M36 Bijlage 1 - Verslag archief- en informatiebeheer Berg en Dal juni 2020

1

Verslag over het archief- en informatiebeheer gemeente Berg en Dal juni 2020

1

Inhoudsopgave 1. 2. 3.

Over dit verslag Beeld van het informatie- en archiefbeheer Waardering van de 10 archief KPI’s

2

3 4 7

3

1. Over dit verslag Informatiehuishouding op orde De Archiefwet regelt dat overheden hun informatie op orde hebben. Het op orde zijn van de informatiehuishouding is een voorwaarde voor het goed kunnen uitvoeren en verantwoorden van gemeentelijke taken. Als informatie niet op het juiste moment voorhanden is wordt de bedrijfsvoering belemmerd, hapert de dienstverlening aan de burgers, lopen werkprocessen niet optimaal en kan de organisatie zich onvoldoende verantwoorden. De gemeente loopt het risico dat persoonsgegevens langer worden bewaard dan wettelijk is toegestaan. Overheidsinformatie en data vertegenwoordigen ook een economische waarde. Onvindbare of onbetrouwbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en de gemeente zelf. Door informatie actief openbaar te maken, zijn deze voor iedereen toegankelijk. Openbaarheid leidt tot minder WOB-aanvragen en betere verantwoording. De AVG en de nieuwe Wet Open Overheid zijn niet uit te voeren als de gemeentelijke informatiehuishouding niet op orde is. Toezicht op het informatiebeheer Archiefinspectie is een vorm van interne handhaving, waarbij de archiefinspecteur periodiek controles uitvoert op de kwaliteit van het informatiebeheer en op de mate waarin de gemeente voldoet aan de eisen uit de archiefwet- en regelgeving.

Als toetsingskader voor het toezicht op het informatiebeheer maakt de archiefinspecteur gebruik van de Kritische Prestatie Indicatoren gemeentelijke archiefketen (KPI’s) die op landelijk niveau zijn ontwikkeld.1 De archief KPI’s zijn te beschouwen als een archiefkader waarmee toetsing op alle aspecten van het informatiebeheer kan worden gedaan. Als lokaal kader geldt de gemeentelijke Archiefverordening 2015. Een Besluit informatiebeheer is niet vastgesteld. Beheer van de archiefbewaarplaats Een archiefbewaarplaats is naast een ‘archiefruimte’ ook een begrip uit de Archiefwet. Een gemeente moet haar archieven binnen 20 jaar overbrengen naar een archiefbewaarplaats. Daarmee wordt overheidsinformatie openbaar en beschikbaar voor onderzoek door de belangstellende burger en onderzoeker. Berg en Dal heeft een eigen archiefbewaarplaats zonder gemeentearchivaris. De gemeente maakt gebruik van de diensten van het Regionaal Archief Nijmegen (RAN) voor archiefinspectie en voor het beheer van de historische archieven van Millingen aan de Rijn en Ubbergen. De historische archieven van Groesbeek staan in de eigen bewaarplaats. In Berg en Dal is de gemeentesecretaris de beheerder van de archiefbewaarplaats.

Verslag over het archief- en informatiebeheer Op grond van de Archiefverordening uit 2015 brengt het College periodiek verslag uit aan de Raad over het informatiebeheer in de gemeentelijke organisatie en over het beheer van de historische archieven in de archiefbewaarplaats. De gemeentesecretaris levert het verslag aan. Dit verslag is gebaseerd op de resultaten van de audit op het gemeentelijk informatiebeheer welke door de archiefinspecteur van Nijmegen begin 2020 is uitgevoerd. Behalve voor horizontale verantwoording tussen College en Raad dient het verslag in het kader van het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) te worden toegezonden aan de provincie. Het voorgaande verslag is in oktober 2017 behandeld door het College en daarna naar de provincie gezonden.

1

https://vng.nl/sites/default/files/2020-05/horizontale-verantwoording_20200430.pdf

3

2.

