M37 Bijlage - Bestuursrapportage 1 april 2021

ODRN Bestuursrapportage per 1 april 2021

Datum: 28 mei 2021 Versie: Algemeen Bestuur

Inhoud

SAMENVATTING ........................................................................................................................ 3 VOORWOORD ........................................................................................................................... 4 1. BEDRIJFSVOERING................................................................................................................. 5 2. WERKZAAMHEDEN IN Q1 2021.............................................................................................. 7 3. FINANCIËN ........................................................................................................................... 12 4. PERSONEEL .......................................................................................................................... 15 5. KLANTTEVREDENHEID .......................................................................................................... 17 6. ONTWIKKELPROGRAMMA ODRN ......................................................................................... 19

2

Samenvatting Voor u ligt de Bestuursrapportage 1 april 2021 van de Omgevingsdienst Regio Nijmegen (ODRN). Deze rapportage is onderdeel van de P&C-cyclus. Hierin verantwoorden we de geleverde prestaties over de eerste drie maanden van 2021 en geven we een prognose voor heel 2021. Goed nieuws is dat we 2021 nagenoeg budgettair neutraal verwachten af te sluiten. We prognosticeren een overschot van € 2 ton. Dat is afgerond 1% van de begrote baten. Over het algemeen loopt onze productie vrij goed in de pas met de werkplannen. De prognose van de baten blijft € 6 ton achter op de begroting en blijft ook iets achter op de werkplannen. Dat komt vooral door achterblijvende productie voor de Stelsel-OD’s. We hebben enige vertraging opgelopen bij het programma Aandachtsbedrijven dat we begin 2021 samen met ODRA en de provincie Gelderland opgestart hebben. Een aantal projecten gaat vanwege corona niet door. Onze lasten blijven € 8 ton achter op de begroting. Dat komt met name omdat we moeite hebben ons personeelsbestand op peil te krijgen en te houden. Goed gekwalificeerd personeel is schaars. We zetten alle zeilen bij om de productieafspraken te realiseren. Onze productiviteit over het eerste kwartaal van 2021 is hoog: gemiddeld 84% (eigen personeel 82% en inhuur 92%). De werkdruk en ook corona maken dat medewerkers nagenoeg geen vakantie opnemen.

Het gaat niet altijd goed met ons personeel. Het ziekteverzuim is in Q1 2021 met 6,2 % hoger dan onze norm van 5% en is ook gestegen ten opzichte van 2020 (4,5 %). We nemen dit signaal serieus en zetten in op preventie van ziekteverzuim en op werving en selectie van nieuwe medewerkers, zodat we de werkdruk kunnen verlagen en de productieafspraken realiseren. We hebben in het eerste kwartaal het jaarverslag 2020 opgesteld, de begroting 2021 geactualiseerd en de begroting 2022 opgesteld. We hebben een verslag van onze klachtenregeling gemaakt, dat we binnenkort zullen publiceren. Verder heeft het Dagelijks Bestuur besloten de afdeling Procesondersteuning onder te brengen bij de afdeling Interne bedrijfsvoering onder aansturing van een teamleider. Samen met onze gemeentelijke deelnemers hebben we de tekst van de dienstverleningsovereenkomsten geactualiseerd. We verwachten dat de uniformering van deze tekst bijdraagt aan efficiency. Positief is dat we nog steeds hoog scoren op het klanttevredenheidsonderzoek. We zijn druk bezig met onze Ontwikkelagenda. Samen met onze deelnemers brengen we de financiële en personele effecten van de WKB en de Omgevingswet in beeld en zijn we onze organisatie aan het voorbereiden op de wijzigingen. We werken aan een AO/IC-plan, dat we ons bestuur gaan voorleggen. Verder hebben we scenario’s uitgedacht voor de financieringssystematiek in 2023.

We hebben afdelingsdashboards in gebruik genomen met daarin KPI’s zoals: productiviteit en ziekteverzuim. Met een ODRN-breed dashboard gaan we maandelijks op deze KPI’s sturen.

3

Voorwoord Het is nog maar pas geleden dat we met trots het positieve jaarresultaat over 2020 aan u als collectief van eigenaren konden aanbieden. Dit positieve resultaat staat niet alleen op zichzelf, maar draagt bij aan rust en vertrouwen. De stofkam die we in 2020 door de bedrijfsvoering hebben gehaald heeft – naast enkele onverwachte corona-spin offs - effect gehad: een hoge productiviteit door een laag ziekteverzuim, door efficiënt werken, maar ook door de uitstel van opleidingen en het oplopen van het verlofstuwmeer. Sommige effecten zijn prettig. Andere echter, zoals laatstgenoemde, zijn niet duurzaam. We vinden wat dat betreft 2021 wederom een spannend jaar. Hoe zal onze productiviteit zich ontwikkelen? Als kennisorganisatie is het van levensbelang dat medewerkers kwalitatief hoogwaardig opgeleid zijn om voor te lopen op kennis bij bedrijven, initiatiefnemers en opdrachtgevers. Het niet opnemen van verlof is ongewenst, deels uit oogpunt van onbeheersbaarheid maar vooral ook omdat verlof bedoeld is om te herstellen en op kracht te blijven. Deze bestuursrapportage laat zien dat de productiviteit in de eerste maanden weer erg hoog is geweest. Eigenlijk hopen we dat deze de komende maanden wat afneemt, als mensen verlof opnemen en als er weer actief aan opleidingen kan worden deelgenomen.

