M53 Bijlage 2 - Oplegnotitie benchmark en analyse (26 oktober 2021)

Oplegnotitie benchmarkuitkomsten formatie en kosten

Gemeente Berg en Dal

26 oktober 2021

1.1 Algemeen Aanleiding Vanuit het bestuur en het management van de gemeente Berg en Dal is er de wens om periodiek na te gaan of de omvang en taken van de organisatie op elkaar aansluiten. In de programmabegroting van 2021 is daarom opgenomen dat er in 2021 een benchmark plaatsvindt. De benchmark geeft het bestuur, het management en de teamleiders inzicht in hoe de kosten en formatie per taak zich verhouden tot die van andere, vergelijkbare gemeenten. In 2017 heeft de gemeente Berg en Dal ook aan de benchmark deelgenomen. Door deze (kwantitatief) te vergelijken met de benchmark van 2021 kunnen we kijken hoe de organisatie zich heeft ontwikkeld. Zo wordt zichtbaar wat de organisatie met de gegevens van de benchmark in 2017 heeft gedaan en ervan heeft geleerd. Elk opvallend verschil in formatie en kosten wordt uitgelegd. Deze notitie wordt beschouwd als een ambtelijk stuk, waarin de uitkomsten van de benchmark zijn opgenomen met een eerste ambtelijke duiding hierop.

Doel De benchmark geeft de gemeente Berg en Dal inzicht in de relatieve kosten en formatie van de organisatie. Dit inzicht kan de organisatie meenemen bij keuzes op het gebied van kosten en formatie. Hierbij moet rekening worden gehouden met het soort organisatie en werkgever dat de gemeente Berg en Dal wil zijn. De ambities van de gemeente zijn onder andere een tevreden inwoner en een betaalbaar Berg en Dal. Er wordt gewerkt met gemeenschapsgeld. Daar wil de gemeente zorgvuldig mee omgaan. De benchmark geeft informatie of de kosten en formatie van de organisatie afwijken van de gemiddelde norm. Ten slotte wil de gemeente Berg en Dal een efficiënte organisatie zijn. Aan de hand van de benchmark en de analyse van de benchmark wordt duidelijk of de omvang van het takenpakket van de organisatie in verhouding is met de omvang van de organisatie. Aan de hand van onder andere deze analyse kan de organisatie bepalen hoe verder te gaan in de toekomst. Ook geeft de benchmark het bestuur, het MT en de teamleiders inzicht in de ontwikkeling die de organisatie sinds de eerste benchmark in 2017 heeft ondergaan.

Uitgangspunt benchmark Het uitgangspunt van de vergelijking betreft de apparaatskosten. Dit is de optelling van de loonkosten, inhuurkosten (bovenop de vastgestelde formatie), materiële kosten, kosten van taken belegd bij derden en gecorrigeerd voor eventuele opbrengsten uit diensten voor derden. Op deze manier wordt er goed rekening gehouden met het feit dat gemeenten verschillende keuzes kunnen maken in hun manier van werken (taken zelf uitvoeren met eigen formatie of uitbesteden aan externe partijen). Het resultaat van een benchmark is objectieve vergelijkingsinformatie en biedt een eerste handvat voor een objectieve discussie. De uitkomsten van de benchmark zijn geen ‘finaal oordeel’ over de organisatie, er kunnen namelijk goede redenen zijn waarom de organisatie verschilt ten opzichte van een gemiddelde. Denk hierbij aan factoren zoals het ambitieniveau van de gemeente, de kwaliteit en gewenste dienstverlening of specifieke omgevingskenmerken. De uitkomsten van de benchmark dienen als uitgangspunt voor de normering, sturing en inrichting van het primaire proces en de overhead.

1

Opmerkingen vooraf 

De begroting van 2021 is genomen als uitgangspunt voor deze benchmark. Voor de formatie is uitgegaan van de vastgestelde (papieren) formatie per 1-1-2021. Dit kan uiteraard verschillen van de daadwerkelijke bezetting van de organisatie (bijvoorbeeld door vacatureruimte of uitval door ziekte).



De benchmark uitgevoerd in 2017 heeft geleid tot een aantal keuzes die de organisatie heeft gemaakt, zoals de interne verzelfstandiging van het Sociaal Team. Voor de benchmark in 2021 is het Sociaal Team wel als onderdeel van de reguliere formatie meegenomen.



De organisatieontwikkeling is een duidelijke ontwikkeling die invloed heeft op de vergelijking tussen 2017 en 2021. De gemeente Berg en Dal werkt sinds 2020 met 4 managers en 11 teamleiders en 2 bedrijfsleiders, waar dit voorheen een MT was met ter ondersteuning senior medewerkers die een coördinerende rol vervulden. Deze verandering is een bewuste keuze geweest.



De formatie die vanuit het generatiepact beschikbaar komt (3,42 fte) en de flexibele schil (1,88 fte) is vrijwel volledig verdeeld over de gehele benchmark. Dit is gedaan op basis van de verhouding van de rest van de formatie. Er is een uitzondering van 0,33 fte: deze is specifiek voor het secretariaat benoemd als flexibele schil en is daarmee direct aan die overheadcategorie toegekend.



Een procentueel verschil tussen 15% lager dan gemiddeld en 15% hoger dan gemiddeld valt in de bandbreedte van gemiddeld.



De subsidies die verstrekt worden aan organisaties (zoals kunst- en cultuurinstellingen, sportverenigingen of maatschappelijke organisaties) zitten niet in de apparaatskosten verwerkt.



Op basis van het benchmarkonderzoek is een aantal opvallende clusters en categorieën naar voren gekomen. In deze duidingsnotitie is op die onderwerpen door Berenschot een aanvullend duidingsgesprek gevoerd. Deze onderwerpen hebben de opmerking (verdieping) achter het desbetreffende onderwerp staan. Voor de onderwerpen waar geen verdieping staat benoemd, is door de gemeente (vanuit het projectteam gecoördineerd) de aanvulling gedaan.

