Uitvoeringsplan 2023-2026
Tekst van het document
Uitvoeringsplan 2023-2025 Versie 0.10 / 21 juli 2022
Inhoudsopgave Voorwoord
3
1
Inleiding Uitvoeringsplan 2023-2025
5
Samen sterk
5
Flexibel en wendbaar
6
De MGR en de weg naar het plan
7
De missie en visie van de MGR
7
Missie en visie in statements:
8
De omgeving van de MGR
9
De weg naar het plan
9
Analyse
10
Heidag - reason for action
10
Heidag - huidige en toekomstige situatie (current en future state)
11
Heidag - In kaart brengen van de belangrijkste gaten (GAP-analyse)
12
Ontwikkellijnen
13
4a
Uitbouwen van vertrouwen in de MGR
13
Bouwstenen voor vertrouwen
14
2
3
4
Midden-Limburg 4b
2
15
Organisatie/functioneren van de MGR in relatie tot de governance in de regio 16
Onderwerpen
16
Onderwerpen waar de MGR direct invloed op heeft
17
Onderwerpen waar de gemeenten en de MGR samen invloed op hebben
18
4c
Eenduidige samenwerking tussen de gemeenten en de MGR
19
4d
Effectief datagebruik
20
Wat is een goede dataset?
20
Hoe vergroten we de effectiviteit van het gebruik van de data?
20
Planning
22
5
Ontwikkeling van de MGR op middellange termijn
23
6
Slotanalyse traject-eigenaar
24
7
Planning
24
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
VOORWOORD
Samenwerken
V
oor u ligt het Uitvoeringsplan 2023-2025 van de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord (MGR). Dit plan draagt bij aan de voortzetting van de in 2020 ingezette nieuwe koers van de MGR. De afgelopen twee jaar zijn er bij de MGR grote stappen gezet naar een professionele bedrijfsvoeringsorganisatie. De organisatie staat ten dienste van het sociaal domein in Noord- en inmiddels ook van Midden-Limburg. Er heeft in het eerste kwartaal van 2022 een grondige evaluatie plaatsgevonden van het plan 2020-2022. Mede op basis van die evaluatie is samen met de gemeenten de koers voor de komende drie jaar uitgewerkt in dit voorliggende plan. Dankzij de recente deelname van de gemeenten uit Midden-Limburg zijn ook onze collega’s uit die regio betrokken. Het is de komende periode een kerndoel om de samenwerking met Midden-Limburg verder uit te bouwen. De MGR vindt de verankering van alles wat de afgelopen jaren is opgebouwd een belangrijk goed. We blijven continu onderzoeken welke meerwaarde de MGR voor de regio kan hebben. In dit proces oriënteren we ons op een nieuwe werkwijze, waarbij we met nieuwe modules onze opdracht gaan aanpakken. Met als uitgangspunt dat gemeenten hier voordeel van ervaren. Ik bedank eenieder die heeft meegewerkt aan de totstandkoming van dit ontwikkelplan. Met deze koers kan de MGR een inspirerende toekomst tegemoet gaan.
John van Putten, Secretaris van de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord Venray, 15 Juni 2022
3
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
4
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
1 INLEIDING UITVOERINGSPLAN 2023-2025
Met genoegen presenteren wij het uitvoeringsplan 20232025 van de Modulaire gemeenschappelijke regeling sociaal domein Limburg-Noord (MGR). Dit plan geeft aan waar we voor staan en waar we voor gaan. Voordat we een blik op de toekomst geven, kijken we eerst terug op de afgelopen jaren. In 2020 is voor de MGR het uitvoeringsplan 2020-2022 samengesteld in brede afstemming met de belanghebbenden van de MGR. In de afgelopen jaren zijn de meeste onderdelen van het plan 2020-2022 gerealiseerd.
Wanneer we de balans opmaken zien we dat: •
•
•
•
De MGR een grote transformatie heeft doorgemaakt: er staat nu een stabiele organisatie waarbij alle functies zijn ingevuld, voor het overgrote deel met vast personeel. De MGR binnen de regio wordt gezien als dé samenwerkingspartner op het gebied van inkoop, contractbeheer, contractmanagement in het sociaal domein. De MGR nieuwe taken erbij gekregen heeft in het kader van de regionale samenwerking tussen Noord- en Midden-Limburg op het gebied van Maatschappelijke Opvang, Beschermd Wonen en Bemoeizorg & Preventie. Er ondanks de grote stappen die we samen gemaakt hebben voldoende te ontwikkelen is. De komende tijd zetten we in op het bestendigen van alles wat er is opgebouwd.
In dit nieuwe uitvoeringsplan bouwen we verder op deze stabiele basis, zetten de doelstellingen uit de afgelopen jaren met aandacht voort en voegen nieuwe inzichten toe.
Samen sterk Parallel aan de realisatie van het uitvoeringsplan 2020 – 2022 werd op het niveau van de regio samengewerkt in het programma Sturing & Inkoop. Een belangrijk onderdeel van dit programma was de hercontractering van het overgrote deel van de zorg in het sociaal domein. Hieraan heeft de MGR over de volledige linie een waardevolle bijdrage geleverd. De samenwerking in dit programma heeft de verbinding in de regio een positieve impuls gegeven. Ook zorgen we ervoor dat deze opgebouwde samenwerking een goed vervolg krijgt. Dit kunnen we de komende jaren aanvullen met initiatieven die bijdragen aan de versterking van de regionale governance in het sociaal
5
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
domein. Hier zal de MGR nauw betrokken bij zijn. Het nieuwe plan draagt bij aan een gedragen ontwikkelbeeld. Gezamenlijk bekijken we hoe deze doorontwikkeling eruit gaat zien. Naast de gemeenten zijn de medewerkers van de MGR betrokken bij dit plan. Een diverse groep mensen met een brede kijk op het uitvoeringsplan. Hun kennis van de organisatie, het vak en de omgeving hebben in belangrijke mate bijgedragen aan dit plan. We zijn iedereen die aan de totstandkoming van dit plan heeft bijgedragen enorm dankbaar voor de geleverde input. We geloven dat met de vaststelling van dit plan de meerwaarde van de MGR de komende jaren kan worden doorontwikkeld en we zien de toekomst met vertrouwen tegemoet. Ondersteund door de LEAN methodiek zijn de veertien gemeenten gezamenlijk met de MGR tot het nieuwe uitvoeringsplan gekomen. Dit is gestart met de evaluatie van de afgelopen periode om vervolgens volgens de stappen van de LEAN methodiek aan de slag gegaan. De volgende acties zijn voorbijgekomen: Evaluatie door middel van een enquête Een tweetal sessies met medewerkers van gemeenten Vaststellen van de reden voor actie Het huidige beeld van de MGR Het toekomstige beoogde beeld van de MGR Hoe de huidige en toekomstige situatie van elkaar afwijken Welke belangrijkste ontwikkeldoelen moeten gerealiseerd worden om het wensbeeld te bereiken Welke ontwikkelacties vloeien hieruit voort
De ontwikkeling van de MGR de afgelopen jaren (evaluatie), laat ons zien dat: -
-
-
-
de zichtbaarheid van de MGR de afgelopen jaren flink is toegenomen. Hierdoor is de MGR onderdeel van de regio geworden de MGR meer aandacht mag besteden aan het uitdragen van de successen naar onder andere de bestuurders de afstemming over het opdrachtgeverschap een aandachtspunt blijft. Dit wordt overigens niet gezien als een verantwoordelijkheid van de MGR maar van de gemeenten. het RMO (vm. RMT) de afgelopen periode veel wisselingen heeft gehad wat de slagvaardigheid van de MGR niet ten goede komt.