De ogenschijnlijke efficiency die corona vergezelt, verhult ook de schade die we allemaal oplopen; de schraalheid van de contacten levert op lange termijn het risico op van uitholling van de identiteit en de betrokkenheid bij onze maatschappelijke opgave. Uiteraard hebben we uitdagingen te over op het gebied van bedrijfsvoering, maar deze raken meer en meer gericht op de lange termijn en op een duurzaam bekostigingsmodel. We bouwen aan zo’n model in interactie met u, als eigenaren. Daarmee gaat, in de Ontwikkelagenda, het spoor van de zakelijkheid steeds meer samenlopen met het spoor van de gezamenlijkheid. We hebben de afgelopen maanden geconstateerd dat, op weg daarnaartoe, het noodzakelijk is om de ontwikkeling van ons tarief voor de meer korte termijn beter af te stemmen op de reële loonkostenontwikkeling in de markt. Het is heel prettig dat u als ons bestuur deze oproept steunt. Terwijl we dit schrijven, heeft het Dagelijks Bestuur met ons voorstel ingestemd om een verdieping van ons huisvestingsgebouw af te stoten. Ook een spannende ontwikkeling. Wij geloven in dit besluit omdat het een kans is om nog verder te investeren in een aantrekkelijk werkklimaat. We maken hiervoor middelen vrij en sluiten aan op de wens van veel medewerkers om regelmatig thuis te blijven werken.

Een aantrekkelijk werkklimaat zal de komende tijd uitermate relevant worden om de goede mensen aan te trekken. We zien in deze bestuursrapportage dat we eenvoudigweg te weinig personeel hebben om het vele werk aan te kunnen. We gaan dan ook het gesprek aan met opdrachtgevers om te bespreken welke mogelijkheden er zijn om het risicogerichte werken dat we toepassen in toezicht, ook bij (BRIKS)-vergunningverlening te hanteren. De Commissie van Aartsen heeft zijn advies uitgebracht en daarin wordt beklemtoond hoe belangrijk robuuste en onafhankelijke omgevingsdiensten zijn. Wij ervaren gelukkig met u als eigenarenopdrachtgevers een stevige onafhankelijkheid; wij voelen de ruimte om ons professionele standpunt in alle openheid bij u te agenderen en ernaar te handelen, met onze deskundige en kennisintensieve kernkwaliteiten. Robert Kraan, adjunct-directeur Marieke Prins, directeur

4

1. Bedrijfsvoering Corona De beperkingen als gevolg van corona gelden nog steeds. Wij volgen de richtlijnen van de Rijksoverheid. Als een medewerker op kantoor wil werken, moet hij zich aanmelden en een bureau reserveren. We hebben de kantoorruimte ‘corona-proof’ gemaakt: een deel van de bureaus is buiten gebruik gesteld, en er zijn verplichte looproutes ingesteld. Vergaderzalen zijn zo ingericht dat er minder mensen in kunnen. Ook hebben we de bestuursvergaderingen digitaal laten verlopen. De vergadering van het Algemeen Bestuur was live te volgen via een livestream en is nadien nog na te kijken via de website van ODRN. Jaarverslag 2020 Begin dit jaar hebben we de jaarstukken 2020 opgesteld. De accountant heeft deze gecontroleerd. Dit heeft geleid tot een goedkeurende verklaring voor de getrouwheid en een verklaring met beperking voor de rechtmatigheid. Dit laatste, omdat een aantal inhuurcontracten is verlengd terwijl deze hadden moeten worden aanbesteed. Ook heeft de accountant een accountantsrapport opgesteld. Hierin doet de accountant een aantal aanbevelingen. Deze zullen wij in 2021 oppakken. Het Dagelijks Bestuur heeft op 8 april met de jaarstukken ingestemd en ze vrijgegeven voor behandeling bij de deelnemers (zienswijzen) en de Adviesfunctie gemeenschappelijke regelingen, die een advies voor de gemeentelijke deelnemers heeft opgesteld.

Begroting 2022 De begroting 2022 heeft een langer voortraject gekend dan gebruikelijk. We zijn intensief met onze bestuurders en deelnemers in overleg geweest over de haalbaarheid van taakstellingen en over de te hanteren uitgangspunten bij de begroting. Aan deze gesprekken schoven naast het betreffende Algemeen Bestuurslid ook de portefeuillehouder Financiën en de controller van de deelnemer aan. Na deze gesprekken heeft het Algemeen Bestuur een themabijeenkomst over de financiën van de ODRN gehouden. In deze bijeenkomst zijn de conclusies uit de overleggen gedeeld en heeft het bestuur constructief standpunten uitgewisseld over genoemde uitgangspunten. De bestuursleden spraken waardering uit voor de transparantie en de voortvarendheid zodat tijdig maatregelen genomen kunnen worden. De slotconclusie van de bijeenkomst was dat de uitgangspunten als basis kunnen dienen voor het opstellen van de begroting. En om zo te komen tot een realistische meerjarenbegroting met uitdagende ambities voor de langere termijn. Het Dagelijks Bestuur heeft vervolgens de conceptbegroting 2022 laten opstellen en die op 12 april jl. vrijgegeven voor behandeling bij de deelnemers en de AGR. Wijziging begroting 2021 Niet alleen het jaarverslag 2020 en de begroting 2022 zijn bestuurlijk aan de orde geweest. De vorig jaar opgestelde en goedgekeurde begroting 2021 moest worden aangepast.

De belangrijkste reden hiervoor is dat de werkplannen van de deelnemers nu definitief zijn geworden. Bij het opstellen van de begroting maken we gebruik van advieslijsten. Dit zijn nog niet definitieve werkplannen en die kunnen verschillen van de definitieve versies. Met de aanpassing sluit de begroting beter aan op de werkplannen. Ook zijn wat andere zaken verwerkt, zoals: het doorschuiven van een deel van de ontwikkelbijdrage naar 2022 en 2023 en de effecten van bezuinigingsmaatregelen, mee- en tegenvallers. De gewijzigde begroting 2021 doorloopt eveneens de zienswijzeprocedure bij de deelnemers.

