Meningsvorming Agendacommissie MGR

Meningsvormende notitie t.b.v. de voorbereiding van de regioagendacommissie Groene Metropoolregio Arnhem-Nijmegen Doel: ter bespreking Wanneer: 2 februari 2021 tussen 18.30 en 20.00 uur, online Inleiding De raden in de regio Arnhem-Nijmegen hebben ingestemd met een versterkte samenwerking in de regio Arnhem-Nijmegen in de vorm van een gemeenschappelijke regeling, de Groene Metropoolregio Arnhem Nijmegen. In de regeling is opgenomen dat er een regioagendacommissie (hierna te noemen agendacommissie) wordt ingesteld door het algemeen bestuur (AB) (artikel 15 lid 2 van de tekst van de regeling). Er zijn inmiddels twee bijeenkomsten gepland als ‘kwartiermakersbijeenkomsten’ waarin de ‘commissie in oprichting’ besluiten neemt over een gezamenlijk gedragen reglement van orde, waarin o.a. de taken, verantwoordelijkheden, werkwijze en samenstelling van de agendacommissie worden beschreven. De diverse raden kunnen vervolgens de afgevaardigden naar de agendacommissie benoemen en de agendacommissie kan daarna formeel starten. In de eerste vergadering stelt de agendacommissie het reglement van orde dan vast. Vervolgens kan het AB dit reglement van orde in een van zijn vergaderingen bevestigen.

Uitgangspunten Tijdens de regelmatige bijeenkomsten tussen raden in het proces van visievorming over de Groene Metropoolregio is de wens tot een agendacommissie frequent geuit en deze heeft een plek gekregen in de tekst van de regeling als commissie van advies aan het algemeen bestuur. Verder beschrijft het AB in zijn bedrijfsplan wat het AB als meerwaarde van de commissie ziet, nl dat het AB weet wat er in de raden leeft en dat de raden weten wat er in de regio speelt. Bij de behandeling van de voorstellen hebben raden juist op het onderdeel van de agendacommissie moties opgesteld. Deze zijn mede gebruikt als input bij het opstellen van deze notitie. Als uitgangspunt geldt verder dat de agendacommissie haar werkzaamheden efficiënt en effectief kan uitvoeren. De agendacommissie is een slagvaardige en gezaghebbende commissie, die vanuit haar adviesrol aan het AB en informerende taak in de eigen raad, namens de deelnemende gemeenteraden toeziet op en bijdraagt aan de randvoorwaarden waaronder raden hun rollen optimaal kunnen vervullen. Voorstellen voor bespreking Hieronder treft u een aantal onderwerpen aan die in het reglement van orde een plek kunnen krijgen. Deze zijn geformuleerd als wensen, vragen en uitspraken, zodat daarover onderling het gesprek kan worden gevoerd. 1.

Inrichting en werkwijze van de agendacommissie Het is wenselijk dat de agendacommissie haar werkzaamheden vastlegt in een reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de agendacommissie. In dit reglement van orde regelt de agendacommissie onder meer: taken, het lidmaatschap, voorzitterschap, secretariaat, adviseurschap, vergaderingen, orde van de vergaderingen (waaronder openbaarheid), procedures (waaronder de relatie met het AB van de Groene Metropoolregio en de

individuele raden), rechten van de leden. Ook kan de agendacommissie vastleggen hoe zij ondersteund wenst te worden en welke faciliteiten zij nodig heeft. 2. Voorzitterschap en samenstelling van de commissie Het is wenselijk dat de agendacommissie een uitspraak doet over hoe zij het voorzitterschap van haar commissie wenst te regelen. Er zijn verschillende mogelijkheden waarop het voorzitterschap geregeld kan worden. a. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter, die ook inhoudelijk kan meepraten over de geagendeerde onderwerpen. b. Een lid van het AB wordt gevraagd om technisch voor te zitten. c. De agendacommissie vraagt een onafhankelijk derde persoon om voor te zitten. Het is wenselijk dat de agendacommissie een besluit neemt over de omvang en samenstelling van de commissie. In moties over de agendacommissie worden daartoe verschillende aantallen genoemd. Het meest voorkomend is het voorstel van twee leden per gemeenteraad en vier leden vanuit de raden van Arnhem en Nijmegen. Verder is in de moties beschreven dat raadsleden voor benoeming in de agendacommissie in aanmerking komen. De benoeming gebeurt door de raad. 3. Taken van de agendacommissie Het is wenselijk dat de raadsleden een uitspraak doen over de taken van de agendacommissie, bijvoorbeeld: a.

