2025 04 03 Adviesnota Jaarstukken 2024 getekend
Tekst van het document
ADVIESNOTA ☒ Dagelijks Bestuur
Auteur: E.M. van der Reijden
☒ Algemeen Bestuur
Team: Kies een item. Volgnr.:
Openbaar Openbaar na informeren betrokkenen Niet openbaar Vertrouwelijk
Effect op de begroting Effect op Privacy ☐ Verordening
☐ Ja ☐ Ja
☒ Nee ☒ Nee
☐ Beleidsregels
☐ Besluit van algemene strekking ☒ Overige
Jaarstukken 2024
1.
De jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening) 2024 vast te stellen een
voor toevoeging en onttrekking
bestemmingsreserve. Hierbij moet worden opgemerkt worden dat de controle van de jaarrekening door de externe accountant nog niet is afgerond. Er speelt nog een vaktechnische discussie over het treffen van een voorziening voor tijd-voor-tijd
sparen en over een juiste boeking van de BTW. Hierdoor kan het genoemde positieve 2.
resultaat nog wijzigen. Een bedrag van 2025. • • • • • • • • •
voor de financiering van de volgende noodzakelijke projecten in
ICT: Transitie van hosting en technisch beheer GouwBelastingen en OrtaX ICT: Migratie documenten naar Microsoft 365
Heffen: onderzoek naar achteraf opleggen gebruikersbelastingen Heffen: onderzoek naar geautomatiseerd doorvoeren aangiften Communicatie: nieuw aanslagbiljet
Communicatie: doorontwikkeling website in verband met nieuw CMS. Communicatie: ontwikkeling schrijfwijzer en huisstijlhandboek Communicatie: WOZ-campagne
Bedrijfsvoering: reduceren complexiteit governance GR BSOB
3.
waarmee nadelige
financiële effecten in latere jaren gecompenseerd kunnen worden. Hiermee vloeit dit bedrag indirect terug naar de deelnemers in de GR BSOB. Dit onder voorwaarde van een juridische basis voor het treffen van een egalisatiereserve in de GR BSOB.
Jaarlijks stelt het dagelijks bestuur het jaarverslag en de jaarrekening (zijnde de Jaarstukken 2024) op en leggen met deze stukken, aan u als Algemeen Bestuur, verantwoording af over
het gevoerde beleid en de financiën. Hierbij bieden wij u ter vaststelling het jaarverslag en de jaarrekening over 2024 aan, zoals deze zijn opgenomen in de bijlagen.
Dit voorstel behandelt een aantal formele punten, geeft een kort beeld van de bereikte resultaten in 2024 en geeft informatie over het proces.
Het jaar 2024 was bijzonder met de overname van de belastingtaken van Dienst
Dommelvallei, een daling in het aantal bezwaren, de wisseling van de directie en de uitval van een aantal keyspelers. Desondanks zijn de belastingtaken conform planning en de vereiste kwaliteit uitgevoerd, zijn de beoogde verbeterdoelstellingen grotendeels
gerealiseerd en is de werkdruk is genormaliseerd. Ook is door het management geïnvesteerd in het ontwikkelen van vertrouwen bij de medewerkers en bij de deelnemers. Het
managementteam van BSOB heeft in 2024 zeer scherp gestuurd op budgetten. Als gevolg van een aantal incidentele meevallers, hoofdzakelijk door de doorgezette daling van het
aantal bezwaren en de daling van de procesvergoedingen, is in 2024 een positief resultaat van € 698K ten opzichte van de 2e BW 2024 gerealiseerd, voor toevoeging en onttrekking
bestemmingsreserve. Dit positieve financiële resultaat heeft BSOB kunnen realiseren ondanks de hoge kosten voor externe inhuur, die noodzakelijk waren door het langdurig uitvallen van twee van de drie afdelingshoofden. Korte terugblik op 2024 Herinrichting organisatie
In 2024 heeft BSOB, met goedkeuring van het bestuur en de ondernemingsraad, de
organisatie-inrichting gewijzigd. Deze wijziging had als doel om meer aandacht aan de medewerkers te kunnen geven, meer sturing op de processen te bieden en de
executiekracht voor noodzakelijke verbeteringen te vergroten. Het aantal afdelingshoofden is daarom uitgebreid van één naar drie en er is een coördinator toegevoegd. Deze uitbreiding kon binnen het begrote budget worden gerealiseerd. Bediening Dienst Dommelvallei
Vanaf 1 januari 2024 heeft BSOB de belastingtaken van Dienst Dommelvallei overgenomen op basis van een dienstverleningsovereenkomst. De medewerkers van de afdelingen
Waarderen en Belastingen hebben, met externe ondersteuning, de kwaliteit van de data en de waardering van alle objecten in de gemeenten Nuenen, Geldrop-Mierlo en Son en
2
Breugel binnen een jaar op het vereiste niveau gebracht. Hierdoor kon tijdig worden voldaan aan de kwaliteitseisen van de Waarderingskamer, wat als een grote prestatie mag worden beschouwd.
