Bijlage 3 Intentieverklaring tussen verenigingen

W PaÉijcn: IIRC'?7, rochtsgeldig vertegenwoordigd door Jimi van Sfien, voorzitter, gevestigd te Afferden L. en

Stonnvogels '28, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Rob Janssen, voorzitter, gevestigd te Siebengewald, en

Tennisvereniging Berge& rechtsgeldig ve,rtegenwoordigd door Suzanne Lemmen, voorzitter, gevestigd Íe Nieuw Bergen, en Jong Nederland Bergen" rechtsgeldig vefiegenwoordigd door Koen Wijers, voorzitter, gevestigd te

Nieuw Bergen en

Schutterij St. Petrus, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Daniel Kersten, voorzitter, gevestigd te Nieuw Bergen en

RKW Montagnards, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Peter van de Venn, voorzitter, gevestigd te Nieuw Bergen en

EïyC'46, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Maria Jacobs, secretaris, gevestigd te Well L. en

VC Montagnards, rechtsgeldig vertegenwoordigd door Henk Menting, voorzitter, gevestigd te Niernv Bergen Gezamenlijk zijnde alle verenigingen in de toekomst actief op Sportpa* de Venhorst te Bergen-

Zijn overeengekomen; Artikel I - Intentie yan de overeenkomst

l. De intentie van de overeenkomst is te onderzoeken of ertussen partijen samenwerking mogelijk is. die er als volgt uit zou moeten zien: er bestaat de intentie om een alliantie te vormen die een

gemeenschappelijk voordeel voor alle op §portpark de Venhorst gevestigde sportclubs en hun leden opleveren op ee.n zo b'reed mogelijk terrein

2. Partijen zullenrichgedurende de looptijd van deze overeenkomst om deze intentie uit te

, werten in bindende afspraken ennillen hierbij te goedertrouw (onder)handelen. Partiien willen in

ieder geval de volgende zaken onderzoeken voordat zij zullen besluiten omtrent een mogelijke samenwerking: gezamerliike exploitatie van Sportpark de Venhorst gezamenlijk opfeden naar en met de diverse stakeholders van Sportpark de Venhorst (waaronder gemeente Bergen) en onderzoek om deze samenwerking te formaliseren in een rechtspeÍsoon, bijvooóeeld een stichting. 3. Partijen hebben nadrukkelijk erkel een intentie uitgesproken en dus nog geen bindende afspraken gemaakt omtent de samenwerking. 4. De íntentie bevat enkel een inspanningsverplichtíng en derhalve geen resultaa8verplichting voor

paÍijen. 5. Zodra partijen de intentie wensen om te zetten in bindende afspraken, zullen zij dit vastleggen in een schriftelijke overeenkomst.

ÀÉikcl2 - Duurvan de overeenkomst

l. Deze ovsreenkomst gaatfrop het moment van ondertekening van de overeenkomst eu eindigt van rcchtswege op 3l-12-2025 of r-oveel eerdEr als Partijen tot definitieve oveneenstemming komEn. 2. Deze overeenkomst kan worden verlengd indien alle partijen dat wensen. Hiertoe zulien zij een

schriftelijke verlenging opstellen voor een nader te bepalen periode.

Artlkel3 - Organisatie- en besluitvoming binnen de samenwerking 1. De samenwerking tussen de aangesloten partijen zal plaatsvinden op basis van de goedgekeurde organisatie- en overlegstructuur. @asis samongesteld tijdens het overleg van I I oktobq 2023 (bijlage l) en alle goedgekeurde wijzigingen hierop conform de besluitenlijst (bijlage 2).

2. De besluitvorming biruren de samenwerking vindt plaats op basis van stemming. Stemming vindt uitsluitend door de op de vergadering aanwezige verenigingen plaats. Per vereniging kan er één stem worden uitgebracht. Over personen wordt indien door één of meerdere aanwezigen gewenst schrifielijk gestemd. In anderc gevallen mondeling. Over zaken wordt mondeling gestem{ terzij tenminste vijf aanwezigen een scfuiftel{ike strmming verlangen Besluiten worden genomen bij absolute meerdertreid van stemmen. Bij gelijke aantallen stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

3. Voor de samenwerking voortvloeiend uit de intentie van deze overeenkomst, met de Gemeente Bergen zal RKW Montagnards als aanspreekpunt voor de gezarnenlijke Partijen opfieden. Binnen reeds gemaakte besluiten, zoals bedoeld onder artikel 3 lid I en 3lidz, kan de veftegenwoordiger van RKW Montagnards indien nodig en wenselijk voor de voortgang van het proces directe vervolgafspraken met de Gemeente Bergen maken. ln het geval dat nieuwe besluitvorming vanuit de Partijen nodigis zal de vertegeawoordiger van RKW Montagnards zarydragendat deze besluitvorming gehurd. Tevens zal RKVV Montagnards terugkoppeling richting het Kemteam verzofgen varuit haar overlegg€,n met de Gemeente

4. Conform de besluiworming zoals beschreven in artikel 3lid? is het mogelijk om het aanspreekpun{ zoals bedoeld onder artikel 3 lid 3, te wijzigen.

Artikel 4 - Terugtrekking & uitbreiding

l. Het staat alle partijen vrij om zich op ieder gewenst moment tenrg te trekken uit deze overeenkoms! zonder verdere verplichtingen, behoudens verplichtingen die naarmaafstayenvan redelijkheid en

billijkheid gelden of die krachtens artikel6 anders zijn overeengekomen en behoudens de verplichtingen zoals omschreven in artikel T en 8.