Flexibel en wendbaar De afgelopen twee jaar werd ons werk beïnvloed door de wereldwijde coronapandemie. We hebben de manier waarop we werken moeten herzien en zijn veel flexibeler geworden. Ook hebben we in de regio onze bijdrage geleverd aan het ondersteunen van de continuïteit van zorg. Voorbeelden hiervan zijn de gezamenlijke uitvoering van de meerkostenregeling en omzetcompensatie voor zorgleveranciers. Dit laat zien dat de MGR voor de regio een belangrijke partner geworden is die op regionaal niveau verbindt en voor de gemeenten van meerwaarde is. Inmiddels wordt de spanning op de arbeidsmarkt ook bij de MGR voelbaar. We hebben begin 2021 ons functiegebouw ontwikkeld, wat onze positie in de arbeidsmarkt versterkt. Het lukt ons gelukkig nog steeds om vacatures ingevuld te krijgen zonder concessies te doen
6
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
aan de kwaliteit van de dienstverlening. Wel moeten we meer moeite doen om goed personeel te blijven vinden. We verwachten dat het aantrekken, boeien en binden van medewerkers de komende jaren een grotere uitdaging wordt. Ook zullen we steeds flexibeler moeten worden bij het invullen van taken waarbij hybride vormen, zoals bijvoorbeeld het uitbesteden van delen van taken aan externe bureaus, deel kunnen uitmaken van de oplossing. Met de toetreding van Midden-Limburg tot de MGR is de uitdaging nog groter geworden om alle deelnemers te betrekken bij de MGR. Voor ons betekent dit dat we nieuwe relaties en netwerken in Midden-Limburg gaan opbouwen. Hiervoor zijn de eerste stappen al gezet. De uitbouw hiervan is essentieel om ook voor de gemeenten in Midden-Limburg succesvol ons werk te kunnen doen.
2
DE MGR EN DE WEG NAAR HET PLAN
Onze missie maakt duidelijk wat ons bestaansrecht is. Het geeft op het hoogste niveau inzicht in onze identiteit als organisatie en wat de waarden zijn. Op wie richten we ons, wat is onze betekenis en waar staan we voor.
Onze missie anno 2023 is:
“De MGR werkt voor haar deelnemende gemeenten. Ze heeft als doel om activiteiten in het sociaal domein dusdanig uit te voeren, dat efficiency-, kwaliteits- en continuïteitsvoordelen maximaal benut worden. Dit geldt op het gebied van kennis, kunde en financiën/bedrijfsvoering. Duurzame en continue zorg en ondersteuning wordt op deze manier beter gefaciliteerd dan per gemeente afzonderlijk.”
Onze visie is waar we voor gaan. Hoe zien wij onszelf in de wereld van nu en van morgen en wat maakt ons duurzaam van waarde.
Onze visie anno 2023 is:
“De MGR verbindt kennis binnen het sociaal domein Limburg-Noord. Dit doen wij door transparant en integer samen te werken met de deelnemende gemeenten. Iedere gemeente profiteert van de overkoepelende MGR expertise. We bieden schaalvoordelen met de gezamenlijke activiteiten voor de deelnemende gemeenten. Tevens zijn we in staat om optimalisatie van bedrijfsprocessen te realiseren. Gemeenten benutten structureel de voordelen van samenwerking in het sociaal domein. We werken samen aan de transformatie met alle ketenpartners om praktijk en kennis met elkaar te verbinden.”
7
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Missie en visie in statements:
Kenniscentrum van technische en juridische expertise rondom verschillende inkoop- en bekostigingsmethodieken binnen het sociaal domein. Gericht op optimalisatie van schaalvoordelen.
Constructieve samenwerking waarbij het inkoopproces (ophalen, aanbesteden, selectie, contracteren) en contract uitvoeringsproces (beheer, monitoren, leveranciersmanagement) centraal staan.
Betrouwbare partner voor gemeenten, zowel in uitvoering als in de vertaling van beleid naar inkoopstrategie (adviserend, doorvragend, informerend). Heldere samenwerking waarbij het inkoopproces (ophalen, aanbesteden, selectie, contracteren), het contract uitvoeringsproces (beheer, monitoren, leveranciersmanagement, financieel beheer) en het faciliteren van de samenwerking tussen de gemeenten (procesregie beleid BWMO, coördinatie toegang) centraal staan.
Het bieden van optimalisatie in bedrijfsprocessen, niet alleen binnen de MGR, maar ook gericht op de impact van de gemeentelijke front- en backoffice (zoals uitvoering, toegang, monitoring, berichtenverkeer).
Een verzamel- en verspreidingspunt van informatie vanuit een centrale regie rol, gericht op het verrijken en ontsluiten daarvan richting gemeenten. Met als doel het creëren van gezamenlijk inzicht (zoals impact beleid, uitvoering, financieel, verzilvering).
Het verstevigen van het MGR platform ten behoeve van mogelijk verdere toekomstige samenwerking.
8
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
MGR intern
Gemeenten Sociaal domein medewerkers
Ambtelijke werkgroepen
Backoffice medewerkers Beleidsmedewerkers Landelijke Media Partijen, etc
Kennis en netwerk partijen
Directie team Gemeenteraad
Gemeente portefeuillehouders Accountmanagers (contactpersonen)
Gemeente colleges
RMT Beperkte invloed
Accountmanagers (contactpersonen)
Indirecte invloed
Directe invloed
GS Limburg
Directie MGR
Externe kennis adviseurs
Dagelijks bestuur/ Algemeen bestuur
Hostende partijen
Medewerkers MGR
Bevriende MGR-en
Reguliere aanbieders
Medewerkers aanbieders
MGR Systeem aanbieders
SZW (Rijk)
Boven Regionale Samenwerking (centrum gemeente) Landelijke Media Partijen, etc
Boven regionale aanbieders (JZ+)
Toezichthouders
Sociaal domein (cliënten)
VNG
Landelijk/Provincie
De omgeving van de MGR In bovenstaande afbeelding is de omgeving waarin de MGR actief is gevisualiseerd Hieruit blijkt dat de omgeving kan worden opgedeeld in 4 hoofdgroepen: MGR Intern Deelnemende gemeenten Landelijk/provinciale stakeholders Zorgleveranciers Het grootste deel van de omgeving betreft de gemeenten. De interne en landelijke omgeving is in omvang vergelijkbaar. De omgeving van de leveranciers is het kleinst. Dit is verklaarbaar omdat leveranciers veel rechtstreekse contacten met de gemeenten hebben.