Voorbereiding toetreding waterschap De Dommel
Eind 2024 heeft het bestuur van BSOB besloten om Waterschap De Dommel per 1 januari
2026 toe te laten treden tot de gemeenschappelijke regeling. In de aanloop naar dit besluit zijn in 2024 veel verkennende gesprekken gevoerd met de directie en het bestuur van De
Dommel. Er zijn ook afspraken gemaakt over de kosten van de toetreding en de overgang van de betrokken medewerkers van De Dommel naar BSOB. De toetreding wordt in 2025
projectmatig gerealiseerd, onder leiding van een stuurgroep bestaande uit gemandateerde vertegenwoordigers van beide organisaties. BSOB Organisatie •
In 2024 is de organisatie-inrichting gewijzigd. Er zijn binnen de begrote formatie drie afdelingshoofden aangesteld om meer aandacht te kunnen geven aan de
•
medewerkers te geven en om scherper te kunnen sturen op de werkprocessen. In 2024 is BSOB geconfronteerd met het langdurig uitvallen van het enige
afdelingshoofd en van de Controller. Om de voortgang van de werkzaamheden te
kunnen continueren zijn externen ingehuurd. De kosten voor deze inhuur heeft BSOB kunnen financieren binnen de budgetten van de 2e BW 2024.
: Het vaststellen van de waarden van onroerende zaken binnen de
• • •
gemeentegrenzen.
: Het opleggen van aanslagen voor gemeentelijke- en
waterschapsbelastingen.
: Het verlenen van kwijtschelding, verwerken van betalingen en nemen van
invorderingsmaatregelen.
: De portal voor het digitaal indienen van bezwaren is gerealiseerd,
•
maar de ambitie om digitaal op bezwaarschriften te beslissen is verplaatst naar • •
2025.
: Het allround karakter van de frontoffice is vergroot, maar de inrichting van
de kennisbank en het opleidingsplan is nog niet gerealiseerd in 2024.
: Er zijn grote slagen gemaakt met het inrichten en optimaliseren van
werkprocessen in Gouw Belastingen. De continuous delivery werkwijze is volledig ingebed.
3
: Er is een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E) uitgevoerd
•
en een Preventief Medisch Onderzoek (PMO), met aandachtspunten voor vitaliteit, •
werkstress en niet-werk-gerelateerde angstklachten.
: Initiatieven zoals de introductie van een gesprekscyclus,
het voeren van voortgangsgesprekken en het opstellen van persoonlijke
ontwikkelplannen en het actief aanbieden van interne en externe opleidingen. Ook is geïnvesteerd in de ontwikkeling van de effectieve samenwerking in de teams.
