Accountantsverslag voor Jaarstukken 2022- GR Heesch West
Tekst van het document
VERTROUWELIJK Aan het bestuur en de directie van Gemeenschappelijke Regeling Heesch West Postbus 5 5340 BA Oss
Papendorpseweg 75-79 3528 BJ UTRECHT telefoon (088) 236 95 00 e-mail Audit@flynth.nl
Kenmerk
Behandeld door
Datum
661077231/RB/1030
drs. R. Buiteman RA
14 april 2023
Onderwerp
Accountantsverslag 2022
Geachte leden van het bestuur en de directie, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2022. Dit verslag bevat de belangrijkste uitkomsten van onze werkzaamheden, waarvan wij vinden dat die voor u relevant zijn voor een goed begrip van de jaarrekening 2022, en voor het beoordelen van de financiële positie van Gemeenschappelijke Regeling Heesch West (hierna: GR Heesch West). De jaarrekening is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de directie en het bestuur. In overeenstemming met uw opdracht hebben wij de jaarrekening 2022 gecontroleerd. Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van de GR Heesch West. De bevindingen en beschouwingen in dit verslag komen voort uit onze controlewerkzaamheden. Het verslag van bevindingen is, zoals hiervoor reeds verwoord, bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2022. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
Wij bedanken de medewerkers van GR Heesch West voor de prettige samenwerking en een soepele eerste gezamenlijke afronding van het jaarrekeningtraject, en zijn vanzelfsprekend graag bereid een nadere toelichting te verstrekken.
Hoogachtend, Astrium Overheidsaccountants Onderdeel van Flynth Audit B.V.
Digitaal ondertekend door Roelant Buiteman
drs. R. Buiteman RA
Flynth Audit B.V. is lid van BKR International. Bankrekeningnummer IBAN NL67 RABO 0106 6642 20 - BIC: RABONL2U. Handelsregister 09063021. www.flynth.nl. Dienstverlening vindt plaats onder algemene voorwaarden, op aanvraag verkrijgbaar en gedeponeerd bij de KvK in Arnhem
Accountantsverslag GR Heesch West – Boekjaar 2022
661077231/RB/1030
1
1.
Inleiding
In het kader van de door het bestuur aan ons verstrekte opdracht voor de controle van de jaarrekening 2022 van de GR Heesch West brengen wij u hierbij verslag uit van onze belangrijkste bevindingen naar aanleiding van onze jaareinde controlewerkzaamheden die wij onlangs hebben uitgevoerd.
Het accountantsverslag is als volgt opgebouwd: Hoofdstuk 1
Inleiding.
Hoofdstuk 2
Kernpunten van onze controle.
Dit accountantsverslag is bedoeld om u te ondersteunen in uw beoordeling van de jaarrekening 2022. Wij wijzen u erop dat uw controlerende taak uiteraard verder gaat dan uitsluitend het financieel getinte perspectief vanuit de accountantscontrole.
Hoofdstuk 3
Analyse van financiële resultaten en positie.
Hoofdstuk 4
Interne beheersing en automatisering.
Hoofdstuk 5
Rechtmatigheid.
Deze rapportage beschrijft op hoofdlijnen onze controleaanpak en de belangrijkste aangelegenheden die wij tijdens onze controle in overweging hebben genomen. Wij zijn van mening dat de reikwijdte van onze werkzaamheden en de resultaten daarvan een deugdelijke basis vormen voor ons oordeel over de jaarrekening van GR Heesch West.
Hoofdstuk 6
Overige bevindingen (jaarrekeningcontrole 2022).
Onze werkzaamheden zijn erop gericht een oordeel te kunnen geven over de jaarrekening 2022 van GR Heesch West en niet primair op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie. De bevindingen in deze brief zijn daarom beperkt tot de punten die voortvloeien uit de controle van de jaarrekening.
Bijlagen: A.
Niet-gecorrigeerde controleverschillen en/of onzekerheden.
B.
Onafhankelijkheidsbevestiging en overige dienstverlening.
Wij hebben deze rapportage in concept afgestemd met de directie. Eventuele vragen en opmerkingen uit die afstemming zijn in het definitieve verslag verwerkt.