De weg naar het plan Om een goed, gemeenschappelijk proces vorm te geven, hebben alle Noord-Limburgse gemeenten ambtelijk hun input geleverd. Omdat tijdens het proces de bestuurlijke besluitvorming over de regionale samenwerking nog niet was afgerond, is het ten dele gelukt om de Midden-Limburgse gemeenten in deze fase al goed aan te haken. De gemeenten zijn voor alle dagen en sessies uitgenodigd en er werden extra bijeenkomsten in Midden-Limburg georganiseerd. In de praktijk bleek dat de betrokkenheid nog moet groeien. Wij letten er goed op dat we de Midden-Limburgse gemeenten bij de uitvoering van het plan
9
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Aanbieders
betrekken en informeren over de voortgang. In februari 2022 zijn we begonnen met de evaluatie van de afgelopen periode. Dit is gedaan door middel van een enquête met 43 respondenten uit de verschillende geledingen bij gemeenten en de MGR. Hierop volgde een live bijeenkomst met medewerkers om de evaluatie te verdiepen en compleet te maken. Eind maart 2022 hebben we tijdens een heidag de ambtelijke inbreng opgehaald en de eerste koers naar het nieuwe plan samen bepaald. De belangrijkste thema’s die hieruit voortkwamen, zijn vervolgens in een vijftal kleinere workshops uitgewerkt. Dit samen stelt ons in staat om dit plan te schrijven. De inhoudelijke concepten zijn gedurende het proces in een drietal breakout sessies gereflecteerd en aangescherpt. Deze aanpak zorgt voor co-creatie en betrokkenheid bij het voorliggende plan. We zijn zeer tevreden over de proactieve insteek van alle deelnemers aan de sessies, de geleverde input, de openheid van de discussies en de kritische, constructieve houding van iedereen. We blijven de komende jaren gebruik blijven maken van de input van deelnemers en gaan door met de periodieke klankbordbijeenkomsten waarin we met elkaar kunnen reflecteren op ontwikkelingen en voortgang.
3
ANALYSE
In de sessies is net als bij het vorige plan gewerkt met de LEAN-methodiek, een methodiek die bewezen kan focussen op procesanalyse en efficiencyverbetering. Bovenal is de methode verbindend voor de deelnemers. Zo biedt zij de mogelijkheid om gezamenlijk ‘bottom-up’ te veranderen, waardoor plannen beter op de realiteit kunnen worden afgestemd en draagvlak vergroot wordt. De methode gaat in op processen en vergroot de waarde voor de hele organisatie. De inzichten zijn waardevol en de werktevredenheid stijgt. Medewerkers gaan met meer
duidelijkheid en plezier aan het werk. Voor alle betrokkenen is het waardevol om met LEAN te leren werken. Organisaties die deze methode goed kennen, kunnen sneller op veranderende wensen reageren. Ook wordt het informatiemanagement eenvoudiger en accurater. Een externe procesbegeleider gaf leiding aan de twee evaluatiebijeenkomsten, de heidag en de themasessies. In deze sessies hebben we met alle betrokkenen het nieuwe uitvoeringsplan vormgegeven. Tijdens de heidag is de aanleiding scherp gesteld.
Heidag - reason for action
1
Verbinding maken:
Wat is de aanleiding om met de ontwikkeling van de MGR aan de slag te gaan, de ‘reason for action’? Tijdens deze oefening werd duidelijk dat de deelnemers vrij snel op één lijn kwamen. Uit de afstemming kwamen belangrijke punten voor actie naar voren:
-
Tussen de gemeenten en de MGR: gemeenten vinden de onderlinge verbinding en die met de MGR essentieel. Het is belangrijk dat ook de nieuwe deelnemende gemeenten goed aangehaakt worden bij de MGR. Binnen de MGR: het huidige team is nog maar kort bij elkaar. Zorg daarom voor een goede onderlinge verbinding.
-
2
Nieuw uitvoeringplan:
-
Houd rekening met de nieuwe scope waarin de MGR werkt (o.a. 2e module) en het aantal gemeenten waarvoor gewerkt wordt. Voortborduren op het uitvoeringsplan 2020 -2022: de ingezette koers blijft op hoofdlijnen gelijk. We zorgen ervoor dat het goed ingebed wordt.
-
10
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Heidag - huidige en toekomstige situatie (current en future state) Bij deze oefening hebben we zoveel mogelijk gevisualiseerd, hoe het nu gaat met de MGR en haar omgeving en hoe het eigenlijk zou moeten zijn. Daarbij viel op dat er tussen de verschillende groepen veel overeenkomsten hebben als het gaat over hoe er naar de huidige en gewenste toekomstige situatie wordt gekeken. In de huidige situatie erkent iedereen de grote
11
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
stappen die gezet zijn vanuit het vorige uitvoeringsplan. Tegelijk wordt ook onderkend dat er tijd nodig is om deze ontwikkelingen verder te verstevigen. In de toekomstige situatie zien de groepen een stevige basis door onder andere een stabiel MGR team, dat in staat is de vragen van de 14 gemeenten goed te beantwoorden. Er ontstaat ruimte om onderzoek te doen naar nieuwe modules - taken in het sociaal domein - die ondergebracht kunnen worden bij de MGR.
Heidag - In kaart brengen van de belangrijkste gaten (GAP-analyse) De laatste oefening van de heidag betrof het uitvoeren van een GAP-analyse. Daarbij is ingezoomd op de belangrijkste “gaten” die relevant zijn voor de MGR. Het gaat hier dus over het duiden van de belangrijkste verschillen tussen de gewenste en de huidige situatie.
De vijf belangrijkste ‘gaten’ zijn omgezet naar een vijftal thema’s voor workshops met als onderwerpen: • • • • •
Uitbouwen van vertrouwen in de MGR Organisatie/functioneren van de MGR in relatie tot de governance in de regio Eenduidige samenwerking tussen de gemeenten en de MGR Optimaliseren van samenspel tussen MGR, gemeenten, toegang en beleid Effectief datagebruik
Deze thema’s komen in dit plan terug in het hoofdstuk over de ontwikkellijnen. Bij de workshops is overigens gebleken dat de thema’s “eenduidige samenwerking” en “optimaliseren van samenspel” in uitwerking sterk overlappen. Daarom is besloten om de input van beide thema’s in één hoofdstuk “eenduidige samenwerking” samen te brengen. Naast deze thema’s is een hoofdstuk toegevoegd over de ontwikkeling van de MGR op middellange termijn. Daarbij wordt voorgesteld om op termijn te gaan onderzoeken of de MGR op andere terreinen van bedrijfsvoering in het sociaal domein van meerwaarde kan zijn voor de gemeenten.
12
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
4
ONTWIKKELLIJNEN
Dit hoofdstuk is gebaseerd op de belangrijkste ‘gaps’ die tijdens de heidag naar voren kwamen. Per onderdeel wordt een korte omschrijving gegeven van het geïdenti-
ficeerde ontwikkelpunt en welke ontwikkelacties daaraan verbonden zijn. Het gaat om de volgende vier onderwerpen:
Uitbouwen van vertrouwen in de MGR Organisatie/functioneren van de MGR in relatie tot de governance in de regio Eenduidige samenwerking tussen de gemeenten en de MGR Effectief datagebruik
4a Uitbouwen van vertrouwen in de MGR De mate van vertrouwen die de gemeenten in de MGR hebben, beïnvloedt de efficiency-voordelen die de MGR voor hen kan opleveren. In een sfeer van vertrouwen laten partijen zaken aan elkaar over en vertrouwen op (de kwaliteit van) het oordeel van de ander. De afgelopen planperiode is het vertrouwen van de Noord-Limburgse deelnemers in de MGR flink toegenomen. De MGR heeft haar functiehuis op orde gebracht en kwalitatief personeel in dienst genomen, en de
13
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
gemeenten hebben vanaf 2022 extra taken bij de MGR belegd. In de komende planperiode willen we het vertrouwen van de gemeenten in de kwaliteit en betrouwbaarheid van de MGR verder uitbouwen. In 2022 zijn de zeven Midden-Limburgse gemeenten tot de MGR toegetreden. Deze gemeenten hebben nog weinig tot geen ervaring met de MGR, met hen moet de vertrouwensband nog worden opgebouwd.
