plannen van 1 tot 2 vergadercycli meer op jaarbasis kan tegelijkertijd een negatieve invloed hebben op de ervaren werkdruk. De werkgroep is echter van mening dat verbetering van de dienstverlening in dit geval zwaarder weegt en dit risico daarnaast voldoende wordt ondervangen door de gemaakte keuzes die juist leiden tot een verlaging van de werkdruk.

SAMEN MET INWONERS Inwoners moeten op verschillende manieren mee kunnen doen, denken en praten. In de fase van beeldvorming worden inwoners actief betrokken. In deze fase wordt opgehaald: informatie over een onderwerp, beelden van inwoners. Inwoners praten niet alleen mee over de onderwerpen die op de agenda staan, maar kunnen ook aandacht vragen voor nieuwe onderwerpen. In deze fase kunnen inwoners nog voordat er een voorstel ligt invloed uitoefenen op de koers of zij kunnen beelden delen met betrekking tot een voorliggend voorstel. In de fase van oordeelsvorming is er ruimte voor inspraak. Bij het desbetreffende onderwerp kunnen inwoners het woord voeren. Dat kan bij alle agendapunten. Er gelden wel enkele spelregels. De raad betrekt de inbreng van inwoners bij de oordeelsvorming. We behouden het spreekrecht in de commissie. Daarnaast besteden we in deze fase aandacht aan andere vormen van meedoen en meedenken. We stimuleren inwoners om in de fases van beeld- en oordeelsvorming mee te praten en hun zienswijze kenbaar te maken. De invloed van inwoners neemt af naarmate het besluitvormingsproces vordert. Er is daarom geen sprake van spreekrecht tijdens de raadsvergaderingen. De werkgroep democratische kwaliteit adviseert om het spreekrecht van inwoners goed te regelen in de beeldvormende en oordeelsvormende fase.