661077231/RB/1030
2
2. Kernpunten van onze controle 661077231/RB/1030
3
2.
Kernpunten van de controle
2.1 Controleverklaring
De jaarrekeningcontrole is uitgevoerd zoals overeengekomen in de opdrachtbevestiging voor de jaren 2021-2023 d.d. 23 december 2021. Wij zijn voornemens bij de jaarrekening 2022 een goedkeurende controleverklaring te verstrekken voor zowel de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring zenden wij u, samen met een gewaarmerkte set van de jaarrekening separaat toe.
2.2 Reikwijdte van de controle
Met de opdrachtbevestiging heeft u ons de opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2022. De reikwijdte van onze controle staat hierin omschreven. Er is gedurende het verloop van de controle over 2022 op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle. Tijdens de uitvoering hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voor 2022 voldoende voor de doelstelling van onze controle.
2.3 Grondslagen
De accountantscontrole omvat onder meer een onderzoek naar de toepassing van de juistheid van de grondslagen in de jaarrekening. Naar onze mening zijn de door bestuur gekozen grondslagen voor waardering en resultaatbepaling aanvaardbaar, in lijn met wet- en regelgeving en consistent toegepast. In het boekjaar 2022 zijn ten opzichte van voorgaande jaren geen wijzigingen doorgevoerd in de keuze of de toepassing van de belangrijkste verslaggevingsgrondslagen uit het BBV.
2.4 Schattingen
Schattingen op basis waarvan een aantal jaarrekeningposten worden bepaald zijn gebaseerd op inzichten van de GR. Wij hebben de belangrijkste gehanteerde factoren en veronderstellingen beoordeeld. Wij hebben vastgesteld dat de schattingen en veronderstellingen aanvaardbaar zijn in het kader van de jaarrekening als geheel.
2.5 Onafhankelijkheid
▪ ▪ ▪
2.6 Goedkeuringsen rapporteringstolerantie
661077231/RB/1030
Astrium Overheidsaccountants, onderdeel van Flynth Audit B.V. (hierna: Flynth) is onafhankelijk van GR Heesch West en voor zover wij weten heeft zich geen inbreuk voorgedaan op de van toepassing zijnde regels en het beleid ten aanzien van onafhankelijkheid. Ons zijn geen relaties bekend tussen Flynth en GR Heesch West, die naar ons professionele oordeel mogelijk van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bijlage B bevat een nadere uiteenzetting van onze onafhankelijkheid.
De materialiteit bij de planning en uitvoering van de jaarrekeningcontrole 2022 bedraagt circa € 150.000 (1% van de totale bedrijfslasten van GR Heesch West, gecorrigeerd voor de incidentele impact van de overheveling van de grondexploitatie in 2022). Deze materialiteit vloeit voort uit de wettelijk voorgeschreven (minimum-) vereisten, zoals opgenomen in de Bado en het door het bestuur vastgestelde controleprotocol voor 2022, en ligt in lijn met het voorgaande boekjaar. Conform het controleprotocol rapporteren wij in dit verslag alle bevindingen met een financiële impact groter dan € 7.500.
4
Goedkeuringstoleranties Fouten
75% van de materialiteit
€ 115.000 € 345.000
Onzekerheden Rapporteringstoleranties Fouten
€
7.500
Onzekerheden
€
7.500
Geconstateerde fouten en onzekerheden (zie verder bijlage A van deze rapportage)
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Fouten
€0
€ 102.007
Onzekerheden
€0
€
0
Wij hebben vanuit onze controlewerkzaamheden geen ongecorrigeerde fouten geconstateerd ten aanzien van de getrouwheid van de cijfers. Wel hebben wij geconstateerd dat sprake is van een onrechtmatigheid op het gebied van Europese aanbestedingen. Het contract met Akro Consult is niet conform EU-aanbestedingsprocedures aanbesteed. De gemaakte kosten in 2022 en toerekenbaar aan 2022 hebben € 102.007 bedragen. Deze rechtmatigheidsbevinding is lager dan de goedkeuringstolerantie (€ 115.000) en heeft derhalve geen gevolgen voor de strekking van onze controleverklaring. Wij hebben vanuit onze controlewerkzaamheden geen onzekerheden geconstateerd. 2.7 Continuïteit
Op basis van artikel 35 van de Gemeenschappelijke Regeling wordt niet gestreefd naar vermogensopbouw in de jaarrekening van de GR Heesch West maar dragen de deelnemers de verplichting om in geval van een tekort aan middelen de GR te ondersteunen. Eventuele positieve of negatieve exploitatiesaldi worden verrekend met de deelnemende gemeenten.
