Raadsvoorstel interbestuurlijk toezicht archief en informatiebeheer

Voorstel aan de gemeenteraad Datum besluitvorming college 7 juni 2022

Portefeuillehouder F. Pekema

Datum vergadering 11 juli 2022

Onderwerp Verbetervoorstellen in het kader van interbestuurlijk toezicht archief- en informatiebeheer

Aan de raad,

Inleiding

De provincie heeft in het kader van IBT (Interbestuurlijk Toezicht) Archief- en Informatiebeheer een brief gestuurd over de stand van zaken van informatiebeheer en archieftaken. De brief (Toezichtsbrief beoordeling IBT Archief- en Informatiebeheer) treft u aan als bijlage. Dit heeft vooral te maken met de achterstand op de digitalisering. De in gang gezette implementatie van het zaaksysteem draagt in hoge mate bij aan het kunnen voldoen aan de eisen uit de archiefwet.

Relatie met begroting / coalitieprogramma / speerpunten Het betreft een wettelijke taak uit de archiefwet, waar vanuit de provincie toezicht op wordt gehouden middels het IBT.

Argumenten Wettelijk zijn gemeenten verplicht om bepaalde informatie (digitaal) te bewaren, zodat deze op een later tijdstip terug kunnen vinden, of die vanwege andere wettelijke verplichtingen bewaard moet blijven. De volgende verbetervoorstellen dragen bij aan duurzaam archiefbeheer. Verbetervoorstellen; Tijdens het gesprek van woensdag 6 april 2022 tussen provincie, onder leiding van gedeputeerde Roest en ambtelijke ondersteuning (IBT) en gemeente (wethouder Pekema met ambtelijke ondersteuning) zijn de volgende verbeterstappen al mondeling toegelicht. In verband met informatieveiligheid, zijn vanwege de openbaarheid van dit stuk alle namen van software en koppelingen gestandaardiseerd. Het IBT was zeer tevreden over de aanpak, zoals die ook in dit voorstel zijn weergegeven. Aanstellen Archivaris; Een archivaris controleert als onafhankelijk extern deskundige de processen en kwaliteit van het archief. Vanaf 2023 is het verplicht voor een overheidsinstantie om een archivaris aan te stellen. Vanwege specifieke kennis, omvang en uitvoering van de taak, zijn we aan het onderzoeken om hierbij de samenwerking op te zoeken met een specialistische partij. Aanschaf en inrichting zaaksysteem; (project gereed Q2 2023) Op dit moment worden de processen en verdere inrichting van het zaaksysteem al op orde gebracht.

Zo is via een informatiemanagementtool inzicht in de processen en overige informatie voor het verwerken van zaken en zaaktypen. Deze zaaktypen worden jaarlijks gecontroleerd, bijgehouden en dienen als basis voor de inrichting van het zaaksysteem. In het zaaksysteem zit een gecertificeerde metadatering volgens de TMLO (Toepassing Metadatering Lagere Overheden) methode. Het zaaksysteem is ISO16175 (voormalig NEN 2082) gecertificeerd. De leverancier is nauw betrokken bij de totstandkoming van de MDTO (Metagegevens voor Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie), welke als

Pagina 1 van 3

uitwisselingsstandaard richting e-depots wordt ingesteld, waarmee de gemeente op het gebied van duurzaam beheer goede stappen zet. Hiermee voldoen we aan de huidige eisen. We zijn bezig met de ontwikkeling van een metadata-schema, waarbij de informatie gecategoriseerd kan worden op grond van dit vastgestelde schema. Handboek vervanging (substitutie); (gereed Q3 2022) Vanuit project zaakgericht werken is er, vanwege de kosten, voor gekozen om niet alle archiefbescheiden te digitaliseren en op te nemen in het zaaksysteem. Het kwaliteitssysteem is onderdeel van het handboek vervanging(substitutie ). Met behulp van dit handboek kan op een verantwoorde wijze en door regelmatige kwaliteitscontroles de analoge archiefbescheiden na digitalisering vernietigd worden. Hierdoor voorkomen we een ongewenste hybride situatie. In het handboek is beschreven hoe de kwaliteit van de substitutie gecontroleerd en gegarandeerd wordt. Overbrengen archief naar regionaal archief; Er wordt op dit moment onderzocht of de voor de eeuwigheid te bewaren stukken overgebracht kunnen worden naar een gespecialiseerde archiefinstelling, omdat het voordeel daarvan is, dat altijd wordt voldaan aan de wettelijke eisen ten behoeve van archiefbeheer. Dit lijkt momenteel efficiënter dan het geschikt maken van de huidige archiefbewaarplaats.

De gemeente Bergen beschikt zelf over een archiefbewaarplaats, waar alle voor de eeuwigheid te bewaren stukken worden opgeslagen. Deze moet voldoen aan wettelijke eisen. In het kader van de verbouwing van het gemeentehuis wordt deze inrichting meegenomen in dat project. Migratie Dossier Inventarisprogramma en Postregistratieprogramma Bij livegang van het zaaksysteem worden post en dossiers direct digitaal binnen dit systeem opgeslagen. Voor een verbetering van de analoge dossier- en brieven registratie wordt onderzocht welke mogelijkheid er is, om die informatie ook binnen het zaaksysteem op te slaan. Conclusie; Bovenstaande punten dragen bij aan een inhaalslag op het gebied van correct archiefbeheer. In het najaar zullen afgevaardigden van de IBT-commissie wederom langskomen om de stand van zaken te bespreken over bovengenoemde verbetervoorstellen.

Communicatie Dit voorstel en besluit wordt gedeeld met de IBT commissie van de provincie en wordt meegenomen in de standaard openbaarmaking.

Juridische aspecten We moeten voldoen aan de eisen die de archiefwet aan ons stelt.

Financiën / fiscale gevolgen De financiële gevolgen zijn, zoals nu voorzien, beperkt van omvang en kunnen worden opgevangen binnen de huidige begrotingsposten van bedrijfsvoering.

Voorstel Wij stellen u voor: 1. In te stemmen met de verbetervoorstellen in het kader van interbestuurlijk toezicht Archief- en informatiebeheer.

Pagina 2 van 3

Burgemeester en wethouders van Bergen (L),

H.H.M. Timmermans De secretaris

M.H.E. Pelzer De burgemeester

Bijlage(n) Toezichtbrief beoordeling IBT Archief- en Informatiebeheer Raadsbesluit IBT Archief- en informatiebeheer

Pagina 3 van 3