Getekend voorstel en besluit verordening behandeling bezwaarschriften 2023

gemeente •

Voorstel aan de gemeenteraad Datum besluitvorming college 14 maart 2023

Portefeuillehouder M.H.E. Pelzer

BERTEN Limburg

Datum vergadering 25 april 2023

Onderwerp Vaststellen Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023 Aan de raad,

Inleiding De huidige Verordening commissie bezwaarschriften Bergen (bijlage 1) dateert van 2015 en behoeft actualisering. De VNG is in 2022 met een nieuwe modelverordening voor de behandeling van bezwaarschriften gekomen. Dit model is grotendeels gevolgd en heeft geresulteerd in de Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023 (hierna: Verordening) die hier aan u ter vaststelling wordt voorgelegd. In de Verordening wordt de informele afhandeling van bezwaren verder uitgebreid, worden bevoegdheden - die de secretaris in de praktijk reeds uitvoert - vastgelegd in de verordening, wordt de commissie bij de behandeling van bezwaren gericht tegen bepaalde Woo-verzoeken buiten spel gezet, wordt de wijze van verslaglegging gewijzigd en wordt de vergoedingstoekenning van de leden van de commissie aangevuld. Verder is de artikelsgewijze indeling op punten aangepast en heeft op de inhoud van de bestaande artikelen een verscherping plaatsgevonden zodat een betere aansluiting bij de praktijk plaatsvindt. In bijlage 2 treft u de nieuwe verordening aan inclusief gele wijzigingen en opmerkingen (gewijzigd, verwijderd of toegevoegd incl. korte toelichting). Met het vaststellen van de Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023, komt de huidige Verordening commissie bezwaarschriften Bergen 2015 te vervallen.

In de aanhef van de Verordening is bepaald dat bestuursorganen van de gemeente, ieder voor zover het zijn eigen bevoegdheid betreft, de Verordening vaststellen. Zowel uw raad als het college als de burgemeester nemen hiermee het besluit tot het instellen van de commissie bezwaarschriften. Op deze manier is het mogelijk dat deze drie bestuursorganen samen één en dezelfde commissie instellen om te adviseren op bezwaren tegen besluiten van de raad, het college of de burgemeester. De ondertekening geschiedt eveneens door de drie bestuursorganen.

Relatie met begroting / coalitieprogramma / speerpunten

Verbetering van de dienstverlening (klantgerichte benadering en dejuridisering).

Argumenten 1. De huidige verordening dateert van 2015 De Verordening dateert van 2015 en is niet meer actueel. De Verordening is daarom aangepast aan de actuele wet- en regelgeving. Daarbij is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de modelverordening van de VNG. 2. Informele afhandeling uitgebreid In de huidige verordening is opgenomen dat de commissie onderzoekt of de zaak minnelijk kan worden geschikt voordat de zaak in behandeling wordt genomen en dat de secretaris daartoe de nodige handelingen verricht. In de Verordening is dit artikel verder uitgebreid zodat meer duidelijkheid ontstaat over de te volgen procedure. Opgenomen is dat als de zaak in der minne is geschikt, gemaakte afspraken door de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan worden vastgelegd en dat zo nodig nieuwe afspraken aan het bestuursorgaan worden voorgelegd met het oog op een nieuw te nemen besluit. 3. Uitoefening bevoegdheden bij de secretaris neergelegd In de huidige verordening zijn de bevoegdheden neergelegd bij de commissie bezwaarschriften. In de praktijk blijkt dat deze bevoegdheden uit de Algemene wet bestuursrecht worden uitgevoerd door de secretaris van de commissie. Ook het vooronderzoek wordt door de secretaris uitgevoerd (winnen van inlichtingen). Om te voorkomen dat de voorzitter van de commissie middels een