2.8 Voorzieningen
Wij hebben gecontroleerd of de voorzieningen van GR Heesch West toereikend zijn. Daarbij hebben we specifiek beoordeeld of de gevormde voorzieningen voldoen aan de eisen en voorwaarden van het BBV. Overigens geldt dat altijd voldoende onderbouwing aanwezig dient te zijn alvorens een voorziening gevormd mag worden. Wij hebben vastgesteld dat de voorzieningen in de jaarrekening van een toereikend niveau zijn.
2.9 EU-aanbestedingen
GR Heesch West dient te voldoen aan de EU-aanbestedingsregels zoals eveneens op basis van uw eigen normenkader is vastgesteld. Wij hebben vastgesteld dat niet voor alle contracten is voldaan aan de EU-aanbestedingsregels. De waarde in 2022 van deze onrechtmatigheid is echter beneden de goedkeuringstolerantie waardoor deze bevinding geen impact heeft op ons oordeel.
661077231/RB/1030
5
Ten aanzien van de komende periode zien wij een reëel rechtmatigheidsrisico ten aanzien van meerdere afgesloten contracten die in het verleden niet (aantoonbaar) Europees zijn aanbesteed. Van deze contracten is de contractwaarde en contractduur afgelopen jaren als gevolg van door de organisatie moeilijk te beïnvloeden externe omstandigheden sterk toegenomen. In deze situatie is dan niet direct sprake van een onrechtmatigheid, maar gelden vanuit de rechtmatigheidsverantwoordelijkheid wel spelregels om tot een herzien oordeel ten aanzien van de betreffende contracten te komen. De organisatie kan in geval van onvoorziene omstandigheden de opdracht wijzigen zonder nieuwe Europese aanbestedingsprocedure, mits de wijziging geen verandering in de algemene aard van de opdracht betekent en de prijs niet meer dan 50% wijzigt ten opzichte van de oorspronkelijke waarde van de opdracht. Gezien deze bepaling adviseren wij u om de komende periode al hierop te acteren en de verwachte waarde van de overeenkomsten af te zetten tegen de oorspronkelijke waardebepaling bij gunning van de opdrachten, en op die uitkomsten te acteren.
661077231/RB/1030
6
3. Analyse van financiële resultaten en positie
661077231/RB/1030
7
3.
Analyse van financiële resultaten en de financiële positie
3.1 Financiële realisatie
Gezien de activiteiten van GR Heesch West en de afspraken met de deelnemende gemeenten is geen sprake van een financieel resultaat in de jaarrekening. GR Heesch West heeft in belangrijke mate de aangepaste begroting weten te realiseren.
3.2 Weerstandsvermogen, solvabiliteit en liquiditeit
GR Heesch West heeft mede conform de bepalingen in de Gemeenschappelijke Regeling Heesch West geen eigen middelen om tegenvallers op te vangen. Het eigen vermogen is licht negatief waardoor ook de solvabiliteit nagenoeg nihil is. De liquiditeit (vlottende activa zonder onderhandenwerk ten opzichte van de vlottende passiva) is 0,9. Gezien de taken van de GR en verantwoordelijkheid van de deelnemende gemeenten bij het realiseren van die taken vormt deze relatief lage ratio geen risico voor de continuïteit van de bedrijfsvoering.
3.3 Schattingen
De directie is verantwoordelijk voor het maken van schattingen bij het opmaken van de jaarrekening. Als accountant beoordelen wij de aanvaardbaarheid van deze schattingen. Op de volgende pagina hebben wij onze analyse van de belangrijkste schattingen opgenomen.