5

Jaarverslag klachten 2020 Wij kennen een klachtenregeling voor de behandeling van klachten over de ODRN en haar medewerkers. Elk jaar wordt hiervan een verslag gemaakt dat door het Dagelijks Bestuur wordt besproken. Het Dagelijks Bestuur heeft met het verslag ingestemd. Het wordt ter kennisname aan het Algemeen Bestuur voorgelegd en uiteindelijk op onze website gepubliceerd. Procesondersteuning In 2019 is de afdeling Procesondersteuning als een tijdelijke afdeling ingericht in afwachting van definitieve besluitvorming. In maart heeft het Dagelijks Bestuur op advies van de directie besloten procesondersteuning als een team onder te brengen bij de afdeling Interne Dienstverlening. De benodigde teamleider is inmiddels aangesteld. Ontwikkelagenda In 2020 is een deel van het budget voor de Ontwikkelagenda van dat jaar overgeheveld naar 2021. In de begroting 2021 en 2022 stellen we voor een deel van het budget naar 2022 en 2023 over te hevelen. Onder het hoofdstuk Ontwikkelprogramma gaan we verder in op de voortgang van de diverse thema’s. Uniformering dienstverleningsovereenkomsten In gezamenlijkheid met de gemeentelijke deelnemers zijn we begin van dit jaar gekomen tot een uniforme hoofdtekst van de dienstverleningsovereenkomsten. Daarmee hebben we in gezamenlijkheid een stap gezet om efficiënter te kunnen werken.

In de bij de overeenkomst horende specificaties trachten we zoveel mogelijk uniformiteit te creëren maar dat is sterk afhankelijk van de taken die wij van een opdrachtgever krijgen. Waar mogelijk willen we die graag stroomlijnen, zodat we efficiënter en daarmee goedkoper kunnen werken. Gastheerovereenkomst De gemeente Nijmegen ondersteunt de ODRN qua bedrijfsvoering. De afspraken hierover zijn vastgelegd in de Gastheerovereenkomst. Deze hebben we in december 2020 geactualiseerd. Vanaf 2021 is een betere gespreksstructuur afgesproken tussen de ODRN en Nijmegen om de voortgang beter met elkaar te monitoren. Er zijn twee ontwikkelingen: i) We hebben een verdieping van onze kantoorruimte afgestoten en daarmee de huurovereenkomst aangepast. We zijn bezig om samen in overleg met betrokkenen (intern en extern) verder te investeren in een aantrekkelijk werkklimaat voor de medewerkers. Dit mede als gevolg van de nieuwe manier van werken. ii) We onderzoeken of de ondersteuning aan het team P&O van de ODRN anders ingericht moet worden. We komen steeds meer tot de ontdekking dat de vraag van de ODRN en het aanbod van de gemeente Nijmegen niet op elkaar aansluiten.

6

2. Werkzaamheden in Q1 2021 Onderstaand geven we de omzetontwikkeling tot en met maart 2021. Deze vergelijken we met de ontwikkeling in 2019 en 2020. De omzet bleef in januari en februari achter op de begroting. Maart is een productieve maand geweest. In deze maand produceerden we boven begroting.

Omzetontwikkeling 2019 tm maart 2021 2.500.000 2.000.000 1.500.000 1.000.000 500.000 jan

feb

mrt

apr 2019

mei

jun

2020

jul 2021

aug

sep

okt

nov

dec

Begroot 2021

In onderstaande tabel geven we inzicht in de exploitatiebudgetten volgens de werkplannen en de realisatie in Q 1 2021.

In € * 1.000 Vergunningverlening Toezicht en handhaving Projecten Advisering Totaal

Werkplan

Realisatie t/m maart 8.844 6.301 4.742 2.678 22.565

2.244 1.457 902 681 5.284

in % 25% 23% 19% 25% 23%

7

Uit onderstaande grafiek blijken de afwijkingen tussen werkplan (3 maanden) en realisatie tot en met maart 2021:

Werkplan versus realisatie tm maart 2021 in € * 1.000

2.500 2.000 1.500 1.000 500 Vergunningverlening

Toezicht en handhaving

Werkplan 3 maanden

Projecten

Advisering

Realisatie t/m maart

We beperken ons bij de analyse hiervan tot de hoofdlijnen. Voor details en resultaten per opdrachtgever verwijzen we naar onze klantrapportages. Over het algemeen loopt onze productie goed in de pas met de werkplannen. De realisatie van vergunningverlening en advisering is met 25% conform verwachting. De realisatie van projecten loopt met 19% iets achter op de begroting. Dat komt doordat we enige vertraging hebben opgelopen bij het programma Aandachtsbedrijven dat we begin 2021 - samen met ODRA en de provincie Gelderland - zijn gestart. Ook vindt een aantal projecten door corona dit jaar geen doorgang en is het project aanpak ‘Illegale kamerverhuur’ in Nijmegen als gevolg van een rechterlijke uitspraak stop gezet tot nader order. Vergunningverlening Vergunningverlening ligt met een realisatie van 25% op schema. Met 27% ligt vergunningverlening milieu iets voor op de begroting. Meer omzet is gerealiseerd bij de regiogemeenten (33%) en provincie Gelderland (28%). Er zijn relatief veel aanvragen veranderingsvergunning in behandeling. Voor Gelderland geldt dat de actualisaties in het kader van het programma Complexe vergunningverlening nog op gang moeten komen. Er zijn opvallend weinig aanvragen voor advies voor vergunningverlening voor de Stelsel-OD’s. Dit is een beeld dat vorig jaar ook te zien was. De afgelopen maanden zijn erg weinig verlof -en compensatie uren opgenomen.

