BHIC Jaarrekening 2023

BRABANTS HISTORISCH INFORMATIE CENTRUM

JAARREKENING 2023

Brabants Historisch Informatie Centrum

's-Hertogenbosch, 7 maart 2024

abel^a oun^an

INHOUDSOPGAVE JAARREKENING 2023

l

Jaarverslag

II

Paragrafen

l. Kengetallen 2. Verslaglegging 3. Resultaatontwikkeling

3

4. Overzicht baten en lasten

4

5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing 6. Onderhoud kapitaalgoederen

4

7.

6

Financiering

8. Bedrijfsvoering 9. Verbonden partijen 10. Organisatiegegevens

11. Besluit Algemeen bestuur

3 3

6

7 9

10 11

Jaarrekening l. Balans per 31 december 2023 2. Resultatenrekening over 2023 3.

Kasstroomoverzicht

4. Grondslagenvan waarderingen resultaatbepaling 5. Toelichtingop de balans 6. Toelichtingop de resultatenrekening

12 13 14 15

18 25

IV Overige gegevens l.

Controleplicht

2. Statutaire bepalingen inzake resultaatbestemming 3. Voorstel 4. Gebeurtenissen na balansdatum

5. Wet normering bezoldigingtopfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) 6. Verantwoording Dagelijks Bestuur inzake rechtmatigheid 7. Accountantsverklaring

31 31 31 31 31 33 34

abelïy-3ccountanfs

l JAARVERSLAG Zie separaat document.

II PARAGRAFEN l. Kengetallen 2021 2022 2023 1. 405. 546 1. 313. 912 1. 343. 972

Bezoeken website Bezoeken studiezalen

754

1. 343

1. 318

Aantal medewerkers in FTE per 31 december Ziekteverzuimpercentage incl. langdurig in procenten Depotcapaciteit Den Bosch in km. (excl. charter -en koudedepot) DepotcapaciteitGrave in km.

40, 5 4, 0 40, 9 5, 6

40, 8 3, 1 40, 9 5,6

41,2 6,3 41,2 5,6

Depotcapaciteitverhuurd aan derden in km.

4, 5

4,6

4,4

2. Verslaglegging De Wet Gemeenschappelijke Regelingen schrijft voor dat elke gemeenschappelijke regeling begrotings- en verantwoordingsstukken moet opstellen, conform het Besluit Begroting en Verantwoordingprovincies en gemeenten (BBV). Het Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC) volgt dit BBV.

3. Resultaatontwikkeling Het rekeningresultaat 2023 bedraagt 124.539 positief. In onderstaandetabel is een gecomprimeerde weergavevan de resultaatontwikkelingweergegeven: 2021

2022

2023

5. 642 327 5. 969

5. 881 361 6. 243

239 34

Totaal baten

5. 382 408 5.790

3. 339 1. 343 247 266 401 203 38 5. 837 132 -500 406 38

3. 648 1. 560 248 254 402 178 -93 6. 197 45 -100

309

Totaal lasten

3. 110 1. 306 229 252 352 210 57 5. 515

-24 -131 360 -87 400

179

-227

125

86

bedragen * 1. 000

mutatie

Baten

Bedrijfsopbrengsten

Overige bedrijfsopbrengsten

273

Lasten

Personeelskosten

Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik

Financieringskosten Totaal saldo van baten en lasten

275

Toevoegingen bestemmingsreserves Onttrekkingen bestemmingsreserves

-500

Gerealiseerde resultaat

283 58

abel>aaa. '- 'ia-its

/"

217 l

-12 l

4. Overzicht baten en lasten

Onderdeel van het programmaplan is een overzicht van de algemene dekkingsmiddelen, een overzicht van de kosten van overhead, het bedrag voor de heffing voor de vennootschapsbelasting en het bedrag voor onvoorzien. Voor het verslagjaarziet dit er als volgt uit: 2023

Historischearchieven l) Algemene dekkingsmiddeten2) Overhead 3) HeffingVPB4)

Baten

Lasten

Saldo

1.043.490 5. 199.245 O O

4.910.576 O 1.286.896 O

-3.867.086 5. 199.245 -1.286.896 O

Bedragonvoorzien

O

Saldo van baten en lasten

6. 242.736

6. 197.472

O

45. 263

O

Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Resultaat

179.276 6.422.012

100.000 6. 297.472

79. 276 124.539

l) Historisch archieven De activiteiten van het Brabants Historisch Informatie Centrum behoren tot het taakveld 5.4 - Musea.

2) Al emene dekkin smiddelen Onderdeze post zijn de bijdragenverantwoord van de deelnemers in de gemeenschappelijke regeling, zijnde het Rijk, gemeenten en waterschappen. 3) Overhead Met overhead worden alle kosten bedoeld die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de "Notitie overhead" van de Commissie BBV is het begrip nader uitgewerkt. In ieder geval worden leidinggevenden (ook wanneer zij deels uitvoerend werk verrichten) en ondersteunende diensten zoals Financiën, Inkoop, P&O, ICT, Facilitaire zaken, Communicatieen Managementondersteuningtot overheadgerekend. Huisvestingdie wordt gerekend tot de overhead betreft kantoorruimten, voor zover niet behorend tot een specifiek uitvoerende taak en daarmee tot een specifiek taakveld.

4) Heffin VPB In de brief van 16 oktober 2017 heeft de belastingdienst uitspraak gedaan over een mogelijke vennootschapsbelastingplicht. De uitkomst hiervan is dat er met ingang van 2016 geen sprake is van

vennootschapsbelastingplicht.

5. Weerstandsvermogen en risicobeheersing

Bij het weerstandsvermogengaat het om de mate waarin het Brabants Historisch Informatie Centrum in staat is middelen vrij te maken om substantiëlefinanciëletegenvallers op te vangen, zonder dat dit aanpassingvan het beleid vereist. In dit jaarverslag wordt inzichtgegeven in het vermogen van het Brabants Historisch Informatie Centrum om risico's op te vangen die niet in dejaarrekeningzijn verwerkt. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft tot taak het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden

opgenomen in de rijksarchiefbewaarplaatsin de Provincie Noord-Brabanten de archiefbewaarplaatsenvan de deelnemende gemeenten en waterschappen. Het richt zich op verbetering van de digitale dienstverlening, het archiefals informatiecentrum en verbetering van de lokale dienstverlening. Daarnaast is het een taakvan het Brabants Historisch Informatie Centrum de gemeentelijke informatiehuishoudingen van de deelnemers te inspecteren en daarover te adviseren. Het Brabants Historisch Informatie Centrum is er

ook voor het verrichten van door de minister, de gemeenten en de waterschappen opgedragen taken.

abel)>.3t

Voor de bekostigingvan de uitvoering van dezetaken is het Brabants Historisch Informatie Centrum nagenoeg geheel afhankelijk van de gemeenten, waterschappen, het ministerie van OCW en de dienstverleningsovereenkomsten. Risico'sdie van invloed kunnen zijn op de toekomstige cijfers zijn: . Vertraging in de besluitvorming op bestuurlijk niveau; . Sociaaleconomischeontwikkelingen die gevolgen hebben op subsidies; .

Wijziging in de hoogte van de bijdrage door de deelnemers;

. .

Wijzigingen in de gemeenschappelijke regeling; CAO aanpassingen;

.

Wachtgeld verplichtingen;

. Verhogingen van de huurpenningen die afwijken van de bijdrage van OCW; . De onderliggende contracten van de depotverhuur zijn jaarlijks opzegbaar; . Boekwaardevan het pand Grave is hoger dan de vastgestelde WOZ-waarde; . Ontwikkelingen ingebruikname E-depot. Het weerstandsvermogen bedraagteind 2023 542.678. De mate van het vormen van weerstandsvermogen, wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling, inzake de resultaatbestemming en het kunnen vormen van een reserve. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

In de onderstaande tabel is de berekening van het weerstandsvermogen per 31 december 2022 en 2023 weergegeven:

Algemene reserve Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen Weerstandsvermogen Algemene reserve Nogte bestemmen rekeningresultaat

31-12-2022

31-12-2023

418. 139

418. 139

8,4%

8, 0%

418. 139 38. 439

418. 139 124. 539

456.578

542.678

EMU-saldo De berekening van het EMU-saldo geeft aan of er over het verslagjaar, in EMU-termen gezien, een overschot of een tekort is. De ontwikkelingvan het EMU-saldo is als volgt: 2022 2023 EMU-saldo 327. 000 822. 000 Kengetallen Het Besluit Begroting en Verantwoordingschrijft een verplichte set van financiëlekengetallen voor. Naast de kengetallen dient een beoordelingvan de onderlinge verhoudingvan de kengetallen in relatie tot de financiëlepositie te worden opgenomen. De invoering is bedoeld om de financiëlepositie inzichtelijkerte maken.

