Reacties fracties en college

Reacties fractie en college van B&W herziening verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning

Aan de fracties en het college van B&W is gevraagd te reageren op het voorstel om de Verordening ambtelijke bijstand en fractievergoeding en de Instructie voor de raadsgriffier te actualiseren. Twee fracties, CDA en Dorpsbelangen, en het college van B&W (i.c. de gemeentesecretaris) hebben gereageerd. Hieronder hun inbreng, voorzien van commentaar van de griffier. CDA Raadsbesluit verordening ambtelijke bijstand Artikel 3.1: Er wordt aangegeven dat het raadslid bij een verzoek om ambtelijke bijstand o.a. een inschatting moet maken voor de benodigde tijd om aan het verzoek te voldoen. Hoe moeten wij ons dat voorstellen? Voor ons is het lastig te beoordelen hoeveel tijd een ambtenaar nodig heeft. En mochten er verzoek komen voor zegge 5 uur, wat zijn de gevolgen als de ambtenaar 10 uur nodig heeft voor het verzoek? Kan de griffie / gemeentesecretaris niet beter een indicatie geven van de benodigde tijd? Inschatten van de benodigde tijd is inderdaad lastig. Voorstel aanpassing: de verzoeker om ambtelijke bijstand doet in samenspraak met de griffier een inschatting van de benodigde tijd. Artikel 8.2: Hierin wordt verwezen naar het tweede lid. Dat zou volgens mij het eerste lid moeten zijn. Klopt; wordt aangepast. Raadsbesluit instructie griffier Artikel 6 mist in de verordening. Klopt; 7 moet 6 zijn in deze instructie en 8 is 7.

In de instructie die als voorbeeld is gebruikt, staat een uitgebreid artikel 6 dat bij ons overbodig is in verband met zaken die in ons reglement van orde zijn geregeld (routering en afhandeling vragen). Artikel 7.2 (nu 6.2): Hierin wordt een onderscheid gemaakt tussen de plaatsvervangend griffier en de assistent-griffier. De plaatsvervangend griffier voor gemeenteraadsvergadering, de assistent voor overige vergaderingen. Waarom wordt dit onderscheid gemaakt? De Gemeentewet schrijft voor dat de raad de vervanging van de griffier regelt. Dit gebeurt door het aanwijzen van een persoon die de functie van plaatsvervangend griffier vervult. Dat is bij ons niet de assistent griffier, maar plaatsvervangend griffier Meike Stortelder. Alleen de griffier of plaatsvervangend griffier mag (moet zelfs…) in raadsvergaderingen aanwezig zijn. De assistent griffier heeft geen wettelijke rol in raadsvergaderingen. Zij mag wel de griffier vervangen in commissie- en presidiumvergaderingen. Mogelijke beleidsregels college Artikel 2.1: Hierin wordt verwezen naar artikel 2 van de Verordening. Zou dat niet artikel 3 moeten zijn. Klopt, maar er wordt voorgesteld geen beleidsregels vast te (laten) stellen. Zie reactie gemeentesecretaris.

Dorpsbelangen Raadsbesluit verordening ambtelijke bijstand Paragraaf 1 Begripsomschrijving is toegevoegd. Door dit te doen ga je juist het e.e.za. formaliseren. De vraag is of dit wenselijk is. Een verordening heeft als doel een en ander te formaliseren. Begripsomschrijvingen zijn nodig om, de verordening lezende, te weten waarover het gaat. De griffier wordt hier de centrale rol gegeven t.o.v. verordening 2015. Immers daar kon ook aan de ambtenaar informatieverzoek worden gevraagd. Door de dit te doen wordt het contact tussen de ambtenaren en raadsleden etc. verder teruggedrongen. Ik vind dit niet verkeerd echter de vraag komt dan op of er alsnog ook informeel met de ambtenaren contact kan worden gezocht op eigen initiatief, de telefoontjes zeg maar of gewoon binnen lopen? De afspraak is dat contacten tussen raads- en commissieleden en ambtenaren bij de griffier worden gemeld. Dit wordt in de nieuwe verordening geformaliseerd. Waarom moet hier nu een onderbouwing van het verzoek met specialistische kennis en inschatting van de benodigde tijd bij zitten? Dit is nieuw t.o.v. vorige verordening. Het probleem is dat een raadslid dat vaak niet kan, in ieder geval geen tijdsinschatting en laat staan welke kennis en expertise. Vaak zal het een vraag zijn. Dus die onderbouwing zou ik dan ook door de griffier laten vaststellen, of door de secretaris n.a.v. de uitgezette vraag.

Zie reactie bij hetzelfde door het CDA naar voren gebracht punt. Waarom moet het college beleidsregels opstellen? Dit gaat het college helemaal niets aan en ik zie hier geen meerwaarde van. Ambtenaren werken immers ook voor de raad. Art 3 leden 3-4-5-6 lijkt me totaal overbodig en dus stel ik voor deze te schrappen. Het college gaat hier wel degelijk over. De ambtenaren die worden gevraagd bijstand verlenen, zijn in dienst van het college. Niet van de raad, op de griffier en assistent griffier na. Het college vindt het vaststellen van beleidsregels echter niet nodig, dus is dit onderdeel geschrapt. Tevens zou ik apart opnemen dat ieder raadslid recht heeft op ambtelijke ondersteuning, maar dit per fractie geregeld wordt. Volgens Gemeentewet artikel 33 lid 1 hebben de raad en elk van zijn leden recht op ambtelijke bijstand. De fracties gaan hier dus niet over. In hetzelfde artikel staat in lid 2: De in de raad vertegenwoordigde groeperingen hebben recht op ondersteuning. Die ondersteuning is geregeld in de vorm van geld. Als je ‘in de raad vertegenwoordigde groeperingen’ leest als fracties, dan gaan deze hier wél over. € 750,- per jaar sinds 2015?? Dit bedrag is niet geïndexeerd. Dat lijkt me wel relevant dat dit gebeurt? Stel 3% per jaar zitten we nu op € 850,- per jaar ongeveer. Dus dat zou het vaste bedrag moeten zijn.

€ 114,- wordt dan gezien bovenstaande € 149,-! Ik zie niet in waarom deze niet hoeven te worden geïndexeerd? Dus graag aanpassingen aub. Deze discussie mag de raad voeren. Er zijn geen (andere) signalen binnengekomen dat de genoemde bedrag te laag zouden zijn. Bovendien is er, los van de fractievergoedingen, nog meer geld beschikbaar voor ondersteuning van de gemeenteraad (€ 20.000,-- per jaar). Een fractie die iets wil laten uitzoeken door een externe, kan zich bij de griffier melden voor een financiële bijdrage. Het heeft de voorkeur dit op deze manier te blijven regelen.

Is het mogelijk om duidelijker te specificeren waar de gelden dan wel aan besteed mogen worden en waaraan niet? Kan in een handleiding, bijvoorbeeld door de voorbeelden uit het verleden aan te halen. Voor een nieuwe partij is het vaak onduidelijk wat hiermee bekostigd kan en mag worden. Prima. Ik zou hier ook vermelden dat wat al door de gemeente wordt vergoed, bijvoorbeeld de tablets en dat deze in bruikleen blijven etc. Tevens zou ook vermelding hierbij moeten staan waar de fracties nog meer aanspraak op kunnen maken, bijvoorbeeld scholingskosten, reiskosten etc. probeer hier volledig te zijn, komt er ook nooit geen vraag meer en onduidelijkheid daarover. Staat los van deze verordening. Is al op een andere manier geregeld, te weten in de Verordening rechtspositie raads- en commissieleden gemeente Bergen (L) 2019 die voortvloeit uit het (landelijke) Rechtpositiebesluit decentrale politieke ambtsdragers. Over inhoud van deze verordening en regeling is (schriftelijk) uitleg gegeven aan de (nieuwe) raads- en commissieleden. Als hieraan behoefte bestaat, kan dit nog een keer gebeuren. Al met al snap ik wel wat er gebeurt maar zoals de handleiding van de VNG aangeeft, werkt het in Echt-Susteren om beleidsregels in te schakelen. Ik heb een beetje het gevoel dat we dan te formeel bezig zijn. Ik zou eerder zeggen ga in gesprek bij problemen, hopende dat het niet zal voorkomen.

Uiteraard zal het e.e.a. zich in de praktijk moeten bewijzen. Als de secretaris vele verzoeken afwijst snap ik dat we moeten gaan formaliseren. Maar vanuit oogpunt van onze partij hebben we nog nooit een verzoek ingediend op deze wijze. Maar goed dat we nu weten dat het eventueel zou kunnen. Inderdaad hebben zich tot nu toe geen problemen voorgedaan rond verzoeken om ambtelijke bijstand. Om die reden worden er geen beleidsregels opgesteld. Hoe en wanneer wordt de werking en de effectiviteit van de verordening geëvalueerd? Worden de ervaringen en evaluaties van raadsleden en ambtenaren vastgelegd zodat ze als input kunnen gelden voor de evaluatie, waardoor er eventueel aanpassingen gemaakt moeten worden? Voorstel: na 4 jaar verordening evalueren en eventueel aanpassen. College van B&W (i.c. de gemeentesecretaris) De gemeentesecretaris stelt voor geen beleidsregels door het college te laten vaststellen. Voert naar zijn oordeel veel te ver voor de situatie in Bergen waar in ieder geval de historie laat zien dat er geen aanleiding is dit zo formeel vast te leggen. Voorstel: er komen geen beleidsregels.