Raadsvoorstel beschikbaar stellen krediet voor vervanging discussiesysteem Raadzaal

Voorstel aan de gemeenteraad Datum besluitvorming N.v.t.

Portefeuillehouder Presidium

Datum vergadering 11 juli 2023

Onderwerp Beschikbaar stellen krediet voor vervanging discussiesysteem Raadzaal Aan de raad,

Inleiding Bij raads- en commissievergaderingen in de Raadzaal wordt gebruik gemaakt van een discussiesysteem. Dit systeem, bestaande uit microfoons en diverse ondersteunende apparatuur, is nodig om elkaar te kunnen verstaan en om wat er wordt gezegd te streamen naar NotuBiz voor rechtstreekse uitzending en archivering van vergaderingen. Het huidige discussiesysteem, aangeschaft in 2015, is aan het eind van zijn economische en technische levensduur. Dit betekent dat de kans op uitval van dit systeem steeds groter wordt. Ook is integratie met het onlangs geïnstalleerde camerasysteem niet mogelijk, slechts één van de vijf camera's kan op dit moment worden gebruikt. Vandaar het voorstel om een nieuw discussiesysteem aan te schaffen en hiervoor een krediet beschikbaar te stellen.

Relatie met de begroting De gemeente Bergen hanteert niet de systematiek van het aanschaffen van noodzakelijke apparatuur, deze afschrijven en geld reserveren voor vervanging ervan na het verstrijken van de economische en/of technische levensduur. Als het laatste aan de orde is, moet een nieuw krediet beschikbaar worden gesteld. In de begroting 2023 is dit niet gebeurd voor het discussiesysteem in de Raadzaal. De reden hiervoor is dat het camerasysteem in de Raadzaal veel later is aangelegd dan gepland, met als oorzaak het mondiale tekort aan computerchips. Op het moment dat dit camerasysteem is besteld, december 2021, leek een –zij het beperkte- integratie met het huidige discussiesysteem mogelijk. De software die hiervoor nodig is, is echter doorontwikkeld waardoor dit niet meer kan. Omdat het wenselijk is het camerasysteem zo snel mogelijk optimaal te benutten, doen wij dit voorstel voor het beschikbaar stellen van een krediet (ten laste van de algemene reserve) voor de aanschaf van een nieuw discussiesysteem.

Argumenten In 2015 is de Raadzaal vernieuwd en is een nieuw discussiesysteem aangeschaft. Er is toen niet gekozen voor het met camera's in beeld brengen van vergaderingen. Deze wens leefde wel in de raad, wat uiteindelijk heeft geleid tot het eind 2021 bestellen van een camerasysteem. Dit is onlangs geïnstalleerd. Doordat het huidige discussiesysteem niet met het camerasysteem kan worden geïntegreerd, is het niet mogelijk degene die het woord voert apart in beeld te brengen. Het is nu slechts mogelijk om een totaalbeeld van de Raadzaal uit te zenden, vier van de vijf opgehangen camera's zijn niet operationeel. Om het camerasysteem te kunnen gebruiken waarvoor het is bedoeld, moet een nieuw discussiesysteem worden aangeschaft. Gekozen is voor een systeem, bestaande uit 23 zogenaamde discussieposten (16 voor de twee zijtafels, 5 voor de college-, voorzitters- en griffierstafel en 2 voor insprekers). De discussieposten worden geactiveerd met ID-pasjes van de vergaderdeelnemers waardoor het camerasysteem –en de kijker thuis- kan herkennen wie er aan het woord is. Om de kans op storingen tot een minimum te beperken, wordt het discussiesysteem bekabeld. Inmiddels zijn de raadzalen van de meeste gemeenten voorzien van vergelijkbare discussie- en camerasystemen als hulpmiddel bij het zo transparant mogelijk maken van de besluitvorming.

De aanschaf van het nieuwe discussiesysteem vergt een eenmalige investering van EUR 57.000,00. Om een geavanceerde koppeling met NotuBiz mogelijk te maken, is op termijn nog een bedrag van EUR 3.000,00 tot EUR 7.000,00 nodig, maar deze investering verdient zich terug omdat het door de betreffende koppeling niet meer nodig is dat NotuBiz (tegen betaling) geïndexeerde verslagen van vergaderingen genereert. Het is de bedoeling dat het nieuwe discussiesysteem in het zomerreces wordt geïnstalleerd, zodat het vanaf de vergadercyclus in september/ oktober 2023 operationeel kan zijn.

Pagina 1 van 2

Communicatie De aanschaf van een nieuw discussiesysteem zorgt ervoor dat het recent geïnstalleerde camerasysteem optimaal kan functioneren waardoor raads- en commissievergaderingen via NotuBiz goed te volgen zullen zijn.

Juridische aspecten Geen.

Financiën In overleg met het team financiën wordt voorgesteld de aanschaf van het nieuwe discussiesysteem voor de Raadzaal te financieren uit de algemene reserve.

Voorstel Wij stellen u voor: Een bedrag van EUR 57.000,00 (exclusief BTW) beschikbaar te stellen uit de algemene reserve voor de aanschaf van een nieuw discussiesysteem in de Raadzaal.

Met vriendelijke groet, Het presidium van de gemeenteraad van Bergen (L), {{esl:Signer1:capture:size(200,50)}} {{esl:Signer2:capture:size(200,50)}}

I.C. van 't Hof Griffier

M.H.E. Pelzer Voorzitter

Bijlage(n) Raadsbesluit

Pagina 2 van 2