6. Bijlage - Onderzoeksaanpak Bedrijfsvoering in beeld

Onderzoeksaanpak ‘Bedrijfsvoering in beeld’ De wijze waarop de raad van Berg en Dal invulling geeft aan de kaderstellende en controlerende taak ten aanzien van de gemeentelijke bedrijfsvoering Inleiding De grootste uitgavenpost binnen een gemeentelijke begroting zijn over het algemeen de organisatiekosten, de kosten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. Zonder organisatie en zonder onze medewerkers zouden bestuurlijke wensen niet verder komen dan de raadszaal of de B&W-kamer. Belangrijk dus, de gemeentelijke bedrijfsvoering. Op 1 januari 2015 ontstond uit drie gemeenten de nieuwe gemeente Berg en Dal. Drie ambtelijke organisaties werden samengevoegd, net als het takenpakket van drie voormalige gemeenten. Versterking van de bestuurskracht en de vermindering van de kwetsbaarheid, dat waren en zijn daarbij belangrijke doelen. Drie afzonderlijke organisaties samen voegen in een periode waarin de middelen schaars waren en er ook grote opgaven, zoals de implementatie van de decentralisaties op het sociaal domein tot stand moesten worden gebracht was en is een hele klus. De gemeentelijke overheid kenmerkt zich in de afgelopen twee decennia door een enorme dynamiek. Het is de voor burgers niet alleen de meest nabije overheid, maar ook een overheid die bovengemiddeld veel te maken heeft gehad met wets- en taakwijzigingen.

Binnen die context heeft ook de ambtelijke organisatie van de gemeente Berg en Dal zich ontwikkeld en is deze gegroeid. Die groei heeft zich niet alleen voltrokken binnen het primair proces, de voorbereiding en uitvoering van beleidstaken, maar ook binnen het secundair, het ondersteunende proces en de sturing en beheersing van deze processen. Al deze processen gezamenlijk worden over het algemeen aangeduid als ‘de bedrijfsvoering’, het domein waarbinnen de gemeenteraad een belangrijke rol heeft. De gemeenteraad ‘gaat’ weliswaar niet over de inrichting van de ambtelijke organisatie en is evenmin de werkgever van het ambtelijk personeel. Maar wel over de bedrijfsvoeringskaders en de middelen die daarvoor beschikbaar worden gesteld. De wetgever heeft met het oog daarop in de programmabegroting en het jaarverslag zelfs een aparte, verplichte paragraaf bedrijfsvoering voorgeschreven. De gemeenteraad moet eisen (kunnen) stellen aan de bedrijfsvoering en kunnen controleren of het college op de meest doeltreffende, doelmatige en rechtmatige wijze daaraan invulling geeft. En daarover gaat dit onderzoek. We onderzoeken hoe de gemeenteraad van Berg en Dal invulling heeft gegeven (of kunnen geven) aan zijn kaderstellende rol en in hoeverre de gemeenteraad invulling gegeven (of kunnen geven) aan de controlerende taak ten aanzien van de gemeentelijke bedrijfsvoering.

Het is immers helder dat de wetgever heeft bepaald dat dit expliciete aandacht behoeft van de raad, dat is echter nog niet hetzelfde als het bewustzijn bij diezelfde raad dat hij hier iets mee moet, laat staan hier in de praktijk concreet invulling aan geeft (of kan geven). Aanvankelijk waren wij van plan specifiek een onderzoek te doen naar de ontwikkeling van de personele lasten in relatie tot de maatschappelijke opgave en ambities van de gemeente Berg en Dal. In het gesprek dat wij hierover hadden met de portefeuillehouder en de gemeentesecretaris bleek dat ook uw organisatie in 2021 hiernaar reeds een benchmark zal 1

(laten) uitvoeren. Gezamenlijk hebben wij geconcludeerd dat dit tot een rapportage zou (kunnen) leiden met overlap, waarbij de uitvoerder van de benchmark en de rekenkamercommissie dubbel werk zouden kunnen gaan doen. Daarom hebben wij onze opzet aangepast. Daar waar de benchmark de ontwikkeling van de personele lasten van de gemeente Berg en Dal wil vergelijken met dat van vergelijkbare gemeenten, tracht ons onderzoek juist de wijze waarop de gemeenteraad in staat is gesteld om te sturen en heeft gestuurd ten aanzien van de bedrijfsvoering over meerdere jaren inzichtelijk te maken. Wij hebben van de portefeuillehouder en gemeentesecretaris begrepen dat u als raad wordt geïnformeerd over de resultaten van het benchmarkonderzoek waarbij wij als commissie in de gelegenheid worden gesteld u te adviseren over de wijze waarop u met de uitkomsten kunt omgaan. Wij verschaffen u inzicht in: -

-

-

De rol van de gemeenteraad ten aanzien van de gemeentelijke bedrijfsvoering en formele voorschriften die op de invulling hiervan betrekking hebben of hieraan ondersteunend (zouden) moeten zijn; De door u vastgestelde kaders voor de gemeentelijke bedrijfsvoering, inclusief beleidsmatige kaders, doelstellingen, normen en streefwaarden; De ontwikkeling van de kosten voor bedrijfsvoering, mede afgezet tegen het totaal van de begroting; De wijze waarop u in staat bent gesteld de ontwikkeling van de bedrijfsvoering beleidsmatig en financieel te volgen en te controleren, inclusief de wijze waarop u hier concreet invulling aan heeft kunnen geven en/of gegeven; Eventuele aanpassingen om dit in de toekomst te verbeteren.

Aanpak We brengen de door u vastgestelde bedrijfsvoeringskaders en monitoring vanaf 1 januari 2015 in beeld, mede aan de hand van de door u vastgestelde begrotingen, jaarrekeningen, rapportages, beleidsdocumenten en (voor zover mogelijk) verslagen van raadsvergaderingen. Zoals aangegeven hanteren wij hierbij in ieder geval de verplichte paragraaf bedrijfsvoering en beoordelen we die op de mogelijkheid die deze u zou moeten geven om kaders te stellen, bij te sturen en te controleren. Daarnaast gaan we zoek naar rapportages en documenten en naar de ontwikkeling van de (in de begroting en jaarrekening verplicht opgenomen) BBV-indicatoren. Deze informatie stelt de gemeenteraad niet alleen in staat om een goed zicht te krijgen op de inhoudelijke ontwikkelingen, maar ook om te reflecteren op de eigen rolinvulling en de resultaten van de aangekondigde benchmark naar de personele lasten goed te kunnen wegen. Een belangrijk deel van het onderzoek zal gedaan worden aan de hand van documenten (deskresearch). Daarnaast overwegen wij om (later in het onderzoek) aan de hand van een vragenlijst of een beperkt aantal interviews, de gemeenteraad te betrekken. Uiteraard interviewen wij daarnaast in ieder geval ook de portefeuillehouder, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Planning 1e helft van 2021, uit te voeren in eigen beheer. Oplevering in juli

2

3