Bijlage 4 Intentieverklaring tussen kernteam en gemeente

INTENTIEVERKLARING REALISATIE DUURZAAM SPORTPARK GEMEENTE BERGEN L. 2024

De gemeente Bergen L., te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar Portefeuillehouder mw. C.E.M.G.T. Ponjee, kantoorhoudend Raadhuisplein 2, 5854 AX Nieuw Bergen, En De Rooms-Katholieke Voetbalvereniging Montagnards, vertegenwoordigende de samenwerkende verenigingen, te dezen blijkens de aangehechte intentieovereenkomst van de samenwerkende verenigingen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer J.J.J. Kersten, kantoor kiezend De Flammert 1047, 5854 NA Nieuw Bergen,

Overwegende dat Partijen de intentie hebben tot verwezenlijking van een Duurzaam Gemeenschappelijk Sportpark voor de gemeente Bergen L. en daartoe samen een onderzoeks- en ontwerpfase aangaan; Overwegende dat het daarvoor noodzakelijk is de wederzijdse verwachtingen en rolverdeling goed af te spreken; Gelezen de raadsbreed vastgestelde motie van 8 november 2022, betreffende de wens om te komen tot een duurzaam gezamenlijk sportpark voor de sportverenigingen in de gemeente Bergen; Gezien de aangehechte brief van HRC '27, Stormvogels '28, Tennisvereniging Bergen, Jong Nederland Bergen, Schutterij St. Petrus en RKVV Montagnards van 19 juni 2023; Gehoord het overleg tussen genoemde verenigingen en het College van Burgemeester en Wethouders d.d. 27 september 2023, waarvan een verslag is aangehecht; In aanmerking genomen de aangehechte mededeling die het College van Burgemeester en Wethouders hierover heeft gedaan aan de Gemeenteraad, in de raadsinformatiebrief van 3 oktober 2023; Met inachtneming van de begroting van de gemeente Bergen L. voor het jaar 2024 en het budgetrecht en politiek primaat van de gemeenteraad; Rekening houdend met de aangehechte intentieovereenkomst tussen verenigingen gesloten d.d. 2012-2023

Komen het volgende overeen

Artikel 1- Definities In deze intentieverklaring worden de volgende termen gehanteerd, die in de tekst cursief zijn geschreven:

Intentieverklaring ontwerp Duurzaam Sportpark - 59424 1

a.

b.

Sportparkterrein — Het terrein gelegen te Nieuw Bergen aan de Flammert nr. 1041 t/m 1049, kadastraal bekend BNG02 nrs. M66, M67, M110, M276, M294, M298, M389, M390, M460 en M533. De deelnemende verenigingen — De volgende rechtspersonen, gezamenlijk optredend: HRC '27, Stormvogels '28, Tennisvereniging Bergen, Jong Nederland Bergen, Schutterij St. Petrus, RKVV Montagnards, EWC'46 en VC Montagnards;

c. d. e.

f.

Partijen — De gemeente Bergen L. en de deelnemende verenigingen tezamen; Kernteam — Vertegenwoordigers van de deelnemende verenigingen; De niet-deelnemende verenigingen — Alle rechtspersonen of natuurlijke personen die per 1 januari 2024 feitelijk binnen de gemeente Bergen L. structurele sportieve activiteiten voor inwoners van de gemeente Bergen organiseren, hetzij in de buitenlucht hetzij in een binnenaccommodatie, hetzij in individuele of groepssport, hetzij in verenigingsverband, hetzij op commerciële basis. Overige mogelijke partners — Rechtspersonen of natuurlijke personen die een toegevoegde waarde kunnen toevoegen aan het Sportpark

Artikel 2. Doel van de intentieverklaring 1. Partijen werken gezamenlijk aan de totstandkoming van een Duurzaam Gezamenlijk Sportpark;

2. Partijen hebben daarvoor het Sportparkterrein aangewezen als toekomstige locatie. 3. Partijen gaan in 2024 gezamenlijk een onderzoeks- en ontwerpfase aan uitmondend in een Voorlopig Ontwerp met Kostenraming ten behoeve van de gemeentebegroting. Hiervoor leggen zij in deze intentieverklaring de kaders en afspraken vast.

Artikel 3. Ondersteuning door de gemeente De gemeente verleent financiële ondersteuning aan de deelnemende verenigingen voor deze onderzoeks- en ontwerpfase van het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark, binnen de grenzen van de gemeentebegroting die door de Gemeenteraad is vastgesteld.

Artikel 4. Opdrachtgeverschap Het opdrachtgeverschap voor deze onderzoeks- en ontwerpfase van het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark berust bij de deelnemende verenigingen. Niettemin kan de gemeente daaruit voorvloeiende kosten rechtstreeks aan derden vergoeden.

Artikel 5. Randvoorwaarden die door de gemeente worden gesteld 1.

Het realiseren van het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark vereist een gezamenlijke inspanning, waarbij zowel de deelnemende verenigingen als de niet-deelnemende verenigingen betrokken

Intentieverklaring ontwerp Duurzaam Sportpark - 59424 2/5

zijn. Het is essentieel dat alle verenigingen, zowel deelnemend als niet-deelnemend, een actieve rol spelen in het delen én vergaren van informatie met betrekking tot de voortgang van het project. Het wederzijds informeren en betrekken van alle betrokken verenigingen draagt bij aan een transparant en succesvol proces voor de ontwikkeling van het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark. Hiervoor zullen de deelnemende verenigingen conform een vooraf vastgesteld communicatieplan de niet-deelnemende verenigingen informeren over de voortgang. 2. Niet-deelnemende verenigingen worden te allen tijde in de gelegenheid gesteld om toe te treden tot de kring van deelnemende verenigingen, met respect voor de alsdan doorlopen stappen en binnen de alsdan bereikte kaders. 3. Overige mogelijke partners worden — indien zij daartoe verzoeken — eveneens door de deelnemende verenigingen actief en doorlopend geïnformeerd. 4.