2. Zn&aer meerdere verenigingen actief worden op het nieuwe Sportpark de Venhorst, dienen deze verenigingen zich bij dit initiatief aan te sluiten. §temming over deze aansluiting vindt plaats conbrm het geen benoemd onder aÍtikel 31id2.

3. Toetreden van extra clubs aan deze overeenkomst is mogelijk zodra deze actief worden op het nieuwe Sportpark de Venhorst tegen de op dat moment geldende voorwaarden en met inachfierning van de eerder genomen besluiten en aangegane verplichtingen. (Zie geldende besluitenlijst op toe'tredingsdatum.) Deze toےreding wordt door middel van een addendum aan deze intentieverklaring vastgelegd.

Artikel 5 - Exclusiviteit Op deze intentieverHaring is geen exclusiviteit vantoepassing.

Artikel 6 - Voorbehouden Zelfs indien partijen in een zodanige fase van onderhandelingen zijn aanbeland dat het afbreken van onderhandelingen niet zonder veryoeding van enig contract belmg zou kurmen plaatsvinden, zijn partijen te allen tijde gerechtigd de oderhandelingen kosteloos af te breksn indien:

.

de beoogde samenwerking financieel niet haalbaar blijkt omdat de eigen financiële middelen onvoldoende blijken en prtijen geen financiering tegen eëÍl gangbaar commercieel tarief

kunnen knjgen;

r de benodigde vergunningennietkunnenworden verkregen; o blijkt dat ertussen partijen onvoldoende verffouwen is om tot een r,rnrchtbare samenwerking te komen;

o Het doel van de samenwerking technisch niet haalbaar blijk[ r Een vereniging tussentijds wordt ontbonden; Artikel T - Goede naam en eier 1. Partijen zullen zich orthorden van enige handeling die de goede naaÍn en eer van de andere Partij(en) kan aantasten.

Artikel 8 - Geheimhouding en bwtebeding 1. Partijen verklaren dat aj zowel gedurende deze overeenkomst als gedurende een periode van 5 jaar,

dezn

jegens elkaar volledige gerekend vanafde dafilm van ondertekeídng van geheimhouding zullen betrachten ten aanzien van al hetgeen zij in het kader van deze overeenkomst en daarna ter kennis zijn gekomen betreffende de andere partij(en) en waarvan zij weten of kunnen vermoeden dat deze informatie vertouwelijk is. 2. Onder verfouwelijke infonnatie wordt verstaan: alle infomratie die als vertouwelijk is aangeduid of rryaaÍvan men weet of redelijkerwijz*kan vermoeden dat deze vertrouwelijk is, tenzij het gaat om informatie die reeds bii de andere partij en/of het publiek bekend is. 3. Partijen zullen alle vertrouwelijke informatie van een andere partij strikt verhouwelijk behandelen, zorgvuldig en veilig bewaren en jegens derden volledig geheim houden, tenzij een paÍij op grond van een wettelijke of gerechtelijke bepaling tot openbaarmaking wordt gedwongen. 4. Partijen 211en vertrouwelijke informatie enkel delen mst personflr die in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst kennis dienen te nemen van de verhouwelijke infonnatie en enkel vooÍ zover met deze personen een schriftelijke geheimhoudingsovereenkomst is gesloten. 5.

Partijen zullen vertrouwelijke informatie niet langer bewaren dan noodzakelijk in het kader van dez* overeenkomst en derhalve in ieder geval vemietigen indien deze overeenkomst eindigt en er geen schriftelijke aanvullende afspraken over het langer bewaren van de verhouwelijke informatie zijn gemaa}t. 6. Deze geheimhoudingsbepaling blijft ook na het einde var deze overeenkomst volledig in stand.

,

Artikel 9 - Aansprakeliikheid Patijen beperken over en weer hun aansprakel[ikheid in het kader van deze overeenkomst voor het overige tot enkel die gevallen waarin sprake is van opzet en/ofgrove schuld.

Artikel 10 - §lotbepalingen

l. Deze overeerkomst bevat alle tussen partijen gemaakte afspraken over de uitgesproken intentie en vervangt alle eventuele eerder hierovor gemaal$e aftpraken.

2. Wijzigingen en/of aanvullingen op deze overeenkomst zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.

3. Op deze overeenkomst zijn over en weer geen algemene voonraarden van toepassing. 4. Partijen dragen ieder de eigen kosten van deze overeenkomst indien zij hiervoor kosten hebben gemaakt.

5. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.

ó. De Nederlandse rechter is bevcegd om kennis te nemen van alle geschillen die voortvloeien uit deze overeenkorn§. Alle geschillen die voartvloeien uit deze overeenkomst rvorden exclusief voorgelegd aan de bevoegde rechter van Noord Lirnburg.

Aldus tussen partijen overeengekomen en vastgelegd in onderhavige overeenkomst, waarbij deze pagina is voorzien van een handtekening en alle overige pagina's zijn voorzien van een paraafvan alle partijen.

Atdus getekend te Nieuw Bergen op l{ iaourri2024:

Jimi van Strien

Rob Janssen Stormvogels

HRC'27

Koen Wijers Jong Nederland Bergen

Daniel Kersten

Peter van de Venn RKW Mon@gna4

Schutterij St. Petrus

Maria Jacobs EWC'46 à/t

-.''"*1

Henk Menl

.' i.--"

LUru Cj-v . ----

^\-t

Bijlagen: Bijlage I - Notulen vergadering kemgroep I I oktober 2023 Bijlage 2 - Besluitenliist 20 december 2023