Pagina 1 van 3

separaat mandaatbesluit de bevoegdheden aan de secretaris moet overdragen, is ervoor gekozen om de bevoegdheden in de Verordening al bij de secretaris neer te leggen. Een mandaatbesluit is hiermee overbodig. Hierin wordt de recent vastgestelde verordening van de gemeente Helmond gevolgd. 4. Uitsluiting behandeling bezwaar door commissie bezwaarschriften In de Verordening is toegevoegd dat uitgesloten wordt van behandeling door de commissie, bezwaren die betrekking hebben op artikel 7.3 lid 3 van de Wet open overheid. Reden hiervoor is dat de termijn voor het indienen van bezwaar wordt opgeschort totdat er een Adviescollege (in het kader van de Woo) een advies heeft uitgebracht (of heeft laten weten dat geen advies volgt). Wordt de bemiddeling stopgezet maar maakt de klager zich ook bekend als bezwaarmaker (hij dient bezwaar in tegen het Woo-besluit), dan dient binnen twee weken op het bezwaar te worden beslist. Ongeacht de situatie of er wel of geen bezwaarschriftencommissie is ingesteld. Om te voorkomen dat niet tijdig wordt beslist op het bezwaar, wordt de commissie bezwaarschriften in dergelijke gevallen buiten spel gezet en wordt een rechtstreeks besluit op bezwaar genomen door het bestuursorgaan (dus zonder advies van de commissie bezwaarschriften). Ook hierin wordt de recent vastgestelde verordening van de gemeente Helmond gevolgd. 5.

Verslaglegging gewijzigd Met ingang van december 2022 worden hoorzittingen opgenomen met een voicerecorder. Dit betekent dat er geen schriftelijk verslag meer wordt opgesteld, tenzij hier door een gerechtelijke instantie in het kader van een procedure om wordt verzocht. Het digitale audioverslag wordt op verzoek aan bezwaarmaker, verweerder en evt. andere belanghebbenden toegezonden en wordt door de secretaris van de commissie gearchiveerd. In de Verordening is de nieuwe wijze van verslaglegging vastgelegd. De nieuwe wijze van verslaglegging werkt tijdbesparend. 6. Vergoedingen Cbb aangevuld In de huidige verordening zijn de vergoedingen voor de leden van de commissie bezwaarschriften reeds opgenomen. Tevens is opgenomen dat de vergoeding wordt verhoogd met het prijsindexcijfer dat door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties wordt vastgesteld. In de Verordening zijn de tarieven die gelden vanaf 01-01-2023 opgenomen én is toegevoegd dat daar waar het advies van de commissie geheel buiten een hoorzitting tot stand komt, de vergoeding de helft bedraagt van het te vergoeden bedrag. Dit geldt ook voor zover een lid een hoorzitting niet heeft bijgewoond, maar aan de totstandkoming van een advies wel zijn noodzakelijk zijn bijdrage heeft geleverd. 7.

Inhoud afgestemd De inhoud van de Verordening is vooraf afgestemd met de voorzitter van de commissie bezwaarschriften. De voorzitter is akkoord met de Verordening die nu ter vaststelling voorligt.

Communicatie

Intern zal communicatie plaatsvinden via Binnenshuis. Extern zal de Verordening worden bekendgemaakt in het elektronisch gemeenteblad (via www.officiëlebekendmakingen.nl) en zal een geconsolideerde versie van de regeling zichtbaar worden op www.wetten.overheid.nl.

Juridische aspecten

De Verordening moet elektronisch worden bekendgemaakt alvorens de regeling in werking kan treden. De Verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking ervan. De huidige verordening wordt gelijktijdig ingetrokken.

Financiën / fiscale gevolgen

N.v.t., in de Verordening wordt de huidige praktijk vastgelegd.

Voorstel

Wij stellen u voor de Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023 vast te stellen en daarmee tevens de huidige Verordening commissie bezwaarschriften Bergen 2015 in te trekken.

Pagina 2 van 3

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Bergen (L),

\,.j...,....—,..,,,—.—\ H.H.M. Timmermans Secretaris

c'

--M.H.E. Pelzer Burgemeester

Bijlage(n)

1. Verordening commissie bezwaarschriften Bergen 2015; 2. Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023 incl. gele arceringen en opmerkingen; 3. Raadsbesluit.

