Bijlage 3 - Samenwerkingsovereenkomst Biblioplus 2025-2028

Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen 2025-2029

De ondergetekenden, •

•

•

De gemeente Bergen, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet en machtiging door de burgemeester vertegenwoordigd door wethouder C.E.M.G.T. Ponjee, uitvoering gevend aan het besluit van het college van burgemeester en wethouders gemeente Bergen d.d. xxxxx 2024 en het besluit van de gemeenteraad van de gemeente Bergen d.d. xxxxx; De gemeente Gennep, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet en machtiging door de burgemeester vertegenwoordigd door wethouder, F.P.M. Pubben, uitvoering gevend aan het besluit van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Gennep d.d. xxx 2024 en het besluit van de gemeenteraad van de gemeente Gennep d.d. xxxx 2024; De gemeente Land van Cuijk, ten deze op grond van artikel 171 van de Gemeentewet en machtiging door de burgemeester vertegenwoordigd door wethouder, J.M.F. Hendriks, uitvoering gevend aan het besluit van het college van burgemeester en wethouders van gemeente Land van Cuijk d.d. xxxx 2024 en het besluit van de gemeenteraad van de gemeente Land van Cuijk d.d. xxx 2024;

hierna afzonderlijk te noemen ‘gemeente’ en gezamenlijk ‘samenwerkende gemeenten’, en Stichting BiblioPlus, Kvk nummer: 17169778, hierna aangeduid als ‘BiblioPlus’ ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur-bestuurder Cyril Crutz, Hierna worden de samenwerkende gemeenten en Biblioplus gezamenlijk “partijen” genoemd. Overwegende dat: ▪ Er in 2021 door partijen dan wel hun rechtsvoorgangers een samenwerkingsovereenkomst is gesloten voor de periode 2021 tot en met 2024; ▪ Deze overeenkomst per addendum van 13 december 2023 is gewijzigd; ▪ Partijen de wens hebben uitgesproken om de bestaande samenwerkingsovereenkomst om te zetten in een nieuwe samenwerkingsovereenkomst voor bepaalde tijd; ▪ De samenwerkende gemeenten het van maatschappelijk belang achten de zelfontplooiing en de culturele ontwikkeling van hun burgers te blijven stimuleren; ▪ BiblioPlus in gezamenlijkheid met de samenwerkende gemeenten een visie heeft geformuleerd op het bibliotheekbeleid voor de periode 2025 tot en met 2028; ▪ Partijen er belang bij hebben dat uit oogpunt van kwaliteit en continuïteit bepaalde onderdelen van BiblioPlus collectief door de samenwerkende gemeenten worden gefinancierd waarbij de samenwerkende gemeenten naar rato van het inwoneraantal bijdragen in deze kosten; ▪ Het omwille van effectiviteit en efficiency wenselijk is dat de samenwerkende gemeenten op hoofdlijnen een

gemeenschappelijke koers uitzetten die echter ruimte laat voor maatwerk op het niveau en de aanwezige behoefte van de individuele gemeenten; ▪ Het wenselijk is dat de samenwerkende gemeenten BiblioPlus een meerjarenperspectief bieden in termen van subsidies en beleidsinhoudelijke kaders;

1

Parafen: ____________

▪ ▪ ▪ ▪

Het belangrijk is dat BiblioPlus zich voortvarend blijft ontwikkelen als een publieke culturele en educatieve dienstverlener die inspeelt op behoeften en wensen; Partijen overeengekomen zijn om een systeem van jaarlijkse budgetsubsidiëring voor BiblioPlus te hanteren met inachtneming van deze samenwerkingsovereenkomst; De samenwerkende gemeenten de intentie hebben om deze overeenkomst voor vier jaren aan te gaan; Partijen hun onderlinge rechtsverhouding als volgt wensen vast te leggen.

