Vragen archiefverslag

Vragen archiefverslag In het verslag van 2014 lezen we dat het niet zo goed gaat met de archivering. We lezen dat Gemeente Bergen ‘echt onvoldoende scoort’. Dat er sprake is van taakverwaarlozing, waarop snelle actie ondernomen moet worden. Maar ook dat er sprake is dat dit in strijd is met de wet. Er dienen allerlei investeringen plaats te vinden en er dienen onderzoeken ingesteld te worden. Nu zijn we 8 jaar verder en lezen dat er eigenlijk nog niet zoveel verbeterd is. Vraag 1 Kunt u toelichten wat in de afgelopen 8 jaren gedaan is en waarom het resultaat nog steeds niet echt goed is? Er moet een duidelijk verschil gemaakt worden tussen het digitale en analoge archief. Het analoge archief wordt bijgehouden volgens de eisen die de wet daaraan stelt. Er vindt geen taakverwaarlozing plaats. Alhoewel de vraag gesteld moet worden of analoge archiefvoering in 2022 nog van deze tijd is, is het bijhouden daarvan geborgd binnen de processen en wordt ook als zodanig uitgevoerd. Er is de afgelopen jaren twee keer eerder getracht om een digitaal zaaksysteem te implementeren en in te richten. Dit is echter door diverse redenen, waaronder het principe van de leverancier; “installeren en wegwezen”, niet van de grond gekomen. Dit heeft ervoor gezorgd dat gemeente Bergen een achterstand heeft opgelopen in de digitale archivering van stukken, wat in overheidsland de norm geworden is.

Vraag 2 Kunt u ons aangeven of dit negatieve gevolgen heeft voor de dienstverlening? Er is geen indicatie dat het door u geschetste in bovenstaande inleiding, negatieve gevolgen heeft voor de dienstverlening. De eisen die de wet aan gemeente Bergen stelt worden gehaald. Vraag 3 Er wordt ook gesproken over een regionale opslag. Betekent dit weer een nieuwe gemeenschappelijke regeling? Nieuwe investeringen? Gemeente Bergen zet in op een dienstverleningsovereenkomst. Voor deze dienst zal betaald moeten worden. Dat kan uit het reguliere budget.

Vraag 4 In het verslag lezen we dat de Gemeente Bergen nu een groot risico loopt (pagina 2 van Toezichtbrief beoordeling IBT Archief en informatiebeheer Provincie Limburg van 3 feb 2022). Wat houdt dit risico nu precies in en wat is de impact daarvan? De risico’s, waar hierover gesproken wordt, gaan over de opslag, terugvindbaarheid en archivering van digitale stukken. De gegevens worden (digitaal) decentraal opgeslagen binnen de organisatie. De ontsluiting van informatie is daardoor niet correct geborgd, evenals de wettelijke eisen voor archivering. Vraag 5 Voldoen wij door invoer van deze verbetervoorstellen aan de eisen van de Archiefwet? Op welke datum voldoen wij aan de Archiefwet. De verbetervoorstellen zorgen ervoor dat gemeente Bergen kan voldoen aan de eisen van de archiefwet. Het projectteam Djuma - digitaal werken streeft ernaar om de basisinrichting in juli 2022 op te leveren en in december 2022 het project af te kunnen ronden en over te kunnen dragen aan de reguliere organisatie. Vraag 6 Is het mogelijk dat de raad periodiek in de rapportages geïnformeerd wordt over de stand van zaken. Er vind een periodieke toets plaats door de IBT op de stand van het archief. Uw raad wordt hierover al jaarlijks geïnformeerd. In het najaar komt de IBT weer op bezoek bij gemeente Bergen om de stand van zaken te controleren.

Op dat moment kan een zogenoemde up-todate “nul-meting” uitgevoerd worden, waar wij u graag over informeren. Vraag 7 Welke stukken dienen ‘eeuwigdurend’ bewaard te worden? Dit zijn door de wet voorgeschreven stukken, zoals bijvoorbeeld bouwvergunningen en van historische waarde zijnde documenten.