Pagina 3 van 3

g emeente

Besluit van de gemeenteraad

BERGEN Limburg

Onderwerp

Vaststellen Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023

De raad, het college en de burgemeester van de gemeente Bergen (L); ieder voor zover het hun eigen bevoegdheid betreft; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 14 maart 2023 gelet op artikel 149 van de Gemeentewet en artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit vast te stellen de Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023

Artikel 1. Definities In deze verordening wordt verstaan onder: a. Awb: Algemene wet bestuursrecht; b. bestuursorgaan: gemeentelijk orgaan dat het bestreden besluit heeft genomen: de raad, burgemeester en wethouders of de burgemeester; c. bezwaarmaker: indiener van een bezwaarschrift; d. belanghebbende: iemand die belang heeft bij het besluit dat het bestuursorgaan heeft genomen; e. commissie: onafhankelijke en onpartijdige adviescommissie voor de behandeling van bezwaarschriften als bedoeld in artikel 7:13 van de Awb; f. voorzitter: voorzitter van de commissie; g. leden: leden of plaatsvervangende leden van de commissie; h. secretaris: de (plaatsvervangend) secretaris van de commissie zijnde een ambtenaar in dienst bij het bestuursorgaan.

Artikel 2. Ingediend bezwaarschrift

1. Het bezwaarschrift wordt per post ingediend, aan de balie in het gemeentehuis afgegeven of in de brievenbus van het gemeentehuis gedeponeerd. 2. Het bestuursorgaan registreert het ingediende bezwaarschrift met de datum van ontvangst. 3. Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt zo spoedig mogelijk in handen van de commissie gesteld.

Artikel 3. Horen en adviseren door de commissie 1. 2.

3.

4.

Er is een commissie ter voorbereiding van de beslissing op bezwaarschriften. De commissie is belast met het horen en adviseren over de volledige heroverweging van bestreden besluiten. De commissie is niet belast met de behandeling van bezwaarschriften die zijn ingediend tegen besluiten op grond van: a. wettelijk voorschrift inzake gemeentelijke belastingen; b. wettelijk voorschrift inzake de wet waardering onroerende zaken. Voorts zijn uitgesloten van behandeling bezwaarschriften die verband houden met het bepaalde in artikel 7.3, derde lid, van de Wet open overheid.

Artikel 4. Samenstelling van de commissie

1. De commissie bestaat uit een voorzitter en ten minste twee leden. 2. De voorzitter en de leden worden door burgemeester en wethouders benoemd, geschorst en ontslagen. 3. Burgemeester en wethouders benoemen een aantal plaatsvervangende leden.

Pagina 1 van 5

De (plaatsvervangend) voorzitter en de leden van de commissie zijn niet: a. lid van een bestuursorgaan van de gemeente Bergen (L); b. werkzaam voor of onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan van de gemeente Bergen (L); c. in het laatste jaar voorafgaand aan de benoeming lid geweest van of werkzaam zijn geweest voor een bestuursorgaan van de gemeente Bergen (L). woonachtig in de gemeente Bergen (L). d. 5. De commissie regelt de vervanging van de voorzitter.

4.

Artikel 5. Secretaris

1. De secretaris van de commissie is een door burgemeester en wethouders aangewezen ambtenaar. 2. Burgemeester en wethouders wijzen ook een of meer plaatsvervangers van de secretaris aan.

Artikel 6. Zittingsduur

1. De voorzitter en de leden treden af op de dag van het aftreden van de raad. Het is mogelijk herbenoemd te worden. 2. De voorzitter en de leden kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan burgemeester en wethouders. 3. De aftredende of ontslagnemende voorzitter of leden blijven hun functie vervullen totdat in de opvolging is voorzien.

Artikel 7. Uitoefening bevoegdheden door de secretaris

1. De secretaris oefent de volgende bevoegdheden van de hierna genoemde artikelen van de Awb zelfstandig uit: verzoeken om een schriftelijke machtiging aan een gemachtigde (artikel 2:1, a. tweede lid); b. stellen van een termijn aan de bezwaarmaker (artikel 6:6); verzenden van stukken tijdens de behandeling door de commissie (artikel 6:17); c. d. ter inzage leggen van het bezwaarschrift en de op de zaak betrekking hebbende stukken, dan wel toezenden daarvan aan een belanghebbende (artikel 7:4, tweede lid), e. al dan niet op verzoek van een belanghebbende afzien van het op de hoogte stellen van het verhandelde tijdens een hoorzitting van een andere belanghebbende, voor zover geheimhouding om gewichtige reden is geboden (artikel 7:6, vierde lid). 2. De secretaris is in verband met de voorbereiding van de behandeling van het bezwaarschrift bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te doen inwinnen. De gevraagde inlichtingen worden onverwijld verstrekt. 3. De secretaris kan op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en deze zo nodig uitnodigen om in verband daarmede ter zitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van burgemeester en wethouders vereist.