Bouwstenen voor vertrouwen Bouwstenen ‘algemeen’ gemeentelijk vertrouwen in de MGR zijn: Bouwsteen/onderwerp
Ontwikkelactie
Verwachtingenmanagement met betrekking tot de samenwerking Ook met betrekking tot de manier van samenwerken/voorbereiding van adviezen en besluiten bestaan nog verschillende beelden. Helderheid en eenduidige afspraken hierover (zowel op casus als strategisch niveau) voorkomen teleurstelling en vergroten het vertrouwen.
•
Relaties opbouwen tussen de MGR en de gemeenten Als de (medewerkers van de) MGR en de gemeenten elkaar echt als samenwerkingspartners gaan zien, zal er makkelijker en sneller contact met elkaar worden gezocht en minder concurrentie worden ervaren, en zal het onderlinge vertrouwen groeien.
Algemeen: we vergroten onze zichtbaarheid door op verschillende niveaus gemeenten te bezoeken (A) en informele sessies over samenwerkingsthema’s te organiseren (B).
Herkenbaarheid adviezen Verschillende gemeenten stellen verschillende randvoorwaarden aan adviezen. Door die voorwaarden mee te nemen bij het opstellen van adviezen, zullen gemeenten zich er beter in herkennen en zal het vertrouwen in de adviezen groeien.
•
4
Optimalisering rapportagecyclus uitvoering modules 1 en 2
We ontwikkelen in overleg met de gemeenten een herkenbare rapportagecyclus qua structuur, inhoud, periodiciteit en follow-up.
5
Afstemming besluitvormingscycli regio/individuele gemeenten Als de besluitvorming over adviezen bij de gemeenten qua aanleverdata goed wordt afgestemd, zullen zich daarin minder kinken in de kabel voordoen. Ook is het van belang dat voor iedereen helder is/wordt hoe het regionale besluitvormingsproces eruit ziet, welke stappen er moeten worden genomen en wie daar welke rol in heeft. Dat creëert rust en vertrouwen en vraagt om initiatief vanuit de regio om dit verder te gaan oppakken cq door-ontwikkelen.
•
6
Zorgen voor herkenbaarheid van de MGR voor gemeenten (laat zien wat bereikt is).
We bereiden de informatiebrieven over de resultaten van contractmanagement (bestaande toezegging) uit met informatie over andere resultaten die de MGR voor de gemeenten geboekt heeft.
14
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
1
2
3
•
• •
De MGR maakt jaarlijks een planning waarin duidelijk wordt wat gemeenten op welk moment van de MGR kunnen verwachten en wat eenieders inzet daarbij moet zijn. Bij de accountgesprekken met gemeenten worden de bestaande samenwerkingsafspraken tussen de MGR en de gemeenten doorgenomen en waar nodig worden aanscherpingen voorgesteld. Tevens worden afspraken zoals in ons handboek werkprocessen jaarlijks uitgewerkt/-aangescherpt waar dat nodig is. Aanpassingen/actualisaties worden door de MGR op maat afgestemd met de betreffende stakeholders.
Specifiek (casusniveau): Op de verschillende niveaus zoekt de MGR actief het contact met de gemeenten. Bij mogelijke spanningen of verschillen van mening wordt hier door de MGR direct op de juiste wijze op geacteerd.
•
•
De MGR vraagt bij gemeenten na aan welke criteria adviezen moeten voldoen en bekijkt welke eventuele aanpassingen er nodig zijn in de eigen advisering aan het bestuur. Daar waar input is gevraagd van gemeenten, wordt in de advisering aangegeven hoe met deze input is omgegaan in het advies (bijvoorbeeld de afstemming met een regionale werkgroep).
We brengen de procesgang en formele aanlevermomenten met betrekking tot collegevoorstellen bij de deelnemende gemeenten in kaart. Waar dit zich voordoet, maken we vooraf een concrete planning van de procesgang en stemmen deze af met de gemeenten. We vragen de regiogemeenten om een uitwerking van de regionale besluitvormingsprocessen, met speciale aandacht voor de stappen die de MGR zou moeten nemen in de voorbereiding van haar adviezen. Mocht de regio niet aan dit verzoek kunnen voldoen, dan werken we zelf een proces uit en informeren de regio daarover.
Bouwstenen voor gemeentelijk vertrouwen in specifiek de kennis en expertise binnen de MGR zijn: Ontwikkelactie
Ontwikkelactie
7
Verwachtingenmanagement met betrekking tot kennis en expertise De verwachtingen ten aanzien van de gewenste kennis en expertise van de MGR verschillen per gemeente. Helderheid en eenduidige afspraken hierover voorkomen teleurstelling en vergroten het vertrouwen.
Bij de accountgesprekken met gemeenten worden de bestaande afspraken tussen de MGR en de gemeenten doorgenomen en waar nodig worden aanscherpingen voorgesteld. Tevens worden afspraken zoals in ons handboek werkprocessen jaarlijks uitgewerkt/-aangescherpt waar dat nodig is. Aanpassingen/actualisaties worden door de MGR op maat afgestemd met de betreffende stakeholders.
8
Opleidingsplan Tot nu toe heeft de MGR vooral opgeleid op basis van concrete, actuele behoeften of aanleidingen. Een doorontwikkeling naar planmatig opleiden, zal bijdragen aan het vertrouwen in de kennis en kunde van de MGR.
We maken, mede op basis van de personeelsgesprekken, een opleidingsplan. Het eerste plan wordt het opleidingsplan 2023.
9
Teambuilding De bezetting van de MGR is nu op orde. De volgende stap is om met deze groep mensen te bouwen aan een solide team, dat elkaar aanvult en versterkt in het werken aan gezamenlijke doelen. Dit zal de effectiviteit en herkenbaarheid van de MGR verder vergroten, en daarmee het vertrouwen in de kennis en kunde van de MGR.
We zetten de in 2022 gestarte teamcoaching de komende jaren voort. In deze coaching wordt aandacht besteed aan zowel de samenwerking binnen het team, als de samenwerking van het team met haar omgeving.
Midden-Limburg Een speciale vermelding verdient het vertrouwen in de MGR bij de recent toegetreden Midden-Limburgse gemeenten. Deze gemeenten hebben nog weinig tot geen ervaring met de MGR, met hen moet de vertrouwensband nog worden opgebouwd. De ervaring met de Noord-Limburgse gemeenten leert dat er tijd nodig is om
10
15
elkaar te leren kennen en te gaan vertrouwen. Waar het vertrouwen tussen de Noord-Limburgse gemeenten en de MGR als het ware vanzelf en met vallen en opstaan is ontstaan, gaan we hier met behulp van de bovenstaande bouwstenen met de Midden-Limburgse gemeenten gericht aan bouwen. De activiteiten zullen niet veel verschillen, maar de intensiteit ervan zal groter zijn.