Beeld van het informatie- en archiefbeheer

Beoordeling Archief KPI’s De archief KPI’s bestaan uit tien hoofdvragen die zijn afgeleid van de voor Berg en Dal geldende artikelen in de Archiefwet. De beantwoording en vervolgens het oordeel zijn weergegeven in voldoet, voldoet deels of voldoet niet. De gemeente Berg en Dal scoort in alle KPI’s tenminste met een voldoende. In hoofdstuk 3 worden per archief KPI de bevindingen en conclusies weergegeven, ter onderbouwing van het oordeel.

Archief KPI

voldoet

1. Lokale regelingen

Voldoen de gemeentelijke regelingen aan de wettelijke eisen?

2. Interne kwaliteitszorg en toezicht

Werkt de gemeente structureel aan de kwaliteit(sverbetering) van de informatiehuishouding?

3. Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archieven

Geschiedt de ordening planmatig, waarborgen het systeem en de materialen de authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid?

deels

4. Digitale archieven

Werkt de gemeente inzake digitale archieven systematisch aan digitaal informatiebeheer en voldoet ze aan de specifieke wettelijke voorschriften?

deels

5. Vernietiging, vervanging en vervreemding van archieven

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer archieven niet meer van belang zijn voor bedrijfsvoering, democratische controle en cultuurhistorie?

deels

6. Overbrenging van archieven naar de archiefbewaarplaats

Brengt de gemeente het principe van de archiefwet ‘archieven na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk?

deels

7. Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

Zijn de fysieke en digitale bewaaromstandigheden op orde?

8. Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de eisen openbaarheid volgens de Archiefwet?

deels

9. Rampen, calamiteiten, veiligheid

Heeft de gemeente plannen voor het behoud van de (te bewaren) archieven bij bijzondere omstandigheden?

ja

10. Middelen en mensen

Kan de gemeente beredeneerd aangeven, gelet op haar wettelijke taken voor archiefzorg en archiefbeheer, hoeveel middelen en mensen zij hiervoor ter beschikking stelt alsmede hun kwaliteitsniveau?

deels

4

deels ja

ja

5

Algemeen beeld Verbetering ten opzichte van 2017 Er is vooruitgang te melden. Berg en Dal heeft de overstap van analoog naar zaakgericht en digitaal archiveren gemaakt. Als laatste is het sociaal domein overgegaan naar digitaal archiveren. De gemeente investeert in Join en in de uitbreiding van functionaliteiten die het digitaal werken en archiveren ondersteunen. Ze is bezig Join laagdrempeliger maken en het archiefbewustzijn te verhogen. De kwaliteitszorg is meer systematisch ingericht. De inrichting van de zaaktypen en de kwaliteit van de zaakdossiers zijn verbeterd. De projecten en werkvoorraad zijn in beeld. Bijna elke verandering in de organisatie of informatievoorziening heeft impact op het informatiebeheer. Medewerkers DIV en Gegevensbeheer worden vaker en eerder betrokken bij inrichtingstrajecten waarbij ook het informatiebeheer moet worden ingeregeld. Zij werken daarbij samen met medewerkers uit het primair proces. Het samenbrengen van alle informatiedisciplines in één team zal leiden tot een integrale advisering en aanpak. Verbeter- en actiepunten In vervolg op het KPI-auditrapport uit 2017 is een lijst met actiepunten opgesteld en aan het bestuur gezonden. Een deel van de actiepunten staat nog open.

In het documentair informatiebeleidsplan 2019-2021 zijn 6 sporen uitgewerkt om het informatiemanagement en het informatiebeheer te professionaliseren en de basis op orde te krijgen. Daarmee zou grip op het informatiebeheer komen, een effectieve digitale beheeromgeving ontstaan en de hybride archivering (papier naast digitaal) eindigen. Zover is het nog niet. De archiefmandaten bij gemandateerde taken zijn niet volledig. Een compleet overzicht van archiefinformatie binnen de gemeente is niet voorhanden. De toetsing van de digitale beheeromgeving is niet afgerond. Er is geen zekerheid dat Join als duurzaam archiefsysteem aantoonbaar op orde is, te beheren en te onderhouden. Archieven zijn niet tijdig overgebracht en de beschikbaarstelling van de historische archieven is onvoldoende. Hybride werkwijze afbouwen Om digitaal te kunnen werken zijn vanaf 2012 reeksen gevormd van de gescande originele papieren documenten. De zaakdossiers in Join bestaan voor een deel uit digitale kopieën. Het voortzetten van de hybride werkwijze baart zorgen. Zonder een vervangingsbesluit zijn de papieren documenten immers officieel leidend. De papieren reeksen omvatten op dit moment bijna 200 meter en groeien. De originele papieren bouw- en milieudossiers zijn elders opgeslagen. Het geeft een toenemende beheerlast voor DIV.