Algemene conclusie De totale apparaatskosten per inwoner zijn 1% hoger dan gemiddeld. De kosten in het primaire proces per inwoner zijn 1% hoger dan gemiddeld. De overheadkosten per inwoner zijn 0% hoger dan gemiddeld. Zetten we de overheadkosten af tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, dan zijn de overheadkosten 6% lager dan gemiddeld. Ook in 2017 zat de gemeente rondom het gemiddelde van de referentiegroep (toen 1% lager dan gemiddeld).

2

1.2 Primair proces Cluster 1: Burgerzaken De apparaatskosten per inwoner voor de gemeente Berg en Dal zijn iets lager dan gemiddeld (-3%, -€ 0,0 miljoen). Dit beeld is vergelijkbaar met 2017. Tegelijkertijd is er wel een dip zichtbaar in het aantal verstrekte identiteitsbewijzen. Dit heeft te maken met de wetswijziging waardoor identiteitsbewijzen tien jaar geldig zijn in plaats van vijf jaar.

Cluster 2: Openbare orde en veiligheid De totale apparaatskosten zijn 6% hoger dan gemiddeld (+€ 0,2 miljoen). Dit komt met name door hogere kosten van taken belegd bij derden (o.a. kosten voor de Veiligheidsregio) en hogere kosten voor inhuur (inzet voor controle Drank- en Horecawet en ondersteuning van de gezagsdriehoek). De loonkosten en de materiële kosten zijn lager dan de gemeenten in de referentiegroep. De lagere loonkosten komen voort uit het feit dat de gemeente minder formatie inzet op beleid/advies. De lagere formatie op uitvoering wordt gecompenseerd voor de aanvullende inhuurkosten die er zijn. De werklast geeft een wisselend beeld. Het aantal misdrijven per 10.000 inwoners en aantal verwijzingen HALT per 10.000 jongeren is hoger dan gemiddeld. Aan de andere kant is de omgevingsadressendichtheid lager dan gemiddeld. Dit gemiddelde beeld qua werklast past daarmee bij de gemiddelde kosten voor dit cluster. Dit beeld komt ook grotendeels overeen met de uitkomsten van de benchmark in 2017. Een specifiek aandachtspunt is de kosten voor vergunningverlening ten opzichte van het aantal aangevraagde APV en Drank- en Horecavergunningen. Voor een betere vergelijking is uitgegaan van de cijfers van 2019 (in verband met vertekening van de cijfers door corona).

De kosten voor vergunningverlening zijn gemiddeld, waar het aantal aangevraagde APV en Drank- en Horecavergunningen lager is dan gemiddeld. In 2017 waren de kosten voor vergunningverlening relatief laag gezien het aantal vergunningen dat aangevraagd werd. Uit de cijfers is te zien dat het aantal APV-vergunningen (in 2019) ten opzichte van 2017 is gedaald.

Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen (verdieping) Voor verkeer, vervoer en wegen heeft de gemeente de laagste totale kosten van de referentiegroep (-39%, -€ 0,9 miljoen). Deze kosten zijn wel in verhouding met de werklast (aantal kilometers te onderhouden weg per 1.000 inwoners). Het aantal te onderhouden kilometers weg afgezet tegen het oppervlakte land is ook lager dan gemiddeld. Er zijn wel hogere begrote kosten voor kapitaallasten en groot onderhoud bij de gemeente. Het duidt er daarmee op dat er een andere keuze wordt gemaakt: minder kosten voor dagelijks beheer en onderhoud en meer kosten voor groot onderhoud. Daarnaast heeft de gemeente ook een divers aantal wegen die niet onder het beheer en onderhoud van de gemeente vallen, maar van de provincie zijn. Er is in het duidingsgesprek aangegeven dat er een bewuste keuze is gemaakt door de gemeente om minder budget te begroten voor het dagelijks beheer en onderhoud. Het effect op de kwaliteit van de wegen is nu nog niet zichtbaar, maar zal op de langere termijn wel een rol kunnen spelen. Er wordt wel aangegeven dat het aantal meldingen openbare ruimte langzaam aan het stijgen is. De formatie voor beleid/advies is lager dan gemiddeld. Naar aanleiding van de uitkomsten in 2017 is in de kadernota 2018 1,0 fte als verkeerskundige opgenomen ter uitbreiding.

Deze functie is voor de benchmark in 2021 deels onder uitvoering en deels onder beleid/advies opgenomen (zowel bij dit cluster als bij het cluster Parkeren) gezien de werkzaamheden. Ondanks deze uitbreiding blijft de formatie op beleid/advies lager dan gemiddeld. De gemeente verwacht in de komende jaren nog wel werk te hebben aan de nieuwe woonwijken die gebouwd gaan worden, waar verkeerskundige input geleverd moet worden.

3

Cluster 4: Parkeren De totale kosten voor parkeren liggen hoger ten opzichte van de referentiegemeenten (+89%, +€ 0,1 miljoen). Dit heeft met name te maken met de twee parkeergarages die de gemeente in beheer en eigendom heeft. Voor één parkeergarage zijn er begrote opbrengsten die reeds gecorrigeerd zijn. Het beheer en onderhoud van de parkeerinstallaties zijn uitbesteed aan Nijmegen. Voor vergunningverlening liggen de kosten 7% procent hoger, terwijl de werklast fors lager ligt. Het gaat echter om een inzet van 0,1 fte voor de vergunningverlening. Gezien de omvang is het verschil daarmee verwaarloosbaar. Het beeld voor parkeren is vergelijkbaar ten opzichte van 2017.

Cluster 5: Water De gemeente geeft aan nauwelijks eigen oppervlaktewater te beheren. De totale apparaatskosten zijn 88% lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). De kosten die zijn opgenomen hebben betrekking op het in stand houden van de veerdienst. Voor het onderhoud aan de loswal is vrijwel geen budget begroot. Er wordt ook geen eigen formatie ingezet op dit cluster. Ten opzichte van referentiegemeenten is er echter wel relatief veel water. De uitkomst is vergelijkbaar met 2017.

