Bijlage 1. Programma van eisen verbouw gemeentehuis 34229 (1)

Programma van eisen verbouw gemeentehuis In dit overzicht worden ruimtelijk – functionele eisen geformuleerd die ten grondslag liggen aan te maken keuzes. Daarnaast hebben we ook nog een technisch programma van eisen. Het programma van eisen voorziet in noodzakelijke aanpassingen als gevolg van wetgeving (duurzaamheidslabel en Arbo) en gerechtvaardigde wensen vanuit gebruikers en bezoekers (efficiency) van het gebouw. Daarbij sluiten we aan bij het huidige gebruik van het gebouw en de gewenste en de inmiddels opgedane ervaringen met thuiswerken als gevolg van Corona. De verbouw beperkt zich tot het publieksdeel (balie en wachtruimte) en kantoorgedeelte van ambtenaren.

I.

Ruimtelijk – functioneel

Inleidend. De ervaringen gedurende de corona-periode waarin thuiswerken noodgedwongen aan de orde was, hebben een overwegend positief beeld opgeleverd vanuit verschillende perspectieven. Vanuit het perspectief van de medewerkers hebben we geconstateerd dat ruimte geven om meer tijd- en plaats bepaald te werken, voorziet in een behoefte en recht doet aan de professionaliteit van medewerkers. Vanuit het perspectief van de burger dient vooral de bereikbaarheid en het beschikbaar zijn voor een gesprek op kantoor, geborgd te worden. Vanuit het perspectief en de verantwoordelijkheid van de werkgever is ook geconstateerd dat de balans werk en privé in de thuiswerksituatie aandacht vraagt, o.a. door middel van goede afspraken over de manier van werken, bereikbaarheid en de facilitering door de werkgever.

Programma van Eisen Ruimtelijk - Functioneel: 

Introduceren van hybride werken: “thuis en op kantoor” in de verhouding 40% thuis en 60% op kantoor geldt als uitgangspunt. Hierop zijn maatwerkafspraken noodzakelijk. Voor een aantal functies zal dagelijkse aanwezigheid vereist zijn en voor anderen kan bijv. vanwege de deeltijdfactor een gewijzigd percentage gelden. Het aantal in te richten werkplekken bedraagt op basis van dit uitgangspunt ca. 80 (gerelateerd aan de nu in dienst zijnde 130 werknemers met een kantoorwerkplek).



Delen van werkplekken is uitgangspunt. De ruimere opzet van de werkplekindeling en de keuze voor hybride werken, hebben tot gevolg dat werkplekken verdeeld over verschillende dagen gedeeld worden, uiteraard met inachtneming van hygiënevoorschriften.



Het kantoor als plek om te ontmoeten. De combinatie van kantoor en thuiswerken stelt de functie van fysiek ontmoeten van collega’s weer in een ander daglicht. Waar tot voor kort het elkaar dagelijks ontmoeten op kantoor vanzelfsprekend was, zijn deze fysieke ontmoetingsmomenten in het hybride concept niet vanzelfsprekend, geringer en op een aantal momenten in de week georganiseerd moeten worden. Dit vergt afstemming over wie, wanneer op kantoor is. Uiteraard is digitaal overleg met collega’s ook aan de orde. Dit vraagt ook in ruimtelijke zin om geschikte vergader- of overlegplekken.



Faciliteren van digitaal vergaderen. Het afgelopen jaar is veel digitaal vergaderd in- en extern. De ervaringen leiden tot het inzicht dat dit ook in de post Corona periode een goed instrument is dat behouden kan blijven, uiteraard in afwisseling met fysieke overleggen. De mogelijkheden om ongestoord digitaal te vergaderen vergt dat er mogelijkheden voorhanden zijn om ongestoord in een ruimte of op een plek te kunnen vergaderen. De vraag is of daar specifieke plekken voor ingericht moeten worden.



Vergaderruimten (omvang, aantal en situering in het gebouw). In het gebouw zijn enkele grotere vergaderruimten aanwezig. In de toekomstige situatie wordt gekeken naar een efficiënte invulling van de parterre, ook als vergaderruimte voor grotere groepen zodat niet meteen naar de raadszaal behoeft te worden uitgeweken.



Voldoende spreekkamers voor contacten met burgers. Zoals in de huidige situatie ook het geval is, zal voldoende spreekkamerruimte beschikbaar dienen te zijn voor overleggen met burgers. Het gaat om gevallen waarin vanwege de aard van het overleg/gesprek en privacygevoeligheid een afgescheiden gedeelte gewenst is.



Goede ontvangst- en wachtruimte voor bezoekers te combineren met bepaalde functionaliteiten.



Ter bevordering van de samenwerking tussen binnen- en buitendienst worden een zestal extra kantoorwerkplekken ingericht op de gemeentewerf. Dit betekent dat de huisvesting gemeentewerf in het vraagstuk hierbij betrokken wordt, mede in relatie tot arbo-eisen.



Voldoende verkeersruimte voor passeren in de gangen en voldoende opstelruimte voor bedienen van kopieermachines en gebruik pantry’s.



Concentratie van ontvangstbalie, telefooncentrale en back office burgerzaken vanwege de onderlinge vervangbaarheid in voorkomende gevallen.



Contacten in de publiekruimte fysiek afschermen van de rest van de organisatie vanwege geluidaspecten en vanuit privacy overwegingen



Beperken van fysieke opbergkasten, mede als gevolg van introductie digitaal werken/digitale archivering

II.

Technisch programma van eisen.

Het Technisch PvE geeft het kader en de technische randvoorwaarden en eisen aan waaraan het gemeentehuis volgens regelgeving aan dient te voldoen. 

Nieuwe duurzaamheidseisen kantoren per 1-1-2023 Per 1 januari 2023 moet elk kantoorgebouw minimaal energielabel C hebben. Voldoet het gebouw niet, dan mag het niet meer als kantoor gebruikt worden, dit conform de verplichting van het Bouwbesluit 2012. De nieuwe bepalingsmethode (NTA8800) met

vernieuwd energielabel is ingegaan per 1 januari 2021. Inmiddels voldoet het kantoorgebouw aan deze eis (door middel van verlichting aan te passen naar LED). In 2030 komt de verplichting om te voldoen aan het energielabel A. Het gemeentehuis voldoet op dit moment aan energielabel C. De ambitie is om te gaan voldoen aan energielabel A. Van belang zijnde onderdelen ter verbetering van het energielabel zijn: - Isolatie (vloeren, muren, gevels, dak) - Glas (grenzend aan onverwarmde ruimte) - Verwarming (de wijze van verwarming en rendement van de installaties) - Koeling (op welke manier wordt het pand gekoeld) - Luchtbehandelingssystemen (aanwezig) - Verlichting (ledverlichting/aanwezigheidsdetectie of daglichtschakeling) 





Inrichtingskosten Het huidige kantoormeubilair (bureaus/vergadertafels) zullen gehandhaafd worden na de verbouw. Er zal verder conform de meerjarenplanning en budgetten worden overgegaan tot vervanging van de bureaustoelen, die over het algemeen in slechte staat zijn en niet meer voldoen aan Arbo-eisen. Eisen aan de exploitatiekosten Door de verbeterde technische installaties zal jaarlijks een besparing gerealiseerd kunnen worden op energiekosten. Eisen aan schoonmaak, onderhoud en vervangbaarheid De kosten voor het schoonhouden van het gemeentehuis na de verbouw zal op een gelijk niveau liggen als nu het geval is.