M53 Bijlage 1 - Benchmarksamenvatting gemeente Berg en Dal (13 oktober 2021)

Benchmark formatie en kosten Gemeente Berg en Dal | Marly Beskers-te Selle | Esther Peeters

13-10-2021

Vertrouwelijk

Benchmark formatie en kosten

Agenda

1

Onderzoek en methodiek

2

Uitkomsten benchmark

3

Samenvattend

Onderzoeksvraag, Resultaat, Hoe maak je het vergelijkbaar? Hoe meet je het?

Totale kosten, primair proces, overhead en overige opvallendheden

Samenvattend, Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 2

1

Onderzoek en methodiek • • • • •

Onderzoeksvraag Resultaat Methodiek Wat meten we? Hoe maak je het vergelijkbaar? Vertrouwelijk 3

Onderzoeksvraag Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare gemeenten? • Peildatum vastgestelde formatie: 01-01-2021 • Peildatum kosten: Begroting 2021

Vertrouwelijk 4

Wat biedt de benchmark? Doel: • Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw gemeente Resultaat: • Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het ‘’finale oordeel’’. • Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead. • Biedt focus voor vervolgonderzoek.

Vertrouwelijk 5

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 6

Methodiek benchmark • Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2002 de formatie van >330 gemeenten in kaart • In 2015 is gestart met een vernieuwde benchmark, waarin rekening is gehouden met (recente) ontwikkelingen bij gemeenten, onder andere: - Decentralisaties - Samenwerkingsverbanden, taken belegd bij derden

• In onze vernieuwde benchmark staan de apparaatskosten centraal. Onder apparaatskosten verstaan wij de volgende kosten: - Loonkosten - Inhuurkosten - Materiële kosten - Kosten van taken belegd bij derden - Gecorrigeerd voor opbrengsten uit diensten voor derden

• Daarnaast biedt de benchmark inzicht in uw formatie en werklastbepalende factoren. • De benchmark sluit aan bij de BBV-indeling.

Vertrouwelijk 7

Wat meten we? Primair proces • Indeling in 24 clusters Overhead • Indeling in 11 categorieën Overige kosten • Materiële kosten van informatisering en automatisering • Huisvestingskosten gemeentekantoren

Vertrouwelijk 8

Primair proces • Het geheel aan diensten en voorzieningen dat door de gemeente geboden wordt aan de burgers. • Deze gemeentelijke taken zijn uitgesplitst naar de volgende 24 clusters: Cluster 1: Burgerzaken Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen Cluster 4: Parkeren Cluster 5: Water Cluster 6: Economische zaken Cluster 7: Educatie Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde Cluster 9: Sport Cluster 10: Groen Cluster 11: Recreatie en ontspanning Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp

Cluster 13: Wmo Cluster 14: Jeugd Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn Cluster 16: Volksgezondheid Cluster 17: Afval Cluster 18: Riolering ​Cluster 19: Milieu en duurzaamheid Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie Cluster 22: Wabo Cluster 23: Belastingen en Woz Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

Vertrouwelijk 9

Overhead • Geheel van functies dat gericht is op sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. • Overheadfuncties staan niet rechtstreeks ten dienste van de burger, maar leveren indirect een bijdrage aan het functioneren van de organisatie. • Deze overheadtaken zijn uitgesplitst naar de volgende elf categorieën: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Directie en management primair proces Secretariaten primair proces Bestuurszaken en bestuursondersteuning Personeel en organisatie Financiën en control Informatisering en automatisering

7. 8. 9. 10. 11.

Juridische zaken Communicatie Kwaliteitszorg Facilitaire dienst Inkoop

Vertrouwelijk 10

Hoe maak je het vergelijkbaar? • Gemeenten zijn boeiende, maar ook complexe en diverse organisaties: elke gemeente is uniek. • Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente. Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. • Zorgvuldig validatieproces om appels met appels te vergelijken. • Kosten staan centraal, hiermee houden we rekening met verschillen in uitbesteding. • Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met verschillen in omvang, bevolkingsdichtheid, sociale structuur, centrum functie en % taken belegd bij derden. • 102 zorgvuldig gekozen werklastindicatoren in het primaire proces en de overhead om de kosten te duiden en cijfers te voorzien van de juiste nuances.

Vertrouwelijk 11

Uw referentiegroep Naam gemeente

Inwoners

Bevolkingsdichtheid (inwoners/km2)

Sociale structuur

% taken belegd bij derden primair proces

Centrumfunctie

Aalten

27.121

281

Redelijk

41%

Redelijk

Berg en Dal

35.008

406

Redelijk

49%

Weinig

De Bilt

43.136

652

Goed

49%

Weinig

Leusden

29.950

512

Goed

53%

Weinig

Medemblik

45.104

373

Redelijk

45%

Weinig

Oldenzaal

31.840

1.477

Redelijk

39%

Redelijk

Oost Gelre

29.704

270

Redelijk

46%

Redelijk

Raalte

37.519

219

Goed

40%

Redelijk

Renkum

31.418

684

Redelijk

43%

Weinig

Steenwijkerland

43.935

152

Redelijk

49%

Redelijk

Stein

24.962

1.195

Redelijk

50%

Redelijk

Vertrouwelijk 12

2

Uitkomsten benchmark • • •

Totale apparaatskosten Primair proces en overhead Overige kosten

Vertrouwelijk 13

Totale apparaatskosten per inwoner

De totale apparaatskosten (primair proces en overhead) per inwoner van uw gemeente zijn 1% hoger dan gemiddeld (+€ 0,4 miljoen).