2022

2023

Netto schuldquote*

0%

0%

Solvabiliteitsratio

25%

24%

Structurele exploitatieruimte 0,4% * Is gelijk aan de Netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen

0,9%

Netto schuld uote

De netto schuld weerspiegelt het niveau van de schuldenlast van de gemeenschappelijke regelingten opzichte van de eigen middelen. De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en

de aflossingen op de exploitatie. De Verenigingvan NederlandseGemeenten (VNG) gaat uit van een norm van maximaal 130%. Hierbij geldt dus hoe lager hoe beter.

abel)<3CLOun;dnrs

Solvabiliteitsratio

Dit kengetal geeft inzicht in de mate waarin de gemeenschappelijke regeling in staat is aan haar financiële verplichtingen te voldoen. Onder solvabiliteitsratio wordt verstaan het eigen vermogen als percentage van het balanstotaal. De Verenigingvan NederlandseGemeenten (VNG) gaat uit van een norm van minimaal 20%. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. Bij de beoordelingvan dit kengetal moet in ogenschouwworden genomen, dat het Brabants Historisch Informatie Centrum een gemeenschappelijke regeling is en sinds de oprichtingeen maximale reserve van 10% mag hebben. Het cijfer is hoger als gevolg van de aanwezigebestemmingsreserves. Structurele ex loitatieruimte

De structurele exploitatieruimte wordt bepaald door het saldo van de structurele baten en lasten en het saldo van de structurele onttrekkingen en toevoegingen aan reserves, te delen door de totale baten. Met behulp van dit kengetal kan worden beoordeeld in welke mate sprake is van een begrotingsevenwicht. Hierbij geldt dus hoe hoger hoe beter. De structurele exploitatieruimte is positief. Dit sluit aan bij het positieve saldo van dejaarrekening2023. In hoeverre dit feitelijk structureel doorwerkt naar de begroting 2024 analyseren we in 2024 bij de tussentijdse rapportages in 2024.

2022

Structurele exploitatiesaldi Saldo van baten en lasten

Toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves Waarvan incidentele baten en lasten (saldo)* Saldo

2023

131. 941 -93. 502 38. 439 -15. 600 22. 839

45. 263 79. 276 124. 539 -67. 544 56.995

-15.600 o

-17. 064 -50. 480

-15.600

-67.544

* Toelichtin incidentele baten en lasten

Incidenteleverhuur depotruimte Incidentele verhuur kantoorruimte

6. Onderhoud kapitaalgoederen

Het Brabants Historisch Informatie Centrum beschikt over gebouwen en installaties waarvoor planmatig onderhoud nodig is. De locatie in Grave is in eigendom en het volledige onderhoud van dit pand komt voor rekening van het BHIC, De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf (voorheen Rijksgebouwendienst).Tot en met 2018voerde het Rijksvastgoedbedrijfhet onderhoud en de instandhouding uit, alleen het huurdersonderhoud kwam voor rekeningvan het BHIC. Per l januari 2019 is dit veranderd en is het BHICverantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft eigenaar. Voor beide panden is een meerjarig onderhouds- en instandhoudingsplanvoor de komende 30jaar (De Citadel), resp. 15 jaar (Grave) opgesteld. 7. Financiering Treasu beleid

Door het bestuur is het normenkader voor rechtmatigheid vastgesteld. Onderdeel daarvan is bij het financieel beheer, risicoloos en zeer defensief met eventuele overtollige middelen om te gaan. Het is niet toegestaan zondervoorafgaandetoestemming van het algemeen bestuur leningen afte sluiten. Het treasurybeleid wordt verder sterk beïnvloed door het verplicht schatkistbankierenbij de centrale overheid (zie hierna). Renteschema

In de "Notitie rente 2023" van de Commissie BBV wordt ingegaan op de verwerking van rentelasten en rentebaten. Doelstelling is een eenduidige handelwijze te bevorderen met betrekking tot de verwerking van rentelasten en rentebaten in de begroting en de jaarstukken. Daartoe is een renteschema ontwikkeld, dat inzichtgeeft in de rentelasten van de externe financiering,het renteresultaat en dewijzevan rentetoerekening. Voor het begrotingsjaargeeft dit het volgende beeld:

abel}'actountant"

Renteschema 2023

a. b.

De externe rentelasten over de korte en lange financiering De externe rentebaten

+/+ -/-

47. 990 141. 122 -93. 132

Saldo rentelasten en rentebaten

De rente die aan de grondexploitatie moet worden cl. doorberekend

-/-

De rente van projectfinancieringdie aan het betreffende c2. taakveld moet worden toegerekend

-/-

De rentebate van door verstrekte leningen indien daar een specifieke leningvoor is aangetrokken (=projectfinanciering), die c3. aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend

+/+ o

-93. 132

Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

dl. Rente over eigen vermogen

+/+

o

d2. Rente over voorzieningen

+/+

o

-93. 132

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente

e.

De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag)

f.

Renteresultaato

-/-

o

-93. 132

het taakveld Treasur

Schatkistbankieren

Door de invoering van het schatkistbankierenzijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Per 31 december 2023 wordt een bedragvan 4. 172.009 aangehoudenbij het Ministerievan Financiën.In 2023 werd voldaan aan de Regelingschatkistbankieren decentrale overheden door het niet overschrijden van het drempelbedrag. Het drempelbedrag (het bedrag dat buiten de schatkist mag worden gehouden) bedroeg 1.000.000. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteitenverwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in dejaarrekening. Kas eldlimiet en renterisiconorm

De wettelijk vastgelegde kasgeldlimiet en renterisiconorm zijn in het verslagjaar niet overschreden.

8. Bedrijfsvoering Al emeen en da eli'ks bestuur

De beoordeling en sturing van de door het BHIC te bereiken effecten is in eerste instantie een taak van het bestuur van het BHIC. De bestuurlijke inrichtingvan het BHIC is echter volledig afwijkend van wat gangbaaris bij gemeenschappelijke regelingen. Het algemeen bestuur - waarvan een deel tevens als dagelijks bestuur fungeert - bestaat vanaf 2016 uit acht leden: vier 'rijksleden' benoemd door de minister en vier 'regionale' leden die worden aangewezendoor de 9 gemeenten en de 2 waterschappen. Het bestuur is autonoom maar dient uiteraard wel gevoed te worden met de denkbeelden en gevoelens van alle deelnemende partijen. Daartoe is er een portefeuillehoudersoverleg in het leven geroepen. Met deze constructie is de directe financiëleinvloed van de deelnemende gemeenten en waterschappen beperkt, doch is het wel mogelijk om met behoud van effectiviteit op afstand te toetsen en te sturen.

De provincie Noord-Brabantis geen deelnemer aan de gemeenschappelijke regelingvan het BHIC, maar heeft met het BHICeen dienstverleningsovereenkomst afgesloten.

abel^go

De or anisatie

Het Brabants Historisch Informatie Centrum kent drie afdelingen (Publiekstaken,Archieftaken en Middelen)en is onderverdeeld in clusters.

Het cluster Klantenservice ontvangt en distribueertvragen (gesteld per brief, telefoon, email, mondeling) over de diverse clusters. Daarnaast ontvangt en verwijst het bezoekers door naar andere clusters. De toegankelijke originelen kunnen in de studiezaal door het publiek worden geraadpleegd. Het cluster Studiezaal zorgt voor deze dienstverlening. Deze dienstverlening wordt steeds meer digitaal door de service scanningop verzoek. Het cluster ICT Facilitair ondersteunt de werkprocessen van alle clusters, die gebruik maken van diverse geautomatiseerdesystemen en het cluster verzorgt daarnaasthet technisch gebouwenbeheer. Het Pro'ectenbureau is verantwoordelijk voor de productontwikkeling, zoals het uitwerken van historische thema's en projecten. Daarnaastdraagt het zorgvoor optimaliseringvan diverse werkprocessen. Hetcluster Inhoudeli'k-enmaterieel beheerzorgtvoor hettoegankelijkmakenvan informatievia inventarissen, indexen en databases. Daarnaast voor de materiële verzorging van de collectie, voor conservering en restauratie van de analoge archieven. Het cluster Relatiebeheer Insuectie E-de ot voert inspecties uit en draagt zorg voor het bewerken van informatiedragers, zodanig dat deze opgeslagen kunnen worden en de originele staat bewaard blijft.