Belangrijke schattingen
Mate van subjectiviteit
Onze beoordeling 2022
Toelichting
2021
Voorziening ten aanzien van de grondexploitatie Heesch West
Gemiddeld
De grondexploitatie wordt conform de BBV jaarlijks geactualiseerd en op een consistente wijze gewaardeerd. Aan de voorziening liggen berekeningen en onderbouwingen ten grondslag waarbij op een conservatieve wijze de toekomstige risico’s worden gekwantificeerd.
Waardering debiteuren
Laag
Minimaal jaarlijks wordt de waardering van de debiteuren geactualiseerd. Wij kunnen ons vinden in de wijze waarop de waardering van de debiteuren en de overige vorderingen bepaald is.
Controleverschil
Voorzichtig
Evenwichtig
Optimistisch
Aanvaardbare bandbreedte – gebaseerd op materialiteitsoverwegingen
661077231/RB/1030
8
4. Interne beheersing en automatisering 661077231/RB/1030
9
4.
Interne beheersing en automatisering
4.1 Samenvatting bevindingen managementletter 2022
Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole 2022 hebben wij in het najaar 2022 de tussentijdse (interim) controle uitgevoerd. Deze interim-controle is primair gericht op de bedrijfsvoering binnen GR Heesch West en met name gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, hebben wij in dit hoofdstuk vastgelegd. Tijdens de interim-controle hebben wij met de verantwoordelijke functionarissen een gesprek gehad over actuele ontwikkelingen en de opzet en het bestaan van de processen en de eventuele wijzigingen daarin, en hebben wij opzet en bestaan van (geautomatiseerde) interne beheersmaatregelen beoordeeld. Wij hebben onze aanbevelingen voorzien van een kleurcodering om de prioriteit aan te geven. Prioriteit
4.2 Rechtmatigheidsverantwoording in jaarrekening 2023 ▲
661077231/RB/1030
Toelichting
▲
Bevinding is van groot belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten of de organisatie kwetsbaar is voor fraude en onrechtmatigheden. Naar onze mening moet deze bevinding direct opgepakt worden. Indien deze bevinding niet wordt opgevolgd zullen in de toekomst aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden benodigd zijn, dan wel kan dit impact hebben op de strekking van onze controleverklaring.
▲
Bevinding is van belang voor de kwaliteit van de administratieve organisatie en interne beheersing, waarbij een risico aanwezig is dat hierdoor de jaarrekening een afwijking van materieel belang kan bevatten. Opvolging is naar onze mening gewenst om aanvullende gegevensgerichte werkzaamheden te voorkomen.
▲
De opzet en het bestaan van de administratieve organisatie en interne beheersing is op orde. Met opvolging van deze bevinding kan de kwaliteit van de AO/IB nog verder worden verhoogd en kunnen efficiencyslagen worden behaald. Deze bevinding heeft geen impact op de accountantscontrole.
Vanaf jaarrekening 2023 dient de directie in het jaarverslag een rechtmatigheidsverklaring op te nemen waarin wordt verklaard of en in welke mate de organisatie heeft voldaan aan de vereisten van rechtmatigheid op de verschillende van belang zijnde aandachtsgebieden (met name prestatielevering, begrotingsrechtmatigheid en aanbestedingsrechtmatigheid). Het is van belang dat deze rechtmatigheidsverklaring is gestoeld op een gedegen aanpak en documentatie van werkzaamheden en bevindingen, en dat de werkzaamheden zijn uitgevoerd door een verbijzonderde interne controlefunctie (VIC), los van de lijnverantwoordelijke medewerkers. Startpunt vormt een gedegen risicoanalyse en daarop gebaseerd controleprogramma. GR Heesch West heeft een VIC controleplan opgesteld dat op korte termijn zal worden vastgesteld door het bestuur.