Ontwikkelactie
Ontwikkelactie
Duidelijk bespreken wat ‘van de MGR’ is en ‘wat van de gemeenten’ en hoe er met elkaar wordt samengewerkt
We organiseren een of meerdere voorlichtingssessies over de MGR voor Midden-Limburg, aangevuld met verdiepingssessies over de rollen, taken en bevoegdheden
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
4b
Organisatie/functioneren van de MGR in relatie tot de governance in de regio
Tijdens een online sessie is met de deelnemers vanuit de gemeenten en medewerkers van de MGR verkend welke onderwerpen rondom governance zich bevinden in de omgeving van de MGR. En welke de invloed de MGR op deze onderwerpen heeft. Vervolgens is per onderwerp bepaald of hier vanuit de MGR een nadere actie op nodig is. Omdat bij de sessie slechts een beperkt aantal deelnemers vanuit de gemeente aanwezig was, zijn de tussentijdse resultaten aan het Regionaal Management Overleg voorgelegd met de vraag of zij nog aanvullingen op dit onderwerp wensen. De belangrijkste conclusie uit de sessie en de afstemming met het RMO is dat inmiddels veel zaken bij de MGR en in de omgeving van de MGR goed werken. Waar dat nog niet het geval is, is nagegaan of bij de MGR de mogelijkheid bestaat om dit te ontwikkelen. Voordat we op de onderwerpen ingaan, willen we nog opmerken dat de ontwikkeling van de governance bij de MGR in sterke mate samenhangt met ontwikkeling van de governance in de regio. Dit laatste punt moet ten tijde van het schrijven van dit plan qua doorontwikkeling nog verder worden opgepakt. We bevinden ons op het punt
Waar heb je echt direct invloed op als MGR? (ben je mede bepalend; jij zet de standaard)
dat vanuit de regio het initiatief genomen moet worden om de benodigde verbeteringen in de governance vast te pakken. We hebben als MGR hierin geen leidende rol.
Onderwerpen Wij hebben de onderwerpen rondom governance in drie categorieën onderverdeeld: Onderwerpen waar de MGR direct invloed op heeft: hierbij heeft de MGR geen hulp van gemeenten nodig om dit te veranderen. Onderwerpen waar de gemeenten en de MGR samen invloed op hebben: dit moet samen met de gemeenten verder worden opgepakt. Onderwerpen waar de MGR geen directe invloed op heeft: dergelijke onderwerpen kunnen qua ontwikkeling belangrijk zijn om te volgen, maar zijn niet of nauwelijks te beïnvloeden. Per onderwerp is vastgesteld of het in de huidige situatie goed werkt. Als de huidige situatie van een onderwerp goed werkt, kan een ontwikkelactie achterwege blijven. Waar het nu niet goed werkt en het veranderbaar is, hebben we bij het betreffende onderwerp één of meerdere ontwikkelacties geformuleerd. Ook onderwerpen die nu niet goed werken, maar waar we geen invloed op hebben, zijn benoemd.
Waar heb je samen invloed op? (Je bepaalt samen de standaard)
Waar heb je echt GEEN directe invloed op? (ben je volgend; iemand anders bepaalt de standaard)
De opbrengst van deze inventarisatie kan als volgt worden weergegeven Inkoop van zorg – uitvoeren inkoop traject
Inkoop van zorg – inkoopstrategie bepalen
Bedrijfsvoering MGR
Beleid – proces (Overig)
Contractbeheer
Beleid – proces (BW/MO)
Besluiten van één of meerdere gemeenten – door middel van advisering
Contractmanagement Opstellen kaders voor MGR Data management
16
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Beleid – inhoud Landelijke ontwikkelingen Vaststellen kaders voor MGR Data kwaliteit
Onderwerpen waar de MGR direct invloed op heeft Contractbeheer
Overige onderwerpen
Van het contractbeheer hebben we vastgesteld dat dit de afgelopen jaren erg verbeterd is. Zo is het contractbeheersysteem Vendorlink operationeel en raadpleegbaar geworden voor aanbieders en de gemeenten en wordt continu gekeken naar het verbreden van de toepassingsmogelijkheden.
Onderwerpen waar we nu nog niet tevreden over zijn en die we tegelijkertijd ook als door onszelf verbeterbaar typeren, kunnen als volgt worden weergegeven (inclusief hun ontwikkelactie):
Onderwerp
Ontwikkelactie die de MGR zelf wil oppakken:
1
Inkoop van zorg / de uitvoering van een inkooptraject behoefte aan betere rolafbakening en uitwerken van de rol van opdrachtgever aan de MGR.
De MGR brengt een advies uit over de afbakening van de verschillende rollen tussen het portefeuillehoudersoverleg (PHO), regionaal managementoverleg (RMO) en het bestuur van de MGR (AB/DB). Met name de rol van opdrachtgever aan de MGR dient hierin verder te worden uitgewerkt en gevalideerd.
2
Bedrijfsvoering van de MGR gemeenten willen op vaste momenten geïnformeerd worden over de ontwikkelingen bij de MGR.
De MGR informeert de stakeholders in de ambtelijke organisatie proactiever dan nu over ontwikkelingen. Dit kan bijvoorbeeld vorm krijgen door twee tot drie keer per jaar een sparringmoment tussen de MGR en de gemeenten te organiseren. Ook één of twee keer per jaar een themasessie met medewerkers van gemeenten of bestuurders behoort tot de mogelijkheden.
3
Besluiten van één of meerdere gemeenten – door middel van advisering de afstemming tussen gemeenten en de MGR kan worden versterkt, deze behoefte speelt met name rondom de voorbereiding op besluitvorming bij de MGR.
De afstemming (ambtelijk) tussen gemeenten en de MGR wordt intensiever belegd. Concreet kan bijvoorbeeld gedacht worden aan het informeren van de ambtelijke contactpersonen één week voorafgaand aan een bestuursvergadering. Daarbij kunnen voorstellen nader worden toegelicht en adviezen aan het bestuur worden besproken.
4
Kennisdeling op inkooptrajecten: gemeenten willen gebruik kunnen maken van de kennis van de MGR over inkooptrajecten bij eigen inkooptrajecten (anders dan maatwerk-voorzieningen)
• •
De inkopers van de MGR zorgen ervoor dat ze voldoende zichtbaar bij, en beschikbaar voor de gemeenten zijn. Tweemaal per jaar deelt de MGR de laatste inzichten op het gebied van de inkoop in het sociaal domein met de gemeenten.
Een onderwerp dat tijdens de workshop naar boven kwam is de afstemming tussen gemeenten en aanbieders. Denk bijvoorbeeld aan een eenduidige werkwijze zoals bij het gebruik van de baselines. De MGR kan dit beperkt beïnvloeden en heeft vooral een signalerende en adviserende rol. Het is aan de gemeenten om hier doelmatig in te acteren.
17
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Onderwerpen waar de gemeenten en de MGR samen invloed op hebben Contractmanagement
Overige onderwerpen
Voor contractmanagement bestaat een separaat ontwikkelplan, dat tijdens het samenstellen van dit plan volop in uitvoering is. Het vraagstuk rondom het werkgeverschap van de gedetacheerde contractmanagers in dienst bij gemeente Venlo is een punt van aandacht in dit contractmanagement ontwikkelplan.
Onderwerpen waar we nu nog niet tevreden over zijn en die we als verbeterbaar typeren, kunnen als volgt worden weergegeven (inclusief hun ontwikkelactie):
Onderwerp
Ontwikkelactie die de MGR samen met de gemeenten wil oppakken:
5
Inkopen van zorg / inkoopstrategie bepalen de gemeenten willen bekijken of dit nog verder kan worden verbeterd.
Wij gaan met gemeenten in gesprek over dit onderdeel van het inkoopproces om vast te stellen welke verbeterpunten er zijn. Dit is mede gebaseerd op de evaluaties van de inkooptrajecten die in 2021 en 2022 zijn doorlopen.
6
Beleidsproces bij Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen dit proces staat nog in de kinderschoenen.
Deze taak heeft de MGR er vanaf 2022 bij gekregen. De MGR wil de komende jaren dit beleidsproces bestendigen en samen met de gemeenten doorontwikkelen.
7
Beleidsprocessen (overig) verbindingen met andere terreinen en regionale thema’s kan worden versterkt.