Het cluster is de schakel tussen het BHIC en de archiefvormers (gemeenten, overheidsinstellingen) die de informatiedragers aanleveren en richt zich op de ontwikkelingen implementatie van het E-depot. Het cluster Middelen ondersteunt de werkprocessen van alle clusters op het gebied van organisatie, huisvesting, financiënen personeel. Het organigram van het Brabants Historisch Informatie Centrum geeft het volgende beeld:

Directie

Ondernemingsraad

Middelen Vertrouwenspersoon

Publiekstaken

Projecten bureau

Klantenservice

Studiezaal

Archieftaken

ICT/

Inhoudelijk-en

Relatiebeheer/

Facilitair

materieel beheer

Inspectie/ E-depot

Maatscha

eli'k verantwoord ondernemen

Het wordt steeds belangrijkerals organisatieom maatschappelijkverantwoord te ondernemen. IS026000is een internationale richtlijn die maatschappelijkverantwoord ondernemen beschrijft vanuit zeven basisprincipes. Het BHIConderschrijft de richtlijn en voert deze naar eer en geweten uit. Rechtmati heid

In de "Regeling Brabants Historisch Centrum" en volgens de geldende wet- en regelgeving dient elke gemeenschappelijke regeling een verordening te hebben, met de uitgangspunten voor het financiële beleid en beheer. Daarbijwordt het bestuur gevraagdjaarlijks een normen- en toetsingskadervast te stelten in het kadervan rechtmatigheid. In het document "Financieel beleid, financieel beheer en rechtmatigheid 2023" zijn beide onderdelen opgenomen voor het jaar 2023 en zijn deze uitgangspunten en kaders vastgesteld in de bestuursvergaderingvan 7 juli 2023. Vanwegegewijzigderegelgeving, wordt met ingangvan het verslagjaar 2023, het dagelijks bestuur van het BHIC gevraagd een verantwoording over rechtmatigheid af te geven in plaats van de accountant. Dit betekent dat met ingangvan dejaarrekening2023 het dagelijks bestuur een verklaring aflegt die onderdeel is van de jaarrekening. De accountant controleert de verantwoording van het dagelijks bestuur. In de bestuursvergaderingvan juli 2023 is het onderwerp rechtmatigheid in het algemeen bestuur aan de orde geweest. Hierbij heeft het bestuurde rechtmatigheid nader invulling gegeven en is de rolverdeling tussen algemeen en dagelijks bestuurvastgesteld. In 2023 zijn de interne en externe planning & controlcydus volledig doorlopen en zijn dejaarstukken, begroting, bestuursrapportages en kadernota opgesteld.

Voor de beoordelingvan de rechtmatigheid zijn interne controles uitgevoerd op werkingvan de "Administratieve organisatieen interne beheersing(AO/IB)". In het le kwartaal (week 17), het 2e kwartaal (week 30), het 3e kwartaal (week 44) en het 4e kwartaal (week 2). Voor het uitvoeren van dezewerkzaamhedenwordt gebruikgemaaktvan het "Werkprogramma interne audit". Dit werkprogramma bevat systeemgerichte en gegevensgerichtecontroles, waarmeedewerkingvan procedures wordt getoetst. Indien uit de controles blijkt dat er een fout in een procedure zit, wordt deze hersteld. Er zijn bij de uitgevoerde interne controles geen bijzonderhedenof afwijkingenvan materiële betekenis geconstateerd.

In hoofdstuk IV paragraaf6 is de verantwoordingvan het dagelijks bestuuropgenomen. Het dagelijks bestuur is van mening dat de in dezejaarrekeningverantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties rechtmatigtot stand zijn gekomen binnen de daarvoorgestelde grens. Zowel de baten als de lasten zijn hoger dan begroot. In de bestuursvergaderingvan 3 november 2023 is dit gemeld bij het bespreken van de bedrijfsresultaten. Het moment van opstellen van de begroting (al in februari/maart) en de forse kostenstijgingen in 2022/2023 (ruim meer dan gemiddelde inflatie), heeft bijgedragen aan hogere baten en lasten ten opzichte van de begroting. De verschillen passen binnen het beleid en worden (deels) gecompenseerd door gerelateerde opbrengsten. 9. Verbondenpartijen Eenverbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatiewaarin het Brabants Historisch Informatie Centrum een bestuurlijk en een financieel belang heeft. Van een financieel belang is sprake bij het ter beschikkingstellen van een bedragdat niet verhaalbaaris indien de verbonden partij failliet gaat, onderscheidenlijk het bedragwaarvooraansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. Een bestuurlijk belang is aanwezigbij zeggenschap, hetzij uit hoofdevan vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht.

Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft éénverbonden partij, te weten de VerenigingVan EigenarenZuid-Ooster. In deze verenigingzijn behalve het Brabants Historisch Informatie Centrum, de gemeente Grave en woningbouwcorporatieMooiland Maaslandvertegenwoordigd. Dezevereniging is opgericht in verband met het gezamenlijk huisvesten in het kantoorpand aan de Arnoud van Gelderweg in Grave.

abel. ao . }lji;'?ini<

Vestigingsplaats Openbaar belang

Het belangvan het BHIC

VerenigingVan EigenarenZuid-OosterGrave Grave, Arnoud van Gelderweg69-73. Beheer en onderhoudvan het kantoorpand voor de gezamenlijkeeigenaren. Op l januari 2023 en op 31 december2023: het BHICparticipeertvoor 11%, Gemeente Grave voor 39% en Mooiland Maasland voor 50%.

Omvangvan het eigen

Eigen vermogen 1-1-2023: O Eigen vermogen 31-12-2023: O

vermogen

Omvangvan het vreemd vermogen Financieel resultaat

Vreemd vermogen 1-1-2022: 288.312 (Totaal ReservefondsVve). Vreemd vermogen 31-12-2022: 347.510 (Totaal ReservefondsVve). Totaal resultaat 2023: 36. 130 negatief(totaal resultaat 2022: 1.823 negatief). Het aandeel van het BHIC bedraagt 3.974 negatief. Na toerekeningvan ieders aandeel sluit dejaarlijkse exploitatie zondersaldo.

10. Organisatiegegevens Statutaire naam

: Brabants Historisch Informatie Centrum

Vestigingsplaats: Rechtsvorm

: 's-Hertogenbosch : OpenbaarLichaam,volgens de Wet gemeenschappelijke Regelingen

Locaties:

's-Hertogenbosch, Grave

Doelstellingen Het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheidenopgenomen in de rijksarchiefbewaarplaats in de Provincie Noord-Brabanten de archiefbewaarplaatsenvan de deelnemende gemeenten en waterschappen. Samenstelling directie De directie wordt gevoerd door de heer J.C. Kriek. De directeur valt onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IV Overige gegevensvan dezejaarrekening. De totale bezoldigingligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

Samenstelling Algemeen bestuur Naam

Functie

De heer drs. P. L. B.A. van Geel

Voorzitter

De heer prof. dr. H.C. Bunt

Lid Lid Lid Lid Lid

Mevrouw A. M. Demmers-van der Geest De heer R. J. van de Mortel De heer mr. J.C. M. Pommer Mevrouw drs. M.A. H. Moorman De heer mr. V. E.C. Lokin

De heerS. Oegema De heer ing. A. A. M. J. Walraven

Lid (tot en met 3 november 2023) Lid (vanaf4 november 2023) Lid (tot en met 17januari 2024)

De bestuursleden vallen onder de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT), Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IVOverige gegevens van deze jaarrekening. De bezoldigingvan de bestuursleden ligt onder het van toepassing zijnde WNT-maximum.

10

abel

/

".ü;j,''tcir

11. Besluit Algemeen bestuur

Het Algemeen Bestuur van de gemeenschappelijke regeling het BrabantsHistorisch InformatieCentrum besluit tot:

l. het vaststellen van de.jaarrekening 2023 in zijn vergadering van 5 april 2024, met een batig saldo van 124. 539; 2. a. een bedrag van 109. 532 toe te voegen aan de bestemmingsreserve E-depot; b. een bedrag van 15. 007 toe te voegen aan de algemene reserve; c. een bedrag van 50. 000 toe te voegen aan de bestemmingsreserve De Citadel;

d. een bedragvan 50.000toe te voegenaan de bestemmingsreserve E-depot; e. een bedrag van 5. 043 te onttrekken aan de bestemmingsreserve De Citadel; f. een bedrag van 108. 808 te onttrekken aan de bestemmingsreserve E-depot;

g. een bedragvan 24. 337te onttrekken aande bestemmingsreserve Genealogischcentrum; h. een bedrae van 41. 088 te onttrekken aan de bestemmingsreserve Publieksfunctie; i.

in te stemmen met de verantwoordingvan h

lijks Bestuur inzake rechtmatigheid;

j. te verklaren dat de voorzieningenvoor nderhouden i standhoudingvanvoldoende omvang zijn voor de bekostiging van het toe recent beheerplan.

drs. Vo

.