Routinematige vervanging met terugwerkende kracht tot 2012 is een risico vanwege het in het verleden achterblijven van de kwaliteitszorg. Voor de gedigitaliseerde documenten in een enkel werkproces in het sociaal domein wordt vervanging toegepast. Voor de retrospectieve vervanging van de bouw- en milieudossiers wordt een handboek voorbereid. Niet gearchiveerd betekent niet goed beheerd Medewerkers werken vanaf de netwerkschijven en mailboxen en slaan daar documenten op. Soms ook documenten die in Join moeten worden gearchiveerd. De kwaliteitszorg gaat alleen over Join. Archiefinformatie wordt in procesapplicaties bewaard zonder maatregelen die de archieffunctie waarborgen. Documenten op netwerkschijven vallen buiten de afspraken over registratie en archivering, kwaliteitszorg, duurzaamheidseisen, privacy en vernietiging. Verantwoordelijk versus faciliterend De personele capaciteit voor het informatiebeheer is in de praktijk niet toereikend of de taakverdeling is niet optimaal. Achterstanden worden maar langzaam weggewerkt en actiepunten uit de KPI-lijst en klussenlijst blijven lang open staan. Deels komt dat door een afhankelijkheid van het primaire proces waar onvoldoende

5

aandacht en urgentie is voor goed informatiebeheer. De verantwoordelijkheden zijn vastgelegd, maar worden niet goed ingevuld en zijn niet doorvertaald in procedures en werkplannen. Verbeteringen zijn alleen te realiseren als iedereen in de organisatie zich bewust is van de noodzaak en urgentie van goed informatiebeheer. Managers in het primair proces moeten hun informatievoorziening organiseren en hun medewerkers sturen op naleving van de regels rondom archivering. Team Informatie kan daarin faciliteren en ondersteunen. De nadruk ligt op digitaal, maar er is nog veel werk aan de analoge archieven. Het in huis houden van capaciteit en kennis van analoge archivering is een zorgpunt. Eigen archiefbewaarplaats zonder gemeentearchivaris De gemeente Berg en Dal heeft een eigen archiefbewaarplaats in het gemeentehuis te Groesbeek. De gemeente heeft geen gekwalificeerd archivaris voor het beheer en de beschikbaarstelling van de historische archieven (vanaf 2021 verplicht). Omdat Berg en Dal geen besluit informatiebeheer heeft vastgesteld, ontbreken regels voor de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats. Berg en Dal biedt beperkt faciliteiten om kosteloze inzage in de archieven mogelijk te maken. De archieven die zijn overgebracht, zijn beschikbaar voor raadpleging in het gemeentehuis of in de studiezaal van het RAN.

De archiefbewaarplaats en de twee archiefruimten voldoen aan het merendeel van de wettelijke eisen. De bewaarplaats is niet groot genoeg om alle historische archieven te kunnen plaatsen. De oudste archieven van Millingen en Ubbergen staan in de archiefbewaarplaats van Nijmegen. Berg en Dal beraadt zich over de mogelijkheden tot verdere uitbesteding van het statische archiefbeheer inclusief aanwijzing van een gemeentearchivaris en aansluiting bij een voorziening voor een digitaal depot.

6

7

3. Waardering van de 10 archief KPI’s 3.1 Lokale regelingen Berg en Dal beschikt over een Archiefverordening uit 2015. De gemeente heeft geen geldig besluit informatiebeheer. Nadere regels voor het informatiebeheer en voor de aanwijzing en het beheer van de archiefbewaarplaats ontbreken. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het informatiebeheer zijn niet afdoende vastgelegd. De afspraken voor beheer door het RAN van de historische archieven van Millingen en Ubbergen zijn op orde. Wanneer Berg en Dal gemeentelijke taken uitbesteedt of mandateert aan een gemeenschappelijke regeling horen ook afspraken over de archiefverantwoordelijkheid worden gemaakt. De archiefmandaten voor de dossiers beheerd bij het WerkBedrijf, Munitax en ODRN dienen worden geregeld respectievelijk uitgebreid.