10
Aanbeveling Komende weken wordt het IC plan toegelicht in het bestuur. Wij adviseren u om na vaststelling door het bestuur spoedig te starten met de interne controlewerkzaamheden om kennis en ervaring op te bouwen en om eventuele verrassingen nog in het boekjaar 2023 te signaleren en daarop bij te sturen. Indien gewenst kijken wij tussentijds graag mee om ons een beeld te vormen en eventueel te adviseren. 4.3 Valideren van crediteurenstamgegevens ▲
Het aantal facturen en crediteuren in de administratie van GR Heesch West is relatief beperkt. Nu de grondexploitatie is overgedragen zal dit wijzigen en wordt en goede beheersing van het proces van inkopen en betalen meer dan voorheen relevant. Wij hebben geconstateerd dat bij het vastleggen en aanpassen van crediteurenstamgegevens in de financiële administratie geen check op de juistheid van de vastleggingen (met name bankrekeningnummer) plaatsvindt door nazoeken en/of nabellen om het bankrekeningnummer te valideren. Dat kan betekenen dat een onterecht gewijzigd bankrekeningnummer kan leiden tot betaling aan de verkeerde partij. Aanbeveling Wij adviseren om de controle op vastlegging en mutatie van bankrekeningnummers aan te scherpen via nazoeken en/of nabellen indien verzocht wordt om deze gegevens te wijzigen.
4.4 Afhankelijkheid van sleutelfunctionarissen ▲
Inherent aan een kleine organisatie is de afhankelijkheid van één of meerdere sleutelfunctionarissen. Ook bij GR Heesch West hebben wij deze afhankelijkheid gesignaleerd. Zo is de organisatie ten aanzien van kennis (continuïteit) en inzet (werkbelasting) met betrekking tot de grondexploitatie en sturing van de organisatie in belangrijke mate afhankelijk van de directeur. Ten aanzien van de bezetting van de financiële functie was deze afhankelijkheid er ook, maar is deze eind 2022 verminderd door meerdere medewerkers van de gemeente Oss in te werken op de processen van de financiële administratie. Wij hebben vernomen dat verschillende acties in gang zijn gezet om kwetsbaarheden in de bezetting te beperken, onder andere via het gaan betrekken van een inkoopadviseur bij de GR. Deze inkoopadviseur heeft ook kennis van, en ervaring met het inkoopproces bij de gemeente ’s-Hertogenbosch. Aanbeveling Wij onderschrijven de ingezette acties om de kwetsbaarheden in de bezetting te verminderen. Daarbij achten wij het met name van belang om de huidige afhankelijkheid van de directeur hierbij te betrekken en daarbij aspecten als het breder beleggen en borgen van kennis en informatie en het beoordelen van de gewenste span of control in de evaluatie te betrekken.
4.5 Versterken van het inkoopproces ▲
661077231/RB/1030
Zoals reeds gemeld bij punt 4.4 hebben wij vernomen dat de GR op het gebied van inkopen en aanbesteden ondersteund gaat worden door een inkoopadviseur die ook bekend is met de werkwijzen en processen van de gemeente ’s-Hertogenbosch. Doelstelling is om met deze ondersteuning te komen tot een goede inkoopkalender en de inkooppositie van de organisatie te versterken. Wij zien deze versterking als een belangrijke stap nu in 2022 de grondexploitatie is overgedragen.
11
Aanbeveling Wij adviseren om bij het versterken van de inkoopfunctie direct ook de aanbestedingsrechtmatigheid expliciet te benoemen. Dit mede gezien de risico’s op toekomstige onrechtmatigheden als gevolg van in het verleden op onderdelen niet helder gedocumenteerde gunningstrajecten dan wel niet juist gevolgde Europese aanbestedingstrajecten. 4.6 Betrouwbaarheid en continuïteit van de automatiseringsomgeving
Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen, die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Op grond van artikel 393 lid 4, Titel 9 Boek 2 BW rapporteren wij onze bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking in dit verslag. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de controle van de jaarrekening niet specifiek is gericht op de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Daarnaast maken wij in onze controleaanpak de afweging voor welke processen en stromen wij een gegevensgerichte aanpak passend vinden en voor welke processen en stromen wij in belangrijke mate steunen op de geautomatiseerde gegevensverwerking. Wij zijn van mening dat voldoende maatregelen zijn getroffen om de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking en informatievoorziening te waarborgen.