A. van G

tter

mstig onderhoud n instandhouding, op basis van een

J. C. riek Dire teur

11

abel>t;3c'

III Jaarrekening 111.1 Balans per 31 december 2023 31-12-2023

31-12-2022

VASTE ACTIVA Materiële vaste activa Investeringen met een economisch nut

1. 840.305

2.066.047

264

328

VLOHENDEACTIVA Voorraden

Uitzettingen looptijd < l jaar Vorderingen op openbare lichamen Overige vorderingen

o

o

2.648

4.422 2. 648

4.422

Liquide middelen

4. 433. 932

3. 863. 288

Overlopende activa

397. 181

275. 216

6. 674. 330

6. 209. 301

Totaal vaste activa

31-12-2023

31-12-2022

VASTE PASSIVA Eigen vermogen

Algemene reserve Bestem m ingsreserves Gerealiseerde resultaat

418. 139 1.078. 798 124.539

418. 139 1. 119. 635 38.439 1.621.476

1.576. 213

3.536. 143

2.789.630

1. 100. 000

1.210.000

VLOTTENDE PASSIVA Vlottende schulden looptijd < l jaar Overige schulden

212. 107

423.771

Overlopende passiva

204. 603

209.687

6.674. 330

6. 209.301

Voorzieningen

Vaste schulden looptijd > l jaar Binnenlandse banken

Totaal vaste passiva

Voor een nadere toelichting op de balans wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 5 op pagina 18.

abel>r'30< i :'int'.-

12

111.2 Resultatenrekeningover 2023

Werkelijk

Begroting

Werkelijk

2022

2023

2023

3.074.437 1.917.000 650.878

2. 933.500 1.991.800

Baten

327. 122

670. 900 236. 300

3. 215. 535 1. 983. 710 682. 095 361.395

5. 969.437

5. 832.500

6. 242.736

3. 339. 382 1.342.956 247. 298 265. 991 401. 306 202. 596 37.967

3. 417. 800 1.371.700 243. 700 252. 600 411. 800 266. 200 48. 000

3. 648. 072 1.559.988 247. 929 254. 317 401. 931 178. 366 -93. 132

Totaal lasten

5.837.496

6.011.800

6. 197.472

Totaal saldovan baten en lasten

131.941

-179.300

45. 263

-500.000

-100.000

-100.000

406.498

279. 300

179. 276

38.439

O

124.539

Bijdrage Ministerie OCW Bijdrage gemeenten en waterschappen Dienstverlening Provincie Noord-Brabant Overige bedrijfsopbrengsten Totaal baten Lasten Personeelskosten

Huisvestingskosten Organisatiekosten Afschrijvingen Collectiebeheer Publieksbereik

Financieringskosten

Toevoegingen reserves Bestem m ingsreserves

Onttrekkingen reserves Bestemmingsreserves Gerealiseerde resultaat

Voor een nadere toelichting op de resultatenrekening wordt verwezen naar hoofdstuk III paragraaf 6 op pagina 25.

abel^ac ;'; :...-i.rrs

13

111. 3 Kasstroomoverzicht

31-12-2022

31-12-2023

Kasstroom uit

o erationele activiteiten Gerealiseerde resultaat

124.539

38. 439

Aanpassingenvoor: - afschrijvingen - mutaties bestemmingsreserves

265.991 93.502

- mutaties voorzieningen

396.866

254. 317 -79. 276 746. 513 756. 359

921.554

Veranderingen in werkkapitaal: -voorraden - uitzettingen looptijd < l jaar

- overlopende activa - netto vlottende schulden < l jaar - overlopende passiva

64 1. 774 -121. 965 -211. 663 -5.084

125 5. 851

-67. 789 70.801 -81.086 -72. 098

-336.875

722.700

709.219

Totaal kasstroom uit operationele activiteiten Kasstroom uit investerin sactiviteiten

Investeringen materiëlevaste activa Mutatie leningen u/g

-28. 575

-336.717 O

o

Totaal kasstroom uit investeringsactiviteiten

-28.575

-336. 717

Kasstroom uit

financierin sactiviteiten

Nieuwopgenomen leningen O Aflossing langlopende schulden -110.000

o

-110. 000 o

Overige mutaties eigen vermogen O Totaal Kasstroom uit

financieringsactiviteiten

-110.000

-110.000

275.983

570.644

3. 587. 305 3. 863. 288 275.983

3. 863. 288 4. 433. 932 570.644

Mutatie eldmiddelen incl. kortlo ende schulden aan

kredietinstellin en Eindsaldo eldmiddelen

Saldo l januari Saldo 31 december Mutatie

abel .30 .'i! , rin'c

14

111.4 Grondslagen van waardering en resultaatbepaling 4. 1. Algemeen Al emene waarderin s rondsla

De algemene grondslag voor de waardering van de activa en passiva, alsmede voor de bepaling van het resultaat, is de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. Voor zover niet anders vermeld, worden activa en passiva opgenomen voor de nominale waarde. Grondsla en voor het o stellen van de "aarrekenin

Deze jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). De waardering van activa en passiva en de bepaling van het resultaat vinden plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij de desbetreffende grondslag voor de specifieke balanspost anders wordt vermeld, worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarde. Voor zover het BBV niet anders voorschrijft, zijn de baten en lasten toegerekend aan de periode waarop deze betrekking hebben. Baten worden slechts opgenomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Lasten en risico's die hun oorsprong vinden voor het einde van het verslagjaar, worden in acht genomen indien zij voor het opmaken van de jaarrekeningbekend zijn geworden. Ver eli'kin met voor aand'aar

De cijfersvan 2022 zijn, waarnodig, andersgerubriceerdteneinde vergelijkbaarheidmet 2023 mogelijk te maken. Schattin en

Bij het opstellen van de jaarrekening maakt de ondernemingsieiding, overeenkomstig algemeen geldende grondslagen, bepaalde schattingen en veronderstellingen die medebepalend zijn voor de opgenomen bedragen. De feitelijke resultaten kunnen van deze schattingen afwijken.

4. 2. Grondslagen voor de waardering van activa en passiva Materiële vaste activa

Investeringen met een economisch nut zijn investeringen in zaken die verhandelbaar zijn en/of kunnen bijdragen aan het genereren van middelen. Op grondbezit met economisch nut wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden gewaardeerdop verkrijgingsprijs verminderd met de cumulatieve afschrijvingen en indien van toepassing met bijzondere waardeverminderingen. Ontvangen investeringssubsidies worden in mindering gebracht op de geïnvesteerde bedragen. De afschrijvingen worden gebaseerd op de geschatte economische levensduur en worden berekend op basis van een vast percentage van de verkrijgingsprijs, rekening houdend met een eventuele restwaarde. Er wordt afgeschreven vanaf het moment van ingebruikneming. Operational leasing wordt niet als actief in de balans verwerkt. De omvang van een contract van dergelijke langlopende verplichtingen wordt vermeld in de toelichting op de balans. Voorraden

De voorraden worden gewaardeerdtegen inkoopprijs of lagere marktwaarde. Uitzettin en en overlo ende activa

De uitzettingen en overlopende activa worden opgenomen tegen nominale waarde, voor zover noodzakelijk onder aftrek van een voorziening voor het risico van oninbaarheid. De posten hebben een verwachte looptijd van maximaal eenjaar.