3.2 Interne kwaliteitszorg en toezicht De maatregelen en projecten op het gebied van informatievoorziening en informatiebeheer vallen binnen de kaders van het gemeentelijk beleid. Het nieuwe informatiebeleid is gericht op versterking van de digitale dienstverlening en veilig digitaal werken en archiveren. Specifiek voor het informatiebeheer is een plan gemaakt voor een professionalisering en kwaliteitsverbetering van de informatiefunctie en waarop wordt gestuurd. Het beheer van de analoge en historische archieven is ingericht, maar (apart) beleid hiervoor is niet geformuleerd. Eind 2019 heeft de gemeente plannen voor privacybeleid en informatieveiligheid vastgesteld. Binnen het beoogde team Informatie is kennis aanwezig van de archiefwetgeving en de ontwikkelingen in het vakgebied. De systematische kwaliteitszorg is in ontwikkeling en de gemeente heeft een kwaliteitsmedewerker aangesteld. De inspanningen zijn gericht op Join. De archiefinformatie in procesapplicaties wordt beschouwd als een verantwoordelijkheid van de proceseigenaren. De gemeente onderneemt actie om Join gebruiksvriendelijker te maken. De inrichting van Join en de kwaliteit van de zaakdossiers in Join is de afgelopen jaren verbeterd. Op de registraties en de zaakdossiers in Join worden handmatige en geautomatiseerde controles uitgevoerd.

Zaakdossiers worden achteraf gecontroleerd op juiste metadata en compleetheid. Berg en Dal geeft invulling aan het toezicht op het informatiebeheer. Archiefinspectie wordt ingekocht bij het Regionaal Archief Nijmegen. De gemeentesecretaris brengt verslag uit aan het College over het informatiebeheer.

3.3 Ordening, authenticiteit, context, toegankelijkheid en duurzaamheid archieven De gemeente heeft geen actueel en compleet overzicht van alle archiefinformatie, en waarin is vastgelegd wat de mate van beheer moet zijn. Er is een ordeningsoverzicht, voor zover de informatie in Join is opgeslagen. Join is het centrale zaaksysteem met een archieffunctionaliteit. In een steeds groter deel van de werkprocessen worden sinds 2012 de zaken digitaal in Join afgehandeld en gearchiveerd. Afgelopen jaar zijn ook de werkprocessen in het sociaal domein volledig digitaal ingericht. De zaaktypen regelen de ordening, metadata, toegang en bewaartermijnen. Over het gebruik van Join zijn de ervaringen van de medewerkers wisselend. Voor de gebruikers (en voor de controlerende informatiebeheerder) is niet altijd duidelijk wanneer

7

een document te archiveren in Join, met welke metadata en wanneer een zaakdossier compleet is en kan worden afgesloten. Niet alles komt in Join terecht. Medewerkers werken vanaf de netwerkschijven en in de mailboxen en slaan daar hun documenten op. Soms ook documenten die in Join thuishoren. Archiefdocumenten op netwerkschijven vallen buiten de afspraken over registratie en archivering, vernietiging, kwaliteitszorg en duurzaamheidseisen. Wat digitaal is, blijft digitaal. Wat op papier binnen komt of een natte handtekening krijgt, wordt gescand. Om digitaal te kunnen werken zijn vanaf 2012 reeksen gevormd van de gescande papieren documenten. De zaakdossiers in Join bestaan voor een deel uit digitale kopieën. Zonder een vervangingsbesluit zijn de papieren documenten immers de originelen. In de dossiers is sprake van hybride archivering van een behoorlijke omvang en over een langere periode. De papieren reeksen omvatten bijna 200 meter en groeien. Recent heeft het College een besluit genomen om voor de gedigitaliseerde documenten uit het frontoffice-dossier binnen het sociaal domein vervanging toe te passen. Om het digitaal werken beter te kunnen faciliteren heeft Berg en Dal papieren dossiers laten digitaliseren welke in Join te raadplegen zijn (bodemdossiers, verkeersbesluiten).