Begripsbepalingen Artikel 1 In deze overeenkomst wordt verstaan onder: • Productenboek: een nadere beschrijving c.q. specificatie van diensten/producten die verzorgd worden door BiblioPlus zoals beschreven in bijlage 2 bij deze overeenkomst. Het productenboek maakt onlosmakelijk deel uit van deze overeenkomst. Jaarlijks kunnen eventuele nieuwe producten aan het productenboek worden toegevoegd. • Uniforme diensten en randvoorwaarden: alle activiteiten en werkprocessen van BiblioPlus die benodigd zijn om de organisatie operationeel te doen zijn en die voor alle samenwerkende gemeenten worden uitgevoerd, namelijk: Administratie en dienstverlening; Automatisering; Bestuur en organisatie: Diverse baten; Kantoorhuisvesting in Boxmeer; Collectie en media; Personeel; Projecten die behoren tot de basisproducten als beschreven in het productenboek, zoals de programmering voor verschillende leeftijdsgroepen en de speelleermaterialen (Speelotheek) Het geheel aan ontwikkel- en uitvoeringsactiviteiten die gericht zijn op de innovatie van de dienstverlening van de bibliotheek en de dienstverlening aan de institutionele klant. De toelichting op de genoemde onderdelen die vallen onder de uniforme diensten en randvoorwaarden is opgenomen onder hoofdstuk 1 sub A van het productenboek.

• Type bibliotheek: de per gemeente overeengekomen bibliotheekvorm met de daarbij behorende basisfaciliteiten als beschreven in het productenboek. • Aanvullende plus producten: producten die met één of meerdere gemeenten worden overeengekomen en waarvan de kosten, inclusief de eventuele huisvestingskosten, door middel van een afzonderlijke beschikking worden gesubsidieerd door de partijen die gebruikmaken van deze producten. Deze producten zijn als aanvullende plus producten beschreven in het productenboek. • Derde geldstromen: inkomsten, niet zijnde gemeentelijke subsidies of inkomsten van gebruikers van de bibliotheek. • Egalisatiereserve: de reserve als bedoeld in artikel 4:72 van de Algemene wet Bestuursrecht en de Algemene Subsidieverordening van de individuele gemeente, die wordt opgebouwd uit het verschil tussen de vastgestelde subsidie en de werkelijke kosten van de activiteiten waarvoor subsidie is 2

Parafen: ____________

verleend. Deze reserve wordt door BiblioPlus aangewend teneinde eventuele overschotten of tekorten op de exploitatie (bedrijfsvoering) van de bibliotheek te egaliseren. Doelstelling Artikel 2 1. BiblioPlus heeft als statutaire doelstelling de organisatie van lokale bibliotheekfaciliteiten, gericht op informatieve, maatschappelijke, educatieve, culturele en recreatieve behoeften van individuen of organisaties. 2. Het doel van de samenwerkende gemeenten is door het verschaffen van subsidie het realiseren van een bibliotheekvoorziening in de brede zin van het woord ten behoeve van de inwoners van de samenwerkende gemeenten. 3. Partijen stellen tezamen als doel invulling te geven aan de vijf functies zoals deze zijn vastgesteld in artikel 5 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.. 4. Deze overeenkomst heeft ten doel om uniforme afspraken tussen partijen vast te leggen en daarmee een kader te scheppen waarbinnen tussen de individuele gemeente en BiblioPlus nadere afspraken kunnen worden gemaakt over de af te nemen producten. Duur van de overeenkomst Artikel 3 1. Deze overeenkomst wordt aangegaan voor de periode van 1 januari 2025 tot en met 31 december 2028 (vier jaren).Tussentijdse beëindiging van deze overeenkomst is niet mogelijk. 2.

Partijen spreken de intentie uit om na het verlopen van deze overeenkomst te komen tot een nieuwe meerjarige samenwerkingsovereenkomst. 3. Deze overeenkomst wordt, totdat er een nieuwe samenwerkingsovereenkomst tot stand gekomen is, na 31 december 2028 (jaarlijks) stilzwijgend verlengd met een periode van één jaar. 4. Wanneer een gemeente nadat de genoemde periode van 4 jaar is verstreken dan wel na stilzwijgende verlenging, de overeenkomst niet stilzwijgend wil verlengen of geen nieuwe samenwerkingsovereenkomst wil afsluiten, dient deze gemeente uiterlijk negen maanden voor afloop van de overeenkomst alle samenwerkende gemeenten en BiblioPlus schriftelijk hiervan op de hoogte te stellen. Inhoudelijk beleidskader Artikel 4 1. Op deze overeenkomst is van toepassing de beleidsvisie zoals vastgelegd in het Beleidsplan BiblioPlus 2025-2028 “De Bibliotheek: zuurstof voor de gemeenschap”, die een onlosmakelijk deel van deze overeenkomst vormt en als bijlage 1 bij deze overeenkomst is gevoegd. 2. Deze beleidsvisie is vertaald naar concrete producten en diensten inclusief prestatie-indicatoren zoals vastgelegd in het productenboek.

