20230712 Handreiking zienswijzetraject concepten gewijzigde gemeenschappelijke regelingen

Handreiking zienswijzetraject concepten gewijzigde gemeenschappelijke regelingen Aanleiding Op 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR) gewijzigd. Dit betekent dat de gemeenschappelijke regelingen waar uw gemeente onderdeel van is, ook aangepast moeten worden. Hiervoor worden besluiten genomen door de gemeenteraden en de colleges. Voordat deze besluiten genomen worden, mag u als gemeenteraad uw mening geven over de veranderingen. Dit document helpt u om per wijziging een doordachte zienswijze in te dienen. Hieronder leest u eerst wat een gemeenschappelijke regeling inhoudt en daarna waarom het belangrijk is dat u zienswijzen indient.

Zienswijzen indienen op wijzigingen in gemeenschappelijke regelingen ‘Gemeenschappelijke regeling’ kan twee dingen betekenen Gemeenten, provincies of waterschappen kunnen samenwerken in een gemeenschappelijke regeling. Dit samenwerkingsverband heeft een eigen bestuur en een eigen begroting. Ze behartigen de belangen van de deelnemers aan het samenwerkingsverband. Ze maken samenwerkingsafspraken. De samenwerkingsafspraken heten ook gemeenschappelijke regeling. In dit document gebruiken we ‘gemeenschappelijke regeling’ voor de gemaakte afspraken. Het samenwerkingsverband noemen we ‘samenwerkingsverband’. Het is belangrijk dat u uw mening geeft over de wijzigingen in de WGR Het indienen van zienswijzen versterkt de positie van de gemeenteraad. Voor raadsleden was het vóór de wetswijziging lastig om gemeenschappelijke regelingen te sturen of te controleren. De gewijzigde WGR geeft meer keuzemogelijkheden over de werking van een samenwerkingsverband en de positie van gemeenteraden, inwoners en belanghebbenden. Door de wijzigingen worden bestaande mogelijkheden voor inspraak van de raad aangepast of uitgebreid. U krijgt meer invloed op de besluitvorming in de gemeenschappelijke regelingen en u kunt beter controleren wat er in de samenwerkingsverbanden gebeurt. Dat zorgt voor een belangrijkere rol van gemeenteraden bij de besluiten die samenwerkingsverbanden nemen.

U verkleint daarmee ook het gat tussen het bestuur van de samenwerkingsverbanden aan de ene kant en de burgers en belanghebbenden aan de andere kant. Gemeenteraden zijn vaak onderdeel van verschillende samenwerkingsverbanden. Het is aan de gemeenteraden om per samenwerkingsverband te kiezen wat zij nodig vinden om beter op de samenwerking te kunnen sturen. Dit kan per samenwerkingsverband waar zij aan deelnemen verschillen. Het is belangrijk dat alle deelnemende gemeenteraden aan een samenwerkingsverband goed met elkaar afstemmen welke zienswijzen ze samen geven. Zo kan hier ook echt iets mee gedaan worden. Advocatenkantoor Boels-Zanders hielp een deel van de Limburgse samenwerkingsverbanden Boels-Zanders advocaten doorliep met een groot deel van de samenwerkingsverbanden in Limburg een traject. Boels-Zanders gaf samenwerkingsverbanden uitleg over de manier waarop ze hun 1

gemeenschappelijke regelingen kunnen aanpassen. Op die manier voldoen deze weer aan de WGR. Het traject heeft als doel dat de deelnemende samenwerkingsverbanden zoveel mogelijk dezelfde afspraken gaan maken. De samenwerkingsverbanden die aan het traject van Boels-Zanders deelnemen zijn Veiligheidsregio Zuid-Limburg, RUD Zuid-Limburg, BsGW, Het Gegevenshuis, RD4, GGD Zuid-Limburg, ISD BOL, Geul en Maas, Historisch Centrum Limburg, Werkvoorzieningsschap Venlo en Omstreken, MGR Sociaal Domein Limburg Noord, RUD Limburg-Noord, Westrom, RD Maasland, Veiligheidsregio en GGD Limburg-Noord, Omnibuzz, WSP Parkstad, Werkvoorzieningsschap Oostelijk Zuid-Limburg en Grenspark Maas-Swalm-Nette.

Opbouw van dit document U leest wat de wijzigingen inhouden en wat u kunt aangeven in uw zienswijze Advocatenkantoor Boels-Zanders legt uit wat er is veranderd in de gemeenschappelijke regeling en waar u een zienswijze over mag geven. Wij adviseren u over de zienswijzen. We geven u advies over het overnemen van de voorgestelde wijzigingen of geven een voorstel voor aanvullingen die u bij een of meerdere gemeenschappelijke regelingen kunt toepassen.