Vanuit de gemeenten en de MGR is erkend dat er verbetermogelijkheden zijn om bijvoorbeeld de verbinding met thema Vitaal & Gezond te zoeken en deze vervolgens verder te versterken. De MGR doet hier graag aan mee en is volgend op het initiatief vanuit de gemeenten.
8
Opstellen van kaders voor de MGR met de aansluiting van Midden-Limburg bij de MGR moeten we zorgen voor een eenduidige werkwijze tussen de MGR en de gemeenten. Dit ook met inachtneming van aangepaste wet- en regelgeving.
De kaderstelling (zoals processen rondom kaderbrief, zienswijzen, begroting) bij de Midden-Limburgse gemeenten identiek aan de werkwijze bij Noord implementeren. Dit vorm te geven op basis van een eenduidige werkwijze die geldt voor alle 14 deelnemende gemeenten. Specifiek punt aandacht daarbij is de implementatie van de effecten van de nieuwe Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen op de MGR (waaronder een langere periode voor het indienen van een zienswijze).
18
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
4c
Eenduidige samenwerking tussen de gemeenten en de MGR
Voor het functioneren van de MGR is het essentieel dat haar deelnemende gemeenten gezamenlijk als één opdrachtgever optreden en zich bij de MGR betrokken voelen. Hoewel het natuurlijk in eerste instantie aan de gemeenten zelf is om hun onderlinge samenwerking en betrokkenheid te organiseren, kan de MGR daar wel ondersteunend aan zijn. De uitdaging op het vlak van de samenwerking tussen de gemeenten onderling en met de MGR is groter gewor-
Onderwerp
den doordat in 2022 de gemeenten uit Midden-Limburg tot de MGR zijn toegetreden. De contacten tussen en met de Midden-Limburgse gemeenten zijn in 2022 opgebouwd en de contactmomenten worden verder ingeregeld. We hebben in kaart gebracht hoe wij ondersteunend kunnen zijn aan het optreden als één opdrachtgever door de deelnemende gemeenten, en aan de betrokkenheid van de gemeenten bij de MGR:
Ontwikkelactie
Algemeen 1
Sparren met andere gemeenschappelijke regelingen en hiervan leren
We gaan met enkele gemeenschappelijke regelingen binnen en buiten onze regio in gesprek over de wijze waarop bij hen de samenwerking met/onder de gemeenten is georganiseerd met als doel om van elkaar te leren. Verder onderzoeken we of het mogelijk is om de manier van werken van/met de GR-en van ‘Grip op samenwerking’ meer op elkaar af te stemmen.
Afstemming tussen gemeenten 2
Concepten vroegtijdig delen met gemeenten en onderlinge afstemming erover faciliteren
Waar mogelijk, informeren we de bestuursadviseurs van de gemeenten over het wat, hoe en waarom van voorstellen en adviezen die we aan hun bestuurders voorleggen. Hierdoor kunnen zij hun adviezen aan hun bestuurders beter motiveren en naar behoefte ook onderling en/of met de MGR afstemmen.
3
Module 2: gemeentelijk samenwerkingsconstruct op NML-niveau
We brengen in kaart welk samenwerkingsconstruct er op dit moment op NML-niveau bestaat. We treden met de regio in overleg over eventuele missende schakels die van belang zijn voor het doelmatig en doeltreffend kunnen functioneren van de MGR.
Betrokkenheid gemeenten bij MGR 4
Accounthouders in positie brengen
We informeren de accounthouders actief over zaken die spelen (bij hun eigen gemeenten en binnen de regio) en schakelen hen actiever in/geven hen een centralere rol bij informatievragen en dergelijke. Specifiek mbt de P&C-cyclus organiseren we voortaan jaarlijks in het derde kwartaal een bijeenkomst voor de accounthouders om ook hun input voor de kaderbrief op te halen.
Betrokkenheid gemeenten bij MGR 5
Stakeholderanalyse van de verschillende gemeenten
We actualiseren/vervolmaken de huidige stakeholdersanalyse en bekijken op basis van de ‘trap van Quirke’ of en zo ja, welke verbeteringen in de communicatie tussen de MGR en de gemeenten mogelijk zijn.
6
Samenspel contractmanagement, toegang, beleid etc. nader vormgeven
Inzet is om met alle betrokkenen een samenspel te creëren tussen ‘de werkvloer’, beleid en contractmanagement zodat signalen adequaat worden opgepakt, opgelost/uitgewerkt en aan elkaar teruggekoppeld en een sluitende pdca-cyclus wordt gerealiseerd.
19
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
4d
Effectief datagebruik
Eén van de belangrijke onderwerpen voor de komende periode bij de MGR is het vergroten van de effectiviteit van het gebruik van data. Uit de enquête en uit de werksessies met de medewerkers van gemeenten kwam naar voren dat we goed op weg zijn. De MGR kan zich hoofdzakelijk richten op bestendigen. Dit hoofdstuk bevat een aantal ontwikkeldoelstellingen waarvan de realisatie de komende jaren gaat bijdragen aan effectief datagebruik.
Wat is een goede dataset? We hebben samen onderzocht welke bouwstenen ten grondslag liggen aan een goede dataset. • Gestructureerde data: om te komen tot juiste informatie - en tot kloppende rapportages - moet de data die de MGR aangeleverd krijgt vanuit gemeenten gestructureerd zijn. Dat vraagt van gemeenten ook een eenduidige werkwijze. Voor de MGR betekent dit dat, op basis van een juiste en actuele definitie, data bij de gemeente moet worden uitgevraagd. • Werken met bestaande bronnen: we baseren onze informatie zoveel mogelijk op bestaande bronnen. Het berichtenverkeer is daarbij de belangrijkste bron. Ook bij nieuwe verzoeken om informatie wordt allereerst bekeken of deze op basis van bestaande bronnen geleverd kan worden. • Tijdig en volledig gevuld: om op ieder moment over een volledig beeld te beschikken, is het zaak dat gemeenten hun data tijdig bij de MGR aanleveren zodat dit verwerkt kan worden in het data-warehouse. Een actueel en volledig datawarehouse helpt bijvoorbeeld bij het in kaart brengen van onjuistheden in declaraties en trends in omzetontwikkeling bij aanbieders. • Antwoord geven op de informatiebehoefte van gebruikers: De informatie die de MGR genereert wordt gebruikt door de MGR en de gemeenten. Er is steeds meer vraag naar informatie voor uiteenlopende doelen. • Open staan voor gestructureerde aanpassingen in de informatiebehoefte: de MGR moet
zich flexibel kunnen richten naar nieuwe vragen naar informatie die in de tijd ontstaan. Naast de juiste grondhouding hoort daarbij ook voldoende kwaliteit om nieuwe vragen te kunnen beantwoorden met nieuwe of doorontwikkelde rapportages.
Hoe vergroten we de effectiviteit van het gebruik van de data? Verder bouwen vanuit de bestaande basis: De komende jaren kan worden gebouwd vanuit de bestaande basis die voor het belangrijkste deel is gebaseerd op het berichtenverkeer van gemeenten. Hiervoor blijven we Power BI als standaard gebruiken omdat ook de gemeenten met deze tool werken en gemakkelijk kunnen worden verbonden met de rapporten die de MGR maakt. Wanneer de MGR laat zien welke signalen er zijn (de feitelijke analyse, de data en het verhaal) krijgt de informatie meer betekenis. Bij leveranciersgesprekken mag informatie op basis van data een prominentere plek krijgen in het gesprek. Tevens willen we in accountgesprekken tussen de gemeente en de MGR de rapporten met informatie over het zorggebruik bij gemeenten bespreken. Dit gaat het gemeenschappelijke beeld over de ontwikkelingen van zorgkosten vergroten en kan ook bij gemeenten leiden tot bijsturing in bijvoorbeeld de wijkteams. Naast het gebruik van data/rapportages bij gesprekken met leveranciers en accountgesprekken, willen we vanaf 2023 minimaal twee keer per jaar een themasessie doen waarbij data de bron is. Dit kan bijvoorbeeld gaan over declaratiegedrag van aanbieders, de duurste cliënten, verschillen tussen gemeenten in het gebruik van berichtenverkeer, kosten per wijkteam/gebied.