De digitaal gemaakte bouw- en milieudossiers en de omgevingsvergunningen vanaf 2010 worden onder verantwoordelijkheid van ODRN beheerd in het Nijmeegse archiefsysteem. De originele papieren dossiers staan opgeslagen bij een extern bedrijf. De gemeente wil deze dossiers vervangen en digitaal overbrengen. Voor een deel betreft het al overgebracht historisch archief. De analoge dossiers zijn vindbaar via (dossier)inventarissen op de netwerkschijf. De archieven van de MUG-gemeenten dienen nog een bewerking te ondergaan alvorens te kunnen vernietigen of overbrengen.

3.4 Digitale archieven Verantwoord digitaal archiveren vereist naast een kwaliteitssysteem dat de digitale beheeromgeving aantoonbaar op orde is. Berg en Dal heeft geen bewaarstrategie geformuleerd, maar treft wel maatregelen voor duurzaam beheer en toegankelijk houden van digitale informatie. Conversie en migratie wordt toegepast en vastgelegd, verklaringen conform de Archiefregeling zijn niet opgesteld. Join voorziet in een digitale beheeromgeving voor archiefinformatie vanaf het moment dat de gemeente digitaal is gaan archiveren (dit gaat terug tot 2012). De inrichting van Join is gedocumenteerd. Handelingen in Join worden gelogd om beheeractiviteiten te kunnen volgen en vast te stellen of wijzigingen in zaakdossiers rechtmatig zijn doorgevoerd. In de digitaal ingerichte processen zijn duurzame opslag, metadatering en toegankelijkheid per zaaktype geregeld. Het scannen van documenten gebeurt volgens vaste routines, een scanprotocol met kwaliteitseisen ontbreekt echter. De scan- en bewerkingsinstellingen zijn niet vastgelegd. In 2016 is Join getoetst aan de NEN-eisen voor documentmanagement en digitale duurzaamheid Sindsdien zijn er software-updates geweest en verbeteringen in de inrichting van Join doorgevoerd. De digitale beheeromgeving dient aanvullend getoetst te worden om te waarborgen dat Join als duurzaam archiefsysteem voldoet, en kan worden beheerd en onderhouden.

De gemeente heeft een lijst van procesapplicaties aangeleverd, maar kan niet aangeven in hoeverre hierin archiefinformatie wordt beheerd en welke applicaties beschikken over functionaliteiten voor duurzaam archiefbeheer.

8

9

De website van de gemeente Berg en Dal wordt voor bewijs en geheugen gearchiveerd via een contract met een externe partij. Terugzoeken kan tot 16 februari 2017. De gepubliceerde pagina’s zijn op dezelfde website via een knop op dag terug te vinden. https://bergendal.archiefweb.eu/#archive

3.5 Vernietiging, vervanging, vervreemding van archieven Berg en Dal volgt de geldende Selectielijsten voor de waardering en selectie van archiefinformatie. De bewaartermijnen uit de Selectielijsten zijn opgenomen in de metadata van de toegangen op de analoge dossiers en in de zaaktypen vanaf 2012. De procedure voor de vernietiging van analoge archiefdossiers wordt nageleefd. Van elke vernietigingsactie wordt een verklaring gemaakt, zodat kan worden aangetoond dat dossiers daadwerkelijk vernietigd zijn. De gemeente is bij met de vernietiging van analoog archief, met uitzondering van de dossiers uit het sociaal domein en de nog te verwerken archiefbestanden. Vernietiging van digitale bestanden in Join is ingeregeld, maar heeft nog niet plaatsgevonden. Verwijdering van documenten en persoonsgegevens op de netwerkschijven en in mailboxen wordt overgelaten aan de medewerkers zelf. Voor de vernietiging van gegevens in procesapplicaties heeft de gemeente niets geregeld. De gemeente heeft geen werkwijze vastgelegd om archiefstukken te bewaren op basis van een lokaal uitgevoerde hotspot-monitor. Een hotspot is een gebeurtenis of kwestie die leidt tot een opvallende of intensieve interactie tussen overheid en burgers of tussen burgers onderling. Als actueel voorbeeld zijn daar de coronamaatregelen in de gemeente. Daar is overigens wel aandacht voor.