Het ontwerp van het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark wordt gerealiseerd binnen de

gestelde budgettaire en ruimtelijke kaders. Partijen voeren hierover regelmatig overleg. 5. Bij het ontwerp wordt rekening gehouden met — en fysieke ruimte gereserveerd voor — het eventueel op termijn uitbreiden van het sportpark met een binnensport accommodatie op het sportparkterrein. Artikel 6. De taken van de penvoerende en kassiersfunctie voerende vereniging 1. Conform de goedgekeurde organisatie- en overlegstructuur van het kernteam wordt een aangewezen persoon benoemd welke namens de deelnemende verenigingen aanspreekpunt en contractant voor het verlenen van opdrachten is. Deze vertegenwoordigt de deelnemende verenigingen jegens de gemeente (zie bijlage 5 en 6). 2. Bij onduidelijkheden en geschillen wordt te allen tijde teruggekoppeld aan het kernteam. 3. Het kernteam maakt een ontwerpbegroting die door partijen wordt vastgesteld. Afwijking van de begroting wordt onverwijld gemeld waarna partijen overleggen over de gevolgen daarvan. 4.

De door het kernteam aangewezen vereniging heeft een kassiersfunctie voor alle ontvangsten en uitgaven die betrekking hebben op het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark, met inbegrip van bevoorschotting ontvangen vanuit de gemeente. Hiervoor heeft zij de volgende bankrekening in het leven geroepen: NL36 RABO 0376 1915 97.

5. De door het kernteam aangewezen vereniging legt periodiek, maar minimaal tweemaal per jaar verantwoording af over de ontvangsten en uitgaven en laat die toetsen door een onafhankelijke kascommissie. Artikel 7. De taken van de gemeente 1. De gemeente verleent, binnen de op dat moment gevoteerde budgetten in de gemeentebegroting, financiële ondersteuning voor procesbegeleiding, ontwerpkosten en kosten van benodigde juridische ondersteuning, met tijdige bevoorschotting; 2. De gemeente draagt zorg voor het inleiden van bestuurlijke besluitvormingstrajecten. 3. De gemeente toetst voorstellen en verzoeken om ondersteuning aan de volgende randvoorwaarden: a.

Ruimtelijk randvoorwaarden zoals die blijken uit het vigerende bestemmingsplan, de omgevingsvisie, mede indachtig de aanpassingsmogelijkheden en daarvoor vereiste procedures;

b.

Waar financiële ondersteuning wordt gevraagd, de afspraken binnen de budgetten van de gemeentelijke begroting zoals die door de Gemeenteraad zijn vastgesteld;

Intentieverklaring ontwerp Duurzaam Sportpark - 59424

c.

Objectieve criteria die in de kring van deskundigen als gezaghebbend worden aanvaard, zoals bondsnormen voor de omvang en inrichting van locaties;

d.

Juridische randvoorwaarden, zoals het aanbestedingsrecht en het beginsel van marktconformiteit bij uitgaven.

4.

De gemeente ondersteunt binnen de grenzen van redelijkheid en billijkheid voor de deelnemende verenigingen de volledige omgevingsdialoog, zoals bedoeld in de Omgevingswet, ter voorbereiding op het indienen van bouw- of bestemmingsplanaanvragen, voor zover deze nodig mochten zijn om het ontwerp van het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark te realiseren.

5. De gemeente biedt communicatiecapaciteit die redelijkerwijze wenselijk is voor het kernteam ter realisering van zijn taak in artikel 5 lid 1 en lid 3. Partijen stellen hiertoe een communicatieplan op met taakverdeling.

Artikel 8. Toestemmingsvereiste 1. Voor zover noodzakelijk en adequaat in relatie tot het doel van deze overeenkomst mogen de deelnemende verenigingen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de gemeente verplichtingen aangaan van minder dan € 5.000,- exclusief BTW. 2. Voor het aangaan van verplichtingen boven € 5.000,- exclusief BTW dienen de deelnemende verenigingen schriftelijke voorafgaande toestemming te hebben van de gemeente. De toestemming is tevens grondslag voor bevoorschotting vanuit de gemeente. Artikel 9. Aansprakelijkheid 1. Partijen zijn verzekerd voor wettelijke aansprakelijkheid. Zij aanvaarden over en weer slechts aansprakelijkheid, voor zover en tot het bedrag dat gedekt wordt door die verzekering. 2. De beperking van aansprakelijkheid geldt niet in het geval van opzet of grove schuld. Artikel 10. Aanvang en einde, tussentijdse aanpassing 1. De afspraken in deze intentieverklaring gaan in op 1 januari 2024, voor de duur van de ontwerpfase eindigend in het opleveren van een Voorlopig Ontwerp en een onderbouwd financieel kader t.b.v. de gemeentebegroting. 2.

De overeenkomst kan door partijen slechts tussentijds worden opgezegd bij wanprestatie óf tegen iedere eerste dag van de maand, met een opzegtermijn van drie maanden om een van de volgende redenen: a. De gemeenteraad besluit geen (verdere) steun te verlenen aan de realisatie van het Duurzaam Gezamenlijk Sportpark, of; b.

