Raadsvoorstel inkoop en aanbesteding

Voorstel aan de gemeenteraad Datum besluitvorming college 5 oktober 2021

Portefeuillehouder drs. A. Splinter

Datum vergadering 9 november 2021

Onderwerp Actualisatie inkoop- en aanbestedingsbeleid en invoering inkoopreglement voor de borging van de inkoopprocessen

Aan de raad,

Inleiding Naar aanleiding van een procesoptimalisatie voor de gemeente Bergen, uitgevoerd door Haute Equipe, is gebleken dat de inkoopprocessen onvoldoende waren geborgd in de organisatie. Verder is de wens uitgesproken om de drempelbedragen voor de enkelvoudig onderhandse inkoopprocedure te verhogen. Het voorstel gaat over het actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid.

Relatie met begroting / coalitieprogramma / speerpunten De doelstelling in de Energievisie en Omgevingsvisie 2030, om in 2030 energieonafhankelijk te zijn, zijn opgenomen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid onder maatschappelijk verantwoord inkopen. Aanpassing drempelbedragen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid, om gemakkelijker te kunnen gunnen aan lokale ondernemers, al of niet in concurrentie.

Argumenten Hieronder zijn de argumenten opgenomen van het nieuwe voorstel: • Actualisatie naar nieuwe wet- en regelgeving (3.1) o Zie paragraaf 3.1 Algemeen juridisch kader • Het schrappen van een goedkeuring van het college wanneer er voor een bredere aanbestedingsvorm wordt gekozen dan de voorgeschreven inkoopprocedure (3.5) o Geen afwijkingsvoorstel nog, als budgethouder meer concurrentie nodig acht • Maatschappelijk verantwoord inkopen (4.2) o Borgen doelstelling Energievisie en Omgevingsvisie 2030 o Maatschappelijk Verantwoord Inkopen (‘MVI’) betekent dat de gemeente er naar streeft, de effecten op people, planet en profit zoveel mogelijk mee te nemen bij haar inkopen • Het aanpassen van de drempelbedragen per inkoopprocedure (5.8) o Het advies van de Gids Proportionaliteit (2 e herziening 2020) is gevolgd, zijnde: Het is goed om bij de keuze voor een procedure de (administratieve) lasten die deze keuze met zich brengt voor zowel de aanbestedende dienst als de inschrijvers in ogenschouw te nemen. Gelet op deze (administratieve) lasten lijkt de één op één gunning of gunning uit de hand (enkelvoudig) voor ‘kleine opdrachten’ het meest geschikt.

• In algemene zin kan voor de waarde van een 'kleine opdracht' voor leveringen en diensten gedacht worden aan opdrachten tot € 50.000 en voor werken € 150.000 • Tot de Europese drempel voor leveringen en diensten en tot een bedrag van € 1.500.000 voor werken wordt een meervoudig onderhandse procedure proportioneel geacht. o Er is aansluiting is gezocht naar het mandaat van de afdelingshoofden, zijnde € 50.000,--.

Pagina 1 van 3

Er kan meer en eenvoudiger gegund worden aan lokale ondernemers, al of niet in concurrentie. o De voorgestelde wijzigingen betreffen: • Voor leveringen en diensten: o het drempelbedrag voor één op één gunning verhogen van € 30.000,-- naar € 50.000,-o het drempelbedrag voor meervoudig verhogen van € 30.000,-- tot € 100.000,--, naar € 50.000,-- tot Europees, waarmee de nationale procedure komt te vervallen • Voor werken: o het drempelbedrag voor één op één gunning verhogen van € 50.000,-- naar € 150.000,-o het drempelbedrag voor meervoudig verhogen van € 50.000,-- tot € 1.500.000,--, naar € 150.000,-- tot € 1.500.000,--, de nationale procedure blijft ongewijzigd Het borgen van de interne processen middels het inkoopreglement (6.2) o Om taken, rollen en verantwoordelijkheden te duiden o Regelt de uitvoering binnen de organisatie o

•

Communicatie Voor de invoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid en het inkoopreglement, zal de organisatie middels bijeenkomsten voor de budgethouders door de inkoopadviseur worden geïnformeerd. Ook zal er middels intranet worden gecommuniceerd.

Juridische aspecten Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal op diverse internetsites geactualiseerd worden.

Financiën / fiscale gevolgen n.v.t

Pagina 2 van 3

Voorstel Wij stellen u voor: Een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid vast te stellen per 1 januari 2022.

Burgemeester en wethouders van Bergen (L),

H.H.M. Timmermans De secretaris

M.H.E. Pelzer De burgemeester

Bijlage(n) 1. Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2. Raadsbesluit

Pagina 3 van 3