Adoptieadvies

20

Datum

20 april 2021 Onderwerp

Aantal bijlagen

Begroting 2022 en jaarstukken 2020 van het

3

Brabants Historisch Informatie Centrum (BHIC)

Wat adviseert het college te besluiten? De volgende zienswijze te geven op de Begroting 2022 en Jaarverslag/jaarrekening 2020 van Brabants Historisch Informatie Centrum: 1.

In te stemmen met de begroting 2022;

2.

Kennis te nemen van de Jaarrekening 2020 en het Jaarverslag 2020 van het Brabants Historisch Informatiecentrum (BHIC);

3.

In te stemmen met het voorstel het gerealiseerde positieve resultaat van € 32.123,toe te voegen aan de bestemmingsreserve e-depot infrastructuur.

Wat is de aanleiding voor dit advies? Het BHIC voert namens deelnemende gemeenten taken uit voor het ordenen, beheren, ontsluiten en toegankelijk maken van het archiefmateriaal. De begroting geeft aan welke koers zij hanteert voor 2022 en welke plannen en projecten zij daarvoor wil uitvoeren. Het jaarverslag en de jaarrekening geven aan hoe het jaar 2020 inhoudelijk en financieel verlopen is. Via de zienswijze kan de gemeenteraad zijn beleidsmatige en/of financiële aandachtspunten meegeven.

Volgvel

Ons kenmerk

2

Welk resultaat willen we bereiken? We bereiken duidelijkheid over de koers die het BHIC hanteert en over de plannen en projecten voor 2021 en 2022. De gemeenteraad kan mede richting geven aan de inhoudelijke en financiële koers van het BHIC door zijn zienswijze te geven. In de beleidsnotitie ‘Waarheen leidt de weg? 2019-2022’ zijn de volgende ambities geformuleerd door het BHIC: Het BHIC is het genealogisch centrum voor Brabant; - Het BHIC wordt het Brabants centrum voor beeld en geluid; - Het BHIC schrijft Brabantse geschiedenis; - Versterking van marketing & promotie; - Het BHIC is het eerste RHC dat over een volwaardig e-depot beschikt. Bij de uitvoering van de wettelijke taak voor beheer, ordening en toegankelijkheid van het archiefmateriaal wil het BHIC in 2022 veel aandacht besteden aan de verdere ontwikkeling van het e-depot. Dit heeft geen verhoging van de begroting tot gevolg. Op termijn kan dit wel aan de orde zijn. Welke argumenten zijn er voor dit advies? 1.1. De begroting 2022 van het BHIC past binnen het bestaande beleid. De begroting 2022 en de meerjarenbegroting 2022-2025 zijn structureel sluitend, ondanks dalende opbrengsten. Begin maart 2021 heeft de Minister, vrij onverwacht, het voornemen geuit de DTR-gelden (Digitale Taken Rijk) vanaf 2022 stop te zetten.

Deze gelden (€ 160.100) worden sinds 2017 verstrekt en spelen een belangrijke rol bij de ontwikkeling en voorbereiding van het BHIC op het leveren van e-depotdiensten aan onze deelnemers. Het Ministerie heeft verzocht de beëindiging in de begroting 2022 te verwerken. Naast deze ombuiging is er met een beperkte voorlopige indexatie gerekend voor stijgende lonen en prijzen van 1,46% (1,5% voorlopige index 2022 minus 0,04% correctie vastgestelde index 2020). Zoals gebruikelijk wordt de indexering (later) gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister van OCW vastgestelde indexeringspercentage. De begroting 2022 is in overeenstemming met de Kadernota 2022. De gemeenteraad had geen reden gehad om een zienswijze in te dienen op de Kadernota 2022 (raadsbesluit d.d. 11 maart 2021). De daaruit voorvloeiende ontwerpbegroting 2022 geeft daarom ook geen aanleiding tot het maken van op- of aanmerkingen.

Volgvel

Ons kenmerk

3

2.1 De jaarrekening 2020 is door het bestuur van het BHIC vastgesteld. Overeenkomstig de Wet Gemeenschappelijke Regelingen kent de vaststelling van de jaarrekening geen procedure waarbij de raad bedenkingen of zienswijzen kan indienen. De raad wordt wel geïnformeerd over de jaarrekening. De jaarrekening van het BHIC is door de accountant gecontroleerd en goedgekeurd en geeft een positief resultaat over 2020 van € 32.123. 3.1.

Het is zinvol om het batig saldo 2020 toe te voegen aan de bestemmingsreserve edepot infrastructuur.

