Adoptieadvies collegevoorstel Wijziging GR

Collegevoorstel

Portefeuille

Economie, financiën, dienstverlening

Zaaknummer

J.H.M. Goijaarts B&W datum

14 november 2023

Documentnr.

Datum voorstel 15 november 2023

Werkatelier

Informatiebeheer

Steller

Antoine van der Velden

Subsidie

Nee

Regionale afstemming

Ja

Participatie Openbaar Persbericht

Ja Nee

Onderwerp Wijziging Gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum.

Samenvatting Door wijziging van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen en door wijziging van de archiefwet per 1-1-2025 moet de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC) per die datum gewijzigd worden. Tekst besluitenlijst In stemmen met de wijziging van de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum; Tevens in te stemmen met het voorstel met betrekking tot het Algemeen en Dagelijks bestuur met twee onafhankelijke leden. Daarnaast de gemeenteraad voor te stellen geen zienswijze in te laten dienen ten aanzien van de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum per 1-1-2025;

Voorgesteld besluit • In te stemmen met de nieuwe gemeenschappelijke regeling. • In te stemmen met het voorstel om per deelnemer de portefeuillehouder deel te laten nemen. • In te stemmen om in het Dagelijks bestuur twee onafhankelijke leden op te nemen. • De gemeenteraad voor te stellen geen zienswijze in te dienen ten aanzien van de voorgestelde wijziging van de gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum per 1-1-2025;

Intern overleg Nee Extern overleg Ja

Zaaknummer

Naam

Datum

Naam Jan Kriek Directeur BHIC; Rob de Greef (Coorperación)

Datum 20 oktober 2023

Pagina 2 van 5

datum 5 november 2023

Bijlage bij Collegevoorstel Zaaknr.:

Wettelijk kader

Wet(ten) + artikel(en)

Relatie met programmabegroting en/of Mijlpalen voor Meierijstad Eerder genomen besluiten

Eerder genomen besluiten intrekken Nee

Besluit B&W Datum 26 april 2021 Nr. 1948381692 Technische wijziging GR door uittreding Gemeente Haaren. Besluit Raad Datum 5 november 2020 Nr. 1948339886; Toestemming tot aanpassing van der gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Centrum

Besluit B&W Datum Nr. Besluit Raad Datum Nr.

Waarom naar het college? Bij collegeregelingen moeten de colleges het ontwerp van de gemeenschappelijke regeling eerst toezenden aan de gemeenteraden. De gemeenteraad kan binnen acht weken na ontvangst van de ontwerpregeling zijn zienswijze over de ontwerpregeling geven. De raad mag ook van de mogelijkheid tot het geven van zienswijzen afzien. Voor deze zienswijzenprocedure geldt dus dat het college de ontwerpregeling voor zienswijzen aan de raad zendt. Aanleiding Op grond van de nieuwe archiefwet die naar verwachting per 1 januari 2025 van kracht zal worden, zal de minister uit de huidige gemeenschappelijke regeling Brabants Historisch Informatiecentrum stappen. Om te voorkomen dat de GR tweemaal in korte tijd gewijzigd moet worden, worden ook de wijzigingen, die voortvloeien uit de Wet gemeenschappelijke regelingen, die op 1 juli 2022 gewijzigd is, per die datum doorgevoerd in deze wijziging van de gemeenschappelijke regeling.

Argumenten De GR is een zogenoemde collegeregeling. Dat betekent dat uitsluitend de colleges van burgemeester en wethouders deelnemen. De gemeenteraden zijn dus geen deelnemer.

Kanttekeningen

Zaaknummer

Pagina 3 van 5

datum 5 november 2023

Tot 1 januari 2025 hebben we nog met de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap als deelnemer te maken. Dit hangt o.a. af van de nieuwe archiefwet die naar verwachting per 1 januari 2025 van kracht zal. De Wgr onderscheidt expliciet in de zienswijzenprocedure en een daarop volgende toestemmingsprocedure. Deze kunnen niet gelijktijdig doorlopen worden om zo tijd te winnen. Dan is namelijk weer sprake van de procedure zoals die tot 1 juli 2022 gold. Daarnaast kan dan in gemeenten die geen zienswijzen indienen (en dus meteen toestemming zouden verlenen) geen rekening meer worden gehouden met wijzigingen die eventueel doorgevoerd worden naar aanleiding van zienswijzen van andere gemeenteraden. De gemeenteraden moeten immers uiteindelijk wel allen toestemming geven voor dezelfde gemeenschappelijke regeling. De taken zoals die thans zijn opgenomen in de gemeenschappelijke regeling bevatten ook de overdracht van de bevoegdheden door de minister aan het bestuur van BHIC. Deze moeten geschrapt worden, omdat de minister straks geen deelnemer meer is en daardoor niet langer gebonden wordt door de gemeenschappelijke regeling. De delegatie van deze bevoegdheden wordt bij ministerieel besluit geregeld. De bevoegdheidsbepalingen zullen daarom aangepast moeten worden. Dit is grotendeels een technische exercitie.

Communicatie Het BHIC heeft samen met Rob de Greef (Specialist in het samenwerkingsvraagstuk bij overheden) voorlichtingsbijeenkomsten gehouden voor de Griffiers en beleidsmedewerkers van de aangesloten gemeenten en waterschappen

Participatie Als adoptiegemeente stelt de gemeente Meierijstad een adoptieadvies op voor de deelnemers aan deze gemeenschappelijke regeling . Duurzaamheid In de bestuursconvenant duurzame samenwerking ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de Regionale Historische centra is een voortzetting van de samenwerking, het beheer en de toegankelijkheid van de Rijksarchiefcollecties vastgelegd. Financiële toelichting De aanpassing van de gemeenschappelijke regeling heeft geen financiële gevolgen voor de deelnemers. Bij het uittreden door de invoering van de Archiefwet 2021 van de minister van OCW is een convenant gesloten, waarbij is afgesproken dat de minister de papieren Rijksarchieven in de provincie Noord-Brabant bij het BHIC zal blijven onderbrengen. Dit wordt geregeld via een delegatiebesluit en een specifieke uitkering, welke de minister op grond van de nieuwe Archiefwet kan nemen resp. kan toekennen.

Planning In Bijlage 1 is een Maandplanning opgenomen waarin de stappen opgenomen zijn om te komen tot de inwerkingtreding van de gemeenschappelijke regeling per 1-1-2025

Zaaknummer

Pagina 4 van 5

datum 5 november 2023

Rechtsbescherming Nvt Monitoring en evaluatie Evaluatie en monitoring vindt plaats gedurende het vaststellingstraject en in de portefeuillehouders-

overleggen van het BHIC Bijlage(n) 1 Wijzigingsbesluit Gemeenschappelijke regeling BHIC 2024 vs4 (schoon) 2 BHIC Was-wordt lijst vs1 3 Memo BHIC Rob de Greef 4 Bijlage 1 Maandplanning 5 Bijlage 2 Advies BoelsZanders Advocaten 6 Bijlage 3 Ontwerp-basisregeling BoelsZanders voor RHC Limburg 7 Bijlage 4 Overzicht GR-en Brabant Noord 8 Bijlage 5 VNG-Handreiking Wijziging Wgr 9 Bestuursconvenant OCW - RHC's 10 Wijziging GR - Voorstel onafhankelijke bestuurders

Zaaknummer

Pagina 5 van 5

datum 5 november 2023