15

Li uide middelen

De liquide middelen (bestaande uit kas-en banksaldi) worden gewaardeerd op de nominale waarde en staan, voor zover niet anders vermeld, ter vrije beschikkingvan de organisatie. Ei en vermo en

De algemene reserve dient als algehele buffer om toekomstige tegenvallers te kunnen opvangen. Onder een bestemmingsreserve wordt verstaan een reserve waaraan door het bestuur een bepaalde bestemming is gegeven. Het bedrag van de bestemmingsreserve ultimo het jaar dient onderbouwd te zijn met bestuursbesluiten van het algemeen bestuur dan wel opgenomen te zijn in het voorliggende voorstel tot resultaatbestemming. Voorzienin en

Voorzieningen worden gevormd voor in rechte afdwingbare of feitelijke verplichtingen die op de

balansdatum bestaan,waarbij het waarschijnlijkis dat een uitstroom van middelen noodzakelijkis en waarvan de omvang op betrouwbare wijze is te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd tegen de beste schatting van de bedragen die noodzakelijk zijn om de verplichtingen per balansdatum afte wikkelen. De voorzieningen worden opgenomen voor de nominale waarde. Vaste schulden

Onder de vaste schulden worden schulden opgenomen met een resterende looptijd van meer dan éénjaar De schulden worden gewaardeerdop de nominale waarde. Netto vlottende schulden en overlo ende assiva

De netto vlottende schulden en overlopende passiva worden opgenomen tegen nominale waarde en hebben een verwachte looptijd van maximaal eenjaar. Lan lo ende niet uit de balans bli'kende ver lichtin en

Langlopende verplichtingen die niet blijken uit de balans, worden vermeld in de toelichting op de balans onder "Niet uit de balans blijkende informatie"

4.3. Grondslagenvoor de resultaatbepaling Al emeen

Het resultaat wordt bepaald als het verschil tussen de bedrijfsopbrengsten en alle hiermee verbonden, aan het verslagjaar toe te rekenen kosten. De kosten worden bepaald met inachtneming van de hiervoor vermelde waarderingsgrondslagen. Baten worden verantwoord in het jaar waarin de opbrengst is gerealiseerd. Lasten worden in aanmerking genomen in het jaar waarin deze voorzienbaar zijn. De overige bedrijfskosten worden opgenomen tegen uitgaafprijs. Pensioen remies

Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigdeleeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfonds ABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregelingverwerkt als een toegezegde-bijdrage-regelingen heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekeningverantwoord.

abel^c^

16 ^d. lf

Afschri'vin en

De afschrijvingen zijn gerelateerd aan de verkrijgingsprijs van de desbetreffende materiële vaste activa. De volgende afschrijvingstermijnen worden gehanteerd: Soort actief Grond Gebouwen

Verbouwingen Bedrijfsinstallaties-ruwbouw Bedrijfsinstallaties-afbouw Bedrijfsinstallaties-overig Inventarissen-kantoor

Inventarissen-kantine

Depotinrichting-stellingen Depotinrichting-inventaris ICT-Hardware ICT-Software

Afschrijvingstermijn geen afschrijving 40 jaa r 10 jaar 20 jaar 15 jaar 10 jaar 10 jaar 5 jaar 25 jaar

10jaar 5 jaar 5 jaar

Financierin skosten

De financieringskosten betreffen betaalde en ontvangen rente.

4.4. Grondslagen van het kasstroomoverzicht Het kasstroomoverzicht is opgesteld volgens de indirecte methode. De geldmiddelen in het kasstroomoverzicht bestaan uit de liquide middelen.

17

abel^Ct: i .. a,

111.5 Toelichting op de balans VASTE ACTIVA Materiële vaste activa

De investeringen met een economisch nut kunnen als volgt worden gespecificeerd: 31-12-2023 94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806 196. 655 197. 782 38. 106 1. 840.305

Grond Gebouwen Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen

Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software Totaal materiële vaste activa

31-12-2022 94. 034 1. 156. 941 11. 242 35. 741 192. 597 226. 980 276. 336 72. 176 2. 066. 047

Het verloop van de materiëlevaste activa is als volgt: Afschrijvings-

Stand

Investeringen

percentage

31-12-2022

in 2023

Grond Gebouwen

Verbouwingen Bedrijfsinstallaties Inventarissen

Depotinrichtingen ICT-Hardware ICT-Software

2, 5% 10% 5, 62/3, 10% 10%, 20% 4%/10% 20% 20% Totaal

94. 034 1. 156. 941 11. 242 35. 741 192. 597 226. 980 276. 336 72. 176 2.066.047

Afschrijvingen in 2023

Stand

o

o

o o

46. 277 1. 578

o

7. 147

o

27.791

31-12-2023 94. 034 1. 110. 664 9. 664 28. 594 164. 806

o

30.325

196. 655

28. 575

107.129

o

34. 070 254. 317

197. 782 38. 106 1.840. 305

28.575

Ditjaar is er geïnvesteerd in all-in-one printers ( 24.562) en in overige ICT-hardware( 4.013).

VLOTTENDEACTIVA Voorraden

Boeken

31-12-2023

31-12-2022

264

328

Uitzettingen rente-typische looptijd < l jaar De in de balans opgenomen uitzettingen met een rente-typische looptijd van éénjaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd: Stand Toevoeging Onttrekking Stand Ministerie van OCW

Loon-en prijscompensatie rijk

31-12-2022

0

in 2023

in 2023

0

0

abeli/.3c^ountani

/'

31-12-2023

O

18

Overi e vorderin en Debiteuren

31-12-2023

31-12-2022

2. 648

4.422

Het vormen van een voorziening voor dubieuze debiteuren is

niet noodzakelijk. 31-12-2023 1, 429

31-12-2022 1.431

Schatkistbankieren

259.616 878 4. 172.009

59. 288 50.862 3. 751.707

Totaal liquide middelen

4. 433. 932

3.863.288

Liquide middelen Kassen

Rekening-courant banken Spaarrekeningbanken

Schatkistbankieren

Door de invoeringvan het schatkistbankierenzijn decentrale overheden verplicht hun (tijdelijk) overtollige middelen in de schatkist aan te houden. Door de verschuiving van het eigenaarsonderhoud door het

Rijksvastgoedbedrijf naar het BHIC per l januari 2019, zijn de liquide middelen toegenomen. Sindsdien moet het BHICzelf een voorzieningaanhoudenvoor het onderhoud en instandhoudingvan De Citadel. Voor een nadere toelichting en analyse van de financieringsactiviteitenverwijzen wij naar het kasstroomoverzicht in dejaarrekening.

31-12-2023

31-12-2022

132. 247

85. 189

61.951

74. 520 25.070

Collectiebeheer

21. 216 4. 266 2. 516 3. 730 56. 525

Publieksbereik

23. 510

Borgsommen

1.000

Overlopende activa Vooruitbetaalde bedra en

Onderhoudskosten ICT-voorzieningen Licentie- en

hostingskosten Verzekeringspremies Personeelskosten

Huisvestingskosten Organisatiekosten

292 768 7. 496 41. 836 6. 317 1.000 242. 488

306.963 No te ontvan en bedra en Terug te ontvangen BTW

Afrekening energiekosten Afrekening kopieerkosten Personeelskosten

Adviezen en inspecties Rentebaten

Overige vorderingen

9. 295 3. 796

o

9. 408 2. 243 7. 684

o

21. 880 8. 374 46. 823 51 90.219

13. 342 51 32. 728

397. 181

275.216

o

Totaal overlopende activa

abelVac

/"

19

VASTE PASSIVA Eigen vermogen

Algemene reserve Het verloop van de algemene reserve is als volgt: Stand 31-12-2022 Totaal 418. 139

Toevoeging Onttrekking in 2023 in 2023 O O

Stand

31-12-2023 418. 139 8, 0%

Algemene reserve in % van deelnemersbijdragen

De mate van het vormen van een algemene reserve wordt in belangrijke mate beïnvloed door de statuten (artikel 22) van de gemeenschappelijke regeling. De regeling geeft aan dat de reserve niet meer dan 10% van de gezamenlijke bijdragen mag bedragen, tenzij door hen gezamenlijk een ander percentage wordt vastgesteld.