Vertrouwelijk 14

Totale apparaatskosten (verdeling primair/overhead) per inwoner

Primair proces per inwoner:

Overhead per inwoner:

•

•

1% hogere kosten (+€ 0,4 miljoen) • 1% minder formatie (-1 fte) • Meer taken belegd bij derden (49%) dan gemiddeld (46%).

0% hogere kosten (+€ 0 miljoen) • 6% meer formatie (+4,2 fte) • Minder taken belegd bij derden (7%) dan gemiddeld (11%).

Overhead per fte: •

6% lagere kosten (-€ 0,5 miljoen) • 1% meer formatie (+0,7 fte) Vertrouwelijk 15

Primair proces

Vergelijking kosten

Vergelijking formatie

Totaal • 1% hogere kosten (+€ 0,4 miljoen)

Totaal • 1% minder formatie (-1 ,0fte)

Uitvoering • 0% lagere kosten (-€ 0,1 miljoen)

Uitvoering • 1% meer formatie (+0,6 fte)

Beleid/advies • 0% hogere kosten (+€ 0,0 miljoen)

Beleid/advies • 8% meer formatie (+2,3 fte)

Regie/contractmanagement • 37% hogere kosten (+€ 0,2 miljoen)

Regie/contractmanagement • 0% minder formatie (-0,0 fte)

Vergunningverlening • 43% hogere kosten (+€ 0,3 miljoen)

Vergunningverlening • 60% minder formatie (-3,8 fte) Vertrouwelijk 16

Primair proces

Analyse beleid/advies • Bij 8 van de 24 clusters is de beleidsformatie hoger dan gemiddeld, waarvan 4 met een verschil van meer dan 0,5 fte. - Op de volgende clusters is de beleidsformatie opvallend hoog: ◦ Milieu en duurzaamheid: +2,0 fte ◦ Maatschappelijke opvang en welzijn: +1,3 fte ◦ Sport: +1,0 fte ◦ Kunst, cultuur en oudheidkunde: +0,9 fte

• Bij 10 van de 24 clusters is de beleidsformatie lager dan gemiddeld, waarvan 3 met een verschil van meer dan 0,5 fte. - Op de volgende clusters is de beleidsformatie opvallend laag: ◦ Groen: -0,7 fte ◦ Verkeer, vervoer en wegen: -0,7 fte ◦ Openbare orde en veiligheid: -0,6 fte Vertrouwelijk 17

Primair proces

Analyse kosten vergunningverlening • Openbare orde en veiligheid - De kosten zijn niet in lijn met de werklast: ▪ Kosten: -1% ▪ Aantal aangevraagde Apv, drank- en horecavergunningen: -22%

• Parkeren - De kosten zijn niet in lijn met de werklast: ▪ Kosten: +7% (het betreft hier wel een minimale inzet van ingevuld 0,1 fte). ▪ Aantal aangevraagde parkeervergunningen: -92%

• Wabo - De kosten zijn niet in lijn met de werklast: ▪ Kosten: +57% ▪ Aantal aangevraagde omgevingsvergunningen: -2% Vertrouwelijk 18

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (1/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

+1%

+€ 375.690

€702

46_42

€932

Cluster 12: Werk & inkomen en schuldhulp

+42%

+€ 976.894

€36

100_51

€94

Cluster 13: Wmo

+47%

+€ 637.788

€22

100_47

€57

Cluster 22: Wabo

+48%

+€ 547.688

€16

100_51

€48

Cluster 15: Maatschappelijke opvang en welzijn

+65%

+€ 429.233

€3

61_34

€49

Cluster 17: Afval

+7%

+€ 223.473

€61

75_59

€103

Cluster 2: Openbare orde en veiligheid

+6%

+€ 185.470

€70

73_51

€94

Cluster 18: Riolering

+14%

+€ 132.327

€23

69_35

€35

Cluster 23: Belastingen en Woz

+23%

+€ 124.571

€12

77_38

€21

Totale apparaatskosten primair proces

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 19

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (2/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 4: Parkeren

