B77 Raadsvoorstel Beleid meldpunt buitenruimte

Raadsvoorstel Griffiersnummer: Onderwerp: Datum B&W-vergadering: Datum raadsvergadering: Datum carrousel: Portefeuillehouder: Ambtenaar: e-mailadres: Zaaknummer: Documentnummer:

B77 Beleid meldpunt buitenruimte 9 november 2021 16 december 2021 nvt S.G.P. Fleuren Wouter van de Lest, van de W.v.d.Lest@bergendal.nl Z-21-095278 VB/Raad/21/01295

Aan de gemeenteraad, Voorstel 1. De beleidsnotitie ‘Doelen en ambities meldingen Openbare Ruimte’ van 28 oktober 2021 vast te stellen. Inleiding In het eerste kwartaal van dit jaar maakte de rekenkamercommissie Berg en Dal resultaten van het onderzoek naar meldingen openbare ruimte bij u bekend. In diezelfde periode hebben de verantwoordelijke teams de dienstverlening rondom de meldingen de openbare ruimte geëvalueerd en aan het managementteam (MT) gepresenteerd. De gedeelde conclusie uit het onderzoek en de evaluatie was het gemis aan (richtinggevend) beleid. Naar aanleiding daarvan is bijgaande beleidsnotitie opgesteld en deze leggen wij uw raad ter vaststelling voor. Beoogd effect Via het beleid geeft u de betrokken teams richting, aan de hand van een doelen en ambities. Daarnaast bepaalt u de kritische prestatie indicatoren (KPI’s) waaraan de teams de dienstverlening meten. Al deze aspecten gebruiken zij als meetlat voor de jaarlijkse evaluatie. Argumenten 1.1 Invulling geven aan het Advies van de Rekenkamercommissie Berg en Dal Op 4 maart 2021 ontving uw raad een brief over het rekenkameronderzoek naar meldingen openbare ruimte van de rekenkamercommissie. In die brief staat een advies aan ons college. Het advies luidt: ‘…wij hebben het college aanbevolen beleid (kort) te formuleren en de uitvoering meer voor het voetlicht te brengen.

Zowel naar inwoners als naar de gemeenteraad’. Met het vaststellen van bijgaande notitie, geeft uw raad gehoor aan het advies van de rekenkamercommissie. 1.2 Behoefte aan richting en sturing blijkt uit de evaluatienota Bijgaande evaluatienota over het jaar 2020 is aan het MT gepresenteerd. Uit de nota en het gesprek met de MT-leden bleek dat er vanuit de betrokken teams behoefte is aan richtinggevend beleid. Nu zijn er geen doelen, ambities en KPI’s beschreven. Deze zijn wel nodig gevonden om data langs een meetlat te leggen en te kunnen beoordelen of de dienstverlening in lijn met het beleid -doelen en ambities- is.

PAPIER1

1.3 De dienstverlening blijven monitoren en verder verbeteren De betrokken teams zijn continue met procesverbeteringen bezig, voor zowel inwoner als medewerker. Door jaarlijks data van meldingen en enquêteresultaten te evalueren, wat onderdeel is van de notitie, kunnen zij toetsen in welke maten de resultaten op de ambities en KPI’s aansluiten. Hierover ontvangt uw raad jaarlijks een informatienota. Op deze manier geven we ook gehoor aan het advies van de rekenkamer en brengen we de uitvoering meer aan het voetlicht. Kanttekening 1.1 Jaarlijks evalueren en rapporteren kost tijd Jaarlijks data verzamelen, verwerken en toetsen aan de KPI’s kost tijd en daarmee geld. Wij zijn van mening dat deze tijdsinvestering de moeite waard is. Het aantal meldingen over de buitenruimte neemt toe. Per jaar ontvangt de gemeente ongeveer 5.000 meldingen. Het is een belangrijk en groeiend communicatiekanaal tussen de inwoner en de gemeente geworden. Onder andere om die reden vraagt deze vorm van dienstverlening om aandacht en daarmee tijd. Financiële onderbouwing We blijven het meldproces ontwikkelen en verbeteren. Als daar grote kosten aan verbonden zijn, dan leggen we die voor aan uw raad. We starten met de verbeterpunten die we kunnen realiseren binnen de beschikbare budgetten.

Communicatie In overleg met het team communicatie bepalen we welke informatie voor onze inwoners interessant is en welke communicatiekanalen we het beste in kunnen zetten. Aanpak/uitvoering Als uw raad het besluit vaststelt, dan komt er een overleg met alle betrokken teams en medewerkers. In dat overleg geven we uitleg bij de doelen, ambities en KPI’s. Eén gaat bijvoorbeeld over houding en gedrag van medewerkers. Per kwartaal zullen we intern meten of de resultaten in lijn met het beleid zijn. We evalueren de dienstverlening aan het einde van het jaar. De resultaten bespreken we met de betrokken teams. Over drie jaar evalueren we het gehele beleid. Aan de hand van de evaluaties kunnen/moeten we dan mogelijk het doel en de ambities bijstellen. Burgemeester en wethouders De secretaris, E.W.J. van der Velde

De burgemeester, mr. M. Slinkman

Bijlagen digitaal ter inzage Beleidsnotitie: Doelen en ambities meldingen Openbare Ruimte Evaluatierapport: Evaluatie meldpunt buitenruimte Rekenkamercommissie: Factsheet & sideletter

Pagina 2 van 4

Bijlage ter inzage griffier

Pagina 3 van 4

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Berg en Dal; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 9 november 2021; overwegende dat beleid de betrokken teams helpt bij het verder verbeteren en evalueren van deze vorm van dienstverlening.

besluit : 1. De beleidsnotitie ‘Doelen en ambities meldingen Openbare Ruimte’ van 28 oktober 2021 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Berg en Dal Op 16 december 2021,

De raadsgriffier,

J.A.M. van Workum

De voorzitter,

mr. M. Slinkman

Pagina 4 van 4