Wijzigingen en adviezen De wijzigingen in de WGR zijn onder te verdelen in 3 categorieën: • Versterken van de positie van de gemeenteraad bij besluitvorming door het samenwerkingsverband. • Aanvullende controle-instrumenten voor gemeenteraden. • Versterken van de positie van de gemeenteraad bij het algemeen functioneren van het samenwerkingsverband. Hieronder leest u per wijziging de verandering in de WGR en daarbij onze adviezen voor zienswijzen.

Versterken van de positie van de gemeenteraad bij besluitvorming Door direct vanaf het begin betrokken te worden bij het opstellen van besluiten, kunt u uw invloed uitoefenen op de besluiten. Het versterkt uw kaderstellende rol. U kunt op hoofdlijnen samen bepalen wat het beleid van de samenwerkingsverbanden wordt. Er zijn 4 wijzigingen op het gebied van besluitvorming die uw rol kunnen versterken.

Wijziging 1: zienswijzen indienen Wat houdt de wijziging in? De mogelijkheid om zienswijzen te geven over bepaalde besluiten van het samenwerkingsverband bestond al. De WGR is op 3 punten gewijzigd of uitgebreid als het gaat om zienswijzen: Afspraken over het indienen van zienswijzen worden verplicht. In de gemeenschappelijke regelingen moet worden vastgelegd op welke manier gemeenteraden zienswijzen mogen indienen. Ook wanneer de manier van indienen niet verandert ten opzichte van de eerdere situatie, moeten de samenwerkingsverbanden dat vanaf nu schriftelijk vastleggen. De termijn voor het geven van zienswijzen wordt verruimd. 2

Gemeenteraden kunnen zienswijzen indienen over: • de ontwerpbegroting of tussentijdse begrotingswijzigingen • het ontwerp van een samenwerkingsverband • het opheffen van een samenwerkingsverband • besluiten van een samenwerkingsverband Eerder hadden gemeenteraden 8 weken de tijd om zienswijzen in te dienen op de conceptbegroting van een gemeenschappelijke regeling. Met de nieuwe WGR is die termijn verruimd naar 12 weken. Dat betekent dat de ontwerpbegroting ook minstens 12 weken voordat ze aan het algemeen bestuur worden aangeboden om definitief te besluiten, ze naar de gemeenteraden moeten worden gestuurd. De ontwerpbegroting moet uiterlijk 15 mei van ieder jaar aan de gemeenteraden worden verstuurd. Het participatierecht voor gemeenteraden wordt aan de gemeenschappelijke regeling toegevoegd. Dit betekent dat het bestuur van een samenwerkingsverband een voorstel eerst voor zienswijze aan de gemeenteraden aanbiedt als het om grote veranderingen in het beleid of andere belangrijke wijzigingen gaat. Soms moet een samenwerkingsverband snel beslissen. Het samenwerkingsverband kan er in spoedeisende gevallen dan voor kiezen om het voorstel niet voor te leggen aan de gemeenteraden. Wat is ons advies? In de gemeenschappelijke regeling is nog niet concreet genoeg voorgesteld hoe het participatierecht georganiseerd moet worden.

Daarom adviseren wij om de volgende bepaling aan de gemeenschappelijke regeling toe te voegen: een zienswijzeprocedure instellen als ten minste 1/5e deel van de deelnemende gemeenteraden hiertoe oproept. Voorwaarde hierbij is dat dat minimaal 2 gemeenteraden moeten zijn. Met deze bepaling breidt u uw mogelijkheid tot het geven van zienswijzen uit.

Wijziging 2: adviescommissie instellen Wat houdt de wijziging in? Gemeenteraden krijgen het recht om een adviescommissie in te stellen bij een samenwerkingsverband. De adviescommissie bestaat uit raadsleden uit gemeenteraden die deelnemen aan het samenwerkingsverband. De commissie adviseert het samenwerkingsverband en helpt deelnemende gemeenteraden met het voorbereiden van zienswijzen. Wat is ons advies? Ga akkoord met de wijziging en maak indien gewenst praktische afspraken over het inzetten van de adviescommissie. Denk hierbij aan afspraken over: - Hoe kunnen gemeenteraden in de regio het initiatief nemen om een adviescommissie voor een specifieke gemeenschappelijke regeling op te zetten? - Bij wie kan een gemeenteraad deze wens kenbaar maken? - Wat doet het bestuur van het samenwerkingsverband er daarna mee? - Hoe worden andere gemeenten die deelnemen aan het samenwerkingsverband over het initiatief geïnformeerd? N.B. In Noord-Limburg is al een regionale raadswerkgroep actief waarin alle zaken die te maken hebben met regionale samenwerking(sverbanden) aan bod komen. Deze raadswerkgroep heeft 3

aangeven de rol van ‘adviescommissie’ in de volle breedte te willen vervullen. Zij zullen werken in de geest van de werkwijze van een formele adviescommissie.