+89%

+€ 113.643

€1

78_37

€9

Cluster 16: Volksgezondheid

+7%

+€ 87.123

€30

67_46

€42

Cluster 19: Milieu en duurzaamheid

+9%

+€ 73.648

€15

70_56

€30

Cluster 24: Griffie, raad en rekenkamer

-7%

-€ 15.888

€5

32_45

€8

Cluster 1: Burgerzaken

-3%

-€ 19.759

€14

36_42

€23

Cluster 7: Educatie

-1%

-€ 24.389

€34

50_52

€83

Cluster 21: Bouwgrondexploitatie en Geo-informatie

-10%

-€ 38.269

€5

34_41

€20

Cluster 5: Water

-88%

-€ 101.270

€0

1_16

€20

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 20

Primair proces

Vergelijking kosten clusters (3/3) € per inwoner

Cluster

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

Cluster 11: Recreatie en ontspanning

-45%

-€ 119.389

€4

0_46

€11

Cluster 8: Kunst, cultuur en oudheidkunde

-38%

-€ 147.369

€3

29_64

€16

Cluster 6: Economische zaken

-55%

-€ 156.501

€3

5_37

€17

Cluster 14: Jeugd

-28%

-€ 344.285

€20

11_32

€66

Cluster 10: Groen

-15%

-€ 356.368

€43

32_54

€88

Cluster 20: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting

-49%

-€ 419.159

€13

0_47

€38

Cluster 9: Sport

-28%

-€ 502.433

€33

6_35

€81

Cluster 3: Verkeer, vervoer en wegen

-39%

-€ 911.088

€41

0_59

€85

Uw waarde Gemiddelde van de referentiegroep

Vertrouwelijk 21

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Werk & inkomen en schuldhulp • De kosten zijn 42% hoger per inwoner (+€ 1,0 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Aantal bijstandsontvangers: +52% - Aantal cliënten schuldhulpverlening: -4%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 1,0 miljoen) dan gemiddeld. - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn gelijk aan het gemiddelde (+€ 0,0 miljoen).

• Er wordt 13,9 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +13,8 fte - Beleid: +0,2 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte Vertrouwelijk 22

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Wmo • De kosten zijn 47% hoger per inwoner (+€ 0,6 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast:

- Aantal Wmo-cliënten: +8% - Een aantal andere indicatoren zijn wel hoger dan gemiddeld: aantal aanvragen voor begeleiding, rolstoelvoorzieningen, en woonvoorzieningen.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,7 miljoen) en hogere inhuurkosten (+€ 0,2 miljoen) dan gemiddeld. - Tegenover deze hogere loonkosten staan ook hogere opbrengsten uit diensten voor derden. Dit betreft een correctie voor het deel van de tijd dat er daadwerkelijk zorg verleend wordt. - De kosten van taken belegd bij derden zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen).

• Er wordt 7,2 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +6,9 fte - Beleid: +0,0 fte - Regie/contractmanagement: +0,3 fte

Vertrouwelijk 23

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Wabo • De kosten zijn 48% hoger per inwoner (+€ 0,5 miljoen). Uw kosten zijn de hoogste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal aangevraagde omgevingsvergunningen: -2% - Aantal verleende omgevingsvergunningen: -1% - Aantal sloopmeldingen: +76%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw kosten van taken belegd bij derden zijn +€ 1,1 miljoen hoger dan gemiddeld. - Uw gemeente heeft lagere loonkosten (-€ 0,6 miljoen) dan gemiddeld.

• Er wordt 7,7 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld.

- Uitvoering: -4,0 fte - Beleid: -0,3 fte - Regie/contractmanagement: +0,4 fte - Vergunningverlening: -3,8 fte (uw organisatie zet hier geen eigen formatie op in)

Vertrouwelijk 24

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Maatschappelijke opvang en welzijn • De kosten zijn 65% hoger per inwoner (+€ 0,4 miljoen). - Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we uw apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn deze +17% hoger (+€ 0,5 miljoen).

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten wijkgebouwen en multifunctionele locaties) zijn hoger dan gemiddeld (+€ 0,3 miljoen). - Uw gemeente heeft daarnaast hogere loonkosten (+€ 0,1 miljoen) en hogere inhuurkosten (+€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld.

• Er wordt 1,0 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,3 fte - Beleid: +1,3 fte - Regie/contractmanagement: -0,0 fte

Vertrouwelijk 25

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Verkeer, vervoer en wegen • De kosten zijn 39% lager per inwoner (-€ 0,9 miljoen). Uw gemeente heeft de laagste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast:

- Uw gemeente heeft (omgerekend per inwoner) 8% minder km weg te onderhouden dan gemiddeld. - Omgevingsadressendichtheid: -27% - Uw gemeente heeft (gecorrigeerd voor de oppervlakte) 23% minder km weg dan gemiddeld.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- In dit cluster nemen we alleen de kosten van het dagelijks beheer en onderhoud mee. - Uw kosten van taken belegd bij derden zijn -€ 0,5 miljoen lager dan gemiddeld. - De materiële kosten zijn lager ook dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen), evenals de loonkosten (-€ 0,2 miljoen).

• Er wordt 3,4 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -2,5 fte - Beleid: -0,7 fte - Regie/contractmanagement: -0,2 fte

Vertrouwelijk 26

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Sport • De kosten zijn 28% lager per inwoner (-€ 0,5 miljoen).

- Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we uw apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn deze 22% lager (-€ 0,5 miljoen).

• Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: -

Aantal binnensportaccommodaties: +77% Aantal buitensportaccommodaties: -100% Aantal zwembaden: -17% Uw gemeente heeft daarnaast nog ambtelijke formatie op de loonlijst voor beheer sportlocaties binnen en buiten, zwembaden en sportstimulering/sportbevordering. Voor het beheer van zwembaden heeft 20% van de gemeenten formatie op de loonlijst staan, en 50% van de gemeenten heeft formatie voor sportstimulering en bevordering op de loonlijst.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw materiële kosten (o.a. vastgoedkosten sportaccommodaties/zwembaden) zijn lager dan gemiddeld (-€ 0,7 miljoen). - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,3 miljoen) dan gemiddeld. - Het bedrag aan verstrekte structurele subsidies is gemiddeld ten opzichte van de referentiegroep.

• Er wordt 5,3 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: +4,3 fte - Beleid: +1,0 fte - Regie/contractmanagement: -0,0 fte

Vertrouwelijk 27

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Ruimtelijke ordening en volkshuisvesting • De kosten zijn 49% lager per inwoner (-€ 0,4 miljoen). Uw gemeente heeft de laagste kosten van de referentiegroep. • Uw kosten liggen in verhouding met uw werklast: - Omgevingsadressendichtheid: -27% - Aantal bestemmingsplannen in ontwikkeling: -15% - Aantal in aanbouw genomen woningen: -18% - Aantal verzoeken om planschade: -2%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw gemeente heeft lagere loonkosten (-€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld. - Daarnaast heeft uw gemeente hogere opbrengsten uit diensten voor derden (dit betreft zowel een detachering, als medewerkers die zich zelf terugverdienen in projecten). Per saldo komt u daarmee uit op lagere kosten dan gemiddeld

• Er wordt 4,0 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -2,9 fte - Beleid: -0,9 fte - Regie/contractmanagement: -0,2 fte

Vertrouwelijk 28

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Groen • De kosten zijn 15% lager per inwoner (-€ 0,4 miljoen). • Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal ha groen (per inwoner): -37% - Aantal ha groen (per opp): -62% - Aantal begraafplaatsen in gemeentelijk beheer: -63%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- In dit cluster nemen we alleen de kosten van het dagelijks beheer en onderhoud mee. - Uw gemeente heeft lagere loonkosten (-€ 0,2 miljoen) en lagere inhuurkosten (-€ 0,1 miljoen) dan gemiddeld. - Uw materiële kosten zijn ook lager dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen).

• Er wordt 4,8 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -3,8 fte - Beleid: -0,7 fte - Regie/contractmanagement: -0,2 fte

Vertrouwelijk 29

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Jeugd • De kosten zijn 28% lager per inwoner (-€ 0,3 miljoen). • Uw kosten zijn in verhouding met uw werklast: - Aantal jeugd-cliënten: -19% - Indien we specifiek de uitvoeringskosten afzetten tegen het aantal jeugd-cliënten, dan zijn uw kosten niet in verhouding met de werklast.

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende: - Uw gemeente heeft hogere loonkosten (+€ 0,1 miljoen). Tegenover deze hogere loonkosten staan ook hogere opbrengsten uit diensten voor derden. Dit betreft een correctie voor het deel van de tijd dat er daadwerkelijk zorg verleend wordt. - Zowel uw inhuurkosten (-€ 0,2 miljoen) als uw kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,1 miljoen) zijn lager dan gemiddeld.

• Er wordt 0,1 fte minder formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,4 fte - Beleid: -0,3 fte - Regie/contractmanagement: +0,6 fte

Vertrouwelijk 30

Primair proces

Opvallendheden Cluster: Kunst, cultuur en oudheidkunde • De kosten zijn 38% lager per inwoner (-€ 0,1 miljoen).

- Subsidies zorgen voor ruis in de vergelijking. Indien we uw apparaatskosten inclusief structurele subsidies vergelijken met de referentiegroep, zijn deze 19% lager (-€ 0,3 miljoen).

• Uw kosten liggen niet in verhouding met uw werklast: - Aantal kunst- en cultuurinstellingen: +91% - Aantal rijksmonumenten: +8% - Aantal gemeentelijke monumenten: +42%

• Kijkend naar de opbouw van de kosten, zien we het volgende:

- Uw kosten van taken belegd bij derden -€ 0,1 miljoen lager dan gemiddeld. - De materiële kosten (o.a. vastgoedkosten) zijn lager dan gemiddeld (-€ 45.000). - Het bedrag verstrekt aan structurele subsidies is ook lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen).

• Er wordt 0,1 fte meer formatie ingezet dan gemiddeld. - Uitvoering: -0,7 fte - Beleid: +0,9 fte - Regie/contractmanagement: -0,1 fte

Vertrouwelijk 31

Overhead

Kosten Overhead afgezet per inwoner: • 0% hogere kosten (+€ 0,0 miljoen) • 6% meer formatie (+4,2 fte)

Overhead afgezet tegen de werklast* (per fte): • 6% lagere kosten (-€ 0,5 miljoen) • 1% meer formatie (+0,7 fte)

* In onze optiek dient de overhead van een organisatie in verhouding te staan tot de omvang van de organisatie als geheel. De formatie bepaalt immers het aantal interne klanten en is daarmee de grootste werklastbepalende factor. Voor een goede vergelijkbaarheid kunnen we het beste daarom de overheadkosten en -formatie afzetten tegen de totale formatie.

