M53 Informatienota benchmark en analyse organisatie Berg en Dal

INFORMATIENOTA

M53 Zaaknummer: Z-21-092040 Documentnummer: VB/Raad/21/01305 Onderwerp: Benchmark en analyse Vergadering B&W: 16 november 2021 Raadsvergadering: 16 december 2021 Carrouselvergadering: 9 december 2021 Portefeuillehouder: M. Slinkman Ambtenaar: Miranda Janssen Mailadres: M.Janssen@bergendal.nl Aan de gemeenteraad, Kennisnemen van Benchmark en analyse Waarom nu naar de raad? In maart 2021 hebben we u verteld dat wij een benchmark gaan opstarten. Deze benchmark is inmiddels afgerond, evenals de analyse. Deze analyse is verwerkt in een oplegnotitie. We presenteren de uitkomsten van de benchmark en de punten die opvallen graag aan u. Ook willen wij u op de hoogte brengen van de vervolgonderzoeken die gaan plaatsvinden naar aanleiding van deze benchmark. Op 9 december 2021 presenteren wij de uitkomsten van de benchmark en dat wat opvalt. Samenvatting De uitgevoerde benchmark geeft ons inzicht in de relatieve kosten en formatie van de gemeente. Ook geeft het ons informatie of onze organisatie afwijkt van de gemiddelde norm. En of de omvang van het takenpakket van onze organisatie in verhouding is met de omvang van onze organisatie. De uitkomsten van deze benchmark hebben wij vervolgens geanalyseerd en vertaald in bijgaande oplegnotitie. Daarbij hebben we de uitkomsten van de benchmark in 2017 ook meegenomen. De benchmark is gebaseerd op de door u vastgestelde begroting van 2021.

Het totaalbeeld dat uit de benchmark komt is dat we qua omvang en takenpakket gemiddeld zitten. Wat betreft de totale kosten van de organisatie zitten we 1% hoger ten opzichte van de vergelijkbare gemeenten. Een mooi bericht dus. Toch hoort u de afgelopen periode vanuit het college regelmatig dat er sprake is van een capaciteitsprobleem waardoor we niet kunnen leveren wat gevraagd wordt. We kunnen ons voorstellen dat dit tegenstrijdig voelt aan de uitkomsten van de benchmark. Dit komt onder andere door een combinatie van de volgende zaken:

Zaaknummer: Documentnummer:

Zaaknummer Documentnummer

Pagina 1 van 4 REFNUMBER

Ambitieniveau Als gemeente Berg en Dal zijn we goed vertegenwoordigd in de dagelijkse besturen van regionale samenwerkingsverbanden en streven we naar een hoog niveau op het gebied van dienstverlening. Daarnaast kent onze gemeente veel verenigingen en hebben wij veel instellingen op het gebied van cultuur. Ook aan duurzaamheid stellen we hoge eisen als gemeente. Zo ook aan het sociale domein. We zetten hier in op preventief werken. Ook pakken we kortdurende trajecten zoveel mogelijk zelf op. Dit vergt tijd van onze medewerkers. En het vraagt van ons dat we goede medewerkers hebben die staan voor ons hoge ambitieniveau. Zij zijn ons menselijk kapitaal en daar zijn we zuinig op. We willen ze graag behouden voor de gemeente. Een ander voorbeeld van een hoog ambitieniveau is ons groen. Wij zijn een groene omgeving en stellen hoge eisen aan de kwaliteit van ons groen. Denk aan de hoeveelheid bomen en aan het goed onderhouden groen. Ons ambitieniveau ligt dus redelijk hoog. De geleverde kwaliteit en het ambitieniveau zijn zichtbaar en voelbaar binnen de organisatie, maar worden niet als zodanig gemeten in de benchmark. Het vertaalt zich wel door in de hogere kosten en werklast van de organisatie. Papieren formatie / werkdruk De benchmark gaat uit van de papieren formatie in relatie tot onze cijfers uit de begroting. Maar de papieren werkelijkheid is een andere dan de praktijk.

Ten eerste hebben we in de praktijk te maken met actualiteiten die niet te voorzien zijn, maar wel veel invloed hebben op de werklast van onze medewerkers. Een voorbeeld is de inzet van onze medewerkers tijdens corona. De organisatie kreeg er plotseling een grote taak bij om dit voor onze organisatie, onze inwoners en ondernemers in goede banen te leiden. Een andere actualiteit is bijvoorbeeld de extra huisvesting van statushouders. Ook deze taak kost de medewerkers veel tijd. Deze taken waren niet voorzien bij het vaststellen van de begroting. Ten tweede ontstonden er vacatures doordat er collega’s vertrokken. Deze vacatures konden niet altijd gemakkelijk ingevuld worden door de krappe arbeidsmarkt. Tenslotte zijn we als organisatie nog volop in ontwikkeling als gevolg van de nieuwe organisatiestructuur. Dit leidt soms tot onduidelijkheid in het takenpakket van onze medewerkers. Dit kost nu extra tijd, maar is een investering in de toekomst. Dit maakt dat de kosten in de benchmark passen bij de werklast, maar dat op de ene plek de werklast wel hoger kan liggen dan de ingevulde formatie. En op de andere plek kan deze lager zijn. Daarmee samenhangend betekent dit iets voor de ervaren werkdruk die bij meerdere clusters terugkomt in de oplegnotitie. Het ervaren van werkdruk is echter niet iets wat gemeten wordt in een benchmark.

