B14 Raadsvoorstel tot vaststelling van de verordening op de vertrouwenscommissie.

Raadsvoorstel Griffiersnummer:

B14

Onderwerp:

Verordening vertrouwenscommissie gemeenteraad

Datum B&W-vergadering:

nvt

Datum raadsvergadering:

25 februari 2021

Datum carrousel:

Nvt

Portefeuillehouder:

M. Slinkman

Ambtenaar:

J. van Workum

e-mailadres:

J.v.Workum@bergendal.nl

Zaaknummer:

Z-21-91531

Documentnummer:

VB/Raad/21/01149

Aan de gemeenteraad, Voorstel Vast te stellen de verordening vertrouwenscommissie gemeente Berg en Dal 2021. Inleiding Uit de Gemeentewet vloeit de verplichting voort ter voorbereiding op de aanbeveling inzake de herbenoeming van de burgemeester een vertrouwenscommissie in te stellen. Daarvoor is een gemeentelijke verordening op de vertrouwenscommissie noodzakelijk. Beoogd effect Met dit besluit wordt beoogd de herbenoeming en klankbordgesprekken met de burgemeester goed en conform de wet te regelen. Argumenten 1.1 Verordening sluit aan bij laatste circulaire In april 2017 verscheen een nieuwe ‘circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester’ van het Ministerie van Binnenlandse zaken. In de vorige versie van de circulaire werd de term functioneringsgesprek gebruikt voor het gesprek van de gemeenteraad met de burgemeester. Deze term past meer in een hiërarchische werkrelatie en kan een verkeerde indruk wekken van het bedoelde karakter van deze gesprekken tussen de raad en de burgemeester. Zowel in de circulaire als in de vernieuwde handreiking is daarom gekozen voor de term ‘klankbordgesprek’. Hoewel het houden van klankbordgesprekken geen formeel wettelijk vereiste is, verdient het sterk de aanbeveling deze periodiek te laten plaatsvinden.

De belangrijkste reden hiervoor is dat het als buitengewoon waardevol wordt ervaren om de taakuitoefening regelmatig aan de orde te stellen in een gesprek tussen een afvaardiging uit de raad en de burgemeester. Het past ook in de invulling van goed en verantwoordelijk ‘werkgeverschap’ van de raad. Daarnaast bieden de klankbordgesprekken en de daaruit voortvloeiende afspraken de basis om tot een goed onderbouwde aanbeveling tot herbenoeming te komen. 1.2 Keuzes goed gemotiveerd PAPIER1

In de verordening kunnen enkele keuzes gemaakt worden. Deze zijn: Benoeming van fractievoorzitters ipv personen Door uit te gaan van de term fractievoorzitter in de verordening is het niet nodig de verordening te wijzigen als er een fractievoorzitter stopt. Door uit te gaan van alle fracties is de betrokkenheid van de gehele raad gewaarborgd. Voorkeur voor fractievoorzitters In de verordening is uitgegaan van fractievoorzitters omdat die het meest frequent met de burgemeester te maken hebben en ook het fractiestandpunt uitdragen. Dit biedt in de regel ook meer continuïteit. De raad kan echter kiezen voor één lid per fractie. Niet iedere raad kent een kleine voorbereidingscommissie. Deze commissie buigt zich over de procedure en interviewt cruciale contacten van de burgermeester. Bijvoorbeeld binnen de politie en de veiligheidsregio. In Berg en Dal zijn goede ervaringen opgedaan met een dergelijke voorbereidingscommissie. 1.3 Verordening doorgesproken met Kabinet commissaris van de Koning Deze verordening is doorgesproken met het Kabinet. Er is geen aanleiding tot aanpassingen. Kanttekeningen Geen. Financiële onderbouwing De leden van de vertrouwenscommissie hebben recht op een aanvullende vergoeding van €120,- per maand. Deze wordt conform het rechtspositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers alleen uitgekeerd in de maanden waarin de commissie ook daadwerkelijk actief is.

Die periode wordt bepaald door de burgemeester. De kosten worden gedekt vanuit het personeelsbudget voor raadsleden. Tot op heden is hiervan geen gebruik gemaakt in Berg en Dal. Duurzaamheid Het gaat bij dit voorstel om personen en het duurzaamheidsaspect is daarom niet aan de orde. Communicatie De verordening is niet aan inwoners voorgelegd. Ook spelen inwoners geen directe rol bij de aanbeveling. Reacties en meningen van inwoners kunnen uiteraard wel fracties bereiken en uiteindelijk ook onderdeel zijn van de klankbordgesprekken. Aanpak/uitvoering In 2020 heeft een klankbordgesprek met de burgemeester plaatsgevonden. Het besluit over de aanbeveling tot herbenoeming is gepland voor een besloten raadsvergadering op 20 mei 2021. Het presidium van de gemeente Berg en Dal De griffier, De voorzitter, J.A.M. van Workum

Mr. M. Slinkman

Pagina 2 van 8

Bijlagen digitaal ter inzage Handreiking 2020 Bijlage ter inzage griffier

Pagina 3 van 8

Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en de klankbordgesprekken met de burgemeester houdt. Wetstechnische informatie Gegevens van de regeling Organisatie Berg en Dal Gemeente Organisatietype Officiële naam regeling

Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en de functioneringsgesprekken met de burgemeester houdt.