Vertrouwelijk 32

Overhead

Vergelijking kosten € per fte Categorie

Afwijking %

Afwijking absoluut

Min

Uw positie

Max

-6%

-€ 499.834

€26.906

43_54

€46.835

Categorie 1: Directie en management primair proces

+36%

+€ 356.093

€2.987

100_47

€6.040

Categorie 2: Secretariaten primair proces

+72%

+€ 75.402

€0

76_44

€1.048

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

+16%

+€ 70.032

€1.205

90_65

€2.423

Categorie 4: Personeel en Organisatie

+13%

+€ 67.548

€1.354

76_59

€3.054

Categorie 9: Kwaliteitszorg

-67%

-€ 48.640

€0

11_36

€886

Categorie 11: Inkoop

-42%

-€ 49.196

€214

12_41

€953

Categorie 7: Juridische Zaken

-26%

-€ 81.904

€627

24_46

€2.300

Categorie 8: Communicatie

-24%

-€ 101.072

€1.169

18_46

€2.762

Categorie 5: Financiën en Control

-14%

-€ 152.346

€2.739

26_38

€8.462

Categorie 10: Facilitaire dienst

-34%

-€ 283.438

€2.419

0_47

€5.097

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

-10%

-€ 352.313

€10.402

35_51

€20.770

Totale apparaatskosten overhead

Vertrouwelijk 33

Overhead

Vergelijking formatie Fte als % van de totale formatie Ingevuld in vragenlijst

Uw gemeente

Gemiddelde referentiegroep

Afwijking %

Afwijking absoluut

69,52

31,0%

30,7%

+1%

+0,7

Categorie 1: Directie en management primair proces

13,32

5,9%

4,1%

+46%

+4,2

Categorie 4: Personeel en Organisatie

7,96

3,6%

2,7%

+34%

+2,0

Categorie 2: Secretariaten primair proces

3,10

1,4%

0,7%

+85%

+1,4

Categorie 11: Inkoop

0,90

0,4%

0,5%

-15%

-0,2

Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning

5,45

2,4%

2,6%

-5%

-0,3

Categorie 9: Kwaliteitszorg

0,36

0,2%

0,4%

-57%

-0,5

Categorie 5: Financiën en Control

12,92

5,8%

6,0%

-4%

-0,6

Categorie 7: Juridische Zaken

2,48

1,1%

1,5%

-28%

-1,0

Categorie 6: Informatisering en Automatisering

12,79

5,7%

6,2%

-8%

-1,0

Categorie 8: Communicatie

4,13

1,8%

2,3%

-20%

-1,1

Categorie 10: Facilitaire dienst

6,11

2,7%

3,8%

-28%

-2,4

Categorie

Totaal aantal fte overhead

Vertrouwelijk 34

Overhead

Opvallendheden Categorie 1: Directie en management primair proces • De kosten per fte zijn 36% hoger dan gemiddeld per fte (+€ 0,4 miljoen) • Uw gemeente zet 4,2 fte meer formatie in dan gemiddeld: - Gemeentesecretaris/Directie: -0,6 fte (u heeft in totaal 1,0 fte) - Lijnmanagement tweede laag: -0,7 fte (u heeft in totaal 2,7 fte) - Lijnmanagement derde laag: +5,4 fte (u heeft in totaal 9,6 fte) - Lijnmanagement overige lagen: +0,0 fte (u heeft in totaal 0,0 fte)

• Gemiddeld voor uw gehele organisatie heeft u 13,5 medewerkers per leidinggevende. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 25,3 medewerkers per leidinggevende.

Vertrouwelijk 35

Overhead

Opvallendheden Categorie 2: Secretariaten primair proces • De kosten per fte zijn 72% hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet op secretariaat primair proces is 1,4 fte hoger dan gemiddeld. • Het aantal fte secretariaat t.o.v. het aantal fte management primair proces (excl. directie) is gemiddeld ten opzichte van de referentiegroep.

Vertrouwelijk 36

Overhead

Opvallendheden Categorie 3: Bestuurszaken en bestuursondersteuning • De kosten per fte zijn 16% hoger dan gemiddeld (+€ 0,1 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 0,3 fte lager dan gemiddeld: - Management: +0,1 fte - Adviseurs/medewerkers: +1,1 fte ◦ De functie van directieadviseur is hieraan toegekend. Deze komt echter per 1 oktober te vervallen. ◦ De opgavenmanagers zijn voor een deel van hun tijd hier aan toegekend.