Bestemmingsreserves

Het verloop van de bestemmingsreserves is als volgt: Stand

662.596

Toevoeging in 2023 50. 000

111. 637

88.439

164.485

o

180. 917 1. 119.635

o

31-12-2022 De Citadel (l) E-depot (2) Genealogisch centrum (3) Publieksfunctie (4) Totaal

Stand

Onttrekking in 2023

138.439

5.043 108.808 24.337

31-12-2023 707.553 91.268 140. 148

41. 088 179.276

139. 829 1.078.798

(l) DeCitadel De Citadel in Den Bosch is een voormalig fort dat werd gebouwdtussen 1637 en 1645. Tijdens de bouw werden de plannen steeds meer uitgebreid en het fort groeide uit tot een vijfhoekige schans met bastions en rondom een brede gracht. Later, eind 18e eeuw, kwam er een hoofdgebouw bij, dat de functie kreeg als militaire gevangenis en nog weer later als kazerne. Door de verbredingvan de Zuid Willemsvaart werd er éénbastion van de Citadel afgebroken. De Citadel is voor het laatst gerestaureerd tussen 1983 en 1985. Het Rijksvastgoed bedrijf is eigenaar van het pand, maar heeft het onderhoud en de instandhouding van De Citadel per l januari 2019 overgedragen aan het BHIC. Het BHIC wordt geacht te handelen "als ware zij eigenaar". Het Rijk (Rijksvastgoedbedrijf/ Ministerie OCW) blijft nog wel voor bepaalde risico's aansprakelijk, zoals verborgen gebreken, natuurrampen, asbest, bodemverontreiniging en terrorisme. Het BHIC is aansprakelijkvoorjuridischeen organisatorischerisico's, schadevoortkomend uit het gebruik, wateroverlast in de depots, legionella en brand. Daarnaast is het BHIC aansprakelijk voor financiële risico's, zoals renterisico, liquiditeitsrisico, financieringsrisico, faillissementsrisico, leegstand gedurende de overeenkomst en kosten bij vertrek. Samengevat zijn het calamiteiten en risico's die niet verzekerbaar zijn.

Indien aanwezig kan de reserve te zijnertijd een bijdrage leveren aan een "midlife-renovatie",welke na 75 jaar (2060) aannemelijk is. Vooruitlopend op structurele financieringwordt een start gemaakt met verduurzamingvan de gebouwen en de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie (huisvestingsaspect). De reserve moet minimaal toereikend zijn om de risico's volgens de risico-inventarisatie te kunnen dekken. Jaarlijks zal bij de begroting de risicoinventarisatie worden geactualiseerd.

abel)?3c.

20 nf

De onttrekkin in 2023 betreft kosten die voortkomen uit de mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen). In 2023 zijn de instellingen in het gebouwbeheersysteem gecontroleerd, waar nodig aangepast en worden aandachtspunten nader onderzocht. Ten aanzien van het volledig overschakelen naar Ledverlichting is dit jaar een inventarisatie uitgevoerd van het gehele complex. Voor de maatregel ventilatie (en inregeling luchtbehandeling), zijn we per l januari 2023 overgestapt naar een nieuwe filterleverancier. Ten behoeve van het punt infiltratie is er een thermografisch onderzoek uitgevoerd van de gevels en het dak door Monumentenwacht Noord-Brabant.

(2) E-depot In 2016 is gestart met de ontwikkeling van een eigen e-depot, waarbij is afgesproken nog geen bijdrage aan de deelnemers te vragen. Het BHICheeft sinds l juli 2021 een eigen e-depotvoorziening. De bestemmingsreserve voorkomt, dat er tussentijds extra middelen gevraagd moeten worden aan de deelnemers. Vanaf 2024 zorgen de deelnemers van het BHIC, via een groeimodel, voor de bekostiging van de voorziening. De kosten van de e-depotvoorziening zijn tot en met 2026 hoger dan de bijdragen van deelnemers. Het verschil zal deels worden gedekt uit de bestemmingsreserve e-depot. Het groeimodel van de bekostigingvan de e-depotvoorzieningloopt 4 jaar en eindigt in 2027. De onttrekkin in 2023 betreft onder meer de kosten voor de exploitatie van MY-LEX PRO/view. Gebleken is dat MY-LEXPROeen duidelijke meerwaarde biedt voor de toegankelijkheidvan het E-depot. Daarnaast betreft dit exploitatiekosten van de e-depotvoorziening, waaronder hostings-en licentiekosten van verschillende softwareproducten. Dit laatste betreft onder meer de jaarlijkse vergoeding voor onze edepotvoorziening,te weten de CEP-versie(Cloud Edition Professional)van Preservica. Veel overheidsorganisaties, bijvoorbeeld het NationaalArchief, maken gebruikvan de diensten van Preservica.

(3) Genealo isch centrum In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026"worden de ambitiesvoor de komendejaren geformuleerd. Voor het realiseren van de ambitie "Wij zijn het Genealogisch centrum van Brabant" is een bestemmingsreserve gevormd. Essentieelvoor de genealogischezoekmachineis de stamboom-databankmet persoonsgegevensvan Brabanders. De originele aktes zijn grotendeels gescand. Nu moeten de gegevens uit de aktes aan de betreffende scansworden gekoppeld. De onttrekkin in 2023 betreft de kosten van het scannen van registers van de Burgerlijke Stand.

(4) Publieksfunctie In de notitie "(Ook) Ons Brabant Beleidsplan 2023-2026"worden de ambities voor de komendejaren geformuleerd. Zo willen wij het foto- en filmgeheugenvan Brabant worden, willen we Brabantsegeschiedenis schrijven en willen we een breder publiek verwelkomen. Daarnaast voor de ontwikkelingvan een erfgoedlocatie (publieksaspect). Voor het realiseren van deze ambities met betrekking tot de publieksfunctie is een bestemmingsreserve gevormd. De onttrekkin in 2023 betreft personeelskosten, kosten van het digitaliseren en het ompakken van films.

abel* accountants

21

Gerealiseerde resultaat

Het verloop is als volgt: Stand Totaal

31-12-2022 38. 439

Onttrekking in 2023 38.439

Toevoeging

in 2023 124.539

Stand

31-12-2023 124. 539

Het gerealiseerde resultaat bedraagt 124. 539. Voorgesteld wordt dit bedrag toe te voegen aan de

bestemmingsreserve E-depot. De onttrekking in 2023 betreft het gerealiseerde resultaat over 2022 en dit bedrag is toegevoegd aan de bestemmingsreserve E-depot infrastructuur Voorzieningen

Het verloop van de voorzieningen is als volgt: Stand 31-12-2022 OnderhoudsvoorzieningGrave (l)

Toevoeging in 2023

124. 164

4. 911

2.385.649 279.817 2. 789. 630

893.948 286.502 1. 185. 361

Vrijval in 2023 18. 939

Stand 31-12-2023 110. 136

328.736

2. 950.861

91. 173 438. 848

3. 536. 143

Onderhouds-en instandhoudings-

voorziening De Citadel (2) IKB-envitaliteitsverlof (3) Totaal

475. 146

(l) Onderhoudsvoorzienin Grave De locatie in Grave is eigendomvan Brabants Historisch Informatie Centrum en het volledige onderhoud komt voor eigen rekening. Daartoe is een onderhoudsplanopgesteld met een looptijd van 15jaar. In deze periode zijn dejaarlijkse toevoegingen aan de voorzieningvoldoende om dejaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstakenuit te voeren. De vrijval in 2023 betreft de vervanging van twee stoombevochtigers in beide depotruimtes. (2) Onderhouds-en instandhoudin svoorzienin De Citadel De Citadel in Den Boschwordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhouddoor het RVBovergedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHICis verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhoudingvan De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplanopgesteld met een looptijd van 30jaar. In deze periode zijn de jaarlijkse toevoegingen aan de voorzieningvoldoende om dejaarlijks geplande onderhouds-en instandhoudingstakenuit te voeren. De vrijval in 2023 betreft onder meer het onderhoudscontractvan de E & W-installaties, inspectie NEN2767, buitenwandafwerkingen,koude opwekking, warmtedistributie, luchtbehandeling, regeling klimaat, de laatste termijn van de nieuwe inbraakinstallatie en het groenonderhoud van De Citadel.

(3)IKB-envitaliteitsverlof In de CAO is opgenomen dat het gekochte IKB-verlof(Individueel keuze budget) niet meer vervalt of verjaart, ongeacht in welkjaar dit gekocht is. Het extra verlof kan worden ingezetvoor mantelzorg, sabbatical,tijdelijk korter werken al dan niet in aanloop naar pensionering. Verder is in de CAOeen mogelijkheid opgenomenvoor medewerkers om vitaliteitsverlofuren te sparen. Voor het opnemen van verlof in het laatste jaar voor pensionering kunnen aanvullendefiscale regels gelden. De vrijval in 2023 betreft de opname van verlofuren door medewerkers.

abelh?