3.

De samenwerkende verenigingen besluiten hun samenwerking te beëindigen.

In geval van opzegging als bedoeld in het vorige lid, worden de financiële verhoudingen naar redelijkheid en billijkheid in overleg afgewikkeld. Waarbij de deelnemende verenigingen in ieder geval de niet-bestemde voorschotten terugstorten die zij van de gemeente ter ondersteuning van het Gezamenlijk Sportpark hebben ontvangen en de gemeente de rechtmatige uitgaven en verplichtingen als bedoeld in artikel 8 lid 1 aan de deelnemende verenigingen vergoedt.

4.

Indien een niet-deelnemende vereniging verzoekt om toetreding, wijzigen op voorstel van het

5.

kernteam, partijen in gezamenlijke overeenstemming het bepaalde in artikel 1 letter b, om deze op te nemen als deelnemende vereniging. Indien een deelnemende vereniging verzoekt om uittreding zonder dat de overeenkomst wordt opgezegd, en dit door het kernteam is goedgekeurd, wijzigen partijen in gezamenlijke

Intentieverklaring ontwerp Duurzaam Sportpark - 59424

overeenstemming het bepaalde in artikel 1 letter b., nadat de financiële gevolgen van de uittreding naar redelijkheid en billijkheid zijn geregeld.

Artikel 11. Intentie Partijen hebben de intentie om na afloop van deze intentieverklaring te komen tot een overeenkomst voor het realiseren van het gemaakte ontwerp, indien de realisatie mogelijk is binnen de gestelde randvoorwaarden en de gemeenteraad hiervoor budgetruimte beschikbaar stelt.

Overeengekomen en opgemaakt in tweevoud,

Bergen L.,

februari 2024,

Namens de gemeente

C.E.M.G.T.

jee Portefeuillehouder

Namens de deelnemende verenigingen

.J.J. Kersten Projecttrekker

Bijlagen 1— motie gemeenteraad 8 November 2022 2 - Brief 19 juni 2023 3 — Verslag overleg 27 september 2023 4 — Raadsinformatiebrief 3 oktober 2023 5 — Intentieovereenkomst deelnemende verenigingen 20 december 2023 6 — Organisatie- en overlegstructuur kernteam 7 — overzichtskaart met kadastrale nummers

Intentieverklaring ontwerp Duurzaam Sportpark - 59424

Dorpsbelangen Bergen MOTIE (2): Gemeenschappelijk Sportpark

De raad van de gemeente Bergen (L,) bijeen in vergadering op 08-11-2022

.C.Qtlitsiterende dat - Alle sportparken in de gemeente in het bezit zijn van de Gemeente Bergen (L); - De Jeugdafdelingen van 3 Voetbalclubs al verenigd zijn in een SJO; - Dat 3 voetbalclubs serieus aan het kijken zijn naar verdergaande samenwerking (Fusie); - Sportverenigingen te maken hebben met teruglopende ledenaantallen en vrijwilligerstekorten;

Overwegende dat: - om de voetbalsport voor de toekomst te behouden samengaan op termijn noodzakelijk is; - het een aanzuigende werking kan hebben voor meerdere (sport)verenigingen; - kosten, vrijwilligers en besturen kunnen worden gecentraliseerd en gedeeld; - de financiering van een nieuw te bouwen, duurzaam sportpark te financieren valt uit de grondopbrengsten van deze sportparken bij aanbesteding voor woningbouw (actief grondbeleid); - dit samenvalt met onze gezamenlijke uitgesproken ambitie van woningbouw;

Verzoekt het College: - om samen met de verenigingen (gebruikers van de sportparken) te komen tot planvorming omtrent een centraal gelegen duurzaam sportpark waarbij tevens andere gebruikers kunnen aansluiten. - De vrijgekomen gronden beschikbaar te stellen voor zover mogelijk woningbouw binnen de woonvisie. En gaat over tot de orde van de dag! Dorpsbelangen Bergen

Patrick Robben Bart Megens Kevin Fledderman

Gemeente Bergen T.a.v. College van B&W Postbus 140 5854 ZJ BERGEN (LIMBURG)

Datum

19 juni 2023

Onderwerp

Duurzaam sportpark

Geacht College van B&W, Als eerste willen wij u danken voor de procesbegeleiding welke wij namens de gemeente mogen ontvangen om de eerste stappen te zetten om te komen tot een nieuw duurzaam sportpark binnen de gemeente Bergen. Ook willen we onze waardering uitspreken voor de unaniem aangenomen motie van 8 november 2022. Hierin heeft u aangegeven dat u samen met de verenigingen en gebruikers van de sportparken wilt werken aan de ontwikkeling van een centraal gelegen duurzaam sportpark, waar ook andere gebruikers zich kunnen aansluiten. De voetbalverenigingen binnen de gemeente Bergen hebben de afgelopen jaren hard gewerkt om tot één fusievereniging te komen, per komend seizoen gaan we met onze nieuwe clubkleuren en nieuwe naam van start met in ieder geval Afferden, Bergen en Siebengewald. We willen het College nogmaals benadrukken dat het streven naar een centraal sportpark geen kwestie is van "morgen", maar van "vandaag". Als vereniging willen we zo snel mogelijk successen delen op één sportpark in plaats van op drie verschillende sportparken. De ballen hooghouden op 3 verschillende sportparken wordt met het voetbal een enorme uitdaging. Het gevoel van saamhorigheid speelt hierbij een belangrijke rol om de nieuwe vereniging in een positieve flow te brengen.

