Bijlage 2 - Rekenkamercommissie - Onderzoek WOB-beleid Berg en Dal

VAN WOB NAAR WOO ONDERZOEK NAAR (BELEID OMTRENT EN TOEPASSING VAN) DE WOB IN BERG EN DAL IN AANLOOP NAAR DE WOO

Rekenkamercommissie Berg en Dal

Aanleiding Op 1 mei 2022 treedt de Wet open overheid (Woo) in werking. Deze wet, die feitelijk een verdere aanscherping is van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob), dient de toegankelijkheid en navolgbaarheid van overheidsbeslissingen te bevorderen. De Wet open overheid gaat daar nog een slag verder. Het is de geest van deze tijd. De overheid dient verantwoording af te leggen, niet alleen over het besluit zelf en de gevolgen daarvan, maar ook over de overwegingen die aan dit besluit ten grondslag hebben gelegen. De tijd dat gemeentebesturen zonder nieuwsgierige blikken en al te veel controle besluiten konden nemen ligt inmiddels alweer ver achter ons. Iedere burger kan, ten allen tijde een beroep doen op de Wob en in de nabije toekomst dus de Woo Overheden hebben nu al vaak moeite de uitvoering van de Wob, die veelal als ‘lastig’ wordt gezien, goed op orde te krijgen. Ook lijken er grote verschillen te zijn tussen overheidsorganisaties wat betreft de uitvoering. Daarbij speelt een rol of binnen de organisatie specifieke kennis over de Wob aanwezig is en of er werkinstructies zijn die aangeven hoe met een Wob-verzoek moet worden omgesprongen is van belang. Volgens de wet. Er zijn veel factoren die van invloed zijn op de wijze van de omgang met en de behandeling van Wob-verzoeken.

De Nederlandse Vereniging can Rekenkamers en rekenkamercommissies (NVVR) is afgelopen jaar een onderzoek gestart om te achterhalen wat die factoren zijn. Daarnaast willen ze in dit onderzoek in kaart brengen wat de verschillen in uitvorering zijn tussen lokale overheden. Om een goed beeld te krijgen van de praktijk in Berg en Dal, en hoe die praktijk zich verhoudt tot de praktijk in andere gemeenten is ons de gelegenheid geboden om tegen een geringe bijdrage te participeren aan dit onderzoek. Wij hebben besloten om van deze gelegenheid gebruik te maken en deel te nemen aan het onderzoek. Dat werd in 2021 uitgevoerd bij 83 Nederlandse gemeenten, 8 provincies en 2 waterschappen. De centrale vraag van het onderzoek luidde als volgt: “Hoe geven de overheden vorm aan de afhandeling van Wob-verzoeken, in hoeverre gebeurt dit rechtmatig, hoe wordt hierover verantwoording afgelegd, hoe is actieve openbaarmaking geregeld en hoe verhoudt zich dat tot de eisen die de Wet open overheid (Woo) straks gaat stellen?” De Wob kent twee vormen van openbaarheid: passieve openbaarheid (openbaarheid op verzoek) en actieve openbaarheid (openbaarheid op initiatief van de overheid). De opvolger van de Wob, de Wet open overheid (Woo), die op 1 mei 2022 in werking treedt verandert niet veel aan de regels over openbaarheid op verzoek. Dat is anders als het gaat om de actieve openbaarheid.

De Woo stelt actieve openbaarmaking van bepaalde overheidsinformatie verplicht. Ook hier is tijdens dit onderzoek naar gekeken. Met andere woorden, is de gemeente Berg en Dal klaar voor de Woo? Het onderzoek besteedde aandacht aan een vijftal thema’s: -

Het voor de behandeling van Wob-verzoeken vastgestelde beleid en de organisatie-inrichting De behandeling van Wob-verzoeken De rechtsbescherming De verantwoording aan de volksvertegenwoordiging over Wob-verzoeken, en De actieve openbaarheid (uit eigen beweging openbaar maken van informatie), mede in het licht van de komst van de Wet open overheid per 1 mei 2022

