Getekend voorstel en besluit verordening vertrouwenscommissie

g

Voorstel aan de gemeenteraad

•Ig . B E R ( EN .

limhu,

Datum besluitvorming 5 september 2023

Portefeuillehouder Presidium

t e

emeen

g

Datum vergadering 2 oktober 2023

Onderwerp Verordening op de vertrouwenscommissie Bergen (L) 2023

Aan de raad,

Inleiding In het voorjaar van 2024 loopt de huidige ambtstermijn van de burgemeester af. Zij heeft te kennen gegeven geen nieuwe termijn te ambiëren. Dit betekent dat uw raad op zoek moet naar een nieuwe burgemeester. De werkzaamheden die nodig zijn om uw raad een bepaalde kandidaat te laten aanbevelen voor benoeming, worden uitgevoerd door een vertrouwenscommissie. Uw raad bepaalt de regels voor deze commissie. Dit gebeurt met de voorliggende verordening.

Relatie met begroting / coalitieprogramma / speerpunten N.v.t.

Argumenten Onze gemeente heeft op dit moment geen vertrouwenscommissie. Wél een commissie die functioneringsgesprekken voert met de burgemeester. Deze bestaat uit de fractievoorzitters. Het is tegenwoordig gangbaar dat een gemeente een vertrouwenscommissie heeft die belast is met de werkzaamheden voor benoeming en herbenoeming van de burgemeester én met de klankbordgesprekken die met de burgemeester worden gevoerd (de term functioneringsgesprekken wordt niet meer gebruikt). In feite is er sprake van een permanente vertrouwenscommissie, waarvoor één verordening geldt. Wij stellen u voor dit ook voor onze gemeente zo te regelen. Ons voorstel is om ook de vertrouwenscommissie 'nieuwe opzet' te laten bestaan uit de fractievoorzitters. Met de griffier als secretaris van de commissie en de assistent griffier als zijn plaatsvervanger. De voorliggende verordening maakt het mogelijk dat de raad één of meer adviseurs toevoegt aan de commissie. De Gemeentewet bepaalt dat alleen wethouders deze rol mogen vervullen. Wij stellen voor in de komende benoemingsperiode geen gebruik te maken van deze mogelijkheid. De reden: een wethouder heeft een partijpolitieke kleur, wij willen niet dat hierdoor het beeld ontstaat dat een bepaalde politieke partij sterker dan de andere partijen invloed heeft op het werk van de vertrouwenscommissie.

De gemeentesecretaris heeft geen wettelijke taak in het benoemingsproces, mag dan ook niet als adviseur worden benoemd. De gemeentesecretaris wordt weleens als plaatsvervanger van de griffier aan de commissie toegevoegd, maar ons voorstel is om de ondersteuning geheel bij de griffie te beleggen. Een tweede plaatsvervanger benoemen is niet toegestaan.

Communicatie Deze verordening wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt.

Juridische aspecten Een concept van deze verordening is voorgelegd aan het kabinet van de commissaris van de Koning in Limburg. De door dit kabinet gemaakte opmerkingen (géén namen van commissieleden noemen, de mogelijkheid voor wijziging van de samenstelling van de commissie duidelijker regelen) zijn verwerkt.

Pagina 1 van 2

Financiën / fiscale gevolgen N.v.t.

Voorstel Wij stellen u voor: De Verordening op de vertrouwenscommissie Bergen (L) 2023 vast te stellen.

pre idium van de gemeenteraad van Bergen (L),

I.a van ' De riffie

M.H.E. Pelzer. De voorzitter

Bijlas -(n) - Raadsb sluit - Verordening functioneringsgesprekken burgemeester Bergen 2013