Wijziging 3: burgerparticipatie mogelijk maken Wat houdt de wijziging in? In de gemeenschappelijke regeling moet vanaf nu worden vastgelegd of en op welke manier burgers inspraak krijgen. Inwoners en belanghebbenden kunnen via de reguliere procedures bij de colleges en de raden van de deelnemers betrokken worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het beleid. In de gemeenschappelijke regeling moeten afspraken worden vastgelegd via wie de inspraak verloopt. En voor welke besluiten de inspraak geldt. Wat is ons advies ? Wij raden aan om de volgende 3 afspraken over burgerparticipatie toe te voegen aan de gemeenschappelijke regeling: • Het dagelijks bestuur kan beslissen bij ingrijpende besluiten een extra traject voor inspraak te doorlopen. Belanghebbenden, inwoners en maatschappelijke organisaties krijgen dan de kans op inspraak over het besluit. We adviseren om dit voor alle gemeenten en alle gemeenschappelijke regelingen op eensluidende wijze vorm te geven. • Een extra inspraaktraject wordt ook doorlopen als minimaal 2 deelnemende gemeenten dit willen. • Het dagelijks bestuur informeert de colleges en het algemeen bestuur zo snel mogelijk over het voornemen om meer inspraak mogelijk te maken en doet een voorstel voor een eensluidende werkwijze in alle deelnemende gemeenten.

Bovenstaande toevoegingen bieden het dagelijks bestuur en ook gemeenteraden de mogelijkheid om een apart traject voor inspraak op te starten. Als het om grote veranderingen in het beleid of andere belangrijke wijzigingen gaat, kunnen zij hier hun mening over geven. Het verruimt de participatie die al werd toegepast wat betreft de beleidscyclus. Naast de manier waarop participatie van burgers wordt ingezet, kunt u ook beslissen afspraken te maken over hoe het proces van de participatietrajecten wordt doorlopen. Als hier afspraken over zijn, kunnen deelnemende gemeenten steeds op dezelfde manier het participatietraject inzetten. Het is goed om in de hele regio een vergelijkbaar traject te doorlopen. Zo voorkom je dat inwoners in de ene gemeente wel worden betrokken en inwoners in een andere gemeente niet of op een totaal andere manier. Het vergroot de vergelijkbaarheid onderling in de hele provincie.

Wijziging 4: actieve informatieplicht Wat houdt de wijziging in? Het bestuur van de samenwerkingsverbanden wordt verplicht om (deelnemers) actief te informeren. In de gemeenschappelijke regelingen wordt vastgelegd dat gemeenteraden van deelnemende gemeenten alle informatie van het bestuur van het samenwerkingsverband krijgen die ze nodig hebben.

4

Wat is ons advies? Ga akkoord met deze wijziging. Daarnaast raden wij aan om werkafspraken te maken tussen het samenwerkingsverband en de gemeenteraden over het aanleveren van de informatie. Het is belangrijk om afspraken te maken over het moment, de wijze en het onderwerp van de informatievoorziening. Zo voorkomt u dat u wordt overspoeld met informatie.

Aanvullende controle-instrumenten Met de wijziging in de gemeenschappelijke regeling krijgt u de mogelijkheid om de bestuursvoering van een samenwerkingsverband actief te controleren.

Wijziging: het recht om onderzoek in te stellen door u en de lokale rekenkamer Wat houdt de wijziging in? Lokale rekenkamers konden eerder al onderzoek doen naar het gevoerde bestuur van een samenwerkingsverband. In de gewijzigde WGR staat dit duidelijker vastgelegd. Behalve de rekenkamers mogen gemeenteraden vanaf nu ook een onderzoek instellen. Ze krijgen de kans om een enquête uit te voeren naar de bestuursvoering van een samenwerkingsverband. Voorwaarde is dat alle deelnemende raden aan het samenwerkingsverband moeten instemmen met het uitvoeren van de enquête. Wat is ons advies? Ga akkoord met de wijziging.

Versterken van de positie van de gemeenteraad bij het algemeen functioneren van de gemeenschappelijke regeling Dankzij 2 wijzigingen op dit gebied, krijgt u meer kans om te controleren of het samenwerkingsverband goed werkt. U krijgt meer inzicht in hun functioneren en kunt sturen op bepaalde processen.