Financieel is het boekjaar 2024 afgesloten met een positief resultaat van € 698K ten
opzichte van de 2e BW 2024, voor toevoeging en onttrekking bestemmingsreserve. Na toevoeging en onttrekking bestemmingsreserve bedraag het resultaat € 715K. Het resultaat bestaat uit de volgende posten (posten > € 25K): • •
• • • • • •
•
Personeelskosten
€ 48K voordeel
Uitvoeringskosten
€ 331K voordeel
Inhuur personeel* Algemene kosten Onvoorzien
Repro- en portokosten
Automatiseringskosten Overige opbrengsten* Rentebaten
€ 486K voordeel
(*opbrengst van ‘Overige opbrengsten’)
€ 97K voordeel
€ 64K voordeel € 40K voordeel € 49K nadeel
€ 245K nadeel € 50K nadeel
(*opbrengst geboekt bij ‘Inhuur personeel’)
Toelichting per verschil tussen de 2e BW 2024 en de realisatie 2024:
In 2024 waren de personeelskosten €48K lager dan opgenomen in de 2e BW 2024 (€ 5.710K
vs. € 5.663K). In de 2e BW waren de verwachte kosten van lonen en salarissen van de teams Heffen en Innen al naar boven bijgesteld, rekening houdend met de toen geldende
vacatureruimte. Gedurende 2024 hebben diverse incidentele personele ontwikkelingen geleid tot de vacatureruimte op de peildatum. Het uitgangspunt was dat deze
vacatureruimte zou worden ingevuld. Dit was meegenomen bij het opstellen van de
prognose van de lonen en salarissen. Met betrekking tot de kosten van het team Heffen
wordt opgemerkt dat dit team inclusief inhuur boven formatie zat. De inhuur is in eerste instantie niet verlengd en de vacature is intern opengezet. Binnen heffen zijn enkele
medewerkers die nog niet volledig ingewerkt zijn. In combinatie met de begeleiding van de interne doorstroom, is besloten om de afdeling toch te ondersteunen met tijdelijke inhuur.
De kosten voor inhuur van personeel waren € 486K lager dan was begroot (€ 2.176K vs. € 1.690K). Dit is een gevolg van een aantal incidentele ontwikkelingen:
4
• •
Er is sprake van een sterke incidentele daling in de inhuur van waarderen als gevolg van de daling van het aantal ingediende bezwaren.
Er is sprake van meerdere moeilijk vervulbare vacatures. In deze gevallen ontkomt
BSOB er niet aan om hiervoor in te huren. Dit zorgt voor verschuiving tussen de lonen • • •
en salarissen en inhuur.
Er was een kostennadeel om het langdurig uitvallen van het afdelingshoofd belastingen op te vangen.
Er was een incidenteel kostennadeel om het langdurig uitvallen van de controller op te vangen.
De kosten van externe inhuur bij de afdeling Waarderen in het kader van ‘schoon door de poort’ voor de Dienst Dommelvallei-gemeenten zijn, conform de DVO, in rekening gebracht bij de Dienst Dommelvallei.
De uitvoeringskosten zijn incidenteel € 331K lager dan was begroot (€ 1.471K vs. € 1.140K). In
2024 is namelijk een lager bedrag uitbetaald aan proceskostenvergoedingen dan bij de 2 e
BW 2024 was ingeschat. Dit komt doordat meer bezwaren zijn ingetrokken dan was verwacht na informeel contact met gemachtigde NCNP-bureaus. Ook is het percentage gegronde bezwaren lager uitgevallen dan verwacht.
De automatiseringskosten lagen € 49K hoger dan was begroot in de 2 e BW 2024 (€ 1.057 vs.
€ 1.106K). Dit wordt voornamelijk veroorzaakt door een structurele stijging van de tarieven van de Basisregistratie Personen (BRP), die op basis van een staffel bij de afnemer in rekening
worden gebracht. Het basistarief voor de BRP is in 2024 namelijk gestegen. Ook omdat door
BSOB vanaf 2024 structureel meer diensten opgevraagd worden bij het BRP (die voorheen op een andere wijze opgevraagd en gefactureerd werden) is BSOB in een hogere staffel
terechtgekomen. Daarom heeft er in 2024 een incidentele naheffing plaatsgevonden over 2023 van €70K. Daarnaast was er sprake van een kostenstijging als gevolg van diverse
relatief kleinere kostenposten. Deze werden veroorzaakt door onder andere inflatie, projecten ten behoeve van de professionalisering van de organisatie en de aanschaf van licenties ten behoeve van de bedrijfsvoering (contractbeheer, veilig mailen etc.)