661077231/RB/1030
12
5. Rechtmatigheid 661077231/RB/1030
13
5.
Rechtmatigheid
5.1 Rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023
Vanaf de jaarrekening 2023 van gemeenten en gemeenschappelijke regelingen zal de directie verplicht zijn om een rechtmatigheidsverantwoording in het jaarverslag op te nemen. De formele wetswijziging is in 2022 vastgesteld en het BBV zal hierop in de komende periode worden aangepast. De accountant zal met ingang van het boekjaar 2023 zijn/haar oordeel geven over de getrouwheid van de jaarrekening waar de rechtmatigheidsverantwoording van uw directie onderdeel van uitmaakt. De accountant verstrekt geen afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel meer. Binnen GR Heesch West is het interne controleplan wat ten grondslag ligt aan de rechtmatigheidsverantwoording opgesteld en wordt dit op korte termijn bekrachtigd door het bestuur. Dit plan is een goede aanzet om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording.
5.2 Begrotingsrechtmatigheid
De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op de artikelen 189, 190 en 191 van de Gemeentewet. Deze normen dient het algemeen bestuur zelf nader in te vullen en te concretiseren. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat de directie belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan het bestuur, zodat het bestuur hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat de directie inbreuk maakt op het budgetrecht van het bestuur. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft door de accountant niet in alle gevallen te worden meegewogen in zijn oordeel. GR Heesch West heeft in haar aanpak aansluiting gezocht bij deze Kadernota Rechtmatigheid. Essentieel is dat het bestuur nadere regels kan stellen wanneer: 1. Lastenoverschrijdingen zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten. 2. Lastenoverschrijdingen passen binnen het beleid of 3.
Lastenoverschrijdingen bij open einde regelingen. Daarnaast moet de accountant deze lastenoverschrijdingen – waarvan de directie in de jaarrekening moet aangeven dat het bestuur deze nog dient te autoriseren – in het verslag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In het kader van de begrotingsrechtmatigheid kijkt de accountant naar de lastenoverschrijdingen per programma die de rapportagetolerantie overschrijden.
661077231/RB/1030
14
In de onderstaande tabel is deze (begrotings-)controle opgenomen. Hieruit blijken geen begrotingsonrechtmatigheden. Programma van GR Heesch West op hoofdlijnen
5.3 Europese aanbestedingen
Realisatie (x € 1.000)
Aangepaste begroting (x € 1.000)
Rechtmatig
Lasten
€ 79.907
€ 82.746
Ja
Baten
€ 79.907
€ 82.746
Ja
Het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole bevat onder andere de Europese aanbestedingswetgeving. Bij onze jaarrekeningcontrole hebben wij aan de hand van een door uw organisatie uitgevoerde crediteurenanalyse gecontroleerd of de Europese aanbestedingswetgeving gedurende het boekjaar 2022 is nageleefd. Naast inzicht in de rechtmatigheid van individuele dossiers geeft deze analyse ook inzicht in de beheersing van het inkoopproces, die (ook) het naleven van de aanbestedingswetgeving moet waarborgen. Wij hebben geconstateerd dat de beheersing (en vanaf 2023 de eigen interne controlewerkzaamheden) van dit rechtmatigheidsrisico de komende periode verder versterkt dient te worden. Dit onder andere door te borgen dat voor alle nieuwe en lopende contracten inzicht bestaat in de vooraf ingeschatte contractwaarden, en dat vervolgens periodiek de ontwikkeling van uitgaven wordt afgezet tegen de norm voor Europese aanbestedingen, en tegen de vooraf ingeschatte inkoopvoorwaarden.
661077231/RB/1030
15
6. Overige bevindingen jaarrekeningcontrole 2022 661077231/RB/1030
16
6.
Overige bevindingen jaarrekeningcontrole 2022
6.1 Wijziging in verslaggevingsvoorschriften / weten regelgeving
In de jaarrekening 2022 zijn geen stelsel- of schattingswijzigingen verwerkt. Hier was ook geen aanleiding toe. GR Heesch West heeft de jaarrekening opgesteld conform de voorschriften van het BBV.