Cluster 6: Economische zaken De kosten liggen in zijn geheel lager dan gemiddeld (-55%, -€ 0,1 miljoen). Dit zit met name in een lagere formatie dan gemiddeld. Vanuit de werklast zijn deze lagere kosten passend. In 2017 was het beeld vergelijkbaar met de huidige uitkomsten van de benchmark.

Cluster 7: Educatie De totale apparaatskosten zijn gemiddeld (-1%, -€ 0,0 miljoen). De loonkosten zijn lager dan gemiddeld door een lagere formatie. Dit heeft ermee te maken dat de leerplichttaken uitbesteed zijn. De kosten van taken belegd bij derden zijn daarmee hoger dan gemiddeld. De materiële kosten (vastgoedkosten voor onderwijshuisvesting) zijn iets hoger dan gemiddeld, maar wel passend bij de werklast (met name meer scholen voor speciaal en voortgezet speciaal onderwijs). De uitkomsten zijn vergelijkbaar met 2017.

Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde (verdieping) De totale kosten (inclusief subsidies) liggen lager dan in de referentiegemeenten (-19%, -€ 0,3 miljoen). Dit is niet in verhouding met de werklast. De gemeente heeft meer kunst- en cultuurinstellingen, evenals meer monumenten (rijksmonumenten en gemeentelijke monumenten) ten opzichte van de referentiegroep. Dit beeld is vergelijkbaar met 2017. Kunst, cultuur en oudheidkunde vormt niet per se een speerpunt binnen de gemeente. Wel zijn de politieke ambities op het gebied van erfgoed recentelijk toegenomen en wordt het behoud van monumentaal erfgoed in het collegeprogramma benoemd om te behouden. Hieronder vallen drie musea die van landelijk belang zijn. Er is geen vastgelegd cultuurbeleid. Wel is de gemeente aan het inventariseren wat het beleid moet worden de komende jaren. Dat wil de gemeente Berg en Dal vastleggen in een koersdocument. Op het gebied van subsidies is het beleid wel vastgelegd en zijn de processen ook duidelijk. In het duidingsgesprek is aangegeven dat het takenpakket op het gebied van Kunst, cultuur en oudheidkunde verspreid is over meerdere medewerkers. Hierdoor is meer afstemming nodig wat de werkdruk kan verhogen.

4

Cluster 9: Sport (verdieping) De totale kosten (incl. subsidies) zijn voor dit cluster lager dan gemiddeld (-22%, -€ 0,5 miljoen). Dit komt vooral door de lagere materiële kosten (vastgoedkosten van sportaccommodaties). Dit ligt niet in lijn met de werklast, wanneer we kijken naar de huidige aangeleverde aantallen. De gemeente Berg en Dal beschikt over een gemiddeld aantal accommodaties, waar kosten voor zijn (buitensportaccommodaties die geprivatiseerd zijn, worden dan niet meegeteld). Worden de buitensportaccommodaties wel meegenomen, dan is de werklast zelfs hoger dan gemiddeld. De uitkomst is vergelijkbaar met 2017. De gemeente zet meer eigen uitvoerende formatie in ten opzichte van andere gemeenten. Dit heeft ermee te maken dat de gemeente formatie op de loonlijst heeft staan voor beheer binnensportlocaties , zoals de sportzalen en hallen en zwembad. In de referentiegroep heeft 20% van de gemeente formatie op de loonlijst staan voor het beheer van zwembaden. 50% van de gemeenten heeft formatie voor sportstimulering en bevordering op de loonlijst staan. Het beheer en onderhoud van sportaccommodaties wordt door 70% van de gemeenten met eigen formatie uitgevoerd. De gemeente vindt sport een belangrijk onderwerp en heeft ook een lokaal sportakkoord gesloten om mensen aan het sporten te krijgen.

In het duidingsgesprek is aangegeven dat de lagere kosten (met name op de materiële kosten) door een aantal zaken worden beïnvloed: 

De gemeente heeft in het verleden accommodaties gebouwd of vernieuwd en uit eigen middelen gefinancierd. Dit is niet tot uitdrukking gebracht in de kapitaallasten van de accommodaties, waardoor deze lager kunnen zijn dan gemiddeld.



De buitensportaccommodaties zijn geprivatiseerd. De gemeente kent een ruimhartige regeling voor investeringen en subsidies aan die organisaties. Er wordt aangegeven dat er in de komende jaren diverse vernieuwingen gedaan worden aan de accommodaties (o.a. aan het zwembad vanwege aanpassing in de wet), alsook investeringen in de kunstgrasvelden. Het effect hiervan zal de komende jaren zichtbaar worden in de kapitaallasten van de gemeente.

Cluster 10: Groen (verdieping) De kosten zijn lager dan gemiddeld (-15%, -€ 0,4 miljoen). De werklast (aantal hectare groen in beheer en eigendom van de gemeente en aantal begraafplaatsen) is zelfs fors lager dan gemiddeld, waardoor de kosten hoog zijn in verhouding met de werklast. Ondanks dat het aantal hectare groen lager is dan gemiddeld, kenmerkt het landschap van Berg en Dal zich door een groene omgeving met veel bomen. Dit vraagt om ander beheer en onderhoud dan bijvoorbeeld plantsoenen. Hierdoor zijn er diverse specialisten bij de gemeente die zich met het bomenbeheer bezighouden. Ook wordt het kwaliteitsniveau als hoog omschreven. Dit past ook bij het coalitieprogramma waarin wordt benoemd dat het groenniveau op peil gehouden moet worden. Het totale beeld is vergelijkbaar met 2017.

Cluster 11: Recreatie en ontspanning De totale kosten zijn lager dan gemiddeld (-45%, -€ 0,1 miljoen). Deze lagere kosten komen voort uit een lagere formatie en lagere kosten van taken belegd bij derden. In 2017 waren de kosten juist hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). Op basis van de werklast zijn de lagere kosten passend voor de gemeente Berg en Dal. Echter is hier ook een verschil in te zien ten opzichte van 2017, waarbij op dit moment niet bekend is waar het verschil door veroorzaakt wordt.