/"

il

22

Vaste schulden rente-typische looptijd > l jaar Binnenlandse banken

Aflossings-

BNG40. 100581(2005) BNG40.101402(2006)

wijze

Looptijd

Lineair

20 jaar

Oorspronkelijk Bedrag 600. 000

30 jaar

Lineair

Totaal

2.400.000

90.000 1. 120.000

3. 000.000

110.000

1.210.000

in 2023 o o

Totaal

31-12-2022

30.000 80.000

Opname

BNG40.100581(2005) BNG40.101402(2006)

Stand

Aflossingsverplichting

o

Aflossing in 2023 30. 000 80. 000 110.000

Stand

31-12-2023 60. 000 1.040. 000 1. 100.000

Het deel van de langlopende schulden met een looptijd langer dan 5 jaar bedraagt 580. 000. Dit betreft O voor lening BNG 40. 100581 en 580. 000 voor lening BNG 40. 101402. Lening BNG 40. 100581 heeft een rentepercentage van 3,95% en lening BNG 40. 101402van 4, 16%. De leningen zijn niet vervroegd aflosbaar.

Netto vlottende schulden rente-typische looptijd < l jaar De in de balans opgenomen netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd van éénjaar of minder kunnen als volgt worden gespecificeerd:

31-12-2023

31-12-2022

67. 843 143. 854 411

151. 748 142. 988

o

212. 107

128. 280 423.771

31-12-2023

31-12-2022

40. 922 73. 939 4. 237 1. 326 2. 287 355 22. 620

27. 239 26. 120 8. 524

Overi e schulden Crediteuren Loonbelasting en sociale lasten Pensioenen

Omzetbelasting Totaal netto vlottende schulden

Overlopende passiva

755

No te betalen kosten Personeelskosten

Huisvestingskosten Organisatiekosten ICT-kosten Collectiebeheer Publieksbereik Rentelasten

o

11.474

4. 054 4. 062 24. 777 5. 750 12.000

157. 160

112.526

Investeringen Accountantskosten

abel

23 li 1^-1.

31-12-2023

31-12-2022

16. 878 5. 701 6. 800 9. 180 8. 884

18. 155 7. 601 12. 210 5. 960 18. 515 34. 720

47. 443

97. 161

204.603

209. 687

Vooruitontvan en bedra en

Huur en gebruik depotruimten Conserveringsgelden Uittredingsbijdrage Naaren Saldo Paleografie Project DigitaleToegankelijkheid Projectgelden Mondriaanfonds

Totaal overlopende passiva

Niet uit de balans blijkende informatie Huurcontracten

ebouwen

Er is in 2019 een nieuwe huurovereenkomst voor De Citadel afgesloten met een looptijd van 3 jaar. De overeenkomst eindigdeop 31 december 2021 en loopt nu voor onbepaaldetijd door. De huur over 2022

bedroeg 187.408. Service- en onderhoudscontracten

Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhouddoor het RVBovergedragen aan het BHIC.Voor het uitvoeren van dezetaak is onder meer een onderhoudscontractvoor de E & W-installatiesafgesloten, waarvan de kosten in 2023 79. 490 bedroegen. Pensioenvoorzienin

en

De risico's die vanwege de bedrijfstakpensioenregeling nog bij de onderneming berusten (loonontwikkeling, prijsindexatie, beleggingsrendement op het fondsvermogen) komen niet tot uitdrukking in een in de balans opgenomen voorziening. Btw in relatie tot de rovinciale bi'dra e

In 2018 is er, in samenspraakmet de Provincie, overleg gevoerd met de belastingdienst over de vraag of er btw berekend moest worden over de provinciale bijdrage. Er is inderdaad btw verschuldigd, die door de Provincie via het btw-compensatiefonds kan worden teruggevraagd. Vennootscha sbelastin

In 2017 hebben wij het bericht van de belastingdienst ontvangen dat er, op basisvan de huidige situatie, geen sprake is van vennootschapsbelastingplicht.

24

abel^.3 "30 O

;i.l'

111.6 Toelichting op de resultatenrekening BATEN

Werkelijk

Werkelijk

Begroting

2023 2. 883. 500

2023 3. 165. 535

o

o

50. 000

50.000

o

o

Bijdrage Gemeenten en waterschappen

2022 2. 915. 346 100. 000 50. 000 9. 091 1. 917. 000

1. 991. 800

1.983. 710

Dienstverlening Provincie Noord-Brabant

650.878

670. 900

5. 642. 315

5. 596. 200

682. 095 5. 881. 340

Bedrijfsopbrengsten Bijdrage Ministerie OCW- lumpsum Bijdrage Ministerie OCW- bijdrage e-depot Bijdrage Ministerie OCW - bijdrage kenniscomponent Bijdrage Ministerie OCW - ontwikkeling e-producten

Totaal bedrijfsopbrengsten Bi'dra e Ministerie OCW - lum sum

De lumpsumbijdrage is in 2023 hoger als gevolgvan de loon- en prijscompensatie 2023. Bi'dra e Ministerie OCW - overi e

In verband met de herpositioneringvan de RHC's, het niet meer kunnen gebruiken van het rijks e-depot en het voornemen van het Rijk uit te treden per l januari 2025, zijn er afspraken gemaakt. Onderdeel van deze afspraken is het faciliteren van de digitale transitie door het Rijk. Hiertoe heeft het Rijk in 2022 éénmalig 100.000 beschikbaar gesteld voor de aanloopkosten van een e-depot. Daarnaast is er een bedrag van 50.000 per jaar toegekend voor de periode 2022 tot en met 2026, voor de zogeheten kenniscomponent op het terrein van informatie, archief en digitalisering. Tenslotte ontvingen de RHC's in 2022 samen éénmalig een bedrag van 100.000 voor de gezamenlijke ontwikkeling van e-producten en e-diensten. Het aandeel van het BHIChierin bedroeg 9.091. Bi'dra e Gemeenten en waterscha

en

De bijdragen zijn in 2023 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2023. Daarnaast is de bijdrage gestegen door een verschuiving van opbrengsten als gevolg van de dienstverleningsovereenkomst met Waterschap De Dommel. Voorheen werden deze opbrengsten verantwoord onder de overige bedrijfsopbrengsten. Dienstverlenin

Provincie Noord-Brabant

Voor de periode 2022-2027 is een dienstverleningsovereenkomst (DVO) afgesloten tussen de Provincie Noord-Brabanten het BHIC. De bijdrage is in 2023 hoger als gevolg van de loon- en prijscompensatie 2023.

Werkelijk Overige bedrijfsopbrengsten Verhuurvastgoed en catering Verhuur depotruimte Dienstverlening Overige opbrengsten Totaal overige bedrijfsopbrengsten

2022 40. 325 274. 106 5. 393 7. 298 327. 122

Werkelijk

Begroting

2023 10. 700 211. 600 14. 000

2023 90. 054 260. 409 10. 932

o

o

236.300

361. 395

De post "Verhuurvastgoed en catering" is hoger door de tijdelijke verhuur van kantoorruimte ( 50.480). De verhuur aan depotruimte is lager door de verschuivingvan opbrengsten naar bijdragegemeenten en waterschappen,ondankseen verhogingdoor indexering. Voor tijdelijke verhuur werd een bedragontvangen van 17.064.

abel>ac. :.. II lt'i1'

25

LASTEN Personeelskosten

Salarissen en toeslagen Pensioenpremiesen sociale lasten Personeel niet in loondienst

Andere personeelskosten Totaal personeelskosten

Werkelijk 2022 2. 262. 646 663. 530 250. 531 162. 675 3. 339.382

Begroting

Werkelijk

2023

2023

2. 370. 700 700. 100 252. 400

2. 486. 573 666. 938 346. 728 147. 834 3.648.072

94. 600

3.417.800

Salarissen en toesla en

De salariskosten zijn in 2023 met name hoger dan in 2022 door periodieken, de doorwerkingvan de CAOverhoging van 3% per l juli 2022 en een CAO-verhogingper l januari 2023 van 4,0%. De post salariskosten omvat behalve reguliere salariskosten ook het IKB-budget. Dit budget omvat andere brutosalarisbestanddelen, zoals vakantietoeslag, eindejaarstoeslag, levensloopbijdrage en enkele toeslagen. Het BHIC heeft als expertise-organisatie relatief veel hooggeschoolden in dienst. Lager geschoold werk is voor een deel uitbesteed. Pensioen remies en sociale lasten

