Aansluiten bij stichting Bureau Inkoop en aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob)

Registratienummer

43586 / 43591

Raadsvoorstel Datum vergadering Agendapunt

Onderwerp

Portefeuillehouder:

2 november 2023 12 Aansluiten bij stichting Bureau inkoop en aanbestedingen Zuidoost-Brabant (Bizob) Vaststellen van de 2e begrotingswijziging 2024 wethouder Rien Wijdeven

Inleiding Sinds de uitdiensttreding van de inkoopadviseur van de gemeente per oktober 2022 is er met Stichting Bizob een dienstverleningsovereenkomst gesloten voor de continuering en ontwikke­ ling van de inkoopadviestaken in onze organisatie. Deze overeenkomst is aangegaan met de intentie om per 1-1-2024 aan te sluiten bij de inkoopsamenwerking. Op basis van de bepalingen van de gemeentewet dient het voorgenomen besluit voor te worden gelegd aan uw raad voor zienswijze.

Advies 1. Positieve zienswijze te geven op het voorgenomen besluit per 01-01-2024 aan te slui­ ten bij stichting “Bureau Inkoop en Aanbestedingen Zuidoost-Brabant" (Bizob) onder voorbehoud van de vaststelling van het begrotingsvoorstel Professionalisering inkoopfunctie extern. 2 De entreevergoeding BIZOB van € 25 490 - te dekken uit de reserve nog nader te be­ stemmen. Argumenten 1 Met deelname aan Bizob wordt de ondersteuning ten aanzien van inkoop en contract­ management geborgd. De invulling van een inkoopfunctie binnen de eigen organisatie levert een grote kwets­ baarheid op. In de periode voor oktober 2022 is de parttimefunctie vervuld door ver­ schillende medewerkers. Het taakveld van inkoop en contractmanagement voor (decen­ trale) overheden is de afgelopen jaren sterk verbreed. Voorbeelden hiervan zijn de ver­ dere verankering van Maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (MVOI) duurzame en sociale aspecten, de decentralisaties in het sociaal domein, verbinding met privacy en arbeidswetgeving, professionalisering van IT-mkoop, etc.. De benodigde kennis is niet in te vullen binnen een deeltijdfunctie. Ook voor de samenwerking met Bi­ zob werd dit duidelijk doordat er op diverse aanbestedingstrajecten externe expertise werd ingeschakeld voor de ondersteuning van het aanbestedmgsproces.

Met de aansluiting bij Bizob (werkzaam voor circa 35 overheidsorganisaties in OostBrabant) wordt de continuïteit én kwaliteit van het inkoop- en contractmanagementproces in organisatorische en personele zin goed geregeld. Bizob is nu ongeveer een jaar werkzaam in onze organisatie. Binnen de organisatie is tevredenheid over de geboden ondersteuning door Bizob.

2

Aansluiten bij Bizob garandeert verder een brede intergemeentelijke samenwerking. Naast de ondersteuning van de interne organisatie op het gebied van inkoop en con­ tractmanagement wordt het door de aansluiting bij de mkoopsamenwerking

eenvoudiger om aan te sluiten bij gezamenlijke regionale aanbestedingen. Bizob inven­ tariseert en initieert samen met de bij haar aangesloten organisaties de behoefte en wenselijkheid van gezamenlijke aanbestedingen. Niet voor elk inkooppakket is een ge­ zamenlijke aanbesteding de beste oplossing. Daar waar de markt nationaal/ regionaal is geordend en de inkoopbehoefte bij deelnemers aan de mkoopsamenwerking gelijk is biedt gezamenlijke inkoop echter veel voordelen t a v. transactiekosten de aangeboden prijs en kwaliteit. 3.

Aansluiten bij Bizob garandeert borging van kennis en deskundigheid en vraagt minder (externe) juridische ondersteuning. Binnen de mkoopsamenwerking zijn momenteel circa 60 inkoop- en contractmanage­ ment professionals werkzaam. Bizob deelt de werkzaamheden op in de segmenten Openbare ruimte (bouw), Sociaal domein (Wmo, Jeugd, Participatie en Welzijn), Be­ drijfsvoering (facilitair, zakelijke dienstverlening) en ICT. Naast deze expertise gebie­ den, waar de gemeente Bernheze gebruik van kan maken, is er in het Expertisecentrum juridische kennis geborgd op het gebied van aanbestedings- en overeenkomstenrecht. Het Expertisecentrum richt zich naast het waarborgen van rechtmatigheid en doelmatig­ heid ook op kennisopbouw ten aanzien van maatschappelijk verantwoord opdrachtgeven en inkopen (waaronder duurzaamheid en social return), integriteit, en betrokken­ heid van het midden en klein bedrijf.

4.

De gemeente bepaalt haar eigen inkoop- en aanbestedingsbeleid. Ondanks de regionale samenwerking via Bizob kan gemeente Bernheze haar eigen in­ koop- en aanbestedingsbeleid blijven bepalen. Lokaal-specifieke criteria en keuzes blij­ ven mogelijk.

5.

De gemeente bepaalt zelf de omvang van de dienstverlening. De gemeente bepaalt zelf de omvang van de deelname in de stichting. De omvang wordt vastgelegd in de aansluitovereenkomst en kan binnen de bepalingen van deze overeenkomst worden bijgesteld. Wanneer de gemeenten een jaar minder capaciteit afneemt dan vooraf geraamd kan zij conform de aansluitovereenkomst dit saldo (tot 15%) meenemen naar het jaar daarop. Wanneer er structureel minder ondersteuning nodig is kan de gemeenten de overeengekomen deelname in dagen stapsgewijs afbou­ wen. De ondersteuningsbehoefte wordt jaarlijks vastgelegd in het inkoopplan van de ge­ meente. In de aansluitovereenkomst is geregeld dat de gemeente voor 1 oktober de ge­ wenste dienstverlening voor het jaar daarop doorgeeft aan Bizob. Het is in de loop van de jaren goed gebruik dat de inkoopmanager van Bizob de ondersteuningsbehoefte in­ ventariseert op basis van de meerjarenbegroting, het contractenregister en interviews met de verschillende teams. Hieruit volgt een concept-inkoopplan dat ter vaststelling wordt voorgelegd aan de gemeente. Voorgesteld wordt om het inkoopplan voor de ge­ meente Bernheze jaarlijks te laten vaststellen door het directieteam en ter kennisgeving toe te sturen aan het college.

6

Deelname leidt tot een kostenbesparing ten opzichte van de dienstverleningsovereenkomst. Het tarief dat in 2024 bij aangesloten organisaties van de stichting in rekening wordt gebracht is per dag € 110,- lager dan op basis van de dienstverlemngsovereenkomst.

-2-

Verder zijn de reiskosten bij deelname verdisconteerd in het tarief.

Risico’s 1. Deelnemers in Bizob zijn risicodragend. De deelnemers aan de stichting delen mee in de financiële resultaten van de stichting in verhouding tot de afname van de stichting. De financiële resultaten zijn vanaf de op­ richting positief geweest.

Kosten en dekking De analyse van de inkooptrajecten in 2023 bevestigd de benchmark met bij Stichting Bizob aan­ gesloten partijen die vergelijkbaar zijn aan de gemeente Bernheze. De inventarisatie van het in­ koopplan 2023 komt uit op 263 dagen ondersteuning. Waarschijnlijk wordt dit totaal aantal da­ gen in 2023 niet gerealiseerd omdat het inkoopproces waarbij ondersteuning van Bizob wordt geleverd nog moet worden geïmplementeerd, het contractbeheer nog niet wordt uitgevoerd door Bizob en het de ervaring bij Bizob is dat de inventarisatie van de inkoopplannen bij deelne­ mers doorgaans afwijkt van de realisatie. Dit laatste is met name gevolg van projecten die een langere doorlooptijd hebben dan gepland. Ook de overloop van geraamde capaciteit naar het volgende jaar verklaard het verschil in geïnventariseerde en gerealiseerde capaciteit. De raming van de gewenste omvang komt daarmee uit op circa 210 dagen ondersteuning per jaar. Binnen deze raming is rekening gehouden met vaste inzet van circa 84 dagen per jaar voor Inkoopmanagement, Expertise centrum/ helpdesk en Contractbeheer. Deze overige dagen zijn beschikbaar voor het begeleiden van aanbestedingen en contractmanagement activiteiten. Op basis van het dagtarief dat het bestuur van Bizob heeft begroot voor 2024 komen de ge­ raamde kosten in 2024 uit op een totaal bedrag van € 166 110,- excl. btw.

Deze kosten zijn op­ genomen in de meerjaren begroting 2024-2027 (6004083/4380052 Professionalisering inkoopfunctie extern). Hiermee vervalt een post van € 60 000,- ter dekking van de fte inkoopfunctionaris. Aangesloten partijen bij Stichting Bizob delen pro rato de deelname in dagen mee in het overschot of het te kort dat de stichting realiseert.

Daarnaast is er voor aansluiting bij de stichting een entreevergoeding verschuldigd gebaseerd op het inwoneraantal (32.266 peildatum 2023) van de toetredende gemeente. Voor de ge­ meente Bernheze geldt een éénmalige entreevergoeding van € 0.79 p/mwoner = € 25.490,excl. btw. Voorgesteld wordt om de entreevergoeding te dekken via onttrekking uit de reserve nog nader te bestemmen. Verder worden er verspreid over de organisatie kosten gemaakt voor de inhuur van mkoopexpertise in projecten. Binnen de deeltijdfunctie van de inkoopadviseur heeft de organisatie op projectbasis inkoopondersteuning ingekocht bij diverse externe adviseurs (voorbeelden zijn aanbestedingsbegeleiding e-HRM en financieel pakket, installatietechnisch advies en aanbestedingsbegeleiding onderhoud w-installaties, ingenieursdiensten en aanbestedingsbegeleiding op diverse infrastructurele werken). Vaak hebben deze inhuurkrachten primair een vakinhoudelijke rol en werd gevraagd om ook de aanbestedingsbegeleiding te verzorgen. De kosten die zijn ge­ moeid met inkoopwerkzaamheden lopen sterk uiteen en zijn vaak niet (apart) inzichtelijk ge­ maakt. De toekomstige besparing die kan worden gerealiseerd door de inkoopactiviteiten niet meer extern te beleggen wordt geraamd op circa € 75 000,- (10 trajecten a gemiddeld 7.500,-).

-3-

Vervolg • Na het geven van een positieve zienswijze van uw raad op het voorgenomen besluit, sluit de gemeente Bernheze een aansluitovereenkomst met Stichting Bizob en wijst zij wethouder Wijdeven aan lid van de Vergadering van aangesloten (WA) van Bizob. De gemeente Bernheze wordt in het bestuur van de stichting vertegenwoordigd door de af­ vaardiging van het cluster Noordoost-Brabant (momenteel de gemeentesecretaris en portefeuillehouder inkoop van de gemeente Land van Cuijk en de portefeuillehouder van de gemeente Vught).

Evaluatie n.v.t.

Burgemeester en wethouders,

Peggy Hurkmans secretaris

Tyntoine Walraven waarnemend burgemeester

-4-