5

In het coalitieprogramma staat Berg en Dal expliciet benoemd als toeristische gemeente.

Cluster 12: Werk & Inkomen en schuldhulp (verdieping) De werklast en de apparaatskosten zijn beiden hoger dan gemiddeld, maar wel in verhouding ten opzichte van elkaar. De totale apparaatskosten zijn 42% hoger dan gemiddeld (+€ 1,0 miljoen), waar ook het aantal bijstandsontvangers 52% hoger is dan gemiddeld. De uitvoeringskosten per bijstandsontvanger zijn 7% lager dan gemiddeld. In 2017 waren de kosten ook in lijn met de werklast. De gemeente geeft daarnaast aan met vrijwel het hele bijstandsbestand minimaal één gesprek per jaar te laten plaatsvinden. Een aanzienlijk deel van het bijstandsbestand (+/- 15% tot 20%) is langer dan vijf jaar een bijstandsontvanger. Ook met hen blijft de afstemming jaarlijks plaatsvinden, omdat dit als belangrijk wordt gevonden in de gemeente. Dit past ook bij het coalitieprogramma, waarin wordt aangegeven dat inwoners betrokken moeten worden. Ook wordt benoemd dat de gemeente een divers aantal instellingen in de gemeente kent, wat ook mee kan spelen in de aantallen bijstandsontvangers van de gemeente. De wens is om meer naar maatwerk toe te groeien om samen met de inwoner te kijken waar diens behoefte aan ondersteuning ligt, in plaats van aan de hand van een checklist te kijken waar iemand recht op heeft. Het Sociaal Team en het team Inkomen worden geacht in de toekomst verder samen te gaan werken.

Dit is de transformatie sociaal domein waar nog aan gewerkt wordt.

Cluster 13: Wmo (verdieping) De gemeente heeft voor dit cluster de hoogste kosten van de referentiegroep. De apparaatskosten zijn 47% hoger dan gemiddeld (+€ 0,6 miljoen). Deze hogere kosten zijn niet in lijn met de werklast van het aantal Wmo-cliënten. Deze zijn gemiddeld ten opzichte van de referentiegroep. Er komen veel meldingen binnen bij het Sociaal Team. Deze meldingen leiden niet altijd tot een daadwerkelijke aanvraag (en daarmee tot een unieke Wmo-cliënt). De werklast op het gebied van Wmo is dus hoger dan alleen het aantal Wmo-cliënten. Ook kan het zijn dat er nog unieke Wmo-cliënten bij externe organisaties zijn, waar de gemeente in eerste instantie wel werk voor verricht, maar uiteindelijk bij de gemeente niet als cliënt wordt aangemerkt. De hogere kosten komen enerzijds door een hogere formatie. Dit betreft de formatie uit het Sociaal Team die zowel voor Wmo als Jeugd werkzaam is. Hier is in de toedeling een onderscheid in aangebracht, maar in het duidingsgesprek werd benoemd dat de taken voor Wmo en Jeugd kunnen overlappen vanwege de integrale blik. Indien er een vergelijking gemaakt wordt van Wmo en Jeugd opgeteld (de volledige kosten uit beide clusters), dan zijn de kosten hoger dan gemiddeld. De werklast (aantal Wmo-cliënten en jeugdcliënten opgeteld) komt gemiddeld uit. Daarnaast is er een begroot bedrag als inhuurkosten meegenomen in de benchmark.

Dit blijkt alsnog grotendeels ingezet te worden voor vervangingsinhuur en betreft geen inhuur bovenop de vaste formatie. Indien deze inhuur buiten beschouwing wordt gelaten, dan dalen de apparaatskosten wel, maar zijn ze nog steeds hoger dan gemiddeld en niet in lijn met de werklast. De totale apparaatskosten per inwoner zijn wel gedaald ten opzichte van 2017 (-8%). In 2017 is, naar aanleiding van de vorige benchmark, het Sociaal Team intern verzelfstandigd. Voor de benchmark in 2021 is het Sociaal Team wel als regulier organisatieonderdeel meegenomen. De interne verzelfstandiging heeft vooral tot gevolg gehad dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsvoeringstaken rondom het Sociaal Team. Sinds 2017 heeft de gemeente koersdocumenten opgesteld om meer preventief te gaan werken. De effecten daarvan zijn lastig uit te drukken in de apparaatskosten in relatie tot het aantal Wmo-cliënten. Ook het inwonersbestand (relatief veel ouderen) speelt een rol in de kosten voor Wmo. Tot slot wordt benoemd dat de

6

gemeente een divers aantal instellingen in de gemeente kent, wat ook mee kan spelen in de inzet op het gebied van Wmo. De gemeente bevindt zich nog in het traject om de kosten te reduceren. Dit gebeurt door de processen te optimaliseren en meer in te zetten op de kwaliteitszorg. Ook pakt de gemeente kortdurende ondersteuning zelf op (voor de benchmark wel gecorrigeerd), in plaats van dit weg te zetten bij externe partijen.

Cluster 14: Jeugd (verdieping) De kosten voor Jeugd zijn lager dan in de referentiegemeenten (-28%, -€ 0,3 miljoen). De werklast, het aantal jeugdcliënten, is ook lager dan gemiddeld. De totale apparaatskosten zijn daarmee in lijn met de werklast. Ten opzichte van 2017 zijn de kosten sterk gedaald (-38%). De uitvoeringskosten per jeugdcliënt zijn lager dan gemiddeld. Dit betreft de formatie uit het Sociaal Team die zowel voor Wmo als Jeugd werkzaam is. Hier is in de toedeling een onderscheid in aangebracht, maar in het duidingsgesprek werd benoemd dat de taken voor Wmo en Jeugd kunnen overlappen vanwege de integrale blik die wordt gevraagd. Indien er een vergelijking gemaakt wordt van Wmo en Jeugd opgeteld (de volledige kosten uit beide clusters), dan zijn de kosten hoger dan gemiddeld. De werklast (aantal Wmo-cliënten en jeugdcliënten opgeteld) komt gemiddeld uit. Daarnaast valt op dat de kosten voor regie en contractmanagement op het cluster Jeugd hoger zijn dan gemiddeld. In het duidingsgesprek is genoemd dat de medewerker die grotendeels op regie- en contractmanagement is ingezet, zich toch meer richt op beleid-/adviestaken. Tegelijkertijd blijft er nog steeds formatie nodig om toe te zien op de taken die belegd zijn en zijn er kosten voor de inkooporganisatie.