Pagina 2 van 2

gemeente

Besluit van de gemeenteraad

••M.• B£RCEN

Onderwerp Verordening op de vertrouwenscommissie Bergen (L) 2023

De raad van de gemeente Bergen, gezien het voorstel van het presidium d.d. 5 september 2023; gelet op de Gemeentewet, de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 artikel 9 en de circulaire benoeming, klankbordgesprekken en herbenoeming burgemeesters d.d. 1 oktober 2017 van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Besluit vast te stellen de Verordening op de vertrouwenscommissie gemeente Bergen (L) 2023 Onderdeel A: Algemene bepalingen Artikel A.1 Taak De commissie heeft tot taak: a. de aanbeveling tot benoeming of herbenoeming van de burgemeester voor te bereiden; b. klankbordgesprekken te houden met de burgemeester. Artikel A.2 Samenstelling van de commissie 1. De commissie bestaat uit de fractievoorzitters; 2. De commissie kiest uit haar midden een voorzitter en plaatsvervangend voorzitter; 3. De commissie kent geen plaatsvervangende leden. Artikel A.3 Ambtelijke ondersteuning 1. De griffier is secretaris van de commissie en geeft uit dien hoofde ambtelijke ondersteuning aan de commissie; 2. De assistent griffier is plaatsvervangend secretaris van de commissie. Artikel A.4 Vergaderingen 1. De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of ten minste 2 leden dit noodzakelijk achten. De commissie vergadert slechts indien meer dan de helft van het aantal leden aanwezig is. 2. De voorzitter bepaalt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. De voorzitter roept de volgende personen schriftelijk tot de vergadering op: a. de leden van de commissie; b. de sollicitanten naar het ambt van burgemeester, elk voor zover met de betreffende sollicitant een gesprek plaats heeft; c. de burgemeester, voor zover een gesprek plaats heeft. 3.

De in het tweede lid bedoelde oproeping geschiedt ten minste 3 dagen voorafgaand aan de vergadering. Indien bijzondere omstandigheden een spoedige bijeenkomst van de commissie vergen kan hiervan afgeweken worden doch geschiedt de oproep ten minste 24 uur voor de

Pagina 1 van 4

vergadering. Artikel A.5 Stemming De commissie besluit over de vaststelling van een conceptaanbeveling bij meerderheid van stemmen, waarbij elk lid één stem heeft. Indien de stemmen staken, wordt het nemen van een beslissing uitgesteld tot de volgende vergadering. Is uitstel van de beslissing niet mogelijk of staken de stemmen ook in die volgende vergadering, dan worden de verschillende meningen in het in artikel A.6 bedoelde verslag opgenomen. Artikel A.6 Verslag 1. De commissie brengt over haar werkzaamheden ter voorbereiding op het doen van een aanbeveling schriftelijk een verslag van bevindingen uit aan de gemeenteraad en aan de commissaris van de Koning. Het verslag van bevindingen dat de commissie uitbrengt aan de raad en de commissaris van de Koning bevat in ieder geval: a. Een weergave van de wijze waarop de commissie haar werkzaamheden heeft verricht; b. Een conceptaanbeveling met een gemotiveerde weergave van de bevindingen van de commissie. Artikel A.7 Geheimhouding 1. Op alle informatie van de commissie rust ingevolge de wet de verplichting tot geheimhouding, welke zich uitstrekt tot eenieder die van de informatie kennis draagt. 2. De vergaderingen van de commissie zijn ingevolge de wet besloten. De voorzitter van de commissie wijst in elke vergadering op de geheimhoudingsplicht. 3.

Stukken die van de commissie uitgaan worden onder vermelding van "geheim" door de voorzitter en de secretaris ondertekend en verstuurd. Stukken bestemd voor de commissie worden onder vermelding van "geheim" gezonden aan de secretaris en aldaar bewaard tot het moment van archivering. De secretaris ziet er op toe dat de vertrouwelijkheid in deze procesgang wordt gegarandeerd. 4. Aan degenen die geen lid zijn van de commissie wordt ingevolge de wet geen informatie verstrekt omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek. 5. De commissie treft een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijd van de gesprekken. 6. De geheimhoudingsplicht blijft ingevolge de wet ook in het geval de commissie wordt ontbonden van kracht. Artikel A.8 Archivering 1. De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na afronding van de benoeming, de herbenoeming en de klankbordgesprekken alle archiefbescheiden onverwijld in een envelop worden verzegeld en gerubriceerd als "geheim" en worden geplaatst in de daartoe aangewezen archiefruimte. 2.

De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat in het belang van een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats, als bedoeld in artikel 12 van de Archiefwet 1995, een verklaring van overbrenging, als bedoeld in artikel 9 van het Archiefbesluit 1995, wordt opgesteld voor archiefbescheiden waarvoor de wettelijke termijn verstreken is. In deze verklaring wordt melding gemaakt van het besluit tot toepassing van artikel 15, eerste lid sub a, van de Archiefwet 1995 en de daarin gestelde beperkingen aan de openbaarheid, tot de archiefbescheiden 75 jaar oud zijn. Onderdeel B: Bepalingen inzake de benoeming Artikel B.1 Adviseur 1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel B.2 Informatie over en gesprek met sollicitant De secretaris nodigt namens de voorzitter sollicitanten uit voor een gesprek met de commissie. De commissie treft daarbij de voorzieningen die nodig zijn ter bescherming van de privacy van de sollicitant. Elk overleg met derden, in welke vorm dan ook, is uitgesloten.

