M36 Bijlage 2 - Statusoverzicht archief KPI's 2020 gemeente Berg en Dal
Tekst van het document
Overzicht score archief KPI's gemeente Berg en Dal Op basis van audit rapport 2017 aangepast met auditrapport 2020 d.d. 28-5-2021 Versie 1.07 Gemeente Berg en Dal voldoet aan de KPI Gemeente Berg en Dal voldoet deels aan de KPI Gemeente Berg en Dal voldoet niet aan de KPI KPI is niet van toepassing
√ T T -
De laatste kolom geeft aan of de Gedeputeerde Staten het niet voldoen aan de archief - KPI aanmerken als taakverwaarlozing (TVW). Punten uit rapport: 1 Lokale Regelingen 1.1 Lokale regelingen. Vastgestelde archiefverordening, meegedeeld aan de GS. (TVW) 1.2 Vastgesteld besluit informatiebeheer. 1.3 Vastleggen van proceseigenaaren in instructie/handleidingen 1.5 Regels vaststellen voor procesapplicaties die niet gekoppeld zijn aan Join 1.6 Mandaat aan de gemeentesecretaris RAN voor beheer 194 m archieven 1.7 Toetsing samenwerkingsverbanden aan artikel 8 archiefverordening 1.8 Mandatering WABO dossiers vanaf 2015 Mandatering archiefbeheer van de dossiers die door samenwerkende organisaties worden 1.9 gevormd zoals Werkbedrijf, Munitax, ODRN 2 Interne Kwaliteitszorg en Toezicht 2.1 Informatiebeleid is niet volledig geimplementeerd 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7. 3.8. 3.9. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6. 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6.1 6.2 7.1 7.2
Voldoende aandacht aandacht archiefbeleid bij het management in relatie tot werkprocessen. Inrichten kwaliteitszorgsysteem art. 16 (TVW) Invulling medewerker kwaliteit DIV Voldoende kennis wet - en regelgeving binnen DIV Verantwoording wettelijk horizontaal toezicht 3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archieven Inrichting Join met 350 zaaktypen Volledigheid dossiers in systeem waarborgen Risico op vermenging van archieven voorgangers Achterstand analoge archieven circa 15 m Ordeningsoverzicht informatie Ondersteuning zaakgericht werken in Join Alle informatie blijft duurzaam bewaard conform wetgeving Tijdspad opstellen einde hybride werken Archieven MUG gemeenten klaarmaken voor overbrenging 4 Digitale archiefbescheiden Nen 2082 en Rodin afronden Koppeling Csam Join, archief kwaliteit van de koppeling onderzoeken Procedure afspraken voor changes maken (JOIN) Duurzaam inrichten processen omgevingsproducten (omgevingswet) Scanprotocol scannen opstellen in voeren Conversie en migratieverklaringen ontbreken 5 Vernietiging, vervanging en vervreemding van archieven Vernietiging analoge dossiers conform wetgeving Vernietiging vanuit DMS Vernietiging vanuit vakapplicaties (TVW) Vernietiging/vervanging bouwvergunningen Selectielijst 2017 implementeren 6 Overbrenging van archieven Overbrenging conform art 12 naar de archiefbewaarplaats na 20 jaar (TVW)
Overbrenging Bouw en milieuwdossiers 7 Archiefbewaarplaats, archiefruimte en e-depot De archiefbewaarplaatsen voldoen aan de archiefregeling (TVW) Aansluiting bij een edepot onderzoeken 8 Voldoen aan openbaarheidseisen
2016
2017
2018
2019
nieuwe audit: 2020
√ T T T T √ √
√ T T T T √ √
√ T T T T √ √
√ T T T √ √ √
√ T T T √ √ √
T
T
T
T
√
T
T
T
T
T
T
T
T
T
T
T T √ √
T √ √ √
T √ √ √
T √ √ √
T √ √ √
T T T T
√ T T T
√ T T T
√ T T √
√ T T √ T T T T T
T T √ T
T T √ T
T T √ T
T T √ T
T T √ T T T
√ T T T √
√ T T T √
√ T T T √
√ T T T √
√ T T T √
Is ingericht, nog niet uitgevoerd. Eerst in kaart brengen. Zie punt 1,5 Handboek vervanging en verklaring voor vervanging opstellen
T
T
T
T
T T
Quickscan is gemaakt, nu beslissen welke actie we kunnen uitvoeren. Quickscan wordt gemaakt of dit op korte termijn naar edepot kan.