- Secretariaat bestuur en directie: -1,5 fte

Vertrouwelijk 37

Overhead

Opvallendheden Categorie 6: Informatisering en Automatisering • De kosten (incl. materiële kosten) per fte zijn 10% lager dan gemiddeld (-€ 0,4 miljoen). - Lagere loonkosten (-€ 0,1 miljoen) - Lagere kosten van taken belegd bij derden (-€ 0,1 miljoen) - Lagere materiële kosten dan gemiddeld (-€ 0,1 miljoen)

• Indien we uw totale uitvoeringskosten (loon, inhuur, uitbesteding, minus detachering, per saldo -€ 0,2 miljoen) per taak vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - Beleid/advies: -€ 0,1 miljoen (-0,5 fte) - Systeem- en netwerkbeheer: -€ 0,1 miljoen (-1,3 fte)

• De volgende materiële kosten vallen op: - Inventaris en servers: -€ 0,1 miljoen

• Het aantal accounts per fte is 2% lager dan gemiddeld en het aantal ICT-meldingen per account is 18% lager dan gemiddeld. Vertrouwelijk 38

Overhead

Opvallendheden Categorie 10: Facilitaire dienst • De kosten per fte zijn 34% lager dan gemiddeld (-€ 0,3 miljoen). • Indien we uw totale uitvoeringskosten (loon, inhuur, uitbesteding/materieel, minus detachering) per taak vergelijken met de referentiegroep, vallen de volgende taken op (met tussen haakjes de vergelijking van alleen uw formatie): - Bodes / postverzorging, drukkerij en repro: -€ 0,15 miljoen (-1,5 fte) - Restauratieve voorzieningen / catering: -€ 0,1 miljoen (-0,4 fte)

• Uw gemeente heeft 1 gemeentekantoor. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 1,5.

Vertrouwelijk 39

Overhead

Opvallendheden Categorie 5: Financiën en Control • De kosten per fte zijn 14% lager dan gemiddeld (-€ 0,2 miljoen). • De formatie die uw gemeente inzet is 0,6 fte lager dan gemiddeld: - Management: -0,2 fte - Controlling/beleid/advies/planning & control: -2,0 fte - Financiële administratie: +1,4 fte. Gemeenten in de referentiegroep hebben nog +/- 60.000 aan kosten taken belegd bij derden. De kosten van deze taak zijn daarmee voor Berg en Dal gemiddeld t.o.v. de referentiegroep.

- AO/IC, interne accountantsdienst/EDP-audit: +0,3 fte - Overige F&C taken (treasury, verzekeringen, rechtmatigheidsonderzoek): -0,0 fte - Secretariaat: -0,0 fte

• Van alle binnengekomen facturen ontvangt en verwerkt uw gemeente 100% digitaal. Gemiddeld is dit 76%. Vertrouwelijk 40

Overige opvallendheden Huisvestingskosten gemeentekantoren • Deze kosten zijn 43% lager per fte dan gemiddeld (gecorrigeerd voor opbrengsten). Dit is een bedrag van -€ 0,6 miljoen lager. Hierbij vallen met name de volgende kostenposten op: - Afschrijvingen gebouwen en inventaris: -€ 0,3 miljoen - Drukkerij en repro (incl. apparaatskosten vanuit Facilitaire dienst): -€ 0,1 miljoen - Onderhoud gebouwen en inventaris (incl. apparaatskosten vanuit Facilitaire dienst): -€ 0,1 miljoen - Rentelasten m.b.t. huisvesting: -€ 0,1 miljoen - Restauratieve voorzieningen / catering (incl. apparaatskosten vanuit Facilitaire dienst): -€ 0,1 miljoen

• Het aantal m2 per fte is 39% lager dan gemiddeld. • Uw huisvestingskosten per m2 zijn gemiddeld. • Uw organisatie heeft 1 locatie. Gemiddeld in de referentiegroep is dit 1,5 locatie(s). Ziekteverzuim • Het ziekteverzuimpercentage is 10% lager dan gemiddeld (5,4% t.o.v. 6,0%). • De meldingsfrequentie is 10% lager dan gemiddeld (0,8 t.o.v. 0,9). Overige kosten • Het begrote opleidingsbudget per medewerker is 9% lager dan gemiddeld. • De begrote reis- en verblijfskosten per medewerker zijn 130% hoger dan gemiddeld.

Vertrouwelijk 41

Overige opvallendheden

Vergelijking loonschalen

Bovenstaande grafiek geeft de procentuele verdeling van de totale formatie van uw gemeente over de functionele loonschalen weer. Vertrouwelijk 42

3

Samenvattend • •

Hoofduitkomsten Waarde en beperkingen

Vertrouwelijk 43

Samenvattend (1/2) Totale kosten per inwoner zijn +1% hoger dan gemiddeld. • Zowel de kosten per inwoner voor het primaire proces (+1%) als de overhead (+0%) zijn gemiddeld. Overhead • Uw overheadkosten zijn 0% hoger per inwoner. Afgezet tegen het aantal fte dat zij moeten bedienen, zijn uw overheadkosten lager dan gemiddeld (-6%). • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: - Directie en management primair proces - Secretariaat primair proces

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: -

Informatisering en automatisering, met name beleid/advies Facilitaire dienst, met name bodes, postverzorging, drukkerij/repro Financiën en control, met name Controlling / beleid / advies / planning & control Bestuurszaken en bestuursondersteuning, met name secretariaat bestuur en directie