6.2 Controleverschillen
Tijdens onze controle inventariseren wij verschillen tussen bedragen, classificaties, presentatie en toelichting van de jaarrekeningposten die GR Heesch West heeft opgenomen en gerapporteerd en zoals die naar onze mening in overeenstemming met de bepalingen inzake de jaarrekening zoals opgenomen in het BBV dienen te worden opgenomen of gerapporteerd. Wij hebben vastgesteld dat er geen sprake is van geconstateerde ongecorrigeerde controleverschillen in de jaarrekening.
6.3 Bevestiging van de directie
Wij hebben van de directie een ondertekende schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening ontvangen.
6.4 Beperking in reikwijdte van de controle
Er zijn geen meningsverschillen met directie noch het bestuur geweest en er waren geen beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controleopdracht door de medewerkers en de directie/ bestuur van GR Heesch West de volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot de benodigde informatie gehad.
6.5 Wet Normering Topinkomens (WNT)
De Wet Normering Topinkomens (WNT) is in werking getreden met ingang van 1 januari 2013. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semipublieke sector, maar stelt ook maxima aan de hoogte van de bezoldiging van topfunctionarissen en tevens aan de ontslagvergoedingen. Met ingang van 1 januari 2013 is bij wet vastgelegd dat rechtspersonen of organisaties die volledig of in aanzienlijke mate uit publieke middelen zijn gefinancierd, beloningen van topfunctionarissen openbaar dienen te maken, ook als deze de in de wet gestelde maximale bezoldiging van € 216.000 niet te boven gaan. Daarnaast dient u het salaris openbaar te maken van overige medewerkers (inclusief – wanneer aan bepaalde voorwaarden is voldaan – ingehuurd personeel) die een bezoldiging ontvangen boven deze norm. Ten slotte stelt de WNT een aantal overige eisen, zoals een maximale ontslagvergoeding voor topfunctionarissen van € 75.000. Uit de werkzaamheden blijkt dat in 2022 voor de topfunctionarissen en overige medewerkers geen sprake van een overschrijding van de grensbedragen is en dat de WNT juist is verantwoord in de jaarstukken. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met het controleprotocol WNT 2022 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.
Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is. In onze controleverklaring hebben wij bovenstaande expliciet opgenomen.
661077231/RB/1030
17
6.6 Fraude als onderdeel van de accountantscontrole
In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Hoewel wij een kritische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen wij opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’s in de jaarstukken als geheel in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraude-discussie gevoerd binnen het controleteam en met de organisatie van GR Heesch West. Tijdens dit overleg is besproken of het management aanwijzingen en of vermoedens heeft gehad voor de mogelijke aanwezigheid materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of de werknemers zijn betrokken die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing, of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn voor de jaarrekening. Dit is ook toegelicht in het jaarverslag in de paragraf Bedrijfsvoering. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop gericht waren om het risico van het ‘omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren.
Wij hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behulp van gegevensanalyses onderzocht. Conclusie: Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2022 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van (vermoedens van) fraude.
661077231/RB/1030
18
Bijlagen 661077231/RB/1030
19
Bijlage A – Niet-gecorrigeerde controleverschillen en/of onzekerheden Toleranties t.b.v. foutenevaluatie (getrouwheid en rechtmatigheid)
Fouten
Onzekerheden
Goedkeuringstolerantie
€ 115.345
€ 115.345
Rapporteringtolerantie fouten en onzekerheden (grens waarboven gerapporteerd wordt aan het bestuur)
€
€
Foutenevaluatie Aard van de fouten
Fouten Getrouwheid
7.500
7.500
Onzekerheden
Rechtmatigheid
Getrouwheid
Rechtmatigheid
Geconstateerde bevindingen
€
0
€
102.007
€
0
€
0
Totaal
€
0
€
102.007
€
0
€
0
Bevestiging directie Wij ontvangen van de directie een schriftelijke bevestiging bij de jaarrekening, waarin de directie voornemens is te bevestigen dat er geen sprake is van niet- gecorrigeerde fouten die, zowel individueel als in totaal, in het kader van de jaarrekening materieel (kunnen) zijn. Conclusie: Bij de jaarrekening 2022 kan een goedkeurende verklaring worden verstrekt inzake getrouwheid en rechtmatigheid.