Adviseur DIV en DIV Adviseur DIV
T
T
T
T
T √
Geen quarantaineruimte (haalbaar?), regels opstellen. Concept contract aansluiting bij edepot RAN beoordelen.
Adviseur DIV en DIV Adviseur DIV
Actie:
Concept besluit informatiebeheer is klaar, aanpassen in 2021. Beschrijven processen en vastleggen proceseigenaren. Van enkele applicaties ligt het nu vast, niet van alle applicaties. Mandaat is getekend
Wie?
Adviseur DIV Kwaliteitsmw DIV KwaliteitsmwDIV en DIV Adviseur DIV
Acrhiefmandaat leerplicht is in juni 2020 getekend, nieuw gevormde dossiers ODRN ook, overleg Adviseur DIV Munitax en ODRN Beleidsplan I 2021-2025 is vastgesteld door MT nu naar college
Manager DV
Positionering van DIV en nieuw informatiebeleid zijn de uitgangspunten. Handboek kwaliteit is gereed
DIV Kwaliteitsmw DIV
Processen in Join vastleggen in kwaliteitssysteem, volledigheid van digitale dossiers borgen
Kwaliteitsmw DIV DIV DIV DIV, IM manager APB Join en DIV IM manager Adviseur DIV/DIV DIV
Project 15 m is afgerond in 2019. Analoog overzicht door Petra, digitaal in Join, architectuurplaat Nieuwe Join applicatie implementeren en begeleiden Beheerstrategie opstellen. Netwerkschijven en procesapplicaties. Volledig verantwoord digitaal werken per proces inregelen. Quickscan is klaar, uitvoering kan starten. Concepten zijn klaar. Evaluatierapport over de kwaliteit maken. Er komt een specialist voor informatiebeheer en de omgevingswet Scan protocol opstellen, vaststellen en implementeren Conversie/migratieverklaring bouw en milieudossiers opstellen
Applicatiebeheer en adviseur DIV Kwaliteitsmw DIV Extern specialist Kwaliteitsmw DIV Kwaliteitsmw DIV
DIV en applicatiebeheer Adviseur DIV en DIV Kwaliteitsmw DIV en Adviseur DIV
8.1
Het bezoekersregelement ontbreekt (TVW) 9 Rampen, calamiteiten en veiligheid 9.1 Landelijke richtlijnen voor Informatiebeveiliging zijn ingevoerd 9.2 Calamiteitenplan is aanwezig 9.3 Aangesloten bij calamiteitendienst Documentenwacht 9.4 Uitvoeren DPIA JOIN 9.5 Onbegeleide toegang tot de archiefbewaarplaats is te ruim ingesteld 10 Middelen en Mensen 10.1 Bezetting DIV voor verantwoord digitaalwerken en archiveren 10.2 Werkvoorraad en inzet DIV coordineren 10.3 Aanstellen archivaris (geen diploma vereiste)
T
T
√
√
√
T T √
T T √
T T √
T T √
√ T √ T T
T
√
√
√
√ √ T
Adviseur DIV plannen voor informatieveiligheid en privacy zijn aanwezig en getoetst. Plan van Ubbergen herschrijven voor gemeente Berg en Dal Uitvoeren DPIA Join Beperkende maatregelen instellen
Team informatie gaat per 1 september van start. Aandacht voor coordinatie van werkvoorraad. Nieuwe wet is nog niet vastgesteld 2023
FG en CiSO DIV CISO DIV Manager DV Teamleider IM Teamleider IM