Vertrouwelijk 44

Samenvattend (2/2) Primair proces • De kosten per inwoner zijn 1% hoger dan gemiddeld. • Uw hogere kosten zitten met name op: ‐ Regie- en contractmanagement (+€ 0,2 miljoen). Hier zitten onder andere kosten voor de inkooporganisatie op het gebied van Wmo en Jeugd in opgenomen. ‐ Vergunningverlening (+€ 0,3 miljoen). Uw kosten voor vergunningverlening zijn niet in lijn met de werklast (APV, Drank- en Horecavergunningen, parkeervergunningen en omgevingsvergunningen). • Aandachtspunten met hogere kosten zijn: • Wmo • Wabo • Maatschappelijke opvang en welzijn (incl. subsidies)

• Aandachtspunten met lagere kosten zijn: • Jeugd (indien we specifiek naar de kosten voor uitvoering kijken) • Sport • Groen • Kunst, cultuur en oudheidkunde

Vertrouwelijk 45

Waarde en beperkingen • Benchmark geeft een eerste indruk • Voor verklaren van verschillen en inventarisatie mogelijke bijstellingen is verdieping nodig • Allerlei factoren van invloed: − Omgevingskenmerken − Ambitie − Kwaliteit/Dienstverleningsniveau − Organisatie/Sturingsmodel

− Historie − Betaalbaarheid − Etc.

Vertrouwelijk 46

Van benchmark naar actieplan

Overige rapportages (o.a. financieel)

Benchmark

Interpretatie van de situatie

Actieplan

Kennis van anderen Eigen kennis

Vertrouwelijk 47

De 3 vragen bij een goede interpretatie

Snappen we dit?

Willen we dit?

Zo niet, wat dan?

Vertrouwelijk 48

Graag doorpakken, maar hoe?

Eerste verkenning • Informeren • Vragen formuleren • Uitzoeken • Begrijpen?

Bevindingen delen • Onveranderd voortzetten • Bijstellen • Verder uitdiepen

Eventuele vervolgstappen • Interne benadering • Externe benadering

Vertrouwelijk 49

Contactpersonen

Bahamin Khossravi b.khossravi@berenschot.nl

Marly Beskers- te Selle m.beskers@berenschot.nl

Lars Bos l.bos@berenschot.nl

Vanja van Sprakelaar v.vansprakelaar@berenschot.nl

benchmarking@berenschot.nl

030-2916847 Berenschot B.V. Postbus 8039 3503 RA UTRECHT

Jorine Rabius j.rabius@berenschot.nl

Sarah Ponten s.ponten@berenschot.nl

Esther Peeters e.peeters@berenschot.nl

Roy Valks r.valks@berenschot.nl

Vertrouwelijk 50

Bijlage 1

Definitie apparaatskosten In de benchmark rekenen wij tot de apparaatskosten de volgende componenten: • Loonkosten personeel • Materiële kosten • Inhuurkosten • Kosten taken belegd bij derden • Personeel dat zich inzet voor derden • Opbrengsten uit diensten voor derden door personeel

Achtereenvolgens lichten wij deze kostenposten verder toe: Loonkosten personeel • Wij gaan uit van het verwachte bruto jaarsalaris, inclusief alle toeslagen, zoals vakantiegeld, sociale lasten, pensioenpremies over het gehele jaar. Niet: de zogenaamde ‘overige personele lasten’, zoals opleidingsbudgetten, reis- en verblijfkosten en kosten voor werving en selectie. Materiële kosten • Hieronder verstaan we alle vastgoed gerelateerde kosten, zoals kapitaallasten, huur, beheer en onderhoud van gebouwen, machines en inventaris, toevoegingen aan onderhoudsvoorzieningen en overige huisvestingskosten. Vastgoed gerelateerde opbrengsten (bijvoorbeeld verhuur van een locatie) worden in mindering gebracht op de kosten. Naast de vastgoed gerelateerde kosten rekenen wij het ook het wagenpark van de groenvoorziening, afvalinzameling, straatreiniging, etc. (inclusief bijbehorende brandstofkosten) tot de materiële kosten Vertrouwelijk 51

Bijlage 1

Definities apparaatskosten (vervolg) Inhuurkosten • Tot inhuurkosten rekenen wij alle kosten van inhuur bij het uitvoeren van extra taken/projecten. Hierbij geldt dat de formatie die wordt ingehuurd hiërarchisch wordt aangestuurd door de organisatie. Specifieke projectkennis of vaardigheden zijn niet of onvoldoende beschikbaar binnen de eigen organisatie en worden daarom ingehuurd. • Tot inhuur rekenen wij niet: vervangingsinhuur (onder andere bij ziekte, zwangerschapsverlof, openstaande vacatures). Deze inhuur nemen wij niet mee om een dubbeltelling met de vastgestelde formatie te voorkomen.