Zaakdossiers worden zodanig beschreven dat achteraf een selectie op corona-gerelateerde zaken mogelijk is en bewaard kan blijven.

3.6 Overbrenging archieven naar de archiefbewaarplaats De Archiefwet 1995 gaat uit van een overbrenging uiterlijk na 20 jaar. Voor de registers van de burgerlijke stand gelden afwijkende termijnen. De huidige gemeente Berg en Dal is per 1 januari 2015 ontstaan door samenvoeging van Millingen aan de Rijn, Ubbergen en Groesbeek. Millingen aan de Rijn Van deze archieven is niet goed te bepalen of ze overgebracht zijn. De archieven tot en met 1948 worden beschouwd als overgebracht. Van de overbrengingen zijn geen verklaringen opgemaakt. De registers van de burgerlijke stand zijn niet apart overgebracht. Van het archief 1811-1948 is een beschrijvende inventaris aanwezig. De inventaris maakt melding van beperkingen op de openbaarheid. De overgebrachte archieven (tot en met 1948, zonder bouwdossiers) en een aantal registers van de burgerlijke stand worden beheerd door het RAN. Ubbergen De archieven zijn overgebracht tot en met 1985, inclusief de bouwdossiers 1900-1985. Op zijn laatst in 2013 zijn registers van de burgerlijke stand overgebracht. Van de overbrengingen zijn verklaringen gemaakt, met daarbij beperkingen op de openbaarheid. De overgebrachte archieven (tot 1986) en de overgebrachte registers van de burgerlijke stand worden beheerd door het RAN. Daarnaast beheert het RAN enkele particuliere archieven en collecties.

Hiervan zijn overeenkomsten van schenking of in bewaargeving aanwezig. Het oudste stuk is een charter met hangend zegel uit 1290 (!) uit het archief van de Heerlijkheid Ubbergen: https://hdl.handle.net/21.12122/16403138.

9

Groesbeek De archieven van de voormalige gemeente Groesbeek 1758-1999, het politiearchief 1850-1944, het archief Technische Kring 1941-1980 en de bouwvergunningen 1940-1999 zijn overgebracht. Van de overbrengingen is in 2005 een verzamelverklaring gemaakt. De registers van de burgerlijke stand zijn niet apart genoemd in de verklaring. De archieven zijn tot en met 1999 overgebracht, maar op de archieven vanaf 1940 moet nog een bewerking plaatsvinden. Beperkingen op de openbaarheid zijn niet gesteld. De overgebrachte archieven en registers van de burgerlijke stand worden beheerd in de archiefbewaarplaats in Groesbeek.

3.7

Archiefruimten en archiefbewaarplaatsen

De archiefbewaarplaats en beide archiefruimten voldoen aan het merendeel van de eisen uit de Archiefregeling. Er is geen quarantaineruimte. Alleen de archiefbewaarplaats is geschikt voor permanent te bewaren archieven. De archiefbewaarplaats in het gemeentehuis is niet groot genoeg om alle historische archieven te kunnen plaatsen. De oudste archieven van de voormalige gemeente Millingen aan de Rijn en Ubbergen (212 meter) staan in de archiefbewaarplaats van Nijmegen. De papieren bouw- en milieudossiers van Groesbeek, Millingen en Ubbergen staan bij een extern bedrijf opgeslagen. Aandachtspunt is ontbreken van vastgestelde instructies en huisregels voor het dagelijks beheer van de archiefbewaarplaats en beide archiefruimten. Berg en Dal is niet van plan een eigen e-depot voor digitale archieven in te richten en verwacht aan te sluiten bij het digitaal depot van het RAN.