Mede door corona was het voor veel medewerkers niet aantrekkelijk om vrij te nemen. In de zomer en nazomer zal de productie lager zijn, doordat naar verwachting dan wel verlof opgenomen wordt. Daarnaast is het lastig om de flexibele schil (inhuur) op orde te krijgen. Op een aantal inhuuropdrachten hebben zich geen kandidaten gemeld. Binnen het programma Complexe Vergunningverlening gaan we daarom werk op kleine schaal uitbesteden. Bij BRIKS-vergunningaanvragen zien we dat grotere bouwplannen bij gemeenten en provinciale bedrijven iets achter lopen op de planning. Grote ontwikkelingen zijn, waarschijnlijk als gevolg van de Stikstof/PFAS-

8

problemen, tijdelijk stilgelegd. Daarnaast stellen bedrijven hun investeringen vanwege COVID-19 uit. De woningbouwprojecten lopen over het algemeen redelijk door. Toezicht en handhaving De realisatie van toezicht milieu is over het eerste kwartaal 29% (reguliere werkzaamheden 29,5% en projecten 27%). We lopen daarmee iets voor op de planning en zijn het jaar goed van start gegaan. Signalen toezicht en handhaving milieu  Het aantal afgehandelde klachten is meer dan begroot. Aan het eind van het eerste kwartaal hebben we een begin gemaakt met een andere opzet voor de afhandeling van milieuklachten. In de loop van het tweede kwartaal voeren we de nieuwe werkwijze in. Door inzet van een aantal gespecialiseerde medewerkers, kan naar verwachting efficiënter worden gewerkt. De werkwijze evalueren we in de loop van het jaar.  In het kader van het project ‘Basis op orde’ zijn twee nieuwe milieu-BOA’s opgeleid. Zij zijn inmiddels ook beëdigd. De eerste zaken worden opgepakt en dit zal in de rapportages vanaf het tweede kwartaal zichtbaar worden. We kunnen daarmee op een adequate manier invulling geven aan de Landelijke Handhavingsstrategie. Uitvoeren toezicht en handhaving BRIKS heeft met 17,4% een lagere omzetrealisatie dan begroot. Vooral het aandeel planbare BRIKS-inspecties (vaste prijs producten) blijft achter.

Dit komt door verminderde beschikbare capaciteit als gevolg van krapte op de arbeidsmarkt, een hoog ziekteverzuim en vertrek van senioren vanwege pensioen. Er is wel een toename in workload. Er worden meer zaken opgestart dan we kunnen verwerken met de beschikbare toezichtcapaciteit. We verwachten dat deze ontwikkeling zich de rest van het jaar blijft voordoen en we daardoor zullen moeten prioriteren. Het aandeel nacalculatieproducten is conform verwachting (23%). We zien een toename in de behandeling van bouwklachten, handhavingsverzoeken, het nemen van handhavingsbesluiten en het optreden tegen illegaliteit. Signalen toezicht en handhaving BRIKS:  Toename aantal vergunningaanvragen in deze periode zal inhouden dat er meer toezicht en inspectie BRIKS wordt verwacht (conform VTH beleid). Verdere toename workload wordt voorzien. Dit terwijl er minder inzetbare capaciteit is.  Er worden meer zaken opgestart dan afgerond. Het onderhandenwerk neemt daardoor toe.  Toename te behandelen klachtmeldingen (28%) heeft tot gevolg meer afhandeling van zaken op bestaande bouw1. Op bestaande bouw realiseren we meer werk dan begroot (29%). Dit wordt dus mede veroorzaakt door toename klachtafhandeling, maar ook door behandelen van signalen die ketenpartners afgeven (VRGZ hercontroles), verzoeken om toezicht van opdrachtgever en te behandelen handhavingsverzoeken.

 Toename illegaliteit en daardoor meer bestuurs- en strafrechtelijk optreden en dus meer kosten op nacalculatie dan begroot voor handhavingsprocedures en toename in behandeling handhavingsverzoeken BRIKS  Invoer risicomodule voor regiogemeenten per 01/01/2021 en voor Nijmegen per 01/01/2020 is van invloed op te inspecteren nieuwe vergunningen en sloopmeldingen. De kleinere

1 Het gaat om productie van productcode T35.

9

bouwwerken worden niet of minimaal geïnspecteerd. De grote bouwwerken blijven nog wat achter in realisatie en hebben een langere doorlooptijd voordat we die gereed kunnen melden. Projecten Bij projecten zitten we op een realisatie van 19%. Daarvoor zijn er de volgende redenen:  Een aantal projecten dat verband houdt met grote evenementen (bijvoorbeeld de Nijmeegse Vierdaagse, Down the Rabbit Hole, het IGP-programma en het Horeca Actie Team) is niet uitgevoerd. Deze projecten zijn door COVID-19 geannuleerd.  Het project ‘Aanpak illegale kamerverhuur’ in Nijmegen is als gevolg van een rechterlijke uitspraak stopgezet tot nader order. We overleggen met de opdrachtgever of en hoe dit project de tweede helft van dit jaar verder opgepakt zal worden. De realisatie op milieuprojecten ligt over het eerste kwartaal op ca. 27%. Daarmee ligt de uitvoering over all op schema. Uiteraard zijn er wel verschillen zichtbaar per project en per opdrachtgever. Ook zal op enkele projecten geen inzet plaatsvinden, omdat deze in verband met de coronamaatregelen geen doorgang vinden (zoals de Nijmeegse Vierdaagse). Een aantal opvallende projecten:  Aandachtsbedrijven (ODRA): dit programma verkeerde de afgelopen maanden in de opstartfase,, vandaar dat de realisatie vooralsnog op 17% uitkomt;  Beheer actualiteit inrichtingen (prov.