3

Parafen: ____________

Certificeringsnormen Artikel 5 1. De samenwerkende gemeenten verlangen van BiblioPlus dat deze aan de tussen de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en de Vereniging van Openbare Bibliotheken (VOB) overeengekomen landelijke certificeringsnormen voldoet. De samenwerkende gemeenten dragen er zorg voor dat het subsidieniveau toereikend is om aan deze normen te kunnen voldoen. Certificering is voorwaarde voor deelname aan het landelijke netwerk en de landelijke digitale bibliotheek. 2.

BiblioPlus draagt er zorg voor dat de te leveren diensten en/of producten voldoen aan de eisen zoals gesteld in deze overeenkomst en de af te geven subsidiebeschikkingen van de individuele gemeenten. Indien BiblioPlus om wat voor reden dan ook, tijdelijk of voor langere tijd niet aan deze eisen kan voldoen, stelt BiblioPlus de samenwerkende gemeenten hierover direct in kennis zodra BiblioPlus hiervan op de hoogte is.

Financieel-technisch kader Basissubsidiëring Artikel 6 1. Gezamenlijk dragen de samenwerkende gemeenten de kosten voor de uniforme diensten en randvoorwaarden genoemd in bijlage 3. 2. Deze kosten worden omgeslagen over de gemeenten naar rato van het aandeel van hun inwonertal in het totaal aantal inwoners van alle gemeenten. Peildatum voor het aantal inwoners is 1 januari 2024. Op basis van deze verdeelsleutel bedraagt het aandeel in de kosten voor de uniforme diensten en randvoorwaarden gedurende de looptijd van deze overeenkomst voor:

gemeente Bergen Gennep Land van Cuijk totaal

inwoners* 13.151 17.790 91.725 122.666

percentage 10,72 % 14,50 % 74,78 % 100 %

*Inwoneraantal per 1-1-2024 bron: CBS 3. Naast de kosten voor de uniforme diensten en randvoorwaarden subsidiëren de gemeenten het per gemeente van toepassing zijnde type bibliotheek en de basisproducten zoals beschreven in het productenboek. 4. Iedere gemeente kan jaarlijks afzonderlijk afspraken maken met Biblioplus over aanvullende plus producten. Egalisatiereserve Artikel 7 Er wordt gestreefd naar een egalisatiereserve (dus exclusief voorzieningen, zijnde juridisch afdwingbare verplichtingen) met een omvang van minimaal 15% tot maximaal 20% van de jaarlijkse baten van de stichting. Indien aan het einde van een boekjaar de egalisatiereserve van BiblioPlus groter is dan 20% van de baten van 4

Parafen: ____________

dat jaar, wordt dit overschot na vaststelling van de subsidies door samenwerkende gemeenten door de BiblioPlus gerestitueerd aan de individuele gemeenten. Een gemeente ontvangt bij restitutie een bedrag naar rato van het subsidieaandeel van de desbetreffende gemeente in het totaal van alle subsidiebedragen over dat boekjaar van alle samenwerkende gemeenten (subsidievolume). Gebruikerstarieven Artikel 8 De samenwerkende gemeenten komen overeen dat BiblioPlus uniforme tarieven hanteert voor abonnementen en bijkomende vergoedingen van gebruikers. Derde geldstromen Artikel 9 1. Derde geldstromen worden ingezet ten behoeve van de ontwikkeling van projecten die aansluiten bij de regionale visie van gemeenten. 2.

Derde geldstromen worden niet ingezet ten behoeve van structurele dekking van tekorten in de exploitatie (bedrijfsvoering) van de uniforme diensten en randvoorwaarden en producten die BiblioPlus aan de samenwerkende gemeenten levert.