661077231/RB/1030
20
Bijlage B – Onafhankelijkheidsbevestiging en overige dienstverlening Bevestiging onafhankelijkheid In overeenstemming met de Nederlandse Corporate Governance Code dient de externe accountant mogelijke conflicten met betrekking tot zijn onafhankelijkheid, zowel in wezen als in schijn, onder de aandacht te brengen van de directie en het bestuur. Wij bevestigen dat onze onafhankelijke positie ten opzichte van GR Heesch West in overeenstemming met de Nederlandse wettelijke en beroepsvoorschriften is gewaarborgd. Wij zijn van mening dat onze objectiviteit gedurende het afgelopen jaar niet is aangetast. Stelsel van waarborgen om onafhankelijke positie te waarborgen Flynth beschikt over een stelsel van maatregelen om onze onafhankelijke positie bij controlecliënten te waarborgen. Het stelsel van maatregelen is een integraal onderdeel van de bestuurlijke organisatie en van het voor de gehele organisatie van toepassing zijnde stelsel van kwaliteitsbeheersings- maatregelen. Bijgaande niet-limitatieve opsomming geeft u een indruk van de maatregelen die bijdragen aan het waarborgen van onze onafhankelijke positie: • Schriftelijke onafhankelijkheidsbepalingen waarin alle bestaande onafhankelijkheidsvereisten en de risico’s ten aanzien van de bedreiging van de onafhankelijkheid en de daaraan gerelateerde waarborgen zijn verwerkt.
• Procedures voor tijdige bekendmaking van de voorschriften en de daarin aangebrachte wijzigingen aan alle gevolmachtigden en werknemers bij Flynth. • Procedures voor de organisatie van periodieke training inzake de toepassing van de onafhankelijkheidsvoorschriften. • Procedures die erop gericht zijn dat onze gevolmachtigden en werknemers in specifieke casussen en omstandigheden de onafhankelijkheidsvoorschriften naleven. • Procedures voor een schriftelijke rapportage per controle-cliënt waarin is vastgelegd of sprake is van omstandigheden die de
661077231/RB/1030
onafhankelijkheid van de accountant die de controleopdracht uitvoert bedreigen, op welke wijze met potentiële bedreigingen is omgegaan en indien er bedreigingen zijn gesignaleerd, welke maatregelen dan zijn genomen om deze bedreiging voor de onafhankelijkheid weg te nemen. De vastlegging van deze beoordeling inclusief een gemotiveerde conclusie (de zogenoemde onafhankelijkheidsevaluatie) wordt in het dossier opgenomen. • Procedures die vereisen dat een daartoe geëigende afdeling binnen Flynth wordt geconsulteerd, als sprake is van een mogelijke aantasting van de onafhankelijkheid in relatie tot een specifieke cliënt. Indien de bestuursstructuur van de controlecliënt voorziet in een audit commissie of bestuur, overwegen wij ook een van deze beide instanties te raadplegen. De opzet en werking van ons stelsel van maatregelen worden periodiek door de externe toezichthouder getoetst. Interne roulatie Een te grote mate van vertrouwdheid of vertrouwen kan een bedreiging vormen voor de onafhankelijkheid van de accountant wanneer bepaalde leden van het controleteam geregeld en voor lange tijd aan de wettelijke controle van een controlecliënt meewerken. Wij beoordelen de bedreiging voor de onafhankelijkheid die kan voortvloeien uit de langdurige betrokkenheid van andere leden van het controleteam bij de controleopdracht. Waar nodig nemen wij maatregelen om de bedreiging weg te nemen.
Persoonlijke, zakelijke of financiële relaties met GR Heesch West Wij hebben een evaluatie gemaakt van persoonlijke, zakelijke en financiële relaties tussen Flynth, haar gevolmachtigden en haar medewerkers en GR Heesch West die van invloed kunnen zijn op onze onafhankelijkheid. Bij deze evaluatie zijn ons geen zaken gebleken welke aan u gerapporteerd dienen te worden.
21