De algemene kosten zijn € 189K lager dan begroot (€ 1.261K vs. € 1.072K). De onderschrijding van de met name de algemene kosten is hoofdzakelijk veroorzaakt door: • • • •
Vanaf 2023 neemt BZK de ontwikkelkosten van Logius voor rekening en worden deze niet meer doorbelast aan afnemers. Dit bespaarde € 58K incidenteel structureel. De accountantskosten zijn structureel € 30K lager.
In 2024 zijn de onvoorziene uitgaven incidenteel € 64K lager uitgevallen dan oorspronkelijk was ingeschat.
Er is incidenteel minder aan repro- en portokosten uitgegeven dan was begroot (41K). Door een fout in de facturatie vanuit DataB (onze businesspartner voor het drukken en verzenden van alle documenten) is in oktober een creditnota van € 34K
ontvangen. Het restant van € 7K wordt veroorzaakt door een iets lager volume aan brieven en aanslagen dan vooraf was ingeschat.
5
Er is in 2024 voor een bedrag van € 66K incidenteel aan opbrengsten gerealiseerd,
tegenover een doelstelling van € 311K. De beoogde opbrengen zijn door BSOB echter wel
gerealiseerd, met de facturatie aan de Dienst Dommelvallei, maar deze opbrengsten zijn
verrekend in het financieel resultaat met de eerder genoemde kosten van externe inhuur van de afdeling waarderen, wat geleid heeft tot een opbrengst van die afdeling van € 439K.
Sinds oktober 2022 ontvangt BSOB rente over de ontvangen belastinggelden. Als gevolg van
de economische omstandigheden is de prognose van de te ontvangen rente al bijgesteld in de 2e BW 2024. De rentebaten waren in 2024 uiteindelijk € 50K (€320K ten opzichte van €370K) lager dan was begroot, maar nog steeds € 32K hoger dan in 2023.
Geadviseerd wordt om: 1.
De jaarstukken (het jaarverslag en de jaarrekening) 2024 vast te stellen een
voor toevoeging en onttrekking
bestemmingsreserve. Hierbij moet worden opgemerkt worden dat de controle van de jaarrekening door de externe accountant nog niet is afgerond. Er speelt nog een vaktechnische discussie over het treffen van een voorziening voor tijd-voor-tijd
sparen en over een juiste boeking van de BTW. Hierdoor kan het genoemde positieve 2.
resultaat nog wijzigen. Een bedrag van 2025. • • • • • • • • •
3.
voor de financiering van de volgende noodzakelijke projecten in
ICT: Transitie van hosting en technisch beheer GouwBelastingen en OrtaX ICT: Migratie documenten naar Microsoft 365
Heffen: onderzoek naar achteraf opleggen gebruikersbelastingen Heffen: onderzoek naar geautomatiseerd doorvoeren aangiften Communicatie: nieuw aanslagbiljet
Communicatie: doorontwikkeling website in verband met nieuw CMS. Communicatie: ontwikkeling schrijfwijzer en huisstijlhandboek Communicatie: WOZ-campagne
Bedrijfsvoering: reduceren complexiteit governance GR BSOB
waarmee nadelige
financiële effecten in latere jaren gecompenseerd kunnen worden. Hiermee vloeit dit bedrag indirect terug naar de deelnemers in de GR BSOB. Dit onder voorwaarde van een juridische basis voor het treffen van een egalisatiereserve in de GR BSOB.
6
Beschrijving van de genoemde noodzakelijke projecten in 2025:
1. • • • • • • • •
Risico afname: nu afhankelijkheid van één applicatiebeheerder.