procesmatige voorbereiding en planning van de politieke besluitvorming bij deelnemende gemeenteraden en het daarbij scheppen en stimuleren van randvoorwaarden voor raden om de kaderstellende en controlerende taak te vervullen; b. gevraagd en ongevraagd advies aan het bestuur van de GMR over de kwaliteit van de informatievoorziening vanuit de GMR, inclusief de opgaven; c. organiseren / laten organiseren van regionale en lokale bijeenkomsten over zaken die met de GMR te maken hebben (informatievoorziening); d. meedenken over de inrichting van de regeling; e. …. f. …. 4. Tijdsinvestering voor deelname aan de agendacommissie Het is wenselijk dat het reglement van orde aangeeft hoeveel keer per jaar de commissie bijeenkomt en op welke dag. Ook is het wenselijk om een uitspraak te doen over eventuele overige activiteiten die van de commissieleden worden verwacht. Op die manier wordt de tijdsinvestering voor een raadslid duidelijk en kan hij/zij hier in de werkplanning rekening mee houden. 5. Communicatie tussen Groene Metropoolregio en agendacommissie Het is wenselijk om vast te leggen dat de Groene Metropoolregio zorgt voor een vergadersysteem waarvan ook de agendacommissie gebruik kan maken. Uitgangspunt is dat relevante informatie digitaal en goed toegankelijk te raadplegen is. Alle openbare vergaderingen worden op vergelijkbare wijze ontsloten.

Er wordt voorzien in een mogelijkheid dat individuele raden in dit systeem hun zienswijzen en overige relevante besluiten kunnen uploaden, zodat alles overzichtelijk wordt weergegeven. Aparte aandacht vragen de informatievoorziening en wijze van ontsluiting vanuit de voortgang op de diverse opgaven. Op welke wijze worden voortgangsrapportages, lange termijnagenda en overige relevante informatie en besluiten door bestuurlijk trekkers op de opgaven gedeeld? Zie hiervoor ook de moties die op dit punt in sommige raden zijn ingediend.

Het is wenselijk dat een lid van het bestuur van de Groene Metropoolregio en de directeur regelmatig aanwezig zijn bij de vergaderingen van de agendacommissie en dat er vanuit het bestuur van de Groene Metropoolregio een vaste contactpersoon voor de agendacommissie wordt aangewezen. 6. Ondersteuning van de commissie Het is wenselijk dat de agendacommissie een uitspraak doet over het secretariaat van de commissie. Uitgangspunt is een secretariaat dat deskundig is op het gebied van de specifieke advisering en ondersteuning die gemeenteraadsleden / raadscommissies vragen. Denkbaar is dat de agendacommissie wordt ondersteund vanuit de griffierskringen (Gelderland Midden/Regio Rijk van Nijmegen). Eén griffier uit de griffierskring neemt de formele rol van secretaris op zich en ondersteunt de agendacommissie in o.a. de stukkenstroom naar de vergaderingen. Een andere griffier wordt de plaatsvervangend secretaris. Iedere griffier overlegt met de betreffende leden van de agendacommissie uit zijn/haar raad, hoe de vergaderingen voor dit agendacommissielid voorbereidt worden en hoe het agendacommissielid terug meldt naar de eigen raad. In het bedrijfsplan van de Groene Metropoolregio is vastgelegd dat het regiobureau de vergaderingen faciliteert, in nauwe samenwerking met de griffierskringen.

In de begroting van de Groene Metropoolregio is thans geen vrij besteedbaar budget opgenomen voor de ondersteuning van de agendacommissie.