M36 Informatienota Verantwoording archief- en informatiebeheer 2020 gemeente Berg en Dal

INFORMATIENOTA

M36 Zaaknummer: Documentnummer: Onderwerp: Vergadering B&W: Raadsvergadering: Portefeuillehouder: Ambtenaar: Mailadres:

Z-20-83436 VB/Raad/21/01214 Verantwoording archief -en informatiebeheer 2020 gemeente Berg en Dal 15 juni 2021 15 juli 2021 M. Slinkman Mireille Smits M.Smits@bergendal.nl

Aan de gemeenteraad, Kennisnemen van Verantwoording archief - en informatiebeheer 2020 gemeente Berg en Dal Waarom nu naar de raad? De beheerder van de gemeentelijke archieven brengt op grond van de Archiefverordening verslag uit aan het College van burgemeester en wethouders over het uitgeoefende archieftoezicht en over het beheer van de archiefbewaarplaats. Het College kan zich met dit verslag verantwoorden naar de Raad en de Provincie (IBT) over de wijze waarop aan de zorgplicht voor het archief- en informatiebeheer wordt voldaan. De gemeente heeft geen gemeentearchivaris benoemd. Dit betekent dat de gemeentesecretaris verantwoordelijk is voor het beheer van het dynamische, semi-statisch en statisch archief. De gemeente Berg en Dal maakt gebruik van de diensten van het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) voor het houden van audits, het maken van concept-jaarverslagen en het beheer van de archieven van de gemeente. Samenvatting Hierbij het verslag van de archief en informatie audit 2020. De audit en verslaglegging is uitgevoerd door het Regionaal Archief Nijmegen. Door de Archief KPI lijst kunnen we snel zien waar we nog aandacht aan moeten besteden binnen ons informatie beheer. We kunnen samenvattend zeggen dat er geen onvoldoende punten zijn gescoord. Dat geeft geen reden tot achterover leunen er is genoeg om te verbeteren en er komt veel nieuwe wet- en regelgeving aan komt.

Een nieuwe archiefwet, Wet open overheid en digitale archiefstukken en de roep om een meer transparante overheid.

Zaaknummer: Documentnummer:

Zaaknummer Documentnummer

Pagina 1 van 2 REFNUMBER

Geconstateerd wordt dat er hard gewerkt wordt om te voldoen aan de wet- en regelgeving. De organisatie heeft voldoende aandacht voor archief- en informatiebeheer hetgeen blijkt uit de afname van de rode velden. Verbetering ten opzichte audit van 2017 Er is vooruitgang te melden. Berg en Dal heeft de overstap van analoog naar zaakgericht en digitaal archiveren gemaakt. Als laatste is het sociaal domein overgegaan naar digitaal archiveren. De gemeente investeert in het digitaal archiefsysteem (Join) en in de uitbreiding van functionaliteiten die het digitaal werken en archiveren ondersteunen. Ze is bezig digitaal archiveren laagdrempeliger te maken en het archiefbewustzijn te verhogen. De kwaliteitszorg is meer systematisch ingericht. De inrichting van de zaaktypen en de kwaliteit van de zaakdossiers zijn verbeterd. De projecten en werkvoorraad zijn in beeld. Bijna elke verandering in de organisatie of informatievoorziening heeft impact op het informatiebeheer. Medewerkers DIV en Gegevensbeheer worden vaker en eerder betrokken bij inrichtingstrajecten waarbij ook het informatiebeheer moet worden ingeregeld. Zij werken daarbij samen met medewerkers uit het primair proces. Het samenbrengen van alle informatiedisciplines in één team zal leiden tot een integrale advisering en aanpak. Verbeterpunten Een compleet overzicht van archiefinformatie binnen de gemeente is niet voorhanden.

De toetsing van de digitale beheeromgeving is niet afgerond. Er is geen zekerheid dat Join als duurzaam archiefsysteem aantoonbaar op orde is, te beheren en te onderhouden. Archieven zijn niet tijdig overgebracht en de beschikbaarstelling van de historische archieven verdiend meer aandacht. Omdat er nog het nodige moet gebeuren zijn er acties gekoppeld aan de resultaten en deze zijn verdeeld onder de resultaatverantwoordelijken. Het actieplan is opgesteld om aan de geconstateerde risico’s te werken. De uitvoeringskosten hiervoor zijn gedekt in de begroting. Communicatie Het jaarverslag kent geen bijzondere communicatie met inwoners. Burgemeester en wethouders, De secretaris, E.W.J. van der Velde

De burgemeester, mr. M. Slinkman

Bijlagen digitaal ter inzage 1. Verslag over het archief- en informatiebeheer gemeente Berg en Dal juni 2020 2. Statusoverzicht archief KPI’ s gemeente Berg en Dal 1.7 Bijlage ter inzage griffier n.v.t.

Zaaknummer: Documentnummer:

Zaaknummer Documentnummer

Pagina 2 van 2 REFNUMBER