De kosten voor regie- en contractmanagement worden daarmee wel meer gemiddeld, maar dit heeft geen effect op de totale kosten voor het cluster Jeugd. Er komen veel meldingen binnen bij het Sociaal Team. Deze meldingen leiden niet altijd tot een daadwerkelijke aanvraag (en vervolgens tot unieke jeugdcliënten). De werklast op het gebied van Jeugd is daarmee hoger dan puur het aantal jeugdcliënten. De gemeente ziet wel in de cijfers dat de jeugdcliënten die er zijn, steeds langere trajecten doorlopen en zwaardere zorg nodig hebben. Ook gaat volgend jaar het woonplaatsbeginsel veranderen. Er is op dit moment nog onvoldoende zicht op wat dit voor de gemeente Berg en Dal gaat betekenen (met name het aantal jeugdcliënten dat erbij gaat komen door deze verandering). Tegelijkertijd worden hier ook de rijksmiddelen op gecompenseerd, dus het precieze effect is nog niet bekend. De gemeente Berg en Dal zet daarnaast in op een pilot van jeugdconsulenten op scholen. Dit draagt bij aan het preventief werken en wordt ook geschetst als ambitie van de gemeente om hier meer op in te zetten. Er wordt in het duidingsgesprek wel opgemerkt dat diverse taken blijven liggen op dit moment. Denk hierbij aan het verbinden van de partijen in het preventieve veld, maar met de huidige omvang lukt het de gemeente alleen om het aantal meldingen op te pakken.

Er wordt geconstateerd dat er wel achterstanden beginnen te ontstaan in de zin van wachtenden voor een eerste gesprek.

Cluster 15: Maatschappelijk opvang en welzijn (verdieping) De totale apparaatskosten (incl. subsidies) zijn hoger dan gemiddeld (+17%, +€ 0,5 miljoen). Dit hangt vooral samen met hogere materiële kosten (vastgoedkosten van accommodaties). In het duidingsgesprek is aangegeven dat de hogere materiële kosten (kapitaallasten) samen kunnen hangen met de relatief nieuwe accommodaties (Kulturhus) in de heringedeelde gemeente van Berg en Dal (Op de Heuvel, Kekerdom, Leuth en Den Ienloop). De gemeente heeft Den Ienloop en de Mallemolen in eigendom. De overige accommodaties (dorps- en buurthuizen) heeft de gemeente niet in eigen beheer, maar heeft bij de meeste wel flink bijgedragen in de kapitaallasten.

7

Bijna elk dorp heeft zijn eigen dorps- of kulturhus. De meeste dorps en kulturhusen zijn geen juridisch eigendom van de gemeente. De gemeente draagt vaak wel de kapitaallasten om ontmoeten mogelijk te maken terwijl de eigenaren/exploitanten de opbrengsten ontvangen. Verder is er een hogere formatie voor beleid/advies dan gemiddeld. Er wordt actief ingezet op participatie van de instellingen en inwoners en het valt op dat diverse medewerkers een deel van het takenpakket op het gebied van Maatschappelijke opvang en welzijn vervullen. Dit vraagt meer afstemming tussen de medewerkers wie waarvoor verantwoordelijk is (zowel binnen het team, alsook specifiek bij vragen over het vastgoed). Tot slot heeft de gemeente nog formatie op de loonlijst staan voor de schoonmaak bij Den Ienloop. Dit komen we bij andere gemeenten vrijwel niet meer tegen. Ten opzichte van 2017 zijn de kosten gestegen.

Cluster 16: Volksgezondheid De totale apparaatskosten zijn gemiddeld. Dit is in lijn met de uitkomsten van 2017. De situatie is dan ook ongewijzigd. De gemeente koopt nog steeds de wettelijke taken (Wet publieke gezondheid) in bij de GGD. Daarnaast koopt de gemeente, zoals ze ook in 2017 deden, een aantal preventieve producten jeugdgezondheidszorg in bij de GGD.

Cluster 17: Afval Voor afval liggen de totale kosten hoger dan gemiddeld (+7%, +€ 0,2 miljoen). Dit zit met name in hogere kosten van taken belegd bij derden. De gemeente streeft naar een hoog serviceniveau, wat een mogelijke verklaring kan zijn voor de hogere kosten ten opzichte van gemiddeld. Dit is een bewuste keuze, ook voor de komende jaren. De kosten zijn in lijn met de vorige deelname.

Cluster 18: Riolering Voor riolering zijn de kosten hoger dan gemiddeld (+14%, +€ 0,1 miljoen). Met name de loonkosten (hogere formatie) en kosten taken belegd bij derden zijn hoger dan gemiddeld. De kosten zijn passend bij de werklast van de gemeente. De uitkomsten zijn vergelijkbaar met de deelname in 2017.

Cluster 19: Milieu en duurzaamheid De apparaatskosten zijn 9% hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). Dit komt met name door een hogere formatie op beleid/advies ten opzichte van andere gemeenten. Deze inzet is ook gestegen ten opzichte van 2017. In het vorige en het huidige collegeprogramma ligt de nadruk op de taken duurzaamheid, warmtetransitie en circulaire energie. Dit uit zich in drie pijlers: klimaatneutraal 2050, aardgasvrij maken van woningen en strategische regionale betrokkenheid. De hogere inzet lijkt daarmee verklaarbaar te zijn. Tegelijkertijd wordt ervaren dat de milieutaken die worden uitgevoerd door de gemeente (en ook onder dit cluster vallen) knellen ten opzichte van de ontwikkeling in taken die uitgevoerd moet worden. Denk hierbij aan taken op het gebied van stikstof, geluid, Schone Lucht Akkoord, geur, externe veiligheid en Omgevingswet.

Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting (verdieping) De totale apparaatskosten liggen lager dan gemiddeld (-49%, -€ 0,4 miljoen). De gemeente heeft fors hogere opbrengsten uit diensten voor derden (correctie in verband met dekking van taken uit projecten). Dit is meer dan bij andere gemeenten, waardoor de totale kosten lager uitkomen. De werklast laat een gemiddeld beeld zien. In 2017 waren de apparaatskosten ook lager dan gemiddeld.

8

In het coalitieprogramma is te lezen dat er een ambitie is voor de groei van 620 woningen (tot 2030) binnen de gemeente. Dit is ondertussen bijgesteld naar ruim 1200 woningen. De gemeente houdt rekening met 30% planuitval. De gemeente heeft daarom ruimte voor 1560 woningen. De projecten waarin deze woningbouwambitie gerealiseerd moet worden, gaat veelal om plannen van dertig tot tweehonderd woningen. Er wordt aangegeven dat er voldoende bouwlocaties zijn waarop deze woningen gerealiseerd kunnen worden, maar deze verhoogde ambitie in aantal te bouwen woningen is niet uitgedrukt in een toename van formatie. Er wordt nu bij nieuwe aanvragen vaak aangegeven dat het op dit moment niet opgepakt kan worden vanwege de beschikbare capaciteit. Goed om hierbij te realiseren is dat de daadwerkelijke bezetting op dit moment lager is dan de vastgestelde formatie, wat er voor zorgt dat er een hoge werkdruk wordt ervaren bij de desbetreffende medewerkers. Om voldoende capaciteit te kunnen leveren wordt in de begroting 2022 voor dit onderdeel extra formatie aangevraagd. De uitdaging blijft dan echter nog om geschikte mensen te vinden gelet op de krappe arbeidsmarkt. Ook ervaren de medewerkers een hoge inzet met betrekking tot het toetsen van de omgevingsvergunningen. Dit speelt met name daar waar de aangevraagde bouwvergunningen buiten de beleidskaders vallen waaraan getoetst kan worden.

In het gesprek over Wabo (samen met de omgevingsdienst) is ook benoemd dat er verouderde bestemmingsplannen zijn, die niet meer geactualiseerd zijn in afwachting van de Omgevingswet (uitgesteld naar juli 2022 ondertussen). Daarnaast wordt er inzet gevraagd met betrekking tot sociale huurwoningen (verduurzaming hiervan) en de levensloopbestendige woningen, gezien het grotere aandeel ouderen in de gemeente.

Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en geo-informatie In dit cluster zijn de formatie en de kosten gemiddeld (-10%, -€ 0,0 miljoen)). De lagere kosten zijn in lijn met de werklast. De uitkomsten zijn vergelijkbaar met de deelname in 2017.

Cluster 22: Wabo (verdieping) De totale kosten zijn 48% hoger dan in de referentiegemeenten (+€ 0,5 miljoen). Dit komt met name door de hogere kosten van taken belegd bij derden (ODRN). De gemeente heeft een groot deel van de taken belegd bij de ODRN (bouw- en woningtoezicht en vergunningverlening). Hierdoor zijn de loonkosten wel lager dan gemiddeld. Per saldo heeft de gemeente dus hogere apparaatskosten dan gemiddeld. Deze hogere apparaatskosten zijn niet in lijn met de werklast. Zowel de kosten voor uitvoering als vergunningverlening vallen op. In 2017 waren de apparaatskosten gemiddeld ten opzichte van een hogere werklast. In de aangeleverde aantallen kan een omgevingsvergunning meerdere activiteiten bevatten. Dit is echter wel als één omgevingsvergunning geteld. Indien we uitgaan van iedere activiteit beschouwen als één omgevingsvergunning, dan zien we dat de kosten in lijn zijn met het gemiddelde van de referentiegroep voor wat betreft de werklast. De gemeente Berg en Dal heeft de taken voor bouw- en woningtoezicht en vergunningverlening m.b.t. omgevingsvergunningen belegd bij de ODRN. Zowel de gemeente als de ODRN geven aan dat er op veel lagen in de organisatie afgestemd wordt met de ODRN over de omgevingsvergunningen. Het proces is zo ingericht dat de ODRN vooroverleggen heeft met inwoners die een vergunning willen.

Deze wordt getoetst aan de kaders die de ODRN tot hun beschikking heeft. Bij een afwijking binnen de bestaande kaders, wordt dit teruggelegd bij de gemeente om hier een advies over te ontvangen. De gemeente Berg en Dal geeft aan dat bestemmingsplannen momenteel niet meer geactualiseerd worden, in afwachting van de Omgevingswet (voorlopige ingangsdatum 1 juli 2022). Vervolgens wordt bij een daadwerkelijke aanvraag het proces nogmaals doorlopen. Dit kan betekenen dat dezelfde aanvraag en stukken voor een tweede keer bij de gemeente terechtkomen om eenzelfde toets op te doen.

9

Dit is een afgesproken werkproces om dit zo te doen, maar vraagt daardoor mogelijk wel extra capaciteit en inzet (zowel bij de gemeente als bij de ODRN). Tegenover deze extra inzet met betrekking tot de vooroverleggen staan geen leges inkomsten. Tegelijkertijd wordt ervaren dat de inwoners van de gemeente Berg en Dal mondig zijn. Dit uit zich in veel afstemming over procedures rondom klachten en bezwaar en beroepszaken. Ook heeft de gemeente taken zoals een baliefunctie bij de ODRN belegd en beheert de ODRN het archief van de gemeente Berg en Dal met betrekking tot de vergunningen. Dit zal bij de gemeenten die de taak nog in eigen huis uitvoeren veelal belegd zijn bij de DIV-medewerkers van de gemeente.