1

De onderzoeksdata zijn verzameld met de inzet van verschillende onderzoeksmethoden. Naast een aantal interviews met ambtenaren, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), een advocaat en een journalist is in de beginfase van het onderzoek literatuur en documentenstudie uitgevoerd. De onderzoekers hebben per gemeente een factsheet opgeleverd waarin alle aspecten die te maken hebben met de uitvoering van Wob hebben zijn beoordeeld, dus ook in Berg en Dal. Het algemene rapport -dat wil zeggen waarin alle deelnemende overheden zijn beoordeeld en algemene conclusies zijn opgenomen- is eveneens opgeleverd. In de februari bleek dat er door de onderzoekers onvolkomenheden zijn ontdekt in de verwerking van het onderzoeksmateriaal. Dat heeft in de factsheet van de gemeente Berg en Dal geleid tot twee beperkte aanvullingen die geen invloed hebben gehad op de conclusies of op de aanbevelingen. Wij hebben de factsheet geactualiseerd. Bevindingen Het onderzoek resulteert in verschillende rapportages. Het algemene onderzoeksrapport zal in de komende maanden door het NVRR gepubliceerd worden. Daarnaast is er voor iedere deelnemer een factsheet gemaakt, waarin de onderzoeksbevindingen per deelnemer worden gepresenteerd en die kunnen worden vergeleken met de algemene bevindingen.

Het NVRR DoeMee onderzoek voerde geen analyses uit, en spreekt ook geen oordeel uit over de praktijk van de uitvoering van de Wob. Het tracht een feitelijke weergave te geven van de praktijk, waarna deelnemers zelf, of andere belanghebbenden zelf een oordeel kunnen vormen. Kijkend naar de voor Berg en Dal specifieke factsheet ontstaat globaal het, door ons op basis van de factsheet, geconstrueerde beeld. Een ruime meerderheid (58%) van de deelnemende gemeenten heeft geen schriftelijke regels/beleid/afspraken of ongeschreven vaste bestuurlijke gedragslijnen over de afhandeling van Wob-verzoeken. Berg en Dal behoort ook tot die groep. Berg en Dal kent ook geen werkinstructies en behoort daarmee tot de 30% van de gemeenten die dit niet hebben. Wel zijn er afspraken gemaakt betreft de behandeling en afhandeling van Wob verzoeken. Dit zijn: 1. Wob-verzoeken dienen schriftelijk te worden ingediend. Omdat er geen beleid is geformuleerd is er dan ook geen sprake van een strijdigheid met de verplichting om dit beleid te publiceren op de gemeentelijke website. 2. De coördinatie van Wob-verzoeken ligt bij Juridische Zaken, met uitzondering van het Sociaal Team. Wob-verzoeken op het snijvlak van de Omgevingsdienst en de gemeente worden behandeld door de dienst waar het zwaartepunt ligt.

Hoewel de onderzoekers geen werkinstructies hebben aangetroffen of een (vastgestelde) werkverdeling geeft de organisatie aan dat de binnen de organisatie beschikbare capaciteit, kennis en vaardigheden voldoende zijn om deze taak naar behoren uit te voeren. Deze taak wordt in de praktijk uitgevoerd door de Wob-functionarissen. Wat betreft het aspect taakverdeling en samenwerking (binnen de organisatie) komt Berg en Dal niet verder dan het oordeel ‘matig’. De gemeente Berg en Dal kent geen beleid ten aanzien van 'actieve openbaarmaking' en er zijn evenmin geschreven of ongeschreven afspraken, werkinstructies of regels ten aanzien van dit aspect. Een compliment verdient de houding van het bestuur en de ambtenaren ten aanzien van de laagdrempeligheid die het gemakkelijk maakt om een verzoek in te dienen. De informatie (over het indienen van een Wob-verzoek) is begrijpelijk en goed leesbaar.