Gelderland): in het kader van Wet Natuurbescherming (Wnb) en actualisatie veel extra gegevens verzameld, realisatie 49%;  Landelijke uitvraag ZZS (Zeer Zorgwekkende Stoffen) (prov. Gelderland): realisatie 48%, dit project wordt in de eerste helft van 2021 afgerond;  Energie in milieuvergunning (prov. Gelderland), realisatie 22 %, intensivering in de rest van het jaar door extra inhuur;  Overzicht bedrijfsemissies Nijmegen West – Weurt (gem. Nijmegen): met spoed uitgevoerd project, realisatie op 1 april 45%. Afronding project wordt op 1 mei verwacht. De ODRN levert een bijdrage aan de uitvoering van het programma Complexe provinciale inrichtingen, dat onder verantwoordelijkheid van de ODRA wordt uitgevoerd. Op jaarbasis gaat het om ca. 1.600 uur aan milieutoezicht bij complexe inrichtingen. Het inspectieprogramma milieu heeft in het eerste kwartaal van 2021 niet te lijden gehad onder de coronamaatregelen. Inspecties worden nog steeds zoveel mogelijk op locatie uitgevoerd, uiteraard met inachtneming van de voorgeschreven maatregelen en in overleg met de inrichtinghouder. Advisering Tot en met maart is de realisatie advieswerkzaamheden (25% ). De verwachting is dat het hele budget zal worden ingezet. Toename vergunningaanvragen en toename toezicht BRIKS leiden tot meer bezwaar en beroep. We zien dat deze trend zich doorzet in de eerste drie maanden van dit jaar.

Daarnaast zien we dat er veel WOBverzoeken (zowel BRIKS als Milieu) worden ingediend, die bewerkelijk zijn en veel tijd kosten. In coronatijd weten burgers de ODRN goed te vinden. We zien een toename van vragen en telefoontjes met verzoeken om informatie.

10

Advies milieu loopt voor op schema: 30% voor de eerste drie maanden van het jaar. Meer omzet is vooral gerealiseerd bij de regiogemeenten, waarbij meer bodemadviezen en advies bij RO-ontwikkelingen gevraagd werden. Bij de provincie Gelderland bleef de realisatie iets achter (19%) en werden juist minder RO-adviezen gevraagd. We verwachten dit jaar nog een aantal actualisatietoetsen uit te voeren. Beoordelingen van stikstofdepositie worden vaak uitgevoerd in het kader van een Wet natuurbeheertoestemming. Deze zijn ondergebracht in een aantal projecten en vallen daarmee niet onder deze post. BRZO De Brzo-inspecties lopen enigszins voor op planning. Door corona moest het afgelopen jaar een deel van de geplande controles opnieuw worden ingepland. De piek in de uitvoering lag daardoor in het vierde kwartaal van het afgelopen jaar. Voor een deel van deze controles is de aanschrijving en daarmee de financiering begin 2021 gedaan. Brzo-vergunningverlening en advies liggen redelijk op koers. Het implementatieprogramma Brzo Oost kent zowel projecten met overbesteding als met onderbesteding. In totaal middelt dit uit, maar het vergt wel aandacht. Onze inzet op landelijke projecten ter bevordering van de kwaliteit en eenduidige uitvoering van VTH bij Brzo-bedrijven door de 6 Brzo-Omgevingsdiensten, verloopt goed.

Deze projecten zijn landelijk gefinancierd via MJA-subsidie en Cluster1 Brzo-subsidie. De besteding op beide subsidies loopt nog achter. De verwachting is dat dit grotendeels wordt ingehaald.

11

3. Financiën Begroting en prognose 2021 Onderstaand is een overzicht opgenomen met de verwachte realisatie 2021 vergeleken met de begroting 2021 en de realisatie 2020.

Omschrijving

werkelijk 2020

begroting 2021*

prognose 2021

I

II

Verschil prognose begroting II - I

in € * 1.000 Baten Deelnemersbijdragen Bovenregionale taken Subsidies Provincie Overijssel Bijdrage ontwikkelprogramma Onttrekking bestemmingsreserve Totaal baten

19.374 807 320 759 502 64 21.826

19.927 1.331 412 852 1.058 36 23.616

19.772 837 351 968 1.058 36 23.022

-154 -494 -61 116 0 0 -594

Lasten Salarissen en sociale lasten Opleidingskosten Inhuur Piofah gastheer Kapitaallasten Overige materiele kosten Bijdrage regionaal stelsel Kosten ontwikkelprogramma Totaal lasten

12.100 759 4.215 2.725 434 844 266 0 21.343

14.203 181 3.273 2.826 380 949 336 1.468 23.616

13.094 181 3.648 2.826 380 872 336 1.468 22.805

-1.109 0 375 0 0 -77 0 0 -811

484

0

217

217

Resultaat * Inclusief begrotingswijziging I 2021: DB 12 april 2021 en AB 1 juli 2021

Relatie tussen begroting en werkplannen We hebben de begroting 2021 zoveel mogelijk laten aansluiten op de geactualiseerde werkplannen 2021. Er kan sprake zijn van gewijzigde afspraken die we niet meer in de begroting hebben kunnen verwerken. De werkplannen zijn leidend voor de productieafspraken met onze opdrachtgevers. Over afwijkingen tussen werkplannen en de werkelijke productie rapporteren we per opdrachtgever in onze klantrapportages.