Subsidieverstrekking Subsidieaanvraag Artikel 10 1. BiblioPlus dient telkens vóór 1 mei voorafgaand aan het eerstvolgende subsidiejaar een subsidieaanvraag in bij de individuele gemeenten. Deze aanvraag dient tevens voorzien te zijn van een begroting. 2. Op de aanvraag en beoordeling en verantwoording van de subsidieaanvraag zijn de op dat moment geldende regelingen van de individuele gemeenten van toepassing voor zover hier in de navolgende artikelen niet in is voorzien. Subsidiebeschikking Artikel 11 1. Deze overeenkomst wordt nader uitgewerkt in individuele gemeentelijke subsidiebeschikkingen. 2. In de door de individuele gemeenten te nemen subsidiebeschikkingen worden ten minste de volgende onderdelen vastgelegd: a. de subsidiebedragen voor de basisdienstverlening zoals beschreven in het productenboek bestaande uit: - uniforme diensten en randvoorwaarden, onder aftrek van de lokale inkomsten gebruikers; - het per gemeente van toepassing zijnde type bibliotheek; b. de subsidiebedragen voor de specifieke huisvestingskosten per gemeente; c. de periode waarvoor de beschikking wordt afgegeven.

5

Parafen: ____________

3.

Voor de subsidiëring van eventuele aanvullende plus producten wordt per gemeente één of meerdere afzonderlijke subsidiebeschikking(en) afgegeven. In de beschikking worden ten minste de volgende onderdelen vastgelegd: a. het subsidiebedrag; b. de van toepassing zijnde voorwaarde(n); c. de periode waarvoor de beschikking wordt afgegeven; d. de termijn waarop de subsidie wordt uitbetaald.

4.

Bij het bepalen van de subsidiebedragen als bedoeld in het tweede en derde lid wordt uitgegaan van de prijzen per gemeente zoals vastgelegd in bijlage 3 “Prijzen per gemeente 2025” Deze bijlage maakt onlosmakelijk deel uit van deze overeenkomst.

Betaling subsidie Artikel 12 1. De betaalbaarstelling van de subsidiebedragen als bedoeld in artikel 11 lid 2 vindt plaats in vier termijnen in de eerste maand van elk kwartaal. 2. De betaalbaarstelling van de subsidiebedragen als bedoeld in artikel 11 lid 3 vindt plaats conform de termijn(en) genoemd in de beschikking. Indexering Artikel 13 1. De subsidiebedragen opgenomen in bijlage 3 Prijzen per gemeente worden jaarlijks geïndexeerd met de geprognosticeerde prijsmutatie van het Bruto Binnenlands Product voor het betreffende begrotingsjaar (t) zoals dit in het voorafgaande jaar (t-1) in de meicirculaire gemeentefonds bekend wordt gemaakt. Bij een negatieve prijsmutatie wordt de index gelijkgesteld aan 0%. Verantwoording Artikel 14 1. Jaarlijks legt BiblioPlus telkens vóór 1 mei van het desbetreffende jaar volgend op het subsidiejaar ten behoeve van de vaststelling van de subsidie verantwoording af aan de individuele gemeenten in de vorm van een activiteitenverslag en een jaarrekening. 2. Het activiteitenverslag bevat een inhoudelijke verantwoording van BiblioPlus aan de samenwerkende gemeenten van de uniforme diensten en randvoorwaarden, de door de individuele gemeenten afgenomen producten en met derde geldstromen mogelijk gemaakte projecten.

Het activiteitenverslag bevat ook een overzicht van het aantal leden en uitleningen in totaal van deze regio en per gemeente afzonderlijk. In overleg tussen partijen kan de inhoud van het activiteitenverslag worden aangepast. 3. De jaarrekening bevat een jaarverslag, een balans en een verlies- en winstrekening. De jaarrekening moet voorzien zijn van een controleverklaring van een accountant. De jaarrekening geeft zowel inzicht in de kosten en opbrengsten van de uniforme diensten en randvoorwaarden als in de producten die door de individuele gemeenten zijn gesubsidieerd en de met derde geldstromen mogelijk gemaakte projecten. De jaarrekening bevat een overzicht van de ontvangen geldstromen, waaronder het totaal ontvangen subsidiebedrag van de samenwerkende gemeenten, inclusief een specificatie van het ontvangen subsidiebedrag per gemeente. 6

