Archiefverordening gemeente Bernheze 2021

Registratienummer: '|-514564

\ í

Raadsvoorstel Datum vergadêring )

anuari 2021

Agendapunt: Onderuêrp:

nte Bernheze2O2l

Portefeu illehouder:

Heesch, 07-12-2020

lnleiding Het bestuur van de gemeente Bernheze is verantwoordelijk voor de zorg voor de documenten die de gemeente ontvangt of opmaakt. Deze verantwoordelijkheid omvat het beschikbaar stellen en houden van voldoende financiële middelen, voldoende (deskundig) personeel, (kwalitatief) voldoende archiefruimten en systemen die voldoen aan de eisen voor digitale archivering en duurzame opslag. Deze verantwoordelijkheid wordt vastgelegd in de Archiefverordening die door de gemeenteraad dient te worden vastgesteld, zoals voorgeschreven in de Archiefiruet 1995, artikel 30.1 Deze versie van de Archiefverordening vervangt de Archiefuerordening gemeente Bernheze 2006. ln deze nieuwe Archiefverordening zijn de rollen van het Brabants Historisch lnformatie Centrum (BHIC) en provincie specifieker omschreven. Daarnaast was de Archiefverordening gemeente Bernheze 2006 minder toegerust op de digitalisering van het informatiebeheer. ln de Archiefverordening gemeente Bernheze 2021 wordt de samenhang van de zorg voor de archieven met de overige onderdelen van het (digitale) informatiebeheer specifieker benoemd. ln het proces van het ontwikkelen van deze nieuwe Archiefverordening zijn vertegenwoordigers van het provinciaal interbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer en het BHIC betrokken geweest. .

Voorstel Het vaststellen van de Archiefverordening gemeente Bernheze 2021

Argumenten 1.1 Helder geformuleerde verantwoordelijkheden en afspraken met betrekking tot de zorg voor de archieven ln de ArchieÍverordening zijn de verantwoordelijkheden van de gemeente Bernheze met betrekking tot de zorg voor het archief van de gemeente vastgelegd.

1.2 Uitgangspunt voor nadere invulling van deze verantwoordelijkheden De nieuwe Archiefverordening vormt het uitgangspunt voor nadere invulling van regelgeving en vernieuwingen van het archiefbeheer

1.3 Aanpassing aan nieuwe ontwikkelingen op het terrein van archiefbeheer De nieuwe Archiefverordening is meer afgestemd op de nieuwe ontwikkelingen met betrekking tot het archiefbeheer 1

.4 Wettel ijke verpl ichting

Het vaststellen van een Archiefverordening is een wettelijke verplichting, voorgeschreven in de Archiefwet 1995, artikel 30.1

Risico's Na vaststelling van de Archiefverordening wordt deze ter instemming naar Gedeputeerde Staten gestuurd. Gedeputeerde Staten kan het college van B & W aanspreken op haar bestuurlijke verantwoordelijkheden. Bij de uitvoering van het toezicht wordt gekeken of B & W voor goede randvoorwaarden zorgt. Wanneer hieraan niet wordt voldaan kan in het uiterste geval overgegaan worden tot het toepassen van juridische of financiële sancties

Kosten en dekking ln de Archiefverordening gemeente Bernheze 2021 worden geen voorstellen gedaan die vragen om het beschikbaar stellen van extra budget. Wel kunnen er voor de nadere invulling van de verantwoordelijkheden, vastgelegd in de Archiefverordening, voorstellen worden gedaan waarvoor budget nodig zal zijn.

Vervolg Na instemming van de gemeenteraad wordt Gedeputeerde Staten geïnformeerd dat de gemeenteraad een nieuwe Archiefverordening heeft vastgesteld. Aan het college van B & W zullen ter vaststelling verdere regelgeving en voorstellen worden voorgelegd waarin de verantwoordelijkheden genoemd in de Archiefverordening gemeente Bernheze 2021 conueet worden ingevuld.

Evaluatie Op de uitvoering van een goede zorg voor de documenten ontvangen of opgemaakt door de gemeente Bernheze wordt toezicht gehouden door het lnterbestuurlijk toezicht informatie- en archiefbeheer en het BHIC. Zij rapporteren hun bevindingen aan het college van B & W. B ijlage(n): De bijlage(n) zijn digitaal beschikbaar.

. Raadsbesluit Archiefverordening gemeente Bernheze 2021 (V151488) o Archiefverordening gemeente Bernheze 2021 (Vl514283)

Burge

Peggy

r en wethouders,

rkmans

Marieke

n

bu

2