Uit deze sessies komen gerichte acties die kunnen leiden tot nader onderzoek zoals materiële controle. Met bovenstaande acties stellen we als doel dat data meer gaat leven, een groter aantal gebruikers krijgt en in een bredere context gebruikt gaat worden voor kaderstelling, monitoring, sturing en bijsturing.
Bouwstenen Gestructureerde data (duidelijke definities)
Werkt met bestaande bronnen / data die al beschikbaar is (geen extra registratie)
Bevat de data die antwoord kan geven op de informatiebehoefte van de gebruikers
20
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Wordt tijdig en volledig gevuld
Staat open voor het op een gestructureerde manier aanpassingen doorvoeren in de informatiebehoefte
Geen ongebreidelde wildgroei aan informatie
Doorontwikkeling regionaal datagebruik
Het risico bestaat dat er een overload aan informatie ontstaat. Om dit te voorkomen, zien wij een drietal ontwikkelacties: 1. We brengen samen met de regio in kaart welke informatie bij wie beschikbaar is. 2. Bij de vraag om een nieuw rapport moet worden beoordeeld of de informatievraag vanuit een bestaand rapport kan worden beantwoord. Dit zou kunnen door verzoeken om nieuwe rapporten te beoordelen voordat ze worden opgepakt, bijvoorbeeld met een regionale klankbordgroep. 3. Bij kleinere aanpassingen van rapporten willen we een eenvoudigere wijzigingsprocedure toepassen. Bij informatievragen zou als uitgangspunt moeten gelden dat de gezochte informatie in maximaal “twee muisklikken” beschikbaar moet komen.
Breder kijkend dan alleen naar de MGR-data, valt op dat op verschillende plekken op verschillende manieren data wordt verzameld en geanalyseerd: regionaal is er de arrangementenmonitor, de MGR heeft de monitor contractmanagement en individuele gemeenten hebben hun eigen rapporten. Voor de effectiviteit van het regiobrede datagebruik is het van belang dat: • er overzicht en ordening komt in alle beschikbare data: de data in de verschillende monitoren moeten onderling congruent zijn. Het is een toegevoegde waarde wanneer alle data zo herkenbaar mogelijk op één plek of via één toegang toegankelijk is. Met deze aanpak kan de data onderling in verband worden gebracht. • de benutting ervan wordt geborgd: in de praktijk blijkt dit een weerbarstige zaak. Echter als de data niet worden gebruikt, heeft het ook geen zin om ze te verzamelen. • er integrale data-analyses komen: door de data in de verschillende monitors onderling in verband te brengen, ontstaat er betere en concretere sturingsinformatie voor de gemeenten. We zien mogelijkheden om de informatie door te ontwikkelen naar informatie van strategische en tactische betekenis.
Gemeenten zijn verantwoordelijk voor de data-inrichting en datakwaliteit Bij gemeenten moet gewerkt worden aan het besef dat zij zelf verantwoordelijk zijn voor hun data-kwaliteit. Dat betekent dat werken in systemen via vaste procedures moet lopen en dus geen correcties buiten het bestaande proces mogen worden doorgevoerd (bijvoorbeeld zonder berichtenverkeer indicaties of declaraties corrigeren is een doodzonde voor datakwaliteit). De MGR kan hierin een ondersteunende rol vervullen. Zo kan de MGR kennis en best practices en geconstateerde knelpunten met hun oplossingen delen met de gemeenten. Met de aansluiting van de gemeenten uit Midden-Limburg bij de MGR zullen wij ook de samenwerking met de data-analisten uit de regio verder uitbouwen. Dit kan onder andere met de doorontwikkeling van rapportages.
21
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
De MGR adviseert het Regionaal Managementoverleg (uitgebreid met de managers van ML) om de regionale werkgroep monitoring (uitgebreid met medewerkers van ML) opdracht te geven om een advies uit te brengen over de bovenstaande punten. De MGR neemt deel aan het onderzoek/de discussie.
Planning
1
Onderwerp
Ontwikkelactie
Doorbouwen aan de bestaande basis
• • • •
2
Geen ongebreidelde wildgroei aan informatie
• • •
3
In kaart brengen welke informatie bij wie beschikbaar is Verzoeken om nieuwe rapporten vooraf beoordelen door bijvoorbeeld een klankbord Eenvoudige wijzigingsprocedure voor kleinere aanpassingen aan rapporten
Gemeenten verantwoordelijk voor data-inrichting en data-kwaliteit
• •
Doorontwikkeling van de informatie
het Regionaal Managementoverleg NL (uitgebreid met de managers van ML) verzoeken om de regionale werkgroep monitoring (uitgebreid met medewerkers van ML) opdracht te geven om een advies uit te brengen over de doorontwikkeling van het regionaal datagebruik
4
22
Rapporten in Power BI ontwikkelen Data-analyses opzetten Data gebruiken bij leveranciersgesprekken en accountgesprekken Themasessies organiseren nav data-analyse
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
kennis, best practices e.a. met de gemeenten delen samenwerking met data-analisten ML opzetten
5
ONTWIKKELING VAN DE MGR OP MIDDELLANGE TERMIJN
Het traject dat we hebben doorlopen heeft veel ontwikkelacties voor de kortere termijn opgeleverd. De focus ligt op het bestendigen en doorontwikkelen van de acties die we in de afgelopen planperiode hebben neergezet. We willen met dit plan ook een perspectief neerleggen voor de middellange termijn. Er zijn voldoende aanknopingspunten voor verdergaande regionale sa-
menwerking in het sociaal domein. Dit zijn onderwerpen die door middel van business case studies worden onderzocht voordat hiervoor besluitvorming wordt gevraagd. Onderstaand treft u een beschrijving van onderwerpen die we gaan onderzoeken en, bij positieve besluitvorming, ook met de regio gaan oppakken:
Onderzoeksonderwerp
Toelichting:
1
Deelname door Midden-Limburgse gemeenten aan module 1 MGR
Onderzocht kan worden of Midden-Limburg ook aan de module kan gaan deelnemen waarbij de MGR de taken inkoop, contractbeheer, contractmanagement en datamanagement voor Wmo, jeugd en participatie voor Midden-Limburg gaat verzorgen. Dit zou overigens ook eventueel kunnen met het inrichten van een derde module om daarmee verschil in opgaven zoals contractering afzonderlijk te begroten en af te rekenen.
2
Het instellen van een module waarin de backofficetaken sociaal domein van gemeenten worden ondergebracht
In het verleden is al onderzoek gedaan naar de haalbaarheid van een dergelijke module. Toen was de tijd er nog niet rijp voor. Inmiddels is de situatie in de arbeidsmarkt veranderd waardoor gemeenten meer moeite moeten doen om dergelijke taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Het onderzoek zou kunnen worden geactualiseerd. Allereerst dient onder de gemeenten gepeild te worden of er überhaupt animo is om deze taken bij de MGR onder te brengen.