Cluster 23: Belastingen en WOZ De kosten voor dit cluster zijn hoger dan gemiddeld (+23%, +€ 0,1 miljoen). Deze taak is vrijwel volledig belegd bij derden. Het bedrag van kosten taken belegd bij derden is gestegen ten opzichte van 2017, waardoor nu de totale kosten hoger uit komen. Dit komt omdat Munitax meer WOZ-bezwaren behandelt. De kosten zijn in 2021 niet in lijn met de werklast.

Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer De kosten zijn iets lager dan gemiddeld (-7%, -€ 0,0 miljoen). Ten opzichte van 2017 zijn de kosten iets gestegen. De formatie van de griffie is in 2021 uitgebreid.

10

1.3 Overhead Categorie 1: Directie en management primair proces (verdieping) De totale apparaatskosten per fte zijn hoger dan gemiddeld (+36%, +€ 0,4 miljoen). Het betreft hier de kosten voor directie en management van het primaire proces. Indien we de totale kosten van het management nemen (dus inclusief het management dat wordt toegekend aan de specifieke overheadcategorieën zoals P&O en Financiën en Control), dan zijn de totale kosten per fte 24% hoger dan gemiddeld (+€ 0,3 miljoen). In 2017 waren de kosten gemiddeld voor deze overheadcategorie. Er heeft echter een verandering in de managementstructuur plaatsgevonden. Voorheen werd er gewerkt met senior medewerkers, die de rol van coördinator vervulden en het management ontlastte in de dagelijkse aansturing. Nu heeft ieder team een teamleider die zich volledig richt op de personele kant en het aanspreekpunt is voor de medewerkers. Dit is daarmee een bewuste keuze geweest voor de gemeente Berg en Dal. De hogere kosten worden met name veroorzaakt door een hogere inzet op lijnmanagement derde laag. In de span of control is ook te zien dat de gemeente 13,5 medewerkers heeft per leidinggevende terwijl de referentiegemeenten 25,3 medewerkers per leidinggevende hebben. In de berekening van de span of control wordt gekeken naar het absolute aantal leidinggevenden dat de gemeente heeft door de gehele organisatie heen.

Voor de gemeente Berg en Dal geldt dat de opgavemanagers ook als leidinggevende zijn aangemerkt in deze berekening, aangezien zij als leidinggevende fungeren voor de teamleiders. Dit is vergelijkbaar met andere gemeenten. Echter zijn de opgavemanagers ook werkzaam in de inhoud en sturen zij de diverse programma’s/opgaven aan. Zij zijn dus niet 100% als leidinggevende aan te merken in de formatie (en ook als zodanig verwerkt voor de benchmark). Dit is echter niet te corrigeren in de cijfers van de span of control in vergelijking met andere gemeenten. De span of control puur voor de 11 teamleiders en 2 bedrijfsleiders is gemiddeld 20,3 medewerker per leidinggevende. De rol van de opgavemanagers kan daarmee een deel van de verklaring zijn voor de lagere span of control.

Categorie 2: Secretariaten primair proces (verdieping) Er wordt 1,4 fte meer ingezet op secretariaten primair proces dan bij de referentiegemeenten. Hierdoor zijn de totale apparaatskosten ook hoger dan gemiddeld (+72%, +€ 0,1 miljoen). Het aantal fte secretariaat primair proces afgezet tegen het aantal fte management primair proces is gemiddeld. Het beeld is vergelijkbaar met 2017. We zien wel dat er een daling is in het aantal fte secretariaat per fte management primair proces. Dit was in 2017 0,35 fte en is nu gedaald naar 0,25 fte. Deze daling is zowel bij de gemeente Berg en Dal als bij de referentiegroep zichtbaar. Dit betekent dus dat er minder secretariële ondersteuning per manager primair proces beschikbaar is dan in 2017. Er is in de afgelopen periode bij de gemeente Berg en Dal ook duidelijk gekeken naar welke taken bij het secretariaat opgepakt kunnen worden binnen de huidige omvang en welke taken niet binnen de huidige omvang passen wat deze daling kan verklaren bij de gemeente.

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning De totale kosten voor deze categorie zijn 16% hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). Op 1 januari 2021 (peildatum) was de directieadviseur nog in dienst. Deze is uit dienst per 1-10-2021. Na correctie van de functie van directieadviseur zijn de totale kosten op deze overheadcategorie iets lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). Het valt op dat de kosten voor secretariaat bestuur en directie lager zijn dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen). Dit komt door een lagere formatie dan gemiddeld (-1,5 fte). Het takenpakket van het secretariaat is afgestemd op de lagere formatie. Het secretariaat zich richt op taken zoals agendabeheer, telefonie en globaal mailboxbeheer. Gemeenten die meer formatie inzetten, kennen vaak een breder takenpakket. Daarin wordt bijvoorbeeld ook het bijwonen van afspraken en notuleren als onderdeel van het takenpakket gezien wat ook tijd met zich meebrengt.

11

Gecorrigeerd voor de inzet van de directieadviseur (deze functie vervalt per 1-10-2021) zijn de kosten voor medewerkers bestuurszaken en bestuursondersteuning gemiddeld ten opzichte van de referentiegroep ((+€ 0,0 miljoen). De uitkomsten zijn (na correctie van de directieadviseur) vergelijkbaar met 2017.

Categorie 4: Personeel en Organisatie De apparaatskosten per fte zijn hoger dan gemiddeld (+7%, +€ 0,1 miljoen). Dit komt grotendeels door een wat hogere inzet op beleid/advies (inclusief organisatieadvies en organisatieontwikkeling). Ook zetten we gemiddeld wat meer fte P&O in per medewerker in de organisatie. Het totale beeld is vergelijkbaar met 2017 en valt in de bandbreedte van gemiddeld.