Artikel 8. Informele afhandeling

1. De secretaris kan, eventueel in overleg met de voorzitter en na overleg met bezwaarmaker, belanghebbenden en het bestuursorgaan, voorafgaande aan de hoorzitting (laten) onderzoeken of het bezwaar in der minne kan worden bijgelegd en daartoe de nodige handelingen verrichten. 2. Als het bezwaar in der minne wordt geschikt, worden de gemaakte afspraken vastgelegd door de vertegenwoordiger van het bestuursorgaan. 3. Zo nodig worden de afspraken aan het bestuursorgaan voorgelegd met het oog op een nieuw te nemen besluit.

Artikel 9. Hoorzitting en de voorbereiding

1. De voorzitter bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen. 2. De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb. 3. Indien de voorzitter op grond van het tweede lid besluit af te zien van het horen, doet hij daarvan mededeling aan de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan.

Pagina 2 van 5

4. 5.

6. 7. 8.

De voorzitter nodigt de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan ten minste twee weken voor de hoorzitting schriftelijk uit. Binnen drie werkdagen na de uitnodiging kunnen de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden of het bestuursorgaan onder opgaaf van redenen de voorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen. De beslissing van de voorzitter op dit verzoek wordt binnen drie werkdagen na ontvangst van dit verzoek aan de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan meegedeeld. De voorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van de termijnen, genoemd in het vierde tot en met zesde lid. Het verwerend bestuursorgaan kan tot 10 dagen voorafgaand aan de hoorzitting een verweerschrift indienen bij de secretaris. Een later ingediend verweerschrift wordt niet opgenomen in het procesdossier, tenzij de voorzitter anders beslist.

Artikel 10. Onpartijdigheid leden

De voorzitter en de leden nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift als daarbij hun onpartijdigheid in het geding is of kan zijn. Zij laten zich in dat geval vervangen.

Artikel 11. Quorum

Een hoorzitting vindt doorgang voor zover de voorzitter of zijn plaatsvervanger en tenminste één lid aanwezig zijn.

Artikel 12. Openbaarheid hoorzitting

1. De hoorzitting van de commissie is in principe openbaar. 2. De deuren kunnen worden gesloten als de voorzitter of een van de aanwezige leden het nodig oordeelt of indien de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden of het bestuursorgaan daartoe een verzoek doet. 3. Als de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren.

Artikel 13. Verslaglegging 1. Van de hoorzitting wordt een digitaal audioverslag gemaakt. 2. Op verzoek van de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden of het bestuursorgaan stelt de commissie het digitale audioverslag van de hoorzitting ter beschikking. 3. In afwijking van het eerste lid van dit artikel wordt het digitale audioverslag van de hoorzitting schriftelijk uitgewerkt, als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb, in het geval een gerechtelijke instantie daar om verzoekt in geval van een (hoger) beroepsprocedure. 4. Een schriftelijk verslag, bedoeld in artikel 7:7 van de Awb, bevat in ieder geval: a. namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid; b. zakelijke vermelding van wat over en weer is gezegd en wat verder op de hoorzitting is voorgevallen; c. vermelding als de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond; d. vermelding als de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden, het bestuursorgaan of hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord; e. verwijzing naar de op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. f. het verslag wordt door de voorzitter en de (plaatsvervangend) secretaris ondertekend.

Artikel 14. Nader onderzoek

1. Indien na afloop van de hoorzitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek gewenst is, kan de commissie dit onderzoek houden. Indien daaraan kosten zijn verbonden, is vooraf machtiging van burgemeester en wethouders vereist. 2. De uit nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift aan de bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan toegezonden. 3. De bezwaarmaker, eventuele andere belanghebbenden en het bestuursorgaan kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie schriftelijk reageren en indien gewenst aan de voorzitter vragen om een nieuwe hoorzitting. De voorzitter beslist op dit verzoek.