Beperking risico van inkomstenderving of grote vertragingen in aanslagruns. Verbetering in performance en bewezen beheerprocedures. Verhoogde beschikbaarheid.
Toekomstbestendig en minder afhankelijk.
Sterk toegenomen veiligheid op basis van ISAE 3402 Type II-/ ISO 27001 rapportages.
Voorspelbaarheid van kosten en performance.
Schaalbaarheid: bij groei van opdrachtgevers en hoeveelheid data en gebruikers kan het platform meegroeien. Het hosting voorstel van GouwIT voorziet in een
kosteloze uitbreiding met extra deelnemers, w.o. Waterschap De Dommel. Dit biedt een groot kostenvoordeel voor BSOB.
De kosten van de hosting oplossing bedragen initieel € 24K en structureel € 80K.
Aangezien de hosting gestart wordt medio 2025 wordt voor 2025 een bedrag van € 64K (€ 24K + € 40K) aangehouden. 2.
Veilige migratie van documenten naar
Microsoft 365 met de juiste rechten en structuur leidt tot een verbeterde
samenwerking en toegankelijkheid voor medewerkers en een verbeterde beveiliging en naleving van compliance-richtlijnen. De hele migratie zou gerealiseerd kunnen worden voor naar verwachting € 50K. : Om invulling te geven aan de Kadernota 2026 worden twee onderzoeken uitgevoerd: 3.
Aan het Algemeen Bestuur zal in 2025
een advies worden voorgelegd om vanaf 2026 de gebruikersbelastingen achteraf op te leggen. Dit houdt in dat de gebruikersbelastingen van 2026 pas in 2027 worden opgelegd. De financiële gevolgen voor de deelnemers worden vooraf uitgewerkt,
4.
waarbij ook de mogelijke risico’s worden geïnventariseerd.
onderzocht wordt of het mogelijk is
om bepaalde soorten aangiften (zuiveringsheffing, toeristenbelasting, rioolheffing)
geautomatiseerd en zonder controles door te voeren in onze administratie. Aan het geautomatiseerd doorvoeren worden richtlijnen verbonden, waardoor de risico’s beperkt worden.
Voor deze onderzoeken wordt een out-of-pocket budget van € 10K gereserveerd
7
: 5.
Ontwikkeling van een
dat voldoet aan de eisen van de Wet
Digitale Overheid en de toegankelijkheidsrichtlijnen (B1-taalniveau, duidelijke structuur). Dit zorgt voor: o
Naleving van wet- en regelgeving.
o
Efficiëntere interne afhandeling.
o o o
6.
Vermindering van klantvragen en verhoging van betalingsbereidheid. Verlaging van drukkosten met ongeveer € 4.000 per februarikohier. Verlaging van de benodigde checklist uren per februarikohier.
De geschatte kosten bedragen € 12K (exclusief interne uren).
, omdat het voor de website
gebruikte content management system (CMS) bij de huidige leverancier niet langer beschikbaar is. In 2025 is een overgang naar een nieuwe leverancier of naar ander
CMS noodzakelijk. Voor de (door)ontwikkeling van de website wordt in 2025 out-of7.
8.
pocket € 100K begroot. Ontwikkeling van een
: Dit zorgt voor eenduidige
identiteit en communicatie en de inrichting van een toolkit voor de medewerkers. De geschatte kosten bedragen € 5K
: Deze campagne is opnieuw gericht op het vergroten
van begrip en vertrouwen in de dienstverlening, het verlagen van het aantal bezwaren en het verminderen van de druk op het KCC en andere teams. De geschatte kosten bedragen € 25K.
Gekoppeld aan de meerjarenstrategie zoals die is beschreven in de Kadernota 2026, wordt in opdracht van het Dagelijks Bestuur in 2025 door een gespecialiseerde adviseur een
uitgevoerd dat er op is gericht om de
kosten bedragen € 25K.