3
Het instellen van een module waarin de toegang van het sociaal domein wordt ondergebracht
Ook hier kan worden onderzocht of het vormen van één toegang, decentraal georganiseerd maar centraal aangestuurd, voordelen oplevert bij de uitvoering van het sociaal domein.
Het gaat hier steeds om de uitvoering van het sociaal domein. De MGR houdt de focus op bedrijfsvoeringstaken. Onderzoek zal uit gaan wijzen wat de voordelen zijn van een centralisatie van dergelijke taken bij de MGR.
23
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Voordelen voor de gemeenten kunnen zijn: kostenbesparing door schaalvoordelen meer continuïteit in de bedrijfsvoering door schaalgrootte eenduidigheid van werken wat leidt tot minder administratie en foutherstel bij gemeenten en aanbieders
6
SLOTANALYSE TRAJECT-EIGENAAR
Net als in 2020 was het traject om tot dit plan 2023 - 2025 te komen waardevol en boeiend. Zeker nu de mogelijkheid er weer was om in een live-setting te werken. Er is een koers vastgelegd die gaat zorgen voor de bestendiging van de stappen die de afgelopen jaren zijn gezet. Ook zien we mogelijkheden om de regionale samenwerking in het sociaal domein uit te breiden en voordelen te verzilveren op het gebied van kosten, kwaliteit en continuïteit voor gemeenten. 7
PLANNING
Een aantal acties zijn al in 2022 opgepakt/gestart. Dat was mogelijk doordat het meeste denkwerk voor het uitvoeringsplan heeft plaatsgevonden in de eerste helft van 2022.
24
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
De planning geeft de huidige inschatting weer met betrekking tot de uitvoering van de ontwikkelacties. Hij kan gedurende de planperiode vanwege onvoorziene omstandigheden of veranderde inzichten wijzigen.
25
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
Vertrouwen
Governance regio
A
B
Onderwerp
Bepalen inkoopstrategie
Opbouwen vertrouwen Midden-Limburg
10
5
Teambuilding
Kennisdeling op inkooptrajecten
Opleidingsplan
8
9
4
Verwachtingenmanagement met betrekking tot kennis en expertise
7
Afstemming tussen gemeenten en de MGR bij de voorbereiding op besluitvorming bij de MGR
Laten zien wat bereikt is
6
3
Afstemming besluitvormingscycli regio/individuele gemeenten
5
Informatie gemeenten over de ontwikkelingen bij de MGR
Optimalisering rapportagecyclus uitvoering modules 1 en 2
4
2
Herkenbaarheid adviezen
3
Rolafbakening bij het inkoopproces en uitwerking rol van opdrachtgever aan de MGR
Relaties opbouwen tussen de MGR en de gemeenten
2
1
Verwachtingenmanagement met betrekking tot de samenwerking
1
Ontwikkelpunt
verbeterpunten inventariseren en oppakken
tweemaal per jaar deelt de MGR de laatste inzichten op het gebied van de inkoop in het sociaal domein met de gemeenten.
de inkopers van de MGR zorgen ervoor dat ze voldoende zichtbaar bij, en beschikbaar voor de gemeenten zijn.
ambtelijke afstemming over adviezen aan bestuur MGR
stakeholders in de ambtelijke organisatie proactief informeren
advies afbakening rollen PHO, RMO en AB/DB
verdiepingssessies over rollen, taken en bevoegdheden
een of meer voorlichtingssessies over de MGR
voortzetting teamcoaching en LEAN-opleiding (yellowbelt)
opleidingsplan opstellen
aanpassingen/actualisaties afstemmen met stakeholders
handboek werkprocessen evt aanpassen
doornemen/aanscherpen afspraken met gemeenten
informatiebrieven met resultaten contractmanagement en andere resultaten
procesvoorstel regionaal besluitvormingsproces (indien nodig)
uitvraag regionale besluitvormingsprocessen
uitvraag procesgang en formele aanlevermomenten collegevoorstellen
herkenbare rapportagecyclus
verwerking gemeentelijke input in adviezen
criteria adviezen en aanpassing advisering AB/gemeenten
contact over casussen
informele sessies over samenwerkingsthema’s
planmatig gemeenten bezoeken
aanpassingen/actualisaties afstemmen met stakeholders
handboek werkprocessen evt aanpassen
doornemen/aanscherpen samenwerkingsafspraken
jaarplanning MGR
Ontwikkelactie
MGR Uitvoeringsplan - planning 2023-2025 (1/2) 2022 Q3
2022 Q4
2023 Q1
2023 Q2
2023 Q3
2023 Q4
2024 Q1
2024 Q2
2024 Q3
2024 Q4
2025 Q1
2025 Q2
2025 Q3
2025 Q4
26
MGR Uitvoeringsplan 2023-2025
effectief datagebruik
D
Middellange termijn ontwikkeling
eenduidige samenwerking
C
Onderwerp
Deelname door Midden-Limburgse gemeenten aan module 1 MGR
Het instellen van een module waarin de backofficetaken sociaal domein van gemeenten worden ondergebracht
Het instellen van een module waarin de toegang van het sociaal domein wordt ondergebracht
2
3
Doorontwikkeling van de informatie
4
1
Gemeenten verantwoordelijk voor data-inrichting en data-kwaliteit
3
Samenspel contractmanagement, toegang, beleid etc. nader vormgeven
6
Geen ongebreidelde wildgroei aan informatie
Stakeholderanalyse van de verschillende gemeenten
5
2
betrokkenheid gemeente bij MGR
4
Verder bouwen aan de bestaande basis
Module 2: gemeentelijk samenwerkingsconstruct op NML-niveau
3
1
Concepten vroegtijdig delen met gemeenten en onderlinge afstemming hierover faciliteren
2
Eenduidige werkwijze mbt kaderstelling
8
Sparren met andere gemeenschappelijke regelingen en hiervan leren
Versterking verbinding met andere terreinen en regionale thema’s
7
1
Beleidsproces Maatschappelijke Opvang en Beschermd Wonen
6
Ontwikkelpunt
MGR Uitvoeringsplan - planning 2023-2025 (2/2)
meerwaarde onderzoeken
onderzoek uit het verleden actualiseren
meerwaarde onderzoeken
opdracht rwg monitoring organiseren
samenwerking met data-analisten ML
kennis, best practices e.a. met de gemeenten delen
eenvoudige wijzigingsprocedure voor kleinere aanpassingen aan rapporten
beoordeling verzoeken om nieuwe rapporten
in kaart brengen welke informatie bij wie beschikbaar is
themasessies nav data-analyse
data gebruiken bij leveranciersgesprekken en accountgesprekken
data-analyses opzetten
rapporten in Power BI ontwikkelen
samenspel inrichten
actualiseren/vervolmaken en toepassen in communicatie met gemeenten
input accounthouders voor kaderbrief
accounthouders vaker informeren/inschakelen
inventarisatie van/overleg over samenwerkingsconstruct NML
bestuursadviseurs van gemeenten informeren over de achtergrond van voorstellen + infomeren over de adviezen die we aan hun bestuurders voorleggen.
onderzoek afstemming manier van werken GR-en van ‘Grip op samenwerking’
leren van andere gemeenschappelijke regelingen
eenduidige werkwijze opstellen en implementeren in NML (kaderbrief, zienswijzen, begroting)
-
beleidsproces bestendigen en samen met de gemeenten verder doorontwikkelen.
Ontwikkelactie
2022 Q3
2022 Q4
2023 Q1
2023 Q2
2023 Q3
2023 Q4
2024 Q1
2024 Q2
2024 Q3
2024 Q4
2025 Q1
2025 Q2
2025 Q3
2025 Q4