Raadsvoorstel aanwijzingsbesluit wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer

Voorstel aan de gemeenteraad Datum besluitvorming college 27 augustus 2024

Portefeuillehouder Burgemeester

Datum vergadering 8 oktober 2024

Onderwerp Aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening op grond van de Wmebv en mandaat. Aan de raad,

Inleiding Wat doet de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (hierna: Wmebv)

De Wmebv regelt dat burgers en ondernemers het recht krijgen om formele berichten elektronisch aan de overheid te versturen. Het gaat om berichten die deel uitmaken van een procedure over een besluit (zoals een aanvraag, zienswijze, ingebrekestelling, bezwaarschrift, klachten, of andere berichten die krachtens wettelijk voorschrift zijn voorgeschreven en onder bestuurlijk verkeer vallen). De gemeente wijst de digitale kanalen aan die ze daarvoor kunnen gebruiken. Ook gelden nieuwe waarborgen over onder meer ontvangstbevestiging, notificatie, en termijnverlenging bij storing. Volgens planning treden deze onderdelen van de wet op 1 januari 2025 in werking. De mogelijkheid om per post met de overheid te communiceren blijft. De Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) geeft burgers en bedrijven de keuze tussen de papieren of de digitale weg. Voorts is in dit advies meegenomen om de Gemeentesecretaris te mandateren en tevens de gemeentesecretaris te mandateren om (eventueel) onder mandaat te verlenen, voor alle toekomstig te nemen aanwijzingsbesluiten op grond van de Wmebv.

Inleiding Berichten áán de overheid

Wanneer het gaat om berichten áán de overheid regelt de wet de volgende zaken: Recht op het elektronisch inzenden van een bericht in het kader van een formele (wettelijk geregelde) procedure. De overheid bepaalt welke elektronische weg hiervoor wordt opengesteld (e-mail, webformulier, uploaden bestand). -

Verplichte ontvangstbevestiging van een elektronisch bericht aan de overheid. Hierdoor is de burger er zeker van dat de verzending is gelukt en heeft hij hiervan bewijs.

-

Recht op afschrift van ingevoerde gegevens in een webformulier. Nu kunnen burgers vaak niet meer nagaan wat ze hebben ingevuld. Dat verzwakt hun positie wanneer er hierover discussie ontstaat.

-

Verbod op niet-verplichte gegevens afdwingen in een webformulier. Nu is het voltooien van een elektronische aanvraag vaak alleen mogelijk indien ook antwoord wordt gegeven op vragen die niet nodig zijn voor de aanvraag. Verlengde indieningstermijn bij storing. Daarmee wordt voorkomen dat de burger buiten zijn schuld een termijn overschrijdt.

Zorgplicht

De Wmebv introduceert daarnaast ook een zorgplicht voor bestuursorganen om te zorgen voor passende ondersteuning van burgers bij dienstverlening. Dit onderdeel uit de Wmebv treedt per 1 januari 2025 in werking.

Pagina 1 van 3

Relatie met begroting / coalitieprogramma / speerpunten N.v.t.

Argumenten Op grond van de Awb is een bestuursorgaan verplicht per 1 januari 2025 deze digitale kanalen aan te wijzen middels een aanwijzingsbesluit (zie bijlage 1). Geadviseerd wordt om alle toekomstig nog aan te wijzen digitale kanalen, alsmede alle wijzigingen en aanvullingen ten aanzien van deze aanwijzingsbesluiten, te mandateren aan de Gemeentesecretaris van Gemeente Bergen met de mogelijkheid tot onder mandaat (zie bijlage 2).

Kanttekeningen

Om alle digitale kanalen aan te kunnen aanwijzen, is vooraf onderzoek nodig. In dit onderzoek (tevens nulmeting) wordt onder meer voor iedere website die gemeente Bergen in beheer heeft, geregistreerd welke digitale kanalen er thans openstaan. Omdat dit onderzoek nog niet is afgerond en omdat registratie van alle relevante digitale kanalen een continu proces is, is ervoor gekozen vooreerst de meest cruciale digitale kanalen aan te wijzen (zie bijlage 1) zodat in ieder geval per 1 januari 2025 aan deze wet wordt voldaan. Na afronding van het gehele onderzoek, kunnen alsdan door de (gemandateerde) Gemeentesecretaris, de overige kanalen worden aangewezen. Dit mandaat geldt ook als er in de toekomst nieuwe digitale kanalen bijkomen, kanalen wijzigen of zijn komen te vervallen. Geadviseerd wordt derhalve om (voor nu) de volgende digitale kanalen aan te wijzen: Burgemeester en college: college@bergen.nl Raad: griffie@bergen.nl Algemeen: info@bergen.nl Bezwaarschriften: via nog te bepalen webadres (url) (werkzaam eind 2024) Klachten: via het webadres: Melding doen | Gemeente Bergen. Terzijde: het (digitale) Omgevingsloket is de plek waar alle digitale informatie over de fysieke leefomgeving te vinden is. Denk aan de verschillende regels vanuit gemeente, provincie, waterschap en Rijk.

Zo ontstaat voor burgers, bedrijven en professionals een compleet beeld van wat kan en mag in hun leefomgeving en kunnen vergunningaanvragen worden ingediend en meldingen worden gedaan. Deze website wordt (in zoverre) niet beheerd door gemeente Bergen maar wordt zekerheidshalve wel als (officieel) kanaal aangewezen.

Communicatie

Het aanwijzingsbesluit en het mandaatbesluit zijn beide openbaar en zullen op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd.

Juridische aspecten

Een bestuursorgaan (in casu: de raad, het college van B&W of de Burgemeester, ieder voor zover het zijn bevoegdheid betreft) moet voor ieder type bericht een elektronische wijze van verzending ‘aanwijzen’ in een aanwijzingsbesluit (artikel 2:13 Awb). Voorts komt er een zorgplicht voor ondersteuning bij alle communicatie met de overheid (ook niet elektronisch). De wet introduceert daarvoor een nieuwe verplichting in de Awb, artikel 2:1 eerste lid: “Een bestuursorgaan draagt zorg voor passende ondersteuning bij het verkeer met dat bestuursorgaan.”

Financiën / fiscale gevolgen N.v.t.

Voorstel

Wij stellen u voor: in te stemmen met het aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening; -

de gemeentesecretaris van Gemeente Bergen te mandateren voor alle toekomstig te nemen aanwijzingsbesluiten.

Pagina 2 van 3

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Bergen (L),

H.H.M. Timmermans Secretaris

M.H.D. Rauner Burgemeester

Bijlage(n) Bijlage 1: aanwijzingsbesluit elektronische kanalen publieke dienstverlening Bijlage 2: mandaatbesluit

Pagina 3 van 3