En er worden dan ook geen uitspraken gedaan over hoe onze werkdruk zich verhoudt tot het gemiddelde van andere gemeenten. Wel horen wij echter dezelfde geluiden over de werkdruk van andere gemeenten; iedereen ervaart werkdruk door onder andere de krappe arbeidsmarkt en als gevolg van corona. Wat gaan we doen met de uitkomsten van de benchmark? Een aantal conclusies uit de benchmark en de analyse in relatie tot bovenstaande zijn aanlei-

Zaaknummer: Documentnummer:

Zaaknummer Documentnummer

Pagina 2 van 4 REFNUMBER

ding voor vervolgonderzoek. Dit zijn zaken waarbij we, in eerste instantie, niet kunnen verklaren waarom een onderwerp meer dan gemiddeld afwijkt van het gemiddelde van de referentiegemeenten of waar we extra aandacht aan willen besteden. De punten die we verder gaan onderzoeken zijn: Wmo/jeugd De kosten van de Wmo zijn hoger dan de referentiegemeenten. Dit is niet te verklaren met de werklast van het aantal Wmo-cliënten. De kosten van jeugd zijn lager dan in de referentiegemeenten. Deze is echter wel in lijn met de werklast. Omdat Wmo en Jeugd binnen onze organisatie nauw met elkaar zijn verbonden, pakken we deze samen op. Ook wordt het rapport van de visitatiecommissie meegenomen in het vervolgonderzoek. Wabo/ro De kosten van de Wabo liggen hoger dan in de referentiegemeenten. De uitvoering van de Wabo ligt met name bij derden (ODRN). De kosten liggen niet in lijn met de werklast. De kosten van het cluster uit de benchmark van ruimtelijke ordening en volkshuisvesting liggen lager dan in de referentiegemeenten. De medewerkers ervaren onder andere wel een hoge inzet met betrekking tot de omgevingsvergunningen die de ODRN uitvoert. De bestemmingsplannen zijn inmiddels verouderd. Deze worden niet meer geactualiseerd in afwachting van de Omgevingswet.

Er vinden gesprekken plaats met de ODRN om na te gaan hoe deze benchmark zich verhoudt tot het uitgevoerde onderzoek binnen de ODRN en het opgestarte verbetertraject. Daarnaast wordt er een grote werkdruk ervaren binnen het team ruimtelijke ontwikkeling. Mede door de krapte op de arbeidsmarkt en de toegenomen vraag naar woningbouw. Hiervoor is in de begroting 2022 extra formatie aangevraagd. Aansluitend bij het verbetertraject van de ODRN zal ook intern gekeken worden naar onze werkprocessen (zie ook werkdruk en werkprocessen). Werkdruk en werkprocessen Zoals hierboven aangegeven wordt binnen een aantal clusters een hoge werkdruk ervaren. In september 2020 is de organisatiestructuur gewijzigd. Dit is in een bijzondere tijd (corona) gebeurd. Als organisatie zijn we nog steeds in ontwikkeling om de nieuwe structuur zo goed mogelijk neer te zetten. De resultaten van de organisatieontwikkeling hebben we dan ook nog niet concreet kunnen waarnemen. We zijn bijvoorbeeld nog op zoek naar hoe we processen beter in kunnen richten en hoe we de opgaves binnen de organisatie zo goed mogelijk kunnen neerzetten. In diezelfde tijd hebben we te maken gehad met de maatregelen rondom het corona-virus. Dit alles speelt mee in het ervaren van werkdruk en heeft invloed gehad rondom het proces van de benchmark.

Het in beeld brengen van de oorzaken van de ervaren werkdruk (en het verminderen daarvan) nemen we mee in de gehele organisatieontwikkeling (en staat nu doorlopend op onze agenda). We ontplooien allerlei alternatieven om de werkdruk te verminderen. Zo gaan we bezig met het in beeld brengen van de kaders en werkprocessen (duidelijkheid) en onderzoeken we hoe we in deze krappe markt toch mensen kunnen werven. We hebben extra budget voor werving en se-

Zaaknummer: Documentnummer:

Zaaknummer Documentnummer

Pagina 3 van 4 REFNUMBER

lectie en extra formatieplaatsen gevraagd. We leiden intern medewerkers op en we sluiten actief aan bij het programma van de provincie Gelderland waarin ze mensen opleiden om het tekort op de arbeidsmarkt proberen op te lossen. Communicatie Op 9 december 2021 presenteren wij samen met Berenschot de benchmark en analyse aan u. Dan horen we ook graag van u of u nog onderwerpen ziet die nader onderzoek behoeven. Hoe nu verder? De organisatie gaat onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris en de burgemeester (portefeuillehouder P&O) aan de slag met de benchmark en de vervolgonderzoeken. Uiteraard houden wij u, waar nodig, op de hoogte van de uitkomsten van de vervolgonderzoeken.

Burgemeester en wethouders, De secretaris, E.W.J. van der Velde

De burgemeester, mr. M. Slinkman

Bijlagen 1. Benchmarksamenvatting Berg en Dal 13 oktober 2021 2. Oplegnotitie uitkomsten benchmark + duiding 26 oktober 2021 Bijlage ter inzage griffier

Zaaknummer: Documentnummer:

Zaaknummer Documentnummer

Pagina 4 van 4 REFNUMBER