Kosten taken belegd bij derden • Dit betreft de kosten van taken die door uw organisatie structureel zijn uitbesteed aan een externe of private partij of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling (onder andere een Intergemeentelijke Sociale Dienst of Veiligheidsregio). Het gaat om taken die worden uitgevoerd door medewerkers die niet hiërarchisch worden aangestuurd binnen de gemeentelijke organisatie. • Wij rekenen hiertoe de totale kosten van uitbesteding, dus zowel de personele als ook de materiële kosten. Alle taken met betrekking tot vastgoed gerelateerd beheer en onderhoud die zijn belegd bij derden rekenen wij tot de materiële kosten. Opbrengsten uit diensten voor derden door eigen personeel • Dit betreft alleen de opbrengsten van personele ‘uithuur’. Niet: de opbrengsten van verhuur van locaties, of verkoop van artikelen, et cetera.

Vertrouwelijk 52

Bijlage 2

Definities type taken In het primaire proces maken we een uitsplitsing naar de volgende vier type taken: • Uitvoering • Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement • Vergunningverlening

Achtereenvolgens lichten wij deze taken verder toe: 1. Uitvoering Hiertoe rekenen wij de volgende taken en functies: • Uitvoerende werkzaamheden die in de openbare ruimte worden verricht (onder andere onderhoud groen, straatreiniging, beheer en onderhoud van riolen, wegbeheer). • Functionarissen die veelal buiten werkzaam zijn voor onderzoek (onder andere bodemonderzoek of veldwerk). • Toezicht en handhaving (onder andere toezichthouders, handhavers, opzichters, boa’s). • Functies waarvan de hoofdtaak uit direct contact met de burgers bestaat (onder andere baliemedewerkers, klant-managers, consulenten, buurtregisseurs en wijkcoördinatoren). • Eenvoudige informatieverstrekking en complete afhandeling van processen en productlevering door het KCC. • Administratieve functies die een schakel verrichten in het primaire proces (onder andere de uitkeringsadministratie van de sociale dienst). Vertrouwelijk 53

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) • Beheer van locaties (onder andere beheer van sportlocaties of zwembaden). • Instellingen waarvan de formatie op de loonlijst van de gemeente staat (onder andere kunst- en cultuurinstellingen, scholen, welzijnsinstellingen en musea). • Planning van werkzaamheden. • Bezwaar en beroep. Het betreft bezwaar en beroep dat aan een bepaald product (cluster) gekoppeld kan worden. Bezwaar en beroep rekent u toe aan het cluster waar het beroep en bezwaar betrekking op heeft en niet tot de overhead (categorie Juridische Zaken). • Functioneel beheer. Het betreft functioneel beheer ten behoeve van specifieke producten die worden gebruikt in het primair proces (onder andere belastingen, sociale dienst, burgerzaken, omgevingsvergunningen). Het gaat hier om het helpen van de gebruikers bij het werken met de software. Technisch en algemeen applicatiebeheer rekenen wij tot de overhead.

De meeste van de hiervoor genoemde uitvoerende taken kunnen door gemeenten worden uitbesteed, verzelfstandigd of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling. 2. Beleid/strategie/advies/subsidieverlening • Dit betreft formatie die zich bezighoudt met beleid/strategie/(beleids)advies (langetermijnvisie) van taken. Ook de formatie en kosten met betrekking tot subsidieverlening rekenen wij hiertoe. • De kosten van subsidies zijn in deze benchmark buiten beschouwing gelaten.

Vertrouwelijk 54

Bijlage 2

Definities type taken (vervolg) 3. Regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement Dit betreft de formatie die zich bezighoudt met regie (directievoering over uitbesteding) en contractmanagement onder andere van taken die zijn uitbesteed of ondergebracht in een gemeenschappelijke regeling of samenwerkingsverband. Onder contractmanagers verstaan wij de medewerkers die de afgesloten contracten van de gemeente beheren en onderhouden voor een bepaald vakgebied. Qua werkzaamheden kan gedacht worden aan het voeren van gesprekken met de contractpartners, het beheren en monitoren van de uitputting van het contract en het eventueel ingrijpen op het moment dat een contract dreigt te worden overschreden. De contractmanagers blijven betrokken bij de contracten en contractpartners, ook nadat de inkoop is afgerond.

4. Vergunningverlening Dit betreft de formatie en uitvoeringskosten van vergunningverlening. Deze categorie treft u aan bij de volgende drie clusters: Cluster 2: Openbare orde en veiligheid Cluster 4: Parkeren Cluster 22: Wabo

Vertrouwelijk 55

Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau met 350 medewerkers wereldwijd. Al 80 jaar verrassen wij onze opdrachtgevers in de publieke en private sector met slimme en nieuwe inzichten. We verwerven ze en maken ze toepasbaar. Dit door innovatie te koppelen aan creativiteit. Steeds opnieuw. Klanten kiezen voor Berenschot omdat onze adviezen hen op een voorsprong zetten.

Berenschot Groep B.V.

Europalaan 40, 3526 KS Utrecht Postbus 8039, 3503 RA Utrecht 030 2 916 916

www.berenschot.nl /berenschot Vertrouwelijk 56