Pagina 3 van 5

4.

Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening die betrekking hebben op de hoorzitting, zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 15. Raadkamer en advies

1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het uit te brengen advies. 2. De commissie beslist bij meerderheid van stemmen over het uit te brengen advies. 3. Als bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de voorzitter. 4. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt als die minderheid dat verlangt. 5. Het advies is gemotiveerd en omvat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. 6. Het advies wordt door de voorzitter en de (plaatsvervangend) secretaris ondertekend.

Artikel 16. Uitbrengen advies en verdaging

Het advies wordt, onder meezending van eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie, schriftelijk uitgebracht aan het bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. 2. Als naar het oordeel van de voorzitter de termijn van twaalf weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het bestuursorgaan tijdig de beslissing te verdagen. 3. Van een besluit tot verdaging ontvangen de commissie, de bezwaarmaker en eventuele andere belanghebbenden een afschrift.

1.

Artikel 17. Vergoedingen commissie

1. Aan de voorzitter en leden van de commissie bezwaarschriften wordt een vergoeding per hoorzitting toegekend. 2. Deze vergoeding per hoorzitting, waarin meerdere bezwaarschriften kunnen worden behandeld, wordt met ingang van 01-01-2023 vastgesteld op € 266,65 voor de voorzitter en op € 189,95 voor de leden. De vergoeding wordt aangepast met het prijsindexcijfer dat door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties wordt gehanteerd voor de vergoeding van raads- en commissieleden'. 3. Daar waar het advies van de commissie geheel buiten een hoorzitting als bedoeld onder het vorige lid tot stand komt, bedraagt de vergoeding de helft van het op grond van het tweede lid te vergoeden bedrag. Dit geldt ook voor zover een lid een hoorzitting niet heeft bijgewoond, maar aan de totstandkoming van een advies wel noodzakelijk zijn bijdrage heeft geleverd. 4. De bedragen in het tweede lid van dit artikel zijn niet bedoeld voor gemaakte reiskosten ingevolge artikel 96 lid 1 onder b van de Gemeentewet. Daarvoor ontvangen de commissieleden, per hoorzitting per kilometer afstand tussen hun woonplaats en de plaats waar de hoorzitting plaatsvindt, een vergoeding die gelijk is aan het nettobedrag voor het gemeentepersoneel per kilometer voor dienstreizen met privéauto. Op 01-01-2023 bedraagt deze vergoeding € 0,28 per km. 5.

Het gestelde in lid 4 geldt ook op het moment dat een commissielid uit hoofde van zijn functie als voorzitter of lid van de commissie om andere redenen reiskosten moet maken. 6. De genoemde vergoeding wordt na afloop van het eerste half jaar (januari tot en met juni) en na afloop van het tweede half jaar (juli tot en met december) uitbetaald.

Artikel 18. Jaarverslag

De commissie brengt jaarlijks aan de bestuursorganen verslag uit van haar werkzaamheden in het voorafgaande kalenderjaar.

Artikel 19. Intrekking oude regeling

De Verordening commissie bezwaarschriften Bergen 2015 wordt ingetrokken.

Artikel 20. Inwerkingtreding en citeertitel

1. Deze verordening treedt in werking op de achtste dag na bekendmaking ervan. Het bedrag van de vergoeding voor de werkzaamheden toegekend aan raadsleden wordt jaarlijks aangepast aan de hand van het door het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) vastgestelde indexcijfer CAO-lonen overheid inclusief bijzondere beloningen (per maand). 1

Pagina 4 van 5

2. Deze verordening wordt aangehaald als: Verordening behandeling bezwaarschriften Bergen (L) 2023. 'dus vastgesteld in d

penbare raadsvergadering van 25 april 2023

M.H.E. Pelzer Voorzitter

Ald s vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders d d. 14 1iaart 2023

H. . Timmermans Secretaris

M.H.E. Pelzer Burgemeester

Aldus vastgesteld door de burgemeester d.d. 14 maart 2023

tvLE:i...E.--Peizer Burgemeester

Pagina 5 van 5