De stijging van de pensioenpremies ten opzichte van 2022 wordt veroorzaakt door hogere bruto salariskosten, welke echter wordt gecompenseerd met (per saldo) lagere werkgeverspremies. De pensioenpremie van het Ouderdomspensioen is gestegen en bedroeg 27,9% (was 25,9%). Hiertegenover stond het vervallen van de premie voor "Inkoop voorwaardelijk pensioen" (was 3, 0%). Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft voor zijn werknemers een toegezegd-pensioenregeling. Hiervoor in aanmerking komende werknemers hebben op de pensioengerechtigde leeftijd recht op een pensioen dat afhankelijk is van leeftijd, salaris en dienstjaren. De regeling is ondergebracht bij het bedrijfstakpensioenfondsABP. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft geen verplichting tot het voldoen van aanvullende bijdragen in geval van een tekort bij het ABP, anders dan het effect van hogere toekomstige premies. Het Brabants Historisch Informatie Centrum heeft daarom de pensioenregelingverwerkt als een toegezegde-bijdrage-regelingen heeft alleen de verschuldigde premies tot en met het einde van het boekjaar in de jaarrekening verantwoord. Ook de sociale lasten zijn licht gestegen ten opzichte van 2022 door de hogere bruto salariskosten. De premiepercentages bleven ongeveer gelijk. Personeel niet in loondienst

Voorschoonmaakdienstenwerd voor een bedragvan 35. 600 ingehuurd, voor de service scannen op verzoek 74.600 en voor ICT-diensten 32. 100. Voor archiefbewerkingrespectievelijk advisering werd voor een bedragvan 49. 700 resp. 52. 600 ondersteuning ingehuurd. Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen aan het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHIC is verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhouding van De Citadel. De kosten van deze inhuur van capaciteit en expertise bedroegen in 2023 95.500. Daarnaastzijn er de kosten voor het inhuren administratieve diensten, inspecties en promotie ( 6.600). Andere ersoneelskosten

Dit betreft met name scholingskosten, kosten arbodienst, reiskosten, wervingskosten, kerstpakketten, kosten BHVen overige personeel gerelateerde kosten. Wet normerin bezoldi in to functionarissen ublieke en semi ublieke sector WNT

De bestuursleden en de directeur vallen onder de WNT. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar hoofdstuk IVOverige gegevens van dezejaarrekening. 26

abel>ac>s ii, i:.i-i!

Werkelijk Aantal medewerkers Personeel in loondienst

31-12-2022 FTE 37,1

Werkelijk

Begroting 2023

31-12-2023

FTE 38,8

FTE 38,0

Personeel niet in loondienst

3,7

3,9

3,2

Totaal FTE

40,8

42,7

41,2

Begroting

Werkelijk

Op 31 december 2023 bedroegen de openstaandevacatures in totaal 1, 56 FTE.

Werkelijk Huisvestingskosten Huurkosten

Belastingen en verzekeringen Toevoeging onderhoud en instandhouding Onderhouden verduurzaming Energiekosten Andere huisvestingskosten Totaal huisvestingskosten

2022 176. 216 25. 893 857. 205 89. 242 169. 704 24. 696 1.342.956

2023 192. 800 32. 500 808. 000 87. 800 229. 000 21. 600 1. 371.700

2023 187. 408 20. 548 898. 859 46. 970 370. 745 35. 459 1. 559.988

Huurkosten

De Citadel in Den Bosch wordt gehuurd van het Rijksvastgoedbedrijf. Per l januari 2019 is er een nieuwe huurovereenkomst afgesloten met een looptijd van 3 jaar. Na afloop van deze periode loopt de overeenkomst voor onbepaaldetijd door. De huurprijs is gebaseerd op de financieringslastenen de boekwaardevan De Citadel. Dit bedragwordt verhoogd met een opslagvoor het Rijksvastgoedbedrijfvoor eigenaarslasten. De in rekening gebrachte huur voor De Citadel over 2023 bedroeg 187.408. Toevoe in onderhoud en instandhoudin

Per l januari 2019 is het eigenaarsonderhoud door het RVB overgedragen naar het BHIC. Het Rijk blijft eigenaar, maar het BHICis verantwoordelijk voor het onderhoud en de instandhoudingvan De Citadel. Daartoe is een onderhouds-en instandhoudingsplan opgesteld met een looptijd van 30 jaar. De berekende toevoeging aan de gevormde voorziening bedraagt 898. 859. Het restant van deze post betreft de toevoeging aan de onderhoudsvoorzieningvan de locatie Grave, een bedragvan 4.911. Onderhoud en verduurzamin

Dit betreft het klein onderhoud en inrichtingskosten, wat niet is opgenomen in het meerjarig onderhoudsen instandhoudingsplan.Voor de locatie in Den Bosch komt dit uit op 15.800 en voor Grave op 3. 100. Verder betreft dit ons aandeel in de kosten van het beheer en onderhoud van het gezamenlijke pand in

Grave, via de Vereniging Van Eigenaren Zuid-Ooster Grave ( 23. 100). Ten slotte zijn er kosten gemaakt voor mogelijke verduurzamingsmaatregelengenoemd in het EPA-U (Energie PrestatieAdvies Utiliteitsgebouwen)

( 5.000). Ener iekosten

De energie wordt centraal ingekocht door het Rijksvastgoedbedrijf en ook wij hebben last van de gestegen energieprijzen. Een belangrijk aspect bij het uitvoeren van onze wettelijke taak is het in goede staat houden van de overgedragen fysieke archieven. In de Archiefwet en daaruit voortvloeiende Archiefregelingzijn eisen vastgelegd over het klimaat in de archiefdepots. Dit betreft dan onder meer constante waarden voor temperatuur (tussen 16 en 20 graden) en luchtvochtigheid (tussen 45% en 55%).

abel) -

27 . . li' i;a r"

We zijn in 2023 geconfronteerd met hoge energieprijzen die hebbengeleid tot een forse overschrijding, ondanks het deels anticiperen hierop in de begroting 2023. Aan de handvan de mogelijke verduurzamingsmaatregelen genoemd in het EPA-U (Energie Prestatie Advies Utiliteitsgebouwen), zijn we gestart met terugdringen van het energieverbruik. Kijkend naar de verbruikscijfers lijken we daareen goede start mee te hebben gemaakt. Het gasverbruik is in 2023 gedaald met 5,6% ten opzichtevan 2022. Wel is het zo dat het gasverbruiksubstantieel beïnvloed wordt door het wel of niet hebben van een strenge winter. De klimaatinstallaties van het BHIC, waarmee ook het klimaat van de depots 24/7 wordt geregeld, worden voor een belangrijk deel elektrisch aangestuurd. De kosten van elektra zijn in de begroting ook hogerdan de kosten van gas. Het elektraverbruik is in 2023ten opzichtvan 2022 met 4,4% gedaald. De kosten van gas bedroegen in 2023 68.500, van elektra 299. 500 en van water 2.700. Andere huisvestin skosten

Onder deze post vallen de schoonmaakkosten, gevel-en glasbewassing en de bewakings-en beveiligingskosten.

Werkelijk Organisatiekosten Kantoorkosten, telefonie en dataverbindingen Advies-, administratie- en accountantskosten Automatiseringskosten Algemene kosten

Andere organisatiekosten Totaal organisatiekosten

2022 44. 438 50. 857 109. 035 32. 224 10. 744 247.298

Begroting 2023 49. 700 51. 500 105. 000 36. 200 1. 300 243. 700

Werkelijk 2023 53. 974 40. 843 108. 755 31. 134 13. 223 247.929

Onder automatiserin skosten vallen de licentiekosten en onderhouds-en servicecontracten van de ICT-

voorzieningen. De al emene kosten betreffen reiskosten, bestuurskosten, representatiekosten, verzekeringen en bijdragen aan brancheorganisaties.Onder andere or anisatiekosten vallen onder meer inkoop, catering en koffievoorzieningenvoor bezoekers.

Werkelijk Afschrijvingen Gebouwen

Verbouwingen Installaties Inventarissen

Depotinrichtingen ICT- hardware

2022 46. 277 1. 578 29. 378 19. 482 29. 310 104. 416

Begroting 2023 46. 300 1.600 7. 100 28. 800 29. 200 104. 800

Werkelijk 2023 46. 277 1. 578 7. 147 27. 791

30.325 107. 129

ICT- software

35.550

34.800

34.070

Totaal afschrijvingen

265.991

252.600

254. 317

Werkelijk Collectiebeheer

2022

Transport archiefen aankoop collecties Gebruiksgoederen en onderhoudskosten depots Scannen door derden en digitaliseringskosten Internet-, cloud- en hostingsdiensten Inhuur derden en ontwikkeling

3.297 13.635 91.206 177.756 115.412

Totaal collectiebeheer

401.306

Begroting 2023 7. 500

Werkelijk 2023

22.000 130.000 196.500 55.800

1.073 18.269 81.951 239.405 61.232

411.800

401.931 28