12

Het totale budget van onze werkplannen sluit nagenoeg aan op de begroting. Dat laten we in onderstaande tabel zien: In € * 1.000 Werkplan exclusief ontwikkelbijdrage Ontwikkelbijdrage Onttrekking bestemmingsreserve Overig diverse aanvullende opdrachten Totaal begrote baten 2021

22.565 1.058 36 -43 23.616

Toelichting prognose De prognose van de baten is grotendeels gebaseerd op extrapolatie van de omzet tot en met maart 2021 plus de mutatie van het onderhandenwerk. Bij de subsidies hebben we de bedragen van de beschikkingen aangehouden. De bijdrage en uitgaven van het ontwikkelprogramma zijn conform begroting. We gaan er vanuit dat we deze middelen conform planning gaan inzetten. De lasten zijn grotendeels gebaseerd op extrapolatie of op contractuele afspraken. Voor wat betreft de kapitaalasten zijn we uitgegaan van onze afschrijvingsstaten. Verklaring van belangrijkste afwijkingen tussen begroting en prognose We verwachten 2021 af te sluiten met een overschot van € 2 ton (1% van de baten). De belangrijkste afwijkingen lichten we hieronder toe:  Het totaal aan baten blijft € 6 ton achter op de begroting. Vooral de baten bovenregionale taken blijven (€ 5 ton) achter. Dat komt vooral door achterblijvende productie bij de Stelsel-OD’s. We hebben enige vertraging opgelopen bij het programma Aandachtsbedrijven dat we begin 2021 - samen met ODRA en de provincie Gelderland – zijn gestart. Verder blijft vergunningverlening milieu bij de Stelsel-OD’s iets achter. Ook zien we een lichte overproductie voor de provincie Overijssel en iets achterblijvende omzet bij de deelnemers en de subsidies. Bij de subsidies kunnen we dit verklaren doordat deze inclusief BTW zijn begroot.

Dat had exclusief BTW moeten zijn. We zullen overwegen het bestuur in het najaar een aanpassing voor te leggen waarmee we deze fout repareren.  Het totaal aan lasten blijft € 8 ton op de begroting achter. o We hebben moeite om onze personele bezetting op peil te krijgen en te houden en hebben op 1 april 2021 op vaste formatie een onderbezetting van 9 fte. De loonsom blijft hierdoor € 1,1 mln. achter op de begroting. We zijn soms genoodzaakt medewerkers in te huren die we liever in dienst zouden nemen. o De ambitie om onze inhuur nog verder naar beneden te brengen kunnen we daardoor niet helemaal waarmaken, waardoor we een overschrijding van € 3,8 ton op inhuur voorzien. Openstaande vacatures zijn niet of nauwelijks invulbaar en dat dwingt tot voortzetting en/of tijdelijke inhuur. o De materiële lasten blijven € 0,7 ton op de begroting achter. Dit komt vooral door lagere organisatiekosten als gevolg van corona en door een voordeel op de advieskosten. We zijn kritisch op het inhuren van externe adviseurs.

13

Onderhandenwerk Het onderhandenwerk neemt € 0,5 mln. toe van € 2,3 mln. begin 2021 naar € 2,8 mln. eind maart 2021. Dat is zorgelijk. We willen verdere toename voorkomen en zullen hierop monitoren en acteren.

14

4. Personeel Ziekteverzuim Het ziekteverzuim bedraagt in het eerste kwartaal 2021 6,2%. Dat is een verslechtering ten opzichte van 2020 (4,5%). Het percentage is hoger dan onze norm van 5% en dat is dus zorgelijk. De stijging heeft enerzijds te maken met corona en anderzijds met een aantal (door andere oorzaken) ernstig zieke collega’s. Uitgesplitst naar verzuimduur ziet het ziekteverzuim er over Q 1 2021 in vergelijking met 2020 als volgt uit:

Kort (t/m 7 dagen) Middel (8 t/m 42 dagen) Lang (43 t/m 365 dagen) Extra lang (366-730 dagen) ODRN totaal

Q1 2021 0,4% 2,7% 2,7% 0,3% 6,2%

2020 0,6% 1,3% 1,9% 0,8% 4,5%

7,0% 6,0% 5,0% 4,0% 3,0% 2,0% 1,0% 0,0% Q1 2021 Kort (t/7 dgn)

2020 Middel (8 t/m 42 dgn)

Lang > 43 dgn

Bovenstaande grafiek laat zien dat met name het verzuim 8 t/m 42 dagen (middel) is toegenomen ten opzichte van 2020. Het percentage langdurig zieken (> 43 dagen) is ongeveer constant gebleven. De verzuimfrequentie (het totaal aantal ziekmeldingen in één kalenderjaar gedeeld door het gemiddeld aantal personeelsleden in één kalenderjaar) is laag. Deze is 0,38 waarbij de landelijke norm 1,5 is.