Uit de eerste verkenningen naar mogelijkheden op potentiële locaties blijkt dat locaties die nog niet ingericht zijn als sportpark de procedures die hiervoor doorlopen moeten worden een dermate lange doorlooptijd kennen dat deze opties voor ons niet reëel zijn. Daarentegen is ook het huidige sportpark in Nieuw-Bergen, De Venhorst, meegenomen als potentiële locatie, mede omdat hier al het huidige sportpark ligt en omdat de bestemming "Sport" in het vigerende bestemmingplan ruimschoots aanwezig is zijn de procedures om hier tot een nieuw sportpark te komen vele

Pagina 1 van 2 Gemeente Bergen

malen eenvoudiger en korter van duur. Daarom willen we het College en de Gemeenteraad vragen om met ons mee te denken en het nieuwe sportpark op de bestaande locatie van Sportpark De Venhorst zo snel en gefaseerd mogelijk te realiseren. We willen benadrukken dat iedereen die wil aansluiten ook deze mogelijkheid kan overwegen. De schutterij St. Petrus en Jong Nederland Bergen zijn bereid om mee te denken om te kijken hoe zij hun invulling zouden zien op een nieuw duurzaam sportpark. Ook zijn we met een regelmatig overleg met andere stakeholders samen in een open gesprek zodat ook zij zeker later aan kunnen haken wanneer de leden van de verenigingen daar klaar voor zijn. We zouden graag zo snel mogelijk met het uit te voeren onderzoek willen beginnen, zodat we vóór de kadernota van 2024 inzicht hebben in de benodigde investeringen en financiering voor het sportpark. Dit zal een flinke inspanning vergen vanuit de vrijwilligers bij de verschillende deelnemende verenigingen. Daarom is het belangrijk om alles in fasen uit te voeren. Het zou teleurstellend zijn als de realisatie van een nieuw sportpark nog jaren op zich zou laten wachten. De verenigingen zijn er klaar voor en vragen de gemeente om in de komende jaren rekening te houden met de benodigde middelen om het duurzame sportpark te realiseren en te financieren.

Samen met u willen we graag invulling geven aan de slogan van het coalitieakkoord. "Wij investeren in de algemene basisvoorzieningen en vitale gemeenschappen met als doel een samenleving waar iedereen kan meedoen". Nogmaals bedanken we u voor de genomen besluiten. We kijken uit naar uw reactie en zijn graag bereid om deze brief nader toe te lichten. Met vriendelijke groeten, Namens, HRC'27, Jimi van Strien Stormvogels '28, Rob Janssen TV Bergen, Suzanne Lemmen Jong Nederland, Koen Wijers Schutterij St. Petrus, Daniel Kersten RKVV Montagnards, Peter van de Venn

Pagina 2 van 2 Gemeente Bergen

3 gemeent

VERSLAG Vergadering Duurzaam Sportpark (overleg verenigingen met college) Datum

e

BERGEN

27 september 2023 - 16.30-17.30 - Gemeentehuis

Deelnemers Peter van de Venn - Voetbalvereniging MSH Maasduinen Suzanne Lemmen Tennisvereniging Bergen Loes Rijk - Tennisvereniging Bergen Jos Kersten - Voetbalvereniging MSH Maasduinen Mark de Kok — Schutterij Daan Kersten - Schutterij Dirk Basten - Jong Nederland Daan Custers - Jong Nederland Claudia Ponjee - wethouder sport, voorzitter stuurgroep Duurzaam Sportpark Antoon Splinter - wethouder ruimte en financiën, stuurgroep lid Eric de Maeyer - projectleider gemeente (verslag)

1. Voorstelronde

2. Korte inleiding vanuit gemeente Het vertrekpunt is de motie in de gemeenteraad die oproept tot een gezamenlijk duurzaam sportpark. Hierover hebben we de dorpsraden gesproken en de verenigingen. Daarbij hebben we alle verenigingen betrokken. Voor de vakantie hebben de gesprekspartners een brief aan het college geschreven om een gesprek aan te vragen. Het college heeft dat verzoek graag opgepakt. De gemeente vraagt om een toelichting bij de brief.

3.

Visie van de verenigingen De verenigingen geven aan: We zitten op verouderde sportparken. Renovatie gaat geld kosten. Als voetbal zijn we in het fusieproces bezig en rouleren we nu over de verschillende sportparken. Dat is logistiek lastig, maar is ook een hinderpaal voor de binding van iedereen aan de nieuwe club. Er is een urgentie, want het voetbal is nu nog 'SSA', maar moeten binnen drie jaar echt fuseren vanuit de kaders van de KNVB. Ook de Tennis in Nieuw-Bergen ervaart een urgentie. Het clubgebouw is versleten en moet ingrijpend worden opgeknapt of vervangen. Ook in de tenniswereld lopen diverse samenwerkingen, o.a. de samenwerking op jeugdcoaches tussen Well, Afferden en NieuwBergen. De genoemde tennisverenigingen hebben nog niet direct een fusiewens, maar verenigingen in Well en Afferden kijken wel met belangstelling naar de ontwikkelingen. De Tennisvereniging Siebengewald heeft te kennen gegeven op de afzienbare termijn géén onderdeel te willen uitmaken van het duurzaam sportpark. Jong Nederland en de Schutterij geven aan dat zij als huidige vaste gebruikers (en Jong Nederland ook als gedeeltelijke eigenaar) graag willen deelnemen in de beweging. De tijd is rijp voor een vervolgstap. Er is veel draagvlak bij de huidige gebruikers van de Venhorst. Ook bij andere verenigingen zien de verenigingen interesse, bijvoorbeeld voetbal EWC Well.