In de beleidsnotitie ‘Waarheen leidt de weg? 2019-2022’ zijn de ambities voor de komende jaren beschreven. Om de ambitie ‘Het BHIC beschikt over een volwaardig e-depot’ te realiseren, zijn twee bestemmingsreserves gevormd. Een bestemmingsreserve e-depot infrastructuur en een bestemmingsreserve e-depot uitvoering. De bestemmingsreserve e-depot infrastructuur bestaat uit positieve exploitatiesaldi. Het BHIC zet deze gelden in om portalen voor het ontsluiten en toegankelijk maken van digitaal overgedragen archief mogelijk te maken. Ook zet ze deze middelen in voor de kosten van onder andere een goede netwerkbeveiliging. De bestemmingsreserve e-depot uitvoering bestaat eveneens uit positieve jaarrekeningsaldi.. Deze middelen zet het BHIC in om in eigen beheer een e-depot te ontwikkelen. De expertise die daarvoor nodig is, huurt het BHIC in. De extra toevoegingen vanuit de positieve exploitatiesaldi van de afgelopen jaren zorgen ervoor dat de ontwikkeling van het e-depot door kan gaan, zonder dat hiervoor de komende jaren een extra bijdrage van de deelnemers wordt gevraagd. Op termijn zal voor een volledig werkend e-depot waarschijnlijk € 1,10 per inwoner per jaar moeten worden gevraagd.

Wat zijn tegenargumenten of risico’s? Huisvestingskosten Vanaf 2019 is voor een proefperiode van drie jaar het eigenaarsonderhoud van De Citadel door het Rijksvastgoedbedrijf overgedragen aan het BHIC. Het Rijksvastgoedbedrijf blijft wel eigenaar van het rijksgebouw. Doordat het BHIC nu verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud stijgt de compensabele BTW voor de deelnemende gemeenten. Dit zorgt ervoor dat per saldo onze bijdrage iets lager wordt. Met instemming van het Rijksvastgoedbedrijf mag het te behalen voordeel van het zelf uitvoeren van het onderhoud en de instandhouding van De Citadel, binnen de doelstellingen

Volgvel

Ons kenmerk

4

van het BHIC, vrij worden besteed. Er is nog wel een beperking: het (rijks)geld mag niet gebruikt worden voor structurele verlaging van de jaarlijkse bijdragen van de deelnemende gemeentes. Dat wil niet zeggen dat de deelnemende gemeentes niet indirect zouden kunnen profiteren van het voordeel, bijvoorbeeld bij de ontwikkeling van het e-depot, digitalisering en verbetering van de dienstverlening. Bij het in onderhoud nemen van De Citadel wordt het BHIC geacht te handelen “als ware zij eigenaar”. De Citadel is een voormalig fort gebouwd in de 17e eeuw. Voor de risico’s die hiermee samenhangen is een bestemmingsreserve gevormd. In 2021 wordt deze proefperiode geëvalueerd. Voorlopige indexering Bij het opstellen van de begroting wordt uitgegaan van een voorlopig indexeringspercentage 2022 (zie 1.1). De indexering wordt later (positief of negatief) gecorrigeerd aan de hand van het door de Minister vastgestelde rijks-indexeringspercentage. Waar moeten we rekening mee houden? a. Financiën De bijdrage van de gemeente Oss aan het BHIC bedraagt in 2021 € 333.600. Voor 2022 is de bijdrage door het BHIC begroot op € 338.500. In onze gemeentelijke meerjarenbegroting 2021-2024 is een bedrag opgenomen van € 333.600. Het verschil van € 4.900 is een gevolg van de indexering die het BHIC toepast van 1,46% (inclusief correctie van 2020).

Dit bedrag wordt gedekt door de stelpost loon-en prijscompensatie binnen onze begroting. De totale begroting van het BHIC bedraagt in 2021 € 5.654.900 en in 2022 € 5.645.400. b. Communicatie Het BHIC ontvangt het besluit van de raad. c. Uitvoering nvt d. Overlegd met - Binnen de regio Brabant-Noord werken gemeenten met elkaar samen bij toetsing en beoordeling van de Kadernota’s en begrotingen die gemeenschappelijke regelingen opstellen, het zogeheten adoptieproces. Gemeente Meierijstad verzorgt het adoptievoorstel.

Volgvel

Ons kenmerk

5

- op 9 april 2021 is een overleg met de portefeuillehouders gehouden over de jaarstukken 2020 en begroting 2022. Wethouder F. den Brok was namens de gemeente Oss aanwezig. - F&C – René van Boekel - afdelingshoofd MM – Peter Noten

Bijlagen: 

Jaarrekening 2020 BHIC



Leeswijzer financiële stukken 2020



Jaarverslag 2020 BHIC

 

Begroting 2022 Adoptievoorstel en besluit

Samenvatting Het BHIC voert namens deelnemende gemeenten taken uit voor het ordenen, beheren, ontsluiten en toegankelijk maken van het archiefmateriaal. De begroting geeft aan welke koers zij hanteert voor 2022 en welke plannen en projecten zij daarvoor wil uitvoeren. Het jaarverslag en de jaarrekening geven aan hoe het jaar 2020 inhoudelijk en financieel verlopen is. Via de zienswijze kan de gemeenteraad zijn beleidsmatige en/of financiële aandachtspunten meegeven.