Controleprotocol voor de accountantscontrole Jaarrekening 2020 gemeente Bergen

Controleprotocol Jaarrekening 2020 gemeente Bergen (L)

1

1. Inleiding Opdracht

KSG heeft de opdracht aanvaard om de accountantscontrole 2018 t/m 2021 voor de gemeente Bergen uit te voeren. De grondslag voor deze opdracht is gebaseerd op artikel 213 van de Gemeentewet (Gw) waarin wordt verwezen naar artikel 393 Burgerlijk Wetboek (BW) het deskundigenonderzoek.

Object van controle

Het object van controle is de jaarrekening en het financieel beheer over het jaar 2020 zoals uitgeoefend door of namens het college. De accountantscontrole van de jaarrekening is gericht op het afgeven van een oordeel over artikel 213 Gw: • de getrouwe weergave van baten en lasten en activa en passiva; • het rechtmatig tot stand komen van baten en lasten en balansmutaties; • overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); • de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Verantwoordelijkheden

Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening, het jaarverslag en de uitvoering van de werkzaamheden met toepassing van de geldende regelgeving. De raad stelt het controleprotocol vast, waarin de kaders van de controle zijn vastgelegd. De auditcommissie onderhoudt de relatie met de accountant, namens de raad. De accountant is verantwoordelijk voor de controle van de jaarrekening.

Doel

Het controleprotocol heeft dus als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de jaarrekeningcontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties.

2

2. Kader jaarrekeningcontrole BBV

De Gemeentewet schrijft voor dat de gemeente een jaarrekening moet maken (artikel 197 Gw) en geeft enkele vereisten waaraan de jaarrekening moet voldoen. Artikel 186 Gw bepaalt dat de jaarrekening moet voldoen aan bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te geven regels. Vanaf begrotingsjaar 2004 geldt hiervoor het BBV.

Commissie BBV

De Commissie BBV stelt jaarlijks een kadernota op. Hierin worden de belangrijkste vraagstukken uit de praktijk behandeld en wordt richting aangegeven. De Commissie BBV formuleert stellige uitspraken en aanbevelingen. Gemeenten en accountants zouden niet moeten afwijken van stellige uitspraken, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om dat wel te doen.

Bado

Door middel van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) is voor de gemeenten de uitbreiding van de controleverklaring met een rechtmatigheidsoordeel gerealiseerd (artikel 213 Gw). Dit besluit geeft de minimumvereisten voor de accountantscontrole weer. Onder rechtmatigheid wordt begrepen volgens de definitie van het Bado dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dat wil zeggen, in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen. Het gaat hier dus om financiële rechtmatigheid en niet om het juridisch begrip rechtmatigheid (= het voldoen aan wet- en regelgeving).

Reikwijdte

Het controleprotocol treedt niet in plaats van de bestaande wet- en regelgeving en leidt evenmin tot aanvullende regels. De werkwijze is de vaktechnische verantwoordelijkheid van de accountant zelf. Het controleprotocol kan wel op wet- en regelgeving gebaseerde toetsingspunten aangeven of vermelden welk aspecten minimaal in de controle moeten worden meegenomen, maar het is geen controleplan of werkprogramma.

Inrichting controle

De accountant bepaalt binnen het kader van de opdracht de wijze waarop de jaarrekeningcontrole wordt ingericht, evenals de aard en de omvang van de daarbij behorende werkzaamheden. Ook bepaalt hij binnen het kader van de opdrachtverlening de frequentie van de uit te voeren controles.

3

3. Normenkader en verantwoordingslijst Sisa Normenkader

De accountant moet voor de jaarrekeningcontrole beschikken over toetsbare criteria. Daarvoor stelt het college jaarlijks een normenkader op met de relevante wet- en regelgeving en stelt de raad deze vast. Deze is ter informatie als bijlage opgenomen.

WNT

De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen (WNT) en de daarop gebaseerde regelgeving stellen maxima aan bezoldiging van topfunctionarissen in dienstverband en bij ontslag. Voor bezoldiging van topfunctionarissen geldt naast de maximering een publicatieverplichting in de jaarrekening. Dit geldt eveneens voor bezoldiging van niettopfunctionarissen, indien zij de maximale bedragen van topfunctionarissen overschrijden. Hiervoor geldt specifieke wet- en regelgeving: • de Wet Normering Topinkomens; • het uitvoeringsbesluit WNT; • de uitvoeringsregeling WNT; • het controleprocotol WNT; • beleidsregels toepassing WNT. De beleidsregels zijn voorschriften over het opnemen van verantwoordingsinformatie in de jaarrekening. Het controleprotocol WNT geeft nadere aanwijzingen over de reikwijdte en de diepgang van de jaarrekeningcontrole op de naleving van de bepalingen van en op grond van de WNT. Zo moet de accountant bij de controle van de WNTverantwoording specifieke goedkeurings-en rapporteringstoleranties hanteren.

Verantwoordingslijst Sisa

Gemeenten kunnen extra geld krijgen om specifiek beleid van de Rijksoverheid uit te voeren. Dit zijn specifieke uitkeringen. De verantwoording over de besteding van dit geld verloopt via de Sisasystematiek. Dit betekent eenmalige informatieverstrekking, eenmalige jaarrekeningcontrole. Deze verantwoording hoort als bijlage bij de jaarstukken (Sisa-bijlage). Het ministerie van BZK publiceert jaarlijks het overzicht welke verantwoordingen onder de SiSa vallen. De accountant controleert de SiSa-bijlage op fouten en onzekerheden en rapporteert hierover in het accountantsverslag.