15

Flexibele schil De invoering van de Omgevingswet en de Wet Kwaliteitsborging Bouwen noodzaakt tot een oriëntatie op de toekomstige personele bezetting. De effecten van vrijstellingen van vergunning kan gevolgen hebben op verschillende afdelingen. Leren en ontwikkelen is en blijft daarbij een belangrijk HR-instrument. In het kader van de Ontwikkelagenda, onder het thema zakelijkheid/personele functie wordt gewerkt aan het opzetten van strategisch personeelsbeleid (met de nadruk op instroom) en een advies over de functie en omvang van de flexibele schil. Hiermee streeft de ODRN naar een juiste personeelsbezetting voor nu en in de toekomst. De ontwikkeling van de personele bezetting De ontwikkeling van de personele bezetting is als volgt: Bezetting in fte

Eigen

Gemiddeld 2020 Gemiddeld Q1 2021

Inhuur

158 165

Totaal

45 38

203 203

Ons gemiddelde personeelsbestand incl. inhuur is in het eerste kwartaal 2021 niet gestegen ten opzichte van 2020. Onze omzet neemt echter wel toe ten opzichte van 2020. Het kost ons moeite de personele bezetting op peil te houden. Goed gekwalificeerd personeel is schaars. We hebben aandacht voor dit probleem en zetten in op werving en selectie zodat we onze productieafspraken kunnen realiseren. We werken ook aan afbouw van ons inhuurbestand. Dat is zichtbaar in bovenstaande tabel. Onze inhuur in fte krimpt van gemiddeld 45 fte in 2020 naar gemiddeld 38 fte in Q1 2021. Ons bestand eigen personeel laat een toename zien. Productiviteit en verlofstuwmeer De productiviteit in Q 1 week 1 t/m 13 van 2021 is ondanks het hoge ziekteverzuim hoog geweest, gemiddeld 84% (Q1 2020 78%). Productief Q1 2021

Productief Q1 2020

Eigen

82%

74%

Inhuur

92%

96%

Totaal

84%

78%

Medewerkers nemen als gevolg van de hoge werkdruk en corona te weinig verlof op. We zien dan ook dat het verlofstuwmeer toeneemt.2 Het verlofstuwmeer op 1 januari 2021 was 8.262 uur, in geld uitgedrukt ongeveer € 3 ton. We hebben acties uitgezet om verdere toename te voorkomen en we gaan de ontwikkeling van het stuwmeer twee keer per jaar monitoren en waar mogelijk bijsturen.

2 Verlofstuwmeren zijn opgespaarde verlofdagen van een medewerker waar deze tot dan toe geen gebruik van heeft gemaakt van

meer dan twee weken verlof. Het gaat daarbij om medewerkers die 10 dagen oftewel 72 uur verlof of meer hebben openstaan.

16

5. Klanttevredenheid De scores van onze klanttevredenheidsonderzoeken zijn hoog. De afgesproken norm binnen het Gelders stelsel is 80%. Deze norm hebben we in 2020 en in het eerste kwartaal van 2021 (91%) gehaald: 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Kwartaal 1 2020

Kwartaal 2 2020

Kwartaal 3 2020 Tevreden

Kwartaal 4 2020

Kwartaal 1 2021

Ontevreden

Bij deze uitkomst is een aantal belangrijke kanttekeningen te plaatsen:  De uitvraag op vergunningverlening (BRIKS en Milieu) betreft alleen klanten van verleende vergunningen. We doen geen uitvraag bij klanten van geweigerde, ingetrokken of buiten behandeling gelaten aanvragen;3  De respons in deze periode is gemiddeld zo’n 25 - 30%. Dit is wat lager t.o.v. voorgaande jaren;  We vragen uit voor onze gemeentelijke partners en provincie Gelderland. Brzo en taken die we uitvoeren voor de andere omgevingsdiensten in het stelsel worden niet meegenomen.

3 De andere omgevingsdiensten vragen wel uit op 100% van de binnengekomen vergunningaanvragen.

17

De klanttevredenheid naar product geeft de volgende uitkomst:

100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

Tevreden

Ontevreden

Opvallend is dat bij vooroverleg het aantal ontevreden klanten veel hoger is dan bij andere producten. Feedback die we hier vaak zien is:  ‘Het duurt erg lang voordat we iets horen.’  ‘We dachten dat we uitgenodigd zouden worden voor een gesprek. Nu hebben we niemand gesproken of het wordt telefonisch afgedaan.’  Hoge kosten, die men niet verwacht, vooral wanneer er alleen een telefoongesprek plaats vindt. Het probleem zit hem vooral in de definitie van het woord ‘vooroverleg’ en wat de klant hierbij verwacht. We zien dat het aantal ontevreden klanten voor het product ‘vooroverleg’ lager is, als de opdrachtgever een balie heeft waar klanten terecht kunnen met vragen.

18

6. Ontwikkelprogramma ODRN In 2021 zijn we verder gegaan met de Ontwikkelagenda. We hebben 2020 afgesloten en de deelnemers separaat van het Jaarverslag geïnformeerd over de voortgang van het programma. In 2020 is besloten een deel van het budget door te schuiven naar 2021. Voor elk van de drie thema’s zijn verschillende stappen gezet. Gezamenlijkheid Na de eerste bespreking van de uitgangspuntennotitie op een ‘heidag’ in december 2020 zijn de opmerkingen verwerkt in een nieuwe versie die voorlag in het Algemeen Bestuur. Het Algemeen Bestuur heeft aangegeven in te stemmen met de notitie en verzocht deze nog praktischer uit te werken. De hoofdtekst van de dienstverleningsovereenkomsten is nu gereed. De volgende stap betreft de specificatie. Eén van de onderdelen daarvan is het harmoniseren van werkprocessen. Daarvoor is een werkgroep gevormd. Ter voorbereiding hierop worden de diverse werkprocessen geïnventariseerd. Gestart wordt met Invorderingsbesluit, vervolgens bezwaar en beroep en WOB-procedures. In februari heeft een ‘heidag’ plaatsgevonden met de opdrachtgevers verzameld in OGO en TACO over rollen (eigenaar en opdrachtgever) en taken. De heidagresultaten worden uitgewerkt en komen later in een vervolgbijeenkomst terug. Voor wat het regionaal uitvoeringsprogramma betreft ligt er een routekaart voor het op te leveren regionaal VTH-beleid.