Categorie 5: Financiën en Control De apparaatskosten zijn 14% lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen). Dit komt met name door een lagere inzet op controlling/beleid/advies/planning & control ten opzichte van andere gemeenten. De inzet is wel licht gestegen ten opzichte van 2017, maar de referentiegroep is harder gestegen in de inzet op deze taak. In het duidingsgesprek is aangegeven dat de functie van concerncontroller momenteel niet ingevuld wordt. Deze functie is altijd ingevuld door de manager Bedrijfsvoering (oude structuur) en vervolgens belegd bij één van de opgavemanagers. Voor de benchmark zou deze taak vallen onder beleid/advies, waardoor dit een verklaring kan zijn voor de lagere formatie op die taak. Ook maakt de gemeente een bewuste keuze om participatiebanen in te zetten op de Financiële Administratie en AO-/IC-taken. Dit zorgt voor een hogere formatie op die taken, terwijl de kosten wel gemiddeld zijn op die taken. Verder gaat er gekeken worden naar het proces van de P&C-cyclus en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit als gevolg van de organisatiewijziging, waarbij het nu nog onduidelijk is of en wanneer de teamleiders betrokken worden.

Categorie 6: Informatisering en Automatisering (verdieping) De apparaatskosten per fte zijn lager dan gemiddeld (-10%, -€ 0,4 miljoen). Met name de kosten voor beleid/advies en systeem- en netwerkbeheer zijn lager dan gemiddeld. Ook de materiële kosten voor inventaris/servers zijn lager dan gemiddeld. Ten opzichte van 2017 wordt er nu wel invulling gegeven aan taken op het gebied van beleid/advies. Dit blijft echter lager dan gemiddeld en er wordt ook aangegeven dat dit momenteel op een basisniveau plaatsvindt. Daarnaast wordt aangegeven dat veel processen in de organisatie onvoldoende zijn vastgelegd. Dit maakt dat informatieadviseurs eerst bezig zijn om het proces vast te leggen, voordat er gekeken kan worden naar de digitalisering van de processen. Hierdoor vindt er mogelijk een iets hogere inzet plaats op ICT-projecten dan gemiddeld. De hogere inzet op beleid/advies ten opzichte van 2017 wordt daarnaast verklaard door de taken op het gebied van AVG/privacy die verplicht zijn geworden in de afgelopen jaren. Tot slot is er een taakstelling gelegd op de externe organisatie die de ICT (deels) uitvoert voor de gemeente Berg en Dal. Op dit moment wordt er nog geen verminderde dienstverlening ervaren (bezuiniging is in 2021 doorgevoerd). De kans is aanwezig dat de verlaagde inzet op helpdesk en systeem- en netwerkbeheer in de komende jaren wel gaat knellen.

Het beeld op het totaal qua kosten is vergelijkbaar met 2017.

12

Categorie 7: Juridische zaken De kosten zijn lager dan gemiddeld (-26%, -€ 0,1 miljoen). Dit komt met name door een lagere formatie. Het beeld is vergelijkbaar met 2017. Dit geldt ook voor de ervaren werkdruk in het team van Juridische zaken.

Categorie 8: Communicatie De gemiddelde totale kosten (-24%, -€ 0,1 miljoen) zijn lager door een lagere formatie. We zetten voornamelijk minder fte in op de taken voor de uitvoering. Dit is vergelijkbaar met de uitkomsten van 2017.

Categorie 9: Kwaliteitszorg De kosten zijn lager dan gemiddeld in de referentiegroep (-67%, -€ 0,0 miljoen). Dit beeld is hetzelfde als de uitkomsten in 2017. Kwaliteitszorg is als thema of algemeen taakveld niet centraal belegd in de organisatie. Wel decentraal binnen de teams, maar dan is het direct gekoppeld aan het taakveld van het betreffende team.

Categorie 10: Facilitaire dienst (verdieping) De totale kosten zijn hier lager dan gemiddeld (-14%, -€ 0,3 miljoen). Met name de volgende taken vallen op: bodes/postverzorging, drukkerij en repro en de restauratieve voorzieningen/catering waar de kosten lager zijn dan gemiddeld. Dit is ook vergelijkbaar met de vorige deelname aan de benchmark. De kosten voor receptie/telefooncentrale zijn gedaald ten opzichte van 2017, waardoor de totale kosten nu ook lager liggen dan gemiddeld. De lagere kosten op de taken van bodes/drukkerij, repro en restauratieve voorzieningen wordt als herkenbaar gezien in het duidingsgesprek. Hier zijn bewuste keuzes gemaakt om minder op in te zetten.

Categorie 11: Inkoop De totale apparaatskosten voor inkoop zijn lager dan gemiddeld (-42%, -€ 0,05 miljoen). De gemeente voert de taak volledig in eigen huis uit en heeft zelfs nog opbrengsten uit diensten voor derden. Andere gemeenten hebben geregeld een externe inkooporganisatie die hen (aanvullend) ondersteunt. De uitkomsten zijn vergelijkbaar met de deelname in 2017.

13

1.4 Overige bevindingen Op basis van de gevoerde gesprekken zijn er nog een aantal zaken die organisatiebreed opvallen. Taken op een vergelijkbaar werkveld zijn vaak belegd bij meerdere personen. Dit geeft voor de persoon een afwisselend takenpakket, maar tegelijkertijd wordt ervaren dat dit meer afstemming met zich meebrengt en daardoor minder efficiënt kan werken. Ook zijn werkprocessen niet altijd goed beschreven of bekend bij de medewerkers. Dit kan ervoor zorgen dat (nieuwe) medewerkers aan het zoeken zijn hoe taken uitgevoerd kunnen worden en daar extra afstemming mee gepaard gaat. Tot slot is de taak op het gebied van vastgoed nog verspreid georganiseerd in de organisatie, en is ook de verantwoordelijkheid/aanspreekpunt voor de diverse panden belegd bij meerdere personen. Ook hier kan het voorkomen dat men het wiel opnieuw aan het uitvinden is.

14