4

4. Goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant hanteert in de controle bepaalde toleranties en richt de controle daarop in. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling. De controle richten ze zodanig in dat ze voldoende zekerheid krijgen over het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten en lasten en balansmutaties en financiële beheershandelingen. De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen en extrapolaties. De accountant hanteert bij de controle een betrouwbaarheid van 95%. In het Bado zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De raad kan voor enig jaar de goedkeuringstoleranties scherper vaststellen dan deze minimumeisen. Dit moet dan wel worden toegelicht in de controleverklaring. De minimumeisen zijn weergegeven in de volgende tabel. Goedkeuringstolerantie Goedkeurend Beperking OordeelsAfkeurend onthouding Fouten jaarrekening (% <= 1% >1% < 3% >= 3% lasten) Onzekerheden in de <= 3% > 3% >= 10% controle (% lasten) < 10% Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren. Goedkeuringstoleranties

De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven controleverklaring. De raad kan besluiten om voor enig jaar de goedkeuringstoleranties te verscherpen. Voor 2020 zien we geen aanleiding om dit te doen.

Rapporteringstolerantie

De rapporteringtolerantie is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag rapporteert de accountant hierover in het verslag van bevindingen. Een lagere rapporteringtolerantie leidt in beginsel niet tot aanvullende controlewerkzaamheden, maar wel tot een uitgebreidere rapportage van bevindingen. De rapporteringtoleranties kunnen zich verder toespitsen op die elementen die de raad specifiek nader terug wil zien, zonder dat dit de controletoleranties zelf beïnvloedt. In het verslag van bevindingen neemt de accountant een overzicht op van posten die een afwijking hebben t.o.v. de begroting van tenminste 20% met een minimum van € 50.000. We hanteren deze afwijking voor zowel de rechtmatigheid als de getrouwheid. Door deze ondergrens te kiezen krijgt de raad een goed inzicht in fouten en onzekerheden.

5

5. Rechtmatigheidscriteria In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend. Deze zijn nader uitgewerkt in de kadernota rechtmatigheid van de commissie BBV. In het kader van het getrouwheidsonderzoek wordt al aandacht besteed aan de meeste van deze criteria. Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • Het begrotingscriterium; • Het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); • Het voorwaardencriterium. Begrotingscriterium

Het begrotingscriterium houdt in dat de gerealiseerde baten en lasten in overstemming zijn met de door de raad vastgestelde (programma)begroting inclusief begrotingswijzigingen. Overschrijdingen van de programmabegroting moeten mogelijk als onrechtmatige bestedingen worden aangemerkt. De raad kan een aantal regels vastleggen over de vraag of de accountant bepaalde type begrotingsoverschrijdingen mee moet wegen. De volgende begrotingsoverschrijdingen moeten niet meewegen bij het oordeel van de accountant: 1. Kostenoverschrijdingen die passen binnen het gemeentelijk beleid; 2. Kostenoverschrijdingen die geheel of gedeeltelijk gecompenseerd worden met direct gerelateerde opbrengsten; 3. Kostenoverschrijdingen bij open einde regelingen; 4. Kostenoverschrijdingen op activeerbare activiteiten en bijbehorende dekkingen a.g.v. verschuivingen in jaarlagen. Mits deze passen binnen het door de raad vastgestelde (totale) investeringskrediet.

M&O criterium

M&O-maatregelen zitten verankerd in de administratieve organisatie. Het college verantwoordt zich, aan de hand van de door de accountant verrichte interne controles, voor de naleving van M&O.

Voorwaardencriterium

Aan bestedingen en inningen van gelden zijn voorwaarden verbonden die zijn opgenomen in externe en interne regelgeving. In het normenkader (zie bijlage) is de relevante regelgeving opgenomen. De accountant beoordeelt in hoeverre in de organisatie voldoende beheersingsmaatregelen zijn opgenomen om te waarborgen dat aan die elementen van deze relevante wet- en regelgeving, die van belang zijn voor het financieel beheer, wordt voldaan.

6

6. Inkadering begrip financiële rechtmatigheid De controle op rechtmatigheid voor het jaar 2020 is limitatief gericht op: • De naleving van wettelijke kaders. Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. • De naleving van de volgende kaders: o de programmabegroting; o financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; o de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet; o de verordening periodiek onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid ex art 213a Gemeentewet. • En de overige kaders zoals opgenomen het normenkader (zie bijlage). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Collegebesluiten vallen niet onder de rechtmatigheidscontrole, tenzij de controle hiervan verplicht is op basis van hogere regelgeving of raadsbesluiten c.q. verordeningen. Zie paragraaf 3.2.2 Kadernota Rechtmatigheid.

7

7. Rapportering accountant Verslag voor college

Op basis van de interimcontrole rapporteert de accountant aan het management en college de bevindingen en mogelijke verbeterpunten in de bedrijfsvoering en processen die zijn onderzocht in het kader van de controle van de jaarrekening (managementletter).

Verslag voor de raad

Na de eindejaarscontrole (medio 2020) rapporteert de accountant aan de raad over de uitkomsten van de jaarrekeningcontrole van de jaarrekening (accountantsverslag).

Uitgangspunten rapportage Gesignaleerde onrechtmatigheden worden gespecificeerd toegelicht naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging. Controleverklaring

In de controleverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de jaarrekeningcontrole weergegeven, zowel ten aanzien van de getrouwheid als de rechtmatigheid. Deze controleverklaring is bestemd voor de raad, zodat deze de door het college opgestelde jaarrekening kan vaststellen.

8