Deze routekaart omschrijft de stappen tot 1 november 2021, het moment waarop het regionaal VTH-beleid wordt opgeleverd. Zakelijkheid Het eerste kwartaal van 2021 heeft voor het onderdeel verbetering bedrijfsvoering vooral in het teken gestaan van de financiële stukken. We hebben de begroting 2021 geactualiseerd en een begroting 2022 opgesteld. Deze begroting heeft een langer voortraject gekend dan gebruikelijk. We zijn vooraf aan de opstelling intensief met onze bestuurders en deelnemers in overleg geweest. Samen met TwynstraGudde hebben we in een werkgroep, met vertegenwoordiging vanuit de lijn, financiën en informatievoorziening financieringsscenario’s voor 2023 e.v. uitgewerkt. Doelstelling is vereenvoudig van onze bedrijfsvoering (minder producten, minder tijdschrijven, meer uniformiteit) en meer aandacht voor gemeenschappelijkheid. Deze scenario’s zullen we voor en na het zomerreces met het bestuur en het OGO en TACO bespreken. Na het zomerreces gaan we verder met impactanalyses en uitwerking zodat het bestuur hierover uiteindelijk in de tweede helft van 2021 een definitief besluit kan nemen. We zijn gestart met een administratieve organisatie en intern controle plan, kort gezegd AO/IC-plan, dat we voor het zomerreces aan het bestuur voorleggen. Dit in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording die het Dagelijks Bestuur vanaf 1 januari 2021 moet afgeven.

Binnen het project verbetering personele functie zijn de eerste aanzetten gegeven voor het Strategisch personeelsbeleid. Daarnaast is met betrekking tot de omvang van de benodigde flexibele schil de norm voor deze schil in concept gereed en zal binnenkort verder worden behandeld en uiteindelijk aan het Dagelijks Bestuur worden voorgelegd, evenals de strategische personeelsplanning. Onder Grip op informatievoorziening zijn - naast het al eerder opgeleverde organisatiedashboard -nu ook de afdelingsdashboards in concept gereed. Uitgangspunt hierbij is geweest dat de data rechtstreeks uit de bronsystemen gehaald worden en aansluiting is gezocht bij ons financieel systeem, CODA. De kwaliteitstoetsen voor WRS zijn afgerond waarbij we met kwaliteitscontroles de data willen verbeteren. Wij

19

zijn nu bezig om de maandelijkse cycli te borgen in een proces waarbij de taken en verantwoordelijkheden worden vastgelegd. Daarnaast wordt uitvoering gegeven aan het derde deel Plan van Aanpak Vervanging WRS. Hiervoor zijn nu op basis van het applicatielandschap de functionaliteiten van de diverse applicaties en de relatie met WRS in beeld gebracht. Tevens zijn voor de marktverkenning de verschillende leveranciers met VTH-pakketten in beeld gebracht en wordt gewerkt aan globale selectiecriteria. Op basis hiervan bepalen we wat de impact is van het vervangen van WRS op de huidige bedrijfsvoering (vanwege de verregaande integratie). Nieuwe ontwikkelingen Omgevingswet We zijn een traject begonnen om de financiële gevolgen van Omgevingswet nader te kunnen duiden. De al gestarte gesprekken met Waterschappen, Provincie en VRGZ hebben we voortgezet met als doel te komen tot het maken van ketenafspraken. We hebben regionaal de pen gekregen om het proces te verkennen, te begeleiden, uit te werken en in te regelen. Intern zijn we begonnen met de noodzakelijke aanpassing van onze standaardbrieven. Belangrijk om ons werk goed te kunnen uitoefenen zijn het hebben van de juiste mandaten. Samen met advocatenkantoor Hekkelman hebben we een rondgang langs de gemeentelijke deelnemers gemaakt. Met deze input zal Hekkelman komen met voorzetten voor de nieuwe mandaten.

Ook met de provincie Gelderland zijn wij gestart te komen tot een nieuw mandaat. Inzet en insteek is dat tijdig de conceptmandaten naar de deelnemers kunnen worden gestuurd, zodat we op tijd kunnen beschikken over terzake passende mandaten. In het kader van de automatisering hebben we de koppeling tussen ons zaaksysteem en het DSO gelegd en kijken we continu hoe dit te testen. Een ander onderdeel hierin is dat we zijn begonnen om het begrip ‘milieubelastende activiteit’ in ons zaaksysteem en andere systemen in te regelen. Voor het personeel is een omvangrijk opleidingstraject in gang gezet. Vanaf januari zijn er verschillende modules gestart, elke keer voor een bepaalde groep medewerkers. Wet Kwaliteitsborging Bouwen (Wkb) We hebben een ambassadeursnetwerk opgestart in de regio Nijmegen met als doel 10 proefprojecten te draaien om ervaringen op te doen met de Wkb. In Nederland zijn 18 van dergelijke netwerken opgericht. In het ambassadeursnetwerk zitten naast de gemeenten en de ODRN ook kwaliteitsborgers, aannemers en architecten, dus precies de partijen bij een melding in het kader van de Wkb. Er lopen inmiddels 4 proefprojecten, alle op het gebied van seriematige woningbouw. We zijn in gesprek voor een proefproject voor de aanleg van een fietsbrug. Daarnaast loopt momenteel een onderzoek naar de financiële effecten van de Wkb voor gemeenten en de ODRN.

In dat onderzoek wordt ook gekeken naar de consequenties van de personele capaciteit. Eind mei wordt de rapportage verwacht. We hebben tenslotte een eerste analyse gemaakt van de onderwerpen waarop beleidskeuzes kunnen/moeten worden gemaakt. Deze punten worden ingebracht in het project ‘regionaal VTH-beleid’ (zie gezamenlijkheid).

20