Als iedereen ziet dat we stappen maken, verwachten de verenigingen dat er meer zijn die gaan aansluiten. Je krijgt een mooie dynamiek en een plek waar mensen gráág zijn.

g emeent

.

e .

BERGEN

De verenigingen hebben met elkaar gekeken naar 7 locaties. Na een eerste screening is dat ingedikt naar 3. Uiteindelijk blijft "De Venhorst" op de zeef liggen. De andere twee locaties hadden wel voordelen, maar zouden ook heel veel tijd gaan kosten en dat weegt niet op tegen die voordelen.

4.

Reactie vanuit het college Mooi dat een proces vanuit de inwoners op zo'n manier op gang komt. Dat geeft vertrouwen en wil het college graag oppakken en samen met de verenigingen verder brengen, met de aanwezigen. Het lange termijn perspectief is dat niet alleen de aanwezigen, maar alle verenigingen de kans krijgen om een plek te krijgen. Dit is een belangrijke randvoorwaarde. De besproken locatie is logisch en wordt omarmd. Het college herkent de argumenten voor deze locatie. Het college en de verenigingen moeten in gezamenlijkheid stappen gaan zetten voor het vervolg. Er is in de begrotingsvoorstellen voor 2024 geld vrijgemaakt voor het onderzoek. De verwachting is dat de raad dit omarmt, dus we kunnen het voorschot nemen om al te beginnen met het onderzoek. Als dit in april / mei 2024 gereed is, biedt dat ook een basis om realisatiekosten te gaan opnemen in de begroting 2025. Er zijn nog wel een behoorlijk aantal zaken die moeten worden getackeld dus het totaal kan wel 2 à 2'/2 jaar gaan duren. We hebben wel vertrouwen dat dit gaat lukken. In ieder geval hebben we het volgende op het netvlies staan om uit te zoeken: Kan het realisatiebudget daadwerkelijk worden vrijgespeeld in de begroting? Natuurwaarden in en rond het terrein? Stikstof? Hoe omgaan met verenigingen die niet mee willen of kunnen? Hoe gaan we om met de Alverman? Hoe gaan we om met den Asseldonk?

5.

Afspraken Er is groen licht voor een vervolg. Wethouder Splinter heeft een raadcommissievergadering. Hij zal dit in de commissie melden, locatiekeuze plus vervolgtraject. Dan is de raad geïnformeerd en kan het bericht ook de wereld in. Het vervolgtraject doen Verenigingen en gemeente in samenspraak. Dit hoeft niet te wachten op het vaststellen van de begroting 2024 maar kan direct starten. Het initiatief blijft bij de verenigingen. De gemeente staat aan de lat voor procesbegeleiding, bewaking van de uitgangspunten en het scheppen van budgettaire randvoorwaarden.

(1)

Raadsinformatiebrief

Aan

Gemeenteraad van de gemeente Bergen

Van

College van burgemeester en wethouders

Datum

3 oktober 2023

Onderwerp

Raadsinformatiebrief duurzaam sportpark

BERGEN

Inleiding Naar aanleiding van het fusieproces van drie voetbalverenigingen heeft de gemeenteraad bij de begrotingsbehandeling op 5 november 2022 een motie aangenomen die ons college vraagt om 'samen met de verenigingen (gebruikers van de sportparken) te komen tot planvorming omtrent een centraal gelegen duurzaam sportpark waarbij tevens andere gebruikers kunnen aansluiten'. In het eerste kwartaal van 2023 zijn de dorpsraden in een bijeenkomst over deze motie geïnformeerd, waarna met de sportverenigingen gesprekken zijn gevoerd over de invulling van de motie. Onder verwijzing naar onze mededeling in de raadscommissie Ruimte, willen wij u bij deze nader over de resultaten van deze gesprekken informeren.

De informatie De aanleiding van de motie lag in het fusieproces van voetbalverenigingen en in de constatering van teruglopende ledenaantallen en vrijwilligerstekorten. Hieraan kan, aldus de motie, het hoofd worden geboden door het delen en centraliseren van kosten, vrijwilligers en besturen en de impuls van een nieuw gezamenlijk sportpark. Ons college heeft hierop een integraal proces vormgegeven met inbreng van alle relevante beleidsvelden, om het maatschappelijk draagvlak te onderzoeken. Reeds doorlopen proces In januari 2023 is de motie besproken met de dorpsraden. Daarna is vanaf 15 februari een reeks gesprekken gestart met sportverenigingen. Hiervoor waren alle sportverenigingen uitgenodigd, zowel buiten- als binnensport.

In deze bijeenkomsten is in kaart gebracht: • •

welke sportverenigingen deel willen en kunnen nemen in gesprekken over een nieuw duurzaam sportpark; wat de voorkeurslocatie hiervoor zou zijn.

Voor deze bijeenkomsten zijn alle verenigingen uitgenodigd van de binnen- en buitensport in de gemeente. Een overzicht van de verenigingen is als bijlage bij deze brief gevoegd. De verenigingen hebben zeven potentiële locaties afgewogen. Wij hebben voor hen de voor- en nadelen per locatie in kaart laten brengen. Deze voor- en nadelen zijn in een tweetal bijeenkomsten van de verenigingen doorgesproken en afgewogen. De verenigingen hebben zich vervolgens uitgesproken op de keuze voor een Duurzaam Sportpark op de locatie "De Venhorst" in Nieuw Bergen. Hiermee worden langdurige ruimtelijke procedures voorkomen, wat van doorslaggevend belang werd gevonden. Huidige stand

Pagina 1 van 2

De verenigingen hebben in een brief aan ons college aangegeven dat zij op basis van de hierboven genoemde locatiekeuze voor "De Venhorst" het gesprek met ons college willen aangaan. Dit gesprek hebben wij op 27 september jl. gevoerd en daarin hebben wij afspraken gemaakt over het vervolgproces. Ons college herkent de actualiteit en de urgentie van de wens voor een duurzaam sportpark vanuit het genoemde fusieproces. Het college kan zich in de genoemde locatiekeuze vinden en neemt dit als uitgangspunt voor alle vervolggesprekken. Het college heeft met de verenigingen die op dit moment al willen deelnemen in een nieuw duurzaam sportpark afgesproken dat verenigingen en gemeenten samen optrekken in de verdere uitwerking. Alle overige verenigingen blijven geïnformeerd en kunnen op verzoek ook later aansluiten. Het vervolg In 2024 staat de ontwerpfase voor het duurzame sportpark op de rol. Hierin nemen de verenigingen het voortouw. De gemeente ondersteunt het proces, bewaakt de (ruimtelijke) uitgangspunten en levert het budgettair kader voor deze ontwerpfase. Een budgetvoorstel is opgenomen in de conceptbegroting 2024. De planning van de ontwerpfase is erop gericht dat het budgettaire kader voor de daaropvolgend realisatiefase bij de voorjaarsnota helder is. Dan kan het meegenomen worden in de begrotingsvoorbereiding 2025. De realisatiefase start dan in 2025.

Wij gaan er van uit dat de verenigingen óók in de realisatiefase het voortouw zullen nemen. Relatie met Den Asseldonk Ons college acht het, mede gelet op het lopende onderzoek naar Den Asseldonk, van belang dat in alle gesprekken en voorbereidingen niet alleen de buitensport, maar ook de binnensport betrokken wordt. De binnensport is bij de gesprekken uitgenodigd en wordt in elke stap geïnformeerd. In het ontwerpen van het nieuwe Sportpark zullen wij zorgen dat toekomstige uitbreiding voor binnensport in ruimtelijk opzicht mogelijk is.

Communicatie en vervolg Alle verenigingen worden schriftelijk op de hoogte gehouden van de bijeenkomsten en ontvangen daarvan ook de verslagen. Wij zullen deze raadsinformatiebrief met de verenigingen delen.

Met vriendelijke groet, Burgemeester en wethouders van Bergen (L),

H.H.M. Timmermans Secretaris

M.H.E. Pelzer Burgemeester

Bijlage: • Overzicht van uitgenodigde verenigingen

Pagina 2 van

INTENTIEVERKLARING Partijen: HRC '27, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Jimi van Strien, voorzitter, gevestigd te A fferden L. en Stormvogels '28, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Rob Janssen, voorzitter, gevestigd te Siebengewald, en Tennisvereniging Bergen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Suzanne Lemmen, voorzitter, gevestigd te Nieuw Bergen, en Jong Nederland Bergen, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Koen Wijers, voorzitter, gevestigd te Nieuw Bergen en Schutterij St. Petrus, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Daniel Kersten, voorzitter, gevestigd te Nieuw Bergen en RKVV Montagnards, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Peter van de Venn, voorzitter, gevestigd te Nieuw Bergen en EWC'46, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Maria Jacobs, secretaris, gevestigd te Well L. en VC Montagnards, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Henk Menting, voorzitter, gevestigd te Nieuw Bergen Gezamenlijk zijnde alle verenigingen in de toekomst actief op Sportpark de Venhorst te Bergen.

Zijn overeengekomen: Artikel 1 - Intentie van de overeenkomst 1.De intentie van de overeenkomst is te onderzoeken of er tussen partijen samenwerking mogelijk is. die er als volgt uit zou moeten zien: er bestaat de intentie om een alliantie te vormen die een gemeenschappelijk voordeel voor alle op Sportpark de Venhorst gevestigde sportclubs en hun leden opleveren op een zo breed mogelijk terrein. 2. Partijen zullen zich gedurende de looptijd van deze overeenkomst inspannen om deze intentie uit te werken in bindende afspraken en zullen hierbij te goeder trouw (onder)handelen. Partijen willen in ieder geval de volgende zaken onderzoeken voordat zij zullen besluiten omtrent een mogelijke samenwerking: gezamenlijke exploitatie van Sportpark de Venhorst, gezamenlijk optreden naar en met de diverse stakeholders van Sportpark de Venhorst (waaronder gemeente Bergen) en onderzoek om deze samenwerking te formaliseren in een rechtspersoon, bijvoorbeeld een stichting. 3. Partijen hebben nadrukkelijk enkel een intentie uitgesproken en dus nog geen bindende afspraken gemaakt omtrent de samenwerking. 4. De intentie bevat enkel een inspanningsverplichting en derhalve geen resultaatsverplichting voor partijen. 5. Zodra partijen de intentie wensen om te zetten in bindende afspraken, zullen zij dit vastleggen in een schriftelijke overeenkomst.

Artikel 2 - Duur van de overeenkomst 1.Deze overeenkomst gaat in op het moment van ondertekening van de overeenkomst en eindigt van rechtswege op 31-12-2025 of zoveel eerder als Partijen tot definitieve overeenstemming komen. 2. Deze overeenkomst kan worden verlengd indien alle partijen dat wensen. Hiertoe zullen zij een schriftelijke verlenging opstellen voor een nader te bepalen periode. Artikel 3 — Organisatie- en besluitvorming binnen de samenwerking 1.De samenwerking tussen de aangesloten partijen zal plaatsvinden op basis van de goedgekeurde organisatie- en overlegstructuur. (Basis samengesteld tijdens het overleg van 11 oktober 2023 (bijlage 1) en alle goedgekeurde wijzigingen hierop conform de besluitenlijst (bijlage 2). 2.De besluitvorming binnen de samenwerking vindt plaats op basis van stemming. Stemming vindt uitsluitend door de op de vergadering aanwezige verenigingen plaats. Per vereniging kan er één stem worden uitgebracht. Over personen wordt indien door één of meerdere aanwezigen gewenst schriftelijk gestemd. In andere gevallen mondeling. Over zaken wordt mondeling gestemd, tenzij tenminste vijf aanwezigen een schriftelijke stemming verlangen. Besluiten worden genomen bij absolute meerderheid van stemmen. Bij gelijke aantallen stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 3.

Voor de samenwerking, voortvloeiend uit de intentie van deze overeenkomst, met de Gemeente Bergen zal RKVV Montagnards als aanspreekpunt voor de gezamenlijke Partijen optreden. Binnen reeds gemaakte besluiten, zoals bedoeld onder artikel 3 lid 1 en 3 lid 2, kan de vertegenwoordiger van RKVV Montagnards indien nodig en wenselijk voor de voortgang van het proces directe vervolgafspraken met de Gemeente Bergen maken. In het geval dat nieuwe besluitvorming vanuit de Partijen nodig is zal de vertegenwoordiger van RKVV Montagnards zorgdragen dat deze besluitvorming gebeurd. Tevens zal RKVV Montagnards terugkoppeling richting het Kernteam verzorgen vanuit haar overleggen met de Gemeente. 4. Conform de besluitvorming zoals beschreven in artikel 3 lid 2 is het mogelijk om het aanspreekpunt, zoals bedoeld onder artikel 3 lid 3, te wijzigen.

Artikel 4 — Terugtrekking & uitbreiding 1.Het staat alle partijen vrij om zich op ieder gewenst moment terug te trekken uit deze overeenkomst, zonder verdere verplichtingen, behoudens verplichtingen die naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid gelden of die krachtens artikel 6 anders zijn overeengekomen en behoudens de verplichtingen zoals omschreven in artikel 7 en 8. 2.Zodra er meerdere verenigingen actief worden op het nieuwe Sportpark de Venhorst, dienen deze verenigingen zich bij dit initiatief aan te sluiten. Stemming over deze aansluiting vindt plaats conform het geen benoemd onder artikel 3 lid 2. 3. Toetreden van extra clubs aan deze overeenkomst is mogelijk zodra deze actief worden op het nieuwe Sportpark de Venhorst tegen de op dat moment geldende voorwaarden en met inachtneming van de eerder genomen besluiten en aangegane verplichtingen. (Zie geldende besluitenlijst op toetredingsdatum.) Deze toetreding wordt door middel van een addendum aan deze intentieverklaring vastgelegd.

Artikel 5 - Exclusiviteit Op deze intentieverklaring is geen exclusiviteit van toepassing. Artikel 6 - Voorbehouden Zelfs indien partijen in een zodanige fase van onderhandelingen zijn aanbeland, dat het afbreken van onderhandelingen niet zonder vergoeding van enig contract belang zou kunnen plaatsvinden, zijn partijen te allen tijde gerechtigd de onderhandelingen kosteloos af te breken indien: • de beoogde samenwerking financieel niet haalbaar blijkt omdat de eigen financiële middelen onvoldoende blijken en partijen geen financiering tegen een gangbaar commercieel tarief kunnen krijgen; • de benodigde vergunningen niet kunnen worden verkregen; • blijkt dat er tussen partijen onvoldoende vertrouwen is om tot een vruchtbare samenwerking te komen; • Het doel van de samenwerking technisch niet haalbaar blijkt; • Een vereniging tussentijds wordt ontbonden; Artikel 7 - Goede naam en eer 1. Partijen zullen zich onthouden van enige handeling die de goede naam en eer van de andere Partij(en) kan aantasten.

Artikel 8 - Geheimhouding en boetebeding 1.Partijen verklaren dat zij zowel gedurende deze overeenkomst als gedurende een periode van 5 jaar, gerekend vanaf de datum van ondertekening van deze overeenkomst, jegens elkaar volledige geheimhouding zullen betrachten ten aanzien van al hetgeen zij in het kader van deze overeenkomst en daarna ter kennis zijn gekomen betreffende de andere partij(en) en waarvan zij weten of kunnen vermoeden dat deze informatie vertrouwelijk is. 2.Onder vertrouwelijke informatie wordt verstaan: alle informatie die als vertrouwelijk is aangeduid, of waarvan men weet of redelijkerwijze kan vermoeden dat deze vertrouwelijk is, tenzij het gaat om informatie die reeds bij de andere partij en/of het publiek bekend is. 3. Partijen zullen alle vertrouwelijke informatie van een andere partij strikt vertrouwelijk behandelen, zorgvuldig en veilig bewaren en jegens derden volledig geheim houden, tenzij een partij op grond van een wettelijke of gerechtelijke bepaling tot openbaarmaking wordt gedwongen. 4. Partijen zullen vertrouwelijke informatie enkel delen met personen die in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst kennis dienen te nemen van de vertrouwelijke informatie en enkel voor zover met deze personen een schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst is gesloten. 5.

Partijen zullen vertrouwelijke informatie niet langer bewaren dan noodzakelijk in het kader van deze overeenkomst en derhalve in ieder geval vernietigen indien deze overeenkomst eindigt en er geen schriftelijke aanvullende afspraken over het langer bewaren van de vertrouwelijke informatie zijn gemaakt. 6. Deze geheimhoudingsbepaling blijft ook na het einde van deze overeenkomst volledig in stand. Artikel 9 - Aansprakelijkheid Partijen beperken over en weer hun aansprakelijkheid in het kader van deze overeenkomst voor het overige tot enkel die gevallen waarin sprake is van opzet en/of grove schuld.

Artikel 10 - Slotbepalingen 1.Deze overeenkomst bevat alle tussen partijen gemaakte afspraken over de uitgesproken intentie en vervangt alle eventuele eerder hierover gemaakte afspraken. 2. Wijzigingen en/of aanvullingen op deze overeenkomst zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen. 3. Op deze overeenkomst zijn over en weer geen algemene voorwaarden van toepassing. 4. Partijen dragen ieder de eigen kosten van deze overeenkomst, indien zij hiervoor kosten hebben gemaakt. 5. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. 6. De Nederlandse rechter is bevoegd om kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst. Alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkomst worden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter van Noord Limburg. Aldus tussen partijen overeengekomen en vastgelegd in onderhavige overeenkomst, waarbij deze pagina is voorzien van een handtekening en alle overige pagina's zijn voorzien van een paraaf van alle partijen.

Aldus getekend te Nieuw Bergen op ... januari 2024:

Jimi van Strien HRC '27

Rob Janssen Stormvogels '28

Suzanne Lemmen Tennisveretiging Bergen

Koen Wijers Jong Nederland Bergen

Daniel Kersten Schutterij St. Petrus

Peter van de Venn RKVV Montagnar

Maria Jacobs E WC46

Henk Menting/ VC Monta;rt/

Organogram Paul en Thijs (Team Sportief)

"Wij vormen een organisatievers' die zowel de , als uiteindelijk ook de exploitatie van het nieuw te realiseren 'modulair) sportpark vormgeven, waarbij ruimte is voor andere partijen om in te stappen" Bezetting: Dirk en Daan (Jong Nederland), Jos, SJaak en Jan (MSH Maasduinen), Loes en Suzanne (TV Bergen), Mark en Daniël (Schutterij St. Petrus), Henk (VC Montagnards), Maria (EWC'46) en Jos (MSH Maasduinen) Kartrekker: Jos (MSH Maasduinen)

Taken/verantwoordelijkheden: -& (Tijdelijk) oppakken en overdragen kartrekkersrol in overlegmomenten 'Kernteam' Ondersteunen en faciliteren in structuren Bewaken tijdspad/-planning Onafhankelijk bewaken alle belangen voldoende aan bod komen

Taken/verantwoordelijkheden: Pakt een intensieve rol richting de realisatie van het sportpark Neemt 'eigen' achterban mee in de ontwerpfase spreekt met de gemeente en ontwerpers maakt concrete afspraken met het college Rapporteert ontwikkelingen naar het kernteam Houd de structuur open zodat andere verenigingen kunnen aansluiten Heeft mandaat van het kernteam op bovenstaande punten Is voornemens om direct gebruik te maken van een nieuwe locatie

Intern: Overige verenigingen, Incidentele gebruikers sportpark, Buren sportpark, inwoners en scholen Extern (ondersteuning): Gemeente, Negen, ontwerpbureau

Taken/verantwoordelijkheden: Intern (overige verenigingen) Houdt bredere achterban (verenigingen) op de hoogte over de ontwikkelingen Wil geïnformeerd blijven en overweegt om in een later stadium in te stappen Extern: Waar nodig het kernteam ondersteunen en faciliteren in het proces.

Commissies en werkgroepen Toelichting: De ontwerpcommissie houdt zich bezig met het beoordelen, goedkeuren en begeleiden van het ontwerpproces. De commissie is verantwoordelijk voor het waarborgen van een effectieve en inclusieve betrokkenheid van belanghebbenden bij het ontwerpproces en het bereiken van de doelstellingen voor het realiseren van een Duurzaam Sportpark.

Toelichting: De werkgroep communicatie is verantwoordelijk voor het plannen, coördineren en beheren van communicatieactiviteiten. De werkgroep heeft als doel om effectieve interne en externe communicatie te bevorderen en ervoor te zorgen dat de boodschappen op een consistente en doelgerichte manier worden verspreid.

Bezetting: Kartrekker: Jos Deelnemers: Tennis, Schutterij, Jong Nederland en voetbal

Bezetting: Kartrekker: Daan (l e overleg) Deelnemers:

e nte Toelichting: De verantwoordelijkheid van deze werkgroep richt zich m.n. op het bevorderen van een constructieve en effectieve samenwerking tussen het kernteam en de gemeente. Met als doel een brug te vormen tussen de publieke sector en de lokale gemeenschap.

Bezetting: Kartrekker: Jos Deelnemers: Afhankelijk van het onderwerp/bespreekpunt

Toelichting: De werkgroep exploitatie heeft als doel ervoor te zorgen dat het sportpark duurzaam, goed beheerd en efficiënt geëxploiteerd wordt, met de nadruk op het ondersteunen van de verschillende soorten sportverenigingen die er gebruik van maken. Het is belangrijk dat deze werkgroep de belangen van alle gebruikers en belanghebbenden behartigt. Bezetting: Kartrekker: Henk Deelnemers: penningmeesters vanuit de verenigingen

Zaaknummer 59424 -- Bijlage 1.7 Overzichtskaart met kadastrale nummers