Pagina 2 van 4

Artikel B.3 Bijzondere bepalingen inzake verslaglegging 1. De commissie brengt van haar bevindingen verslag uit aan de raad en aan de commissaris van de Koning. 2. Het in artikel A.6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van de conceptaanbeveling van twee personen. Artikel B.4 Ontbinding en wijziging van samenstelling van de commissie Lopende een procedure tot benoeming is ontbinding of wijziging van samenstelling van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgend op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat in de vacature is voorzien. Onderdeel H: Bepalingen inzake de herbenoeming Artikel H.1 Adviseur 1. De gemeenteraad kan één of meer wethouders als adviseur toevoegen aan de commissie. 2. De adviseur wordt uitgenodigd voor de vergaderingen van de commissie. Artikel A.4, tweede lid, is van overeenkomstige toepassing. Artikel H.2 Informatie over en gesprek met de burgemeester 1. De commissie maakt vooraf aan de burgemeester, de gemeenteraad en de commissaris van de Koning kenbaar op basis van welke informatiebronnen zij zich een oordeel zal vormen over het functioneren van de burgemeester. Daarbij baseert zij zich in ieder geval op de profielschets en de wettelijke taken van de burgemeester. 2.

Alvorens haar verslag van bevindingen aan de gemeenteraad, de commissaris van de Koning en de burgemeester te zenden, bespreekt de commissie dit met de burgemeester. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat bij het verslag van bevindingen wordt gevoegd. Artikel H.3 Bijzondere bepaling inzake verslaglegging 1. Het in artikel A.6 bedoelde verslag van bevindingen wordt in ieder geval vergezeld van een conceptaanbeveling inzake de herbenoeming. 2. Indien ter zake van het functioneren van de burgemeester afspraken zijn gemaakt tussen de commissie en de burgemeester, worden deze expliciet in het verslag van bevindingen vermeld. Artikel H.4 Ontbinding en wijziging van samenstelling van de commissie Lopende een procedure tot herbenoeming is ontbinding of wijziging van samenstelling van de commissie uitsluitend mogelijk met ingang van de dag volgende op die waarop door de minister van BZK aan de gemeenteraad bekend is gemaakt dat de burgemeester bij Koninklijk besluit is herbenoemd. Onderdeel K: bepalingen inzake de klankbordgesprekken Artikel K.1 Aantal 1. De commissie houdt jaarlijks met de burgemeester een klankbordgesprek over het functioneren. 2. Indien de commissie dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maakt, houdt de commissie tussentijds een klankbordgesprek Artikel K.2 Voorbereiding en inhoud 1.

De commissie maakt voorafgaand aan de klankbordgesprekken aan de burgemeester kenbaar bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. 2. De commissie beschouwt het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de hand van de profielschets en aan de wettelijke taken van de burgemeester. Tevens betrekt de commissie hierbij het verslag van en de afspraken uit het vorige klankbordgesprek. Artikel K.3 Bijzondere bepalingen inzake het verslag 1. Alvorens het verslag vast te stellen, krijgt de burgemeester de gelegenheid te reageren op het concept. 2. Het verslag wordt getekend door alle deelnemers van het gesprek. 3. Raadsleden kunnen het verslag inzien. Het verslag wordt niet openbaar gemaakt. Een afschrift van het verslag wordt gezonden aan de commissaris van de Koning.

Pagina 3 van 4

Onderdeel S: Slotbepalingen Artikel S.1 Onvoorziene gevallen In alle gevallen waarin deze verordening niet voorziet, beslist de commissie. Artikel S.2 Ontbinding en wijziging van de samenstelling van de commissie 1. De commissie blijft in stand zolang zij niet wordt ontbonden. 2. De samenstelling van de commissie kan tussentijds worden aangepast, met in achtneming van de bepalingen in artikel B.4 en H.4. Artikel S.3 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening wordt aangehaald als "Verordening vertrouwenscommissie Bergen (L) 2023". 2. Deze verordening treedt in werking op dag volgende op die van de bekendmaking van dit besluit. 3. De Verordening functioneringsgesprekken burgemeester Bergen 2013, vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 19 februari 2013, wordt ingetrokken met ingang van de in het tweede lid bepaalde datum.

Bergen (L),

oktober 2023

I.C. an 't Hof De gr ffier

De voorzitter

Pagina 4 van 4