Parafen: ____________

Beëindigen subsidierelatie of subsidievermindering Artikel 15 1. De samenwerkende gemeenten bepalen door het aangaan van deze overeenkomst dat beëindiging van de overeenkomst vóór 1 januari 2028 niet mogelijk is. 2. De samenwerkende gemeenten bepalen door het aangaan van deze overeenkomst dat het niet is toegestaan om gedurende de looptijd van de overeenkomst als bedoeld in artikel 3, lid 1, te bezuinigen op de subsidie voor: - de uniforme diensten en randvoorwaarden; - het voor de betreffende gemeente van toepassing zijnde type bibliotheek; - de basisproducten, zoals deze zijn vastgelegd in het productenboek. 3. Voor zover BiblioPlus kan aantonen dat het niet mogelijk is om doorlopende verplichtingen te vermijden, is een individuele gemeente die besluit: a. na afloop van de overeenkomst te bezuinigen op de uniforme diensten en randvoorwaarden en/of het van toepassing zijnde type bibliotheek en/of basisproducten, of b. de subsidierelatie te beëindigen, gehouden de hiermee verband houdende kosten te vergoeden. Voortgangsoverleg en evaluatie Artikel 16 1. Ieder kalenderjaar in de maanden april en september vindt er ambtelijk overleg plaats tussen partijen. In april wordt in ieder geval de voortgang van en ontwikkelingen in het bibliotheekwerk en de praktische uitvoering van het systeem van budgetsubsidiëring besproken.

In september vindt dit overleg plaats op basis van de jaarstukken. 2. Indien het verslag van het ambtelijk overleg daar aanleiding toe geeft, vindt op verzoek van één of meerdere gemeenten een bestuurlijk overleg plaats. 3. De portefeuillehouders bibliotheekwerk komen ten minste éénmaal per kalenderjaar bijeen om de voortgang in de samenwerking en beleidsmatige en financiële ontwikkelingen te bespreken die de inhoud en de financiering van het bibliotheekwerk (op termijn) raken. Wijziging overeenkomst Artikel 17 Tussentijdse wijziging en of aanvulling van deze overeenkomst is uitsluitend mogelijk indien alle partijen daarmee instemmen. Een wijziging of aanvulling kan slechts rechtsgeldig geschieden door een door alle partijen ondertekende schriftelijke aanvulling welke aan deze overeenkomst wordt gehecht en geacht wordt daarvan deel uit te maken. Slotbepalingen Artikel 18 1. Indien een bepaling van deze overeenkomst nietig is of door rechterlijke uitspraak wordt vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze overeenkomst van kracht blijven. Partijen zullen over de

7

Parafen: ____________

bepalingen van deze overeenkomst welke nietig zijn of vernietigd worden overleg plegen teneinde een vervangende regeling te treffen. 2. Aan de opschriften boven de artikelen komt geen zelfstandige betekenis toe. De overwegingen alsmede de bijlagen maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst. 3. Met de inwerkingtreding van deze samenwerkingsovereenkomst komt de sinds 2021 vigerende ‘Samenwerkingsovereenkomst bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen’ per 1 januari 2025 te vervallen. 4. Deze overeenkomst wordt aangehaald als “Samenwerkingsovereenkomst Bibliotheek Land van Cuijk en Maasduinen 2025-2028” Aldus overeengekomen in viervoud, op xxx 2024 te Boxmeer, Gemeente Bergen,

Gemeente Gennep,

Gemeente Land van Cuijk,

Stichting BiblioPlus,

C.E.M.G.T. Ponjee

F.P.M. Pubben

J.M.F Hendriks

C.P.J. Crutz

Bijlagen: Bijlage 1: Beleidsplan BiblioPlus 2025-2028 “De Bibliotheek: zuurstof voor de gemeenschap” Bijlage 2: Productenboek BiblioPlus 2024 Bijlage 3: Prijzen per gemeente 2025

8

Parafen: ____________