Wijziging 1: afspraken over evaluatie Wat houdt de wijziging in? Afspraken over de evaluatie van een samenwerkingsverband worden verplicht. De afspraken liggen vast in de gemeenschappelijke regeling. In het voorstel in de gemeenschappelijke regeling staat dat het samenwerkingsverband geëvalueerd wordt als het algemeen bestuur dit besluit. Het dagelijks bestuur legt een onderzoeksvoorstel voor aan de deelnemers. U kunt er ook voor kiezen om af te spreken dat u evalueren van het samenwerkingsverband niet nodig vindt. In dat geval moet dat dan als afspraak in de gemeenschappelijke regeling worden vastgelegd. Wat is ons advies? Wij adviseren om de voorgestelde afspraken in de gemeenschappelijke regeling uit te breiden. Voeg naast het besluit van het algemeen bestuur een evaluatiemogelijkheid toe voor gemeenteraden. In de zienswijze neemt u op, op welke manier u het samenwerkingsverband wil evalueren. Advies is om toe te voegen dat het samenwerkingsverband wordt geëvalueerd als minimaal 2 deelnemende gemeenten een evaluatie willen. 5

Wijziging 2: voorwaarden voor uittreding Wat houdt de wijziging in? In alle gemeenschappelijke regelingen moeten afspraken over uittreding worden vastgelegd. Eerder bepaalde het algemeen bestuur wat de gevolgen zijn wanneer een deelnemer besluit uit te treden. In de nieuwe gemeenschappelijke regeling is een artikel toegevoegd. Daardoor kunnen gemeenteraden ook hun mening geven over de gevolgen. In het artikel staan zaken zoals een opzegtermijn van 2 jaar en het vaststellen van een uittredingsplan. Wat is ons advies? Ons advies is om akkoord te gaan met de wijziging en het uittredingsplan. Door deze voorwaarden te stellen, houdt u als gemeenteraad controle over de uittredende partijen en de gevolgen voor het samenwerkingsverband.

Werkafspraken Naast de afspraken die in de gemeenschappelijke regelingen en de WGR worden vastgelegd, is het ook handig dat gemeenteraden afspraken maken met samenwerkingsverbanden over de financiële cyclus. Die afspraken lopen buiten de vastgelegde afspraken in de gemeenschappelijke regelingen om. Maar door hier wel gezamenlijke afspraken over te maken worden werkprocessen makkelijker, sneller en efficiënter. Samenwerkingsverbanden en gemeenteraden weten dan wat ze wanneer van elkaar kunnen verwachten. Het idee achter deze werkafspraken is dat de griffiers van de gemeenteraden de opdracht krijgen om operationele afspraken te maken met de gemeenschappelijke regelingen, gemeentesecretarissen en andere betrokkenen.

Financiële cyclus Wat houdt de financiële cyclus in? Gemeenten betalen verplicht aan de samenwerkingsverbanden waaraan ze deelnemen. De kosten hiervan staan op de begrotingen van de gemeenten zelf. Om de gemeenten meer invloed te geven op de begroting van het samenwerkingsverband worden de termijnen voor het indienen van documenten verlengd. Het gaat hierbij om de kadernota, ontwerpbegroting en aanpassing van de begroting. De begrotingscyclus van de samenwerkingsverbanden sluit zo beter aan op die van de gemeenten zelf. Hierdoor kunnen gemeenten beter inzien wat de gevolgen voor hun eigen gemeente zijn als ze geld uitgeven aan de samenwerkingsverbanden. Ook krijgen ze meer tijd om hun mening te geven over de plannen en begrotingen van het samenwerkingsverband. Wat is ons advies? Wij adviseren om alle samenwerkingsverbanden een voorstel te geven voor een duidelijke planning voor het aanleveren van stukken. Zo hebben gemeenteraden op tijd een duidelijk beeld van de financiële gevolgen van het deelnemen aan een samenwerkingsverband. Ze kunnen dan samen bepalen hoe ze hiermee omgaan.

6

We raden aan om de volgende planning aan te houden: Uiterlijk 1 februari: Uiterlijk 15 april: Uiterlijk 15 mei1: Voor 15 juli: Uiterlijk 15 juli: 1e week september: 15 september:

Aanbieding van de kadernota voor zienswijze (wettelijke deadline 30 april) Mogelijkheid voor gemeenteraden om zienswijzen in te dienen op de kadernota Aanbieding van de conceptbegroting voor zienswijze Indiening van zienswijzen op de begroting door gemeenteraden Aanbieding van de jaarstukken ter kennisname (wettelijke deadline) Vaststelling van de begroting door het algemeen bestuur Wettelijke deadline voor aanlevering van de begroting bij de provincie

Tijdlijn wijzigen gemeenschappelijke regelingen De wijzigingen in de gemeenschappelijke regelingen moeten uiterlijk 1 juli 2024 doorgevoerd zijn. De zienswijzen die u indient, worden hierin meegenomen. Boels-Zanders nