Raadsvoorstel archiefverordening

Voorstel aan de gemeenteraad Datum besluitvorming college 19 december 2023

Portefeuillehouder M.R.G. Buijsse

Datum vergadering 6 februari 2024

Onderwerp Archiefverordening gemeente Bergen (L) 2024

Aan de raad,

Inleiding

Vanuit het Interbestuurlijk Toezicht (IBT) 2021-2022 zijn een aantal opmerkingen gekomen, die betrekking hebben op de manier waarop gemeente Bergen met haar informatiehuishouding en de duurzame toegankelijkheid daarvan omgaan. Eén van de punten was het aanstellen van een archivaris, die, net als de Functionaris voor de Gegevensbescherming (FG) en de Chief Information Security Officer (CISO) een belangrijke taak heeft in ondersteunen van de organisatie bij een correcte omgang van informatie binnen de gemeente. De archivaris heeft de huidige archiefverordening bekeken en deze dient te worden vernieuwd, om zodoende aan te sluiten op de huidige eisen rondom de duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding. U wordt gevraagd de “archiefverordening gemeente Bergen (L) 2024”, zoals toegevoegd in de bijlage vast te stellen.

Relatie met begroting / coalitieprogramma / speerpunten

Er zijn geen specifieke relaties met de begroting. Het betreft een wettelijke eis, waarbij de rollen en functies door de raad worden vastgesteld.

Argumenten

Het voldoen aan de archiefwet is één van de wettelijke taken, waar de gemeente zich op moet richten. Door het opstellen en volgen van - en controleren op de regels en afspraken, kan gemeente Bergen ervoor zorgen dat wordt voldaan aan de juridische eisen rondom duurzame toegankelijkheid van de informatiehuishouding.

Communicatie

Er hoeft geen specifieke communicatie rondom dit onderwerp te worden geregeld, buiten de standaard bekendmaking.

Juridische aspecten Het voldoen aan de archiefwet en de onderliggende regelingen en besluiten is een wettelijke taak, waar vanuit het IBT toezicht op wordt gehouden.

Financiën / fiscale gevolgen

In de begroting zijn reeds middelen opgenomen om te voldoen aan de vereisten.

Voorstel Wij stellen u voor: 1. Akkoord te gaan met de archiefverordening gemeente Bergen (L) 2024; 2. De archiefverordening uit 2019 in te trekken; 3. Deze verordening wordt aangehaald als: Archiefverordening gemeente Bergen (L) 2024.

Pagina 1 van 2

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Bergen (L), {{esl:Signer1:capture:size(200,50)}}

H.H.M. Timmermans Secretaris

{{esl:Signer2:capture:size(200,50)}}

M.H.E. Pelzer Burgemeester

Bijlage(n) -

Archiefverordening gemeente Bergen (L) 2024

Pagina 2 van 2