Antwoorden op vragen VVD over Archiefverordening 2021.docx
Tekst van het document
Archiefverordening gemeente Bernheze 2021 Technische vragen m.b.t. agendapunt 7 van de Cie. Bestuur & Strategie op 11 januari 2021
Artikel 1, lid 2 Burgemeester en wethouders dragen hierbij zorg voor de onderlinge samenhang met andere onderdelen van het gemeentelijk informatiebeleid en treffen daartoe de nodige maatregelen. Vraag 1: Kunt u voorbeelden geven van maatregelen die getroffen zijn om het archiveringsbeleid af te stemmen op andere domeinen binnen het gemeentelijk informatiebeleid? Antwoord 1: Op 24 maart 2020 heeft het College ingestemd met het substitutie besluit (Toepassen substitutie/vervanging analoge archiefbescheiden) met terugwerkende kracht vanaf 01 januari 2020). Vanaf dit moment is binnen het archiefbeheer van de gemeente Bernheze (betreffende documenten vanaf 1 januari 2020) het digitale archief leidend. Met betrekking tot onderdelen van het digitale archiefbeheer voor handhaving en de afhandeling van principeverzoeken en bestemmingsplannen zijn er goed werkende koppelingen tussen verschillende systemen gerealiseerd om het beheer zo efficiënt mogelijk uit te voeren.
Artikel 3 Taken gemeentearchivaris Vraag 2: Is de functie van gemeentesecretaris volledig uitbesteed aan het BHIC of heeft de gemeente Bernheze op dit moment (ook) een eigen gemeentearchivaris (voor de informatie die nog niet is overgedragen aan het BHIC)? En, zo ja, is dit dan een aparte functie of een taak die belegd is bij een andere gemeentefunctionaris? Antwoord 2: De functie van gemeentearchivaris is volledig uitbesteed aan het BHIC – de archivaris van het BHIC functioneert als gemeentearchivaris van de gemeente Bernheze. Dit doet hij ook voor alle andere, bij het BHIC aangesloten, gemeenten. De gemeentearchivaris houdt toezicht op het beheer van documenten die nog niet zijn overgedragen aan het BHIC. Artikel 4 Verantwoording door burgemeester en wethouders Burgemeester en wethouders informeren de gemeenteraad jaarlijks over de uitoefening van de aan hen opgedragen zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. Vraag 3: Wanneer heeft deze informatieverstrekking in 2020 plaatsgevonden of, indien dit niet gebeurd is, van wanneer dateert de laatste rapportage? Antwoord 3: Op 30 juni 2020 is er een Notitie ter informatie voor commissie/raad gezonden met de rapportage over het Archief- en Informatiebeheer over 2019
Namens de fractie VVD-Bernheze, Paul Kremers, burgerlid