Raadsvoorstel aanwijzen contactpersoon WOO

Voorstel aan de gemeenteraad Datum besluitvorming college 08 november 2022

Portefeuillehouder M.H.E. Pelzer

Datum vergadering 13 december 2022

Onderwerp Aanwijzen Woo-contactpersoon Aan de raad,

Inleiding

Op 1 mei 2022 is de Wet open overheid (hierna: Woo) in werking getreden. De Woo verplicht een bestuursorgaan in artikel 4.7 tot het aanwijzen van een of meer contactpersonen (hierna: de Woocontactpersoon) voor de beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie. De Woo is onder andere bedoeld om de toegang tot informatie voor iedereen te verbeteren. De Woo-contactpersoon is een belangrijke front-end voorziening daarbij. De Woo-contactpersoon heeft een dejuridiserende functie en is bedoeld om mensen snel, laagdrempelig en adequaat te helpen met hun vragen over de informatie waarnaar zij op zoek zijn. Om dit doel te bereiken dienen bestuursorganen één of meer medewerkers aan te wijzen als Woocontactpersoon, die fungeert als spin in het web tussen de verzoeker om informatie en de diverse betrokken partijen (specialisten) in de organisatie. Zo ontstaat een lijn waarlangs makkelijk kennis en informatie gedeeld kan worden met de buitenwereld en waarlangs vragen uitgezet en beantwoord kunnen worden over documenten die in de systemen van bestuursorganen worden beheerd. De Woo-contactpersoon handelt vragen om informatie af zoals bij de gemeente gebruikelijk is bij burgerbrieven, mails of telefoontjes.

De Woo-contactpersoon verstrekt zoveel mogelijk informatie zelf, maar weet ook makkelijk een brug te slaan naar informatiespecialisten en de juristen indien er meer nodig is. Voorgesteld wordt om de medewerker(s) in de functie van Communicatieadviseur aan te wijzen als Woo-contactpersoon. Gelet op de inwerkingtreding van de Woo wordt voorgesteld om de aanwijzing met terugwerkende kracht formeel tot 1 mei 2022 te laten plaatsvinden. In de praktijk zijn genoemde medewerkers feitelijk al met deze taak bezig, hetgeen nu geformaliseerd wordt. Het voorstel wordt nu eerst aan u voorgelegd omdat er enige tijd onduidelijkheid is geweest over de noodzaak tot het nemen van een formeel aanwijzingsbesluit voor een Woo-contactpersoon. De meningen hierover in den lande verschillen. Ondanks het feit dat het een dienstverlenende functie betreft die in de organisatie belegd moet worden, heeft het college ervoor gekozen deze Woocontactpersonen toch middels een formeel besluit aan te wijzen. Dit wordt gedaan om het belang te onderstrepen zodat voor eenieder kenbaar is dat deze functie is belegd en de ambitie wordt onderstreept burgers op een laagdrempelige en klantvriendelijke wijze te informeren over de beschikbaarheid van informatie.

Relatie met begroting / coalitieprogramma / speerpunten n.v.t.

Argumenten

De Woo verplicht bestuursorganen om ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie, een of meer contactpersonen aan te wijzen. De Woo verplicht niet dat de Woo-contactpersoon een bepaalde functie moet bekleden binnen de organisatie. Vanwege het takenpakket en de benodigde competenties is er – in samenspraak met de afdeling communicatie – voor gekozen om de functie van Woo-contactpersoon neer te leggen bij de Communicatieadviseurs. Concreet betekent dit dat de gemeente op dit moment drie Woocontactpersonen heeft, die elkaar onderling kunnen vervangen.

Pagina 1 van 2

Communicatie Zowel intern als extern wordt duidelijk gecommuniceerd over de Woo-contactpersoon. Intern betekent dit dat expliciet het klant contact centrum (KCC) en het documentair informatie management (DIM) geïnformeerd worden over de nieuwe functie. Daarnaast kan worden gecommuniceerd op Binnenshuis en/of in het Binnenshuis Nieuwsbulletin. Extern dient in elk geval een telefoonnummer en e-mailadres te worden gecommuniceerd. Deze gegevens dienen in elk geval op de website www.bergen.nl onder de informatie over de Woo te worden geplaatst. Het aanwijzingsbesluit dient bekend te worden gemaakt op www.officielebekendmakingen.nl, zodat voor eenieder duidelijk is dat de gemeente een Woo-contactpersoon heeft aangewezen.

Juridische aspecten

Verwezen wordt naar artikel 4.7 van de Woo: “Ter beantwoording van vragen over de beschikbaarheid van publieke informatie wijst het bestuursorgaan een of meer contactpersonen aan”. Aanwijzing van de Woo-contactpersoon geschiedt bij een aanwijzingsbesluit. De Woocontactpersoon wordt voor elk bestuursorgaan (raad, college en burgemeester) afzonderlijk aangewezen. Het aanwijzingsbesluit is opgenomen in bijlage 1.

Financiën / fiscale gevolgen n.v.t.

Voorstel

Wij stellen u voor: De medewerker(s) in de functie van Communicatieadviseur aan te wijzen als Woocontactpersoon met terugwerkende kracht tot 1 mei 2022; Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Bergen (L),

H.H.M. Timmermans Secretaris

M.H.E. Pelzer Burgemeester

Bijlage(n)

1. Aanwijzingsbesluit Woo-contactpersoon gemeente Bergen (L).

Pagina 2 van 2