3.8 Ter beschikking stelling van naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archieven Geïnteresseerden worden via verschillende wegen naar de archieven geleid. De website van de gemeente Berg en Dal bevat een pagina over het gemeentearchief met vermelding van de gemeentelijke archieven welke kunnen worden geraadpleegd. Berg en Dal biedt beperkt faciliteiten om kosteloze inzage in de archieven mogelijk te maken. De archieven die zijn overgebracht, zijn beschikbaar voor raadpleging in het gemeentehuis of in de studiezaal van het RAN. Informatie over bouw- en milieuvergunningen wordt door ODRN op verzoek kosteloos digitaal toegezonden. De gemeente heeft voorbereidingen getroffen om de digitale bouwdossiers 1940-2015 in de loop van 2020 geanonimiseerd online beschikbaar te stellen. Het is niet duidelijk of de gemeente de privacy van in de archieven voorkomende personen voldoende afschermt door middel van openbaarheidsbeperkingen. Het in werking treden van de AVG leidt tot andere criteria voor het ter inzage kunnen geven van dossiers welke persoonsgegevens bevatten. De gemeente draagt financieel bij aan Erfgoednet Berg en Dal. Dit is een digitaal platform waarop particuliere organisaties hun archieven en collecties van foto’s en documenten digitaal kunnen delen.

3.9 Rampen, calamiteiten, veiligheid De gemeente treft planmatig beheersmaatregelen om het bewustzijn bij de medewerkers over informatieveiligheid en privacy te bevorderen en risico's af te dekken. Voor Join als bedrijfskritisch informatiesysteem zijn maatregelen genomen om de continuïteit te garanderen en een zorgvuldige omgang met gegevens te faciliteren. Op de 10

11

inhoud en inrichting van Join is geen DPIA uitgevoerd. Het toegangsbeheer van Join en van proces- en kantoorapplicaties wordt gecontroleerd uitgevoerd, maar mist een vastgesteld kader. De toegang tot de ruimten waar fysiek archief staat is afdoende geregeld. Onbegeleide toegang tot de archiefbewaarplaats is mogelijk te ruim ingesteld. Een archievencalamiteitenplan ontbreekt; via een alarmeringslijst kan bij een incident met de archieven gericht actie worden ondernomen.

3.10 Middelen en mensen Berg en Dal is bezig met nieuw informatiebeleid. Daaruit volgen projecten waarvoor budget nodig is. Omdat de projectplannen nog niet zijn opgesteld kan daarover geen oordeel worden gevormd. De ingezette lijn van digitale dienstverlening en digitaal archiveren in Join wordt voortgezet en daar zijn middelen voor. De veranderde situatie als gevolg van de Coronacrisis leidt tot een andere inzet van middelen. De impact op de informatievoorziening is nog niet te overzien, maar verondersteld kan worden dat faciliteiten voor digitale dienstverlening, digitaal werken en het op afstand kunnen beschikken over betrouwbare informatie nog belangrijker worden. Verbeteringen zijn alleen te realiseren als iedereen in de organisatie zich bewust is van de noodzaak en urgentie van goed informatiebeheer. Managers in het primair proces zijn verantwoordelijk. Zij moeten hun informatievoorziening organiseren en hun medewerkers sturen op naleving van de regels rondom archivering. Team Informatie kan hen daarin faciliteren en ondersteunen. Het beoogde team Informatie zou kwantitatief en kwalitatief voldoende capaciteit moeten hebben om het takenpakket uit te voeren en veranderingen in wetgeving en werkwijze op te vangen. De beschikbare capaciteit is in de praktijk niet toereikend of de taakverdeling is niet optimaal. Inhoudelijke coördinatie ontbreekt.

Dat blijkt uit de bevindingen dat achterstanden maar langzaam weggewerkt worden en actiepunten uit de KPI-lijst of klussenlijst lang open staan. Deels komt dat door een afhankelijkheid van het primaire proces waar onvoldoende aandacht en urgentie is als het gaat om goed informatiebeheer. De aandacht gaat veelal uit naar digitaal, maar er blijven analoge archieven te beheren en voor een deel ook nog te bewerken. Over de gevolgen van het vertrek van medewerkers met kennis van de analoge archieven wordt nagedacht. De gemeentesecretaris is de beheerder van de overgebrachte archieven. In Berg en Dal is geen gekwalificeerd archivaris voor het beheer en de beschikbaarstelling van de historische archieven. De gemeente overweegt verdere uitbesteding van het statische archiefbeheer inclusief aanwijzing van een gemeentearchivaris (vanaf 2021 verplicht) en aansluiting bij een e-depot. Daarvoor dient budget worden gereserveerd.

11