. De geschatte
Conclusies •
BSOB heeft in 2024 succesvol de belastingtaken uitgevoerd en de beoogde
verbeterdoelstellingen gerealiseerd, ondanks verschillende uitdagingen zoals de
implementatie van de Dienst Dommelvallei, de directiewisseling en het uitvallen van • • •
enkele keyspelers door ziekte.
De organisatie-inrichting is gewijzigd om beter te kunnen sturen op processen en de benodigde aandacht te geven aan de medewerkers
BSOB heeft in 2024 een positief financieel resultaat gerealiseerd van € 698K voor toevoeging en onttrekking bestemmingsreserve.
Van een deel van dit positieve resultaat, te weten een bedrag ter grootte van € 291K, wordt een geoormerkte bestemmingsreserve gevormd voor de financiering van een
•
aantal noodzakelijke projecten die moeten worden uitgevoerd in 2025
Met het restant van € 407K een egalisatiereserve te vormen, waarmee nadelige
financiële effecten in latere jaren gecompenseerd kunnen worden. Hiermee vloeit dit 8
bedrag indirect terug naar de deelnemers in de GR BSOB. Dit onder voorwaarde van een juridische basis voor het treffen van een egalisatiereserve in de GR BSOB.
Een bestuurlijk vastgestelde jaarrekening te verkrijgen.
Conform wettelijke voorschriften dient het Dagelijks Bestuur bij overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag een controleverklaring bij te voegen.
Accountantscontrole
De controlerend accountant geeft een getrouwheidsoordeel af, conform de Gemeente- en
Provinciewet. Dit getrouwheidsoordeel ziet ook op de rechtmatigheidsverantwoording. Voorts wordt in de controleverklaring expliciet opgenomen, dat de baten en lasten, alsmede de
balansmutaties met betrekking tot specifieke uitkeringen rechtmatig tot stand zijn gekomen. In het verslag van bevindingen blijft de accountant de tabel van fouten en onzekerheden opnemen. Het rechtmatigheidsoordeel over de specifieke uitkeringen is wel gelijk aan voorgaande jaren en omvat een toets aan alle rechtmatigheidscriteria. Het Dagelijks Bestuur legt verantwoording af
Conform wettelijke voorschriften legt het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur over elk begrotingsjaar verantwoording af over het door hem gevoerde bestuur, onder
overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het jaarverslag geeft een goed beeld van de bereikte resultaten in 2024.
Informatie medebepalend voor de eerste begrotingswijziging 2024
Zoals reeds is aangegeven, legt het dagelijks bestuur met het jaarverslag en jaarrekening
verantwoording af over de uitvoering van het beleid in 2024, zowel inhoudelijk als financieel. Als onderdeel van het cyclisch proces, levert deze verantwoording stuurinformatie op. De financiële ontwikkelingen uit de jaarstukken 2024 hebben op hoofdlijnen ook als input gediend voor de eerste begrotingswijziging 2025.
Resultaatsbestemming van het positieve saldo geschiedt volgens de vastgestelde kaders
Conform artikel 5 lid 8 van de verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) BSOB 2024 wordt het voordelige saldo, na aftrek van de dotatie die wordt
toegevoegd aan de bestemmingsreserve voor de in deze memo genoemde geoormerkte
projecten en initiatieven, verrekend met de deelnemers. De verrekening vindt plaats over het betreffende jaar.
N.v.t.
Het resultaat en de resultaatbestemming is hiervoor reeds toegelicht. 9
N.v.t.
De Jaarstukken 2024 worden ter informatie verzonden aan de raden/algemeen bestuur van onze deelnemers. De Jaarstukken 2024 worden na vaststelling op onze website geplaatst.
N.v.t.
Na vaststelling worden de Jaarstukken 2024 binnen twee weken doch uiterlijk voor 15 juli 2025 verzonden aan GS.
Jaarstukken 2024
De voorzitter Algemeen Bestuur,
De secretaris,
G.T. Buter
E.M. van der Reijden
10