Citeertitel

Verordening Vertrouwenscommissie 2021

Vastgesteld door

gemeenteraad

Onderwerp

bestuur en recht

Eigen onderwerp Opmerkingen met betrekking tot de regeling Geen Wettelijke grondslag(en) of bevoegdheid waarop de regeling is gebaseerd Gemeentewet Archiefwet 1995 Archiefbesluit 1995 Overzicht van in de tekst verwerkte wijzigingen Datum ondertekening Datum inwerkingtreding Terugwerkende kracht Datum uitBron 25-02-2021 Nieuwe regeling Tekst van de regeling Intitulé Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en die de klankbordgesprekken met de burgemeester voert. Pagina 4 van 8

De gemeenteraad van de gemeente Berg en Dal Gelet op de Gemeentewet, de Archiefwet en het Archiefbesluit; Gelet op de circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeester van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties; Besluit: Vast te stellen de navolgende Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voorbereidt en die de klankbordgesprekken met de burgemeester voert. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1. Begripsbepalingen en taak 1. Begripsbepalingen a. De wet: de Gemeentewet 2. De commissie heeft tot taak: a. de aanbeveling tot herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden en; b. klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.

Artikel 2. Samenstelling commissie 1. De commissie bestaat uit de voorzitters van elke fractie. 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter. 3. De voorzitter van de commissie treedt op als contactpersoon. 4. De commissie kiest uit haar midden een voorbereidingscommissie van maximaal 4 leden, die de aanbeveling en klankbordgesprekken voorbereidt. 5. De voorzitter van de vertrouwenscommissie maakt deel uit van de commissie onder lid 4. 6. De commissie kent geen plaatsvervangende leden.

Artikel 3 Ambtelijke ondersteuning 1. De raadsgriffier is secretaris van de commissie en geeft ambtelijke ondersteuning aan

de commissie. 2. Bij verhindering van de griffier verleent de plaatsvervangend griffier de gewenste on-

dersteuning; 3. De onder de leden 1 en 2 genoemde functionarissen zijn geen lid van en hebben geen

stemrecht in de commissie.

Artikel 4 Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste een derde van de le-

den dit noodzakelijk acht. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op:  de leden van de commissie;  de burgemeester, voor zover met hem een gesprek plaats heeft;  de adviseurs, indien deze(n) aan de commissie zijn toegevoegd.

Pagina 5 van 8

3. De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste acht dagen voorafgaand

aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan van deze termijn worden afgeweken doch geschiedt de oproeping 24 uren voorafgaand aan de vergadering.

Artikel 5 Stemming De commissie besluit over de vaststelling van een concept aanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid een stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het verslag opgenomen.

Artikel 6 Verslag De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Dit schriftelijke en vertrouwelijke verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt bevat in ieder geval: a. b. c.

een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; een concept aanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie; eventuele minderheidsstandpunten indien daarom door een lid van de commissie gevraagd wordt.

Artikel 7 Geheimhouding 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de Gemeentewet de verplichting tot

geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van

de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. 3. Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de

voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd of bij de secretaris ter inzage gelegd. 4. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd. 5. Aan derden, die geen lid zijn van de commissie, wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. 6. De commissie zorgt er voor dat de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken. 7. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet van kracht ook in het geval de commissie wordt ontbonden.

Pagina 6 van 8

Artikel 8 Archivering 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de herbenoe-

ming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim", en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. 2. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. BEPALINGEN INZAKE DE HERBENOEMING

Artikel 9 Adviseur 1. De commissie kan een of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie. 2. Adviseurs worden uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. 3. Een adviseur is geen lid van en heeft geen stemrecht in de commissie.

Artikel 10 Informatie over en gesprek met de burgemeester 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester kenbaar op basis van welke informa-

tiebronnen zij zich een oordeel vormt over alle aspecten die in het herbenoemingsgesprek aan de orde kunnen komen. 2. Basis voor de gesprekken zijn in elk geval de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. 3. Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd.

Artikel 11 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging 1. Het in artikel 6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van

een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming. 2. Concrete afspraken tussen de commissie en de burgemeester over de taakuitoefening worden expliciet in het verslag van bevindingen vermeld. BEPALINGEN INZAKE DE KLANKBORDGESPREKKEN

Artikel 12 Aantal 1. De commissie houdt een keer per twee jaar met de burgemeester een klankbordge-

sprek over de taakuitoefening. 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek.

Pagina 7 van 8

Artikel 13 Voorbereiding en inhoud 1. De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over de taakuitoefening door de burgemeester. 2. De commissie gebruikt de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester als basis voor de gesprekken. 3. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek.

Artikel 14 Bijzondere bepalingen inzake het verslag 1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren

op het concept. 2. Het verslag wordt getekend door de voorzitter, plaatsvervangend voorzitter en secretaris van de commissie. 3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning. SLOTBEPALINGEN

Artikel 15 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie.

Artikel 16 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie 1.

De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden.

Artikel 17 Inwerkingtreding 1. 2.

Deze verordening treedt in werking met ingang van de dag na bekendmaking. Deze verordening wordt aangehaald als “Verordening Vertrouwenscommissie 2021”.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Berg en Dal op 25 februari 2021, De raadsgriffier,

J.A.M. van Workum

De voorzitter,

mr. M. Slinkman

Pagina 8 van 8