Aanbiedingsbrief doorwerkingsonderzoek 2018-2022

Rekenkamercommissie Bernheze Aan de gemeenteraad Postbus 19 5384 ZG HEESCH

Kees Langerwerf Telefoonnummer: 0412 458888 Bijlage(n): 3 Doorwerkingsonderzoek 2018-2022 Onderwerp: Behandeld door:

Uw brief van: Uw kenmerk: Registratienummer: Datum:

30 augustus 2023

Geachte raadsleden, Hierbij bieden wij u de rapportage aan van ons doorwerkingsonderzoek 2018-2022. In deze periode hebben wij 11 rekenkameronderzoeken uitgevoerd en in dit onderzoek hebben wij ons een beeld gevormd van de mate waarin en de wijze waarop onze door de raad overgenomen aanbevelingen uit deze onderzoeken zijn opgevolgd. Voor een opsomming van de 11 onderzoeken en onze aanpak verwijzen wij naar de rapportage zelf die als bijlage is toegevoegd. Wij hebben ons rapport toegelicht in de collegevergadering van 22 augustus en hebben kort daarna de reactie van het college ontvangen. Daarop hebben wij in een kort nawoord onze reactie gegeven. Ook deze beide documenten zijn als bijlage toegevoegd. In deze aanbiedingsbrief die tevens als raadsvoorstel fungeert, geven wij de grote lijn nog even weer. Conclusie Onze algemene conclusie is dat het college bij bijna elk van onze onderzoeken serieus aan de slag is gegaan met onze aanbevelingen en ook zichtbaar heeft kunnen maken wat er gedaan is en hoe het is aangepakt. Wij schrijven ‘bijna bij elk’ omdat het college dit voor het beleid Vrijkomend agrarische bebouwing (hierna ‘VAB- beleid’) niet zichtbaar heeft kunnen maken. De resultaten van de overige uitwerkingen stemmen ons over het algemeen tot tevredenheid zij het dat er soms nog sprake is van ‘work in progress’ of van een resultaat dat wij als ‘matig’ bestempeld hebben.

De conclusies voor elk van de 11 onderzoeken zijn opgenomen in de het hoofdstuk ‘bevindingen’ van het onderzoeksrapport waar wij steeds onze analyse afsluiten met een ‘eindoordeel’. Aanbevelingen In algemene zin hebben wij de volgende twee aanbevelingen en ook een aandachtspunt voor onszelf. Het aandachtspunt voor onszelf gaat over het formuleren van concrete en goed adresseerbare aanbevelingen. Hoewel wij daar geen opmerkingen over ontvangen hebben, leert het uitvoeren van een doorwerkingsonderzoek ons nog eens hoe belangrijk dit is. Bij elke aanbeveling moet duidelijk zijn welke actie gevraagd wordt en van wie: het college van B&W of de raad zelf. Aanbevelingen die hier niet aan voldoen verdwijnen gemakkelijk ‘in het niets’. Op deze manier wordt tevens vermeden dat het beeld kan ontstaan dat een aanbeveling vrijblijvend is en dat het vrij is om er al dan niet uitvoering

aan te geven. De Wet versterking decentrale rekenkamers heeft om die reden het woord aanbeveling vervangen door het duidelijkere begrip ‘voorstel’. De eerste aanbeveling ligt in het verlengde van het zojuist genoemde aandachtspunt: als de raad aanbevelingen overneemt die de vorm hebben van een opdracht aan het college, zou de eerste actie van het college moeten zijn om op korte termijn (bijvoorbeeld 2 maanden) na het raadsbesluit in de vorm van een notitie ter informatie een beknopt plan van aanpak naar de raad te sturen met daarin de aanpak: Wie gaat het doen, op welke manier, welke aandachtspunten, wanneer resultaat/rapportage, op welke wijze wordt de raad bij de verdere uitwerking betrokken. Voor de volledigheid: wij hanteren de term beknopt want de rekenkamer is niet op zoek naar uitgebreide rapporten. In de optiek van de rekenkamer biedt het college dit plan van aanpak ter kennisneming dan wel ter bespreking aan voor de commissie waar het inhoudelijke onderwerp onder valt. Dat biedt overigens tevens een goede mogelijkheid om eventuele onduidelijkheden met betrekking tot de aanbevelingen op te lossen voordat er uitvoering aan wordt gegeven. Een soortgelijke aanpak zou moeten gelden voor aanbevelingen die aan de raad zelf zijn gericht. In dat geval is de griffie aan zet om een beknopt plan van aanpak op te stellen en aan de raad1 ter kennis te brengen.

Onze tweede algemene aanbeveling is dat bij het uitwerken c.q. opvolgen van elke aanbeveling in de rapportages, beleidsdocumenten en waar nodig in de raadsvoorstellen een duidelijk verwijzing naar de onderhavige aanbeveling is opgenomen. Dat maakt het voor alle betrokkenen duidelijker waarom een bepaald voorstel wordt voorgelegd. Bij de volgende onderzoeken hebben wij nog een concrete aanbeveling: 1. Verbetering Begroting/P&C-cyclus: Om de geconstateerde onevenwichtigheid tussen financiën en beleid te verminderen zou de taak van de auditcommissie uitgebreid moeten worden. Deze commissie zou niet alleen de raad moeten adviseren over de kwaliteit van de jaarrekening maar ook over de kwaliteit van het jaarverslag. Hiertoe zou naar analogie met de vergadering met de accountant ook een voorbereidingsgesprek met de rekenkamer plaats kunnen vinden. 2. Relatie gemeente RNOB Uit het doorwerkingsonderzoek AFC blijkt dat de informatie-uitwisseling ondanks de ingestelde regiotafel nog niet optimaal verloopt. De raad verwacht blijkbaar van het college meer informatie dan er (in commissievergaderingen) gegeven wordt en vindt de terugkoppeling vanuit de regiotafel onvoldoende.

Wij denken dat het informeren van de raad over regiozaken structureel verbeterd kan worden als na elke regiocyclus door het college een notitie ter informatie wordt opgesteld met daarin een toelichting op de belangrijkste besluiten en initiatieven vanuit die cyclus. Deze notitie ter informatie kan dan in de commissies als leidraad gebruikt worden voor de terugkoppeling.

1 Afhankelijk van de “zwaarte” van het onderwerp kan ook besloten worden om het plan van aanpak in

de commissie bespreken dan wel in het presidium.

3. VAB-beleid Het feit dat niet kan worden vastgesteld in hoeverre er concreet opvolging is gegeven aan de aanbevelingen om het kwantitatieve inzicht voor de raad te verbeteren maakt dat er geen beeld is van de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het VAB-beleid. De concrete aanbeveling is (wederom): draag alsnog zorg voor de indertijd omschreven gegevens. In de ogen van de rekenkamercommissie komt dit de begrijpbaarheid en de uitvoering van de Transitie Landbouw ten goede. En bij het VABbeleid blijkt ons inziens overduidelijk dat bij het grote aantal personele mutaties (zowel bestuurlijk als ambtelijk) dat “het geheugen” wegvalt. Indien op de juiste wijze opvolging was gegeven aan onze aanbevelingen dan was het nadelige effect van die personele mutaties een stuk kleiner geweest. De reactie van het college en ons nawoord Het college geeft in zijn reactie aan in te stemmen met onze twee algemene aanbevelingen. Met betrekking tot de 3 specifieke aanbevelingen deelt het college de aanbeveling (die overigens aan de raad is gericht) om de taak van de auditcommissie te verbreden met het uitbrengen van een advies aan de raad over de kwaliteit van het jaarverslag.

Het college ontraadt de raad om de aanbeveling over te nemen om het college te verzoeken na elke regiocyclus een notitie ter informatie op te stellen met daarin een toelichting op de belangrijkste besluiten en initiatieven vanuit die cyclus. Deze notitie ter informatie kan dan in de commissies als leidraad gebruikt worden voor de terugkoppeling. Wij vinden net als het college dat er goede afspraken zijn gemaakt maar gelet op de eerdere ervaringen denken wij wel dat zo’n notitie ter informatie een nuttig hulpmiddel is om te zorgen dat er niets vergeten wordt of anderszins van de tafel valt. Om deze reden handhaven wij deze aanbeveling en laten het aan de raad om te bepalen of dit een nuttige aanvulling op de eerdere afspraken is. Gezien de bestuurlijke reactie op het onderzoek VAB-beleid is de rekenkamercommissie van mening dat de conclusie en aanbeveling niet aangepast behoeven te worden. De rekenkamercommissie gaat er van uit dat de nieuwe programmamanager Transitie Landbouw zodra hij/zij is aangetreden meteen start met het op korte termijn opzetten van de evaluatie en beschrijving van de voortgang waarbij tevens werk gemaakt wordt van het (alsnog) opzetten van de voor een goede beleidsvoorbereiding benodigde (actuele) kwantitatieve gegevens. Ons voorstel aan de raad Wij stellen de raad voor om als volgt te besluiten: 1.

In te stemmen met de conclusies en aanbevelingen uit ons rapport en daarmee: 2. Het college te verzoeken om aanbevelingen die een opdracht aan het college impliceren binnen twee maanden in de vorm van een notitie ter informatie te voorzien van een beknopt plan van aanpak. 3. Het college te verzoeken om in beleidsdocumenten en raadsvoorstellen die het gevolg zijn van door de raad overgenomen aanbevelingen, hier ook uitdrukkelijk naar te verwijzen. 4. De griffie te verzoeken om op dezelfde wijze te handelen waar de aanbeveling een actie van de raad zelf impliceert. 5. De griffie te verzoeken om een voorstel aan de raad voor te bereiden wat er toe strekt dat de opdracht van de auditcommissie verbreed wordt met het uitbrengen van een advies aan de

raad over het jaarverslag en ter voorbereiding daarvan overleg te voeren met de rekenkamer. 6. Het college te verzoeken om na elke regiocyclus een notitie ter informatie op te stellen met daarin een toelichting op de belangrijkste besluiten en initiatieven vanuit die cyclus zodat deze als leidraad kan dienen bij de agendapunten ‘terugkoppeling uit de regio’. 7. Het college inzake het VAB-beleid op te dragen bij de komende evaluatie Transitie Landbouw tevens zorg te dragen voor de (actuele) kwantitatieve gegevens die noodzakelijk zijn voor een goede beleidsvoorbereiding.

Namens de rekenkamercommissie, Kees Langerwerf Nico op de Laak Bijlagen: Rapport Doorwerkingsonderzoek 2018-2022 Bestuurlijke reactie van het college Nawoord rekenkamercommissie