2

Het gemak waarmee een Wob-verzoek kan worden ingediend wordt door de onderzoekers echter als matig beoordeeld. Een aanvraag kan immers enkel schriftelijk worden ingediend. Dit staat op de website beschreven. De gemeente Berg en Dal heeft er bewust voor gekozen om de onlinemogelijkheid af te sluiten. Mogelijk ligt misbruik van de Wob hieraan ten grondslag. Veel gemeenten hebben hier mee te maken gehad. In de Woo is echter een antimisbruikbepaling opgenomen (Art. 4.6). Ons inziens staat de gemeente Berg en Dal niets in de weg om het indienen van een Wob/Woo verzoek digitaal toegankelijk te maken. Het doel van de wet is immers de transparantie en daarmee het vertrouwen van burger te vergroten. Over de inhoudelijke afhandeling van Wob-verzoeken hebben de onderzoekers geen enkele opmerking gemaakt. Deze lijken allen te voldoen aan de daaraan te stellen eisen. De kwaliteit van dit aspect lijkt daarmee dik in orde. Conclusie In zijn algemeenheid concluderen wij dat de (de inrichting) Wob-praktijk in de gemeente Berg en Dal weliswaar op onderdelen onvolkomen is, maar dat dit niet betekent dat de Wob-praktijk onder de maat is. Er zijn geen drempels tot het doen van een aanvraag, de ambtelijke en bestuurlijke houding is ondersteunend en de kwaliteit van de onderzochte (10) dossiers is in orde.

Ook zijn er geen signalen dat Wob verzoeken niet in behandeling worden genomen of niet goed zijn afgehandeld. Met het oog op de aanstaande invoering van de Wet open overheid per 1 mei 2022 concluderen wij dat met name het formaliseren van regels en de interne taakverdeling nadrukkelijk aandacht behoeft. Aanbevelingen a. Stel expliciet beleid vast ten aanzien van de wijze waarop de Woo in de gemeente Berg en Dal dient te worden vormgegeven; b. Leg de interne organisatie en uitvoering vast en geef daarbij expliciet aandacht aan de interne taakverdeling; c. Publiceer het Woo-beleid; d. Onderbouw de keuzes die ten aanzien van dit beleid worden gemaakt; e. Open de mogelijkheid om online een aanvraag in het kader van de Wob, respectievelijk de Woo te kunnen doen.

3

Bestuurlijke reactie Geachte commissie, Op 18 januari 2022 heeft u het rapport van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en rekenkamercommissies (NVVR) aangereikt. In uw brief stelt u ons in de gelegenheid om een bestuurlijke reactie te geven. Hieronder treft u onze reactie aan. Allereerst zijn wij tevreden over de uitkomst van dit rapport. De (inhoudelijke) kwaliteit van de afhandeling van Wob-verzoeken is immers dik in orde. Ook de laagdrempeligheid van bestuur en ambtenaren en leesbaarheid van documenten vindt u een sterk punt. Aandachtspunten zijn de interne taakverdeling en het ontbreken van beleid en werkinstructies ten aanzien van actieve openbaarheid. In uw conclusies en aanbevelingen kunnen we ons prima vinden. Momenteel bereiden wij ons voor op de invoering van de Wet open overheid (Woo) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV). Dat doen we deels intern, deels regionaal. Uw aanbevelingen zullen wij hierin meenemen. Daarnaast zullen wij met de invoering van de WMEBV de elektronische weg bij Woo-verzoeken openstellen. Bij het opstellen van beleid en werkinstructies willen wij terughoudend zijn. Binnen de gemeente Berg en Dal is het namelijk wenselijk om minder regels op te stellen. Het blijkt dat wij ook zonder beleid een goede prestatie leveren. Hoogachtend, Namens het college van burgemeester en wethouders, B. Teunissen

4

Nawoord De bestuurlijke reactie geeft de rekenkamercommissie geen aanleiding tot het maken van aanvullende opmerkingen.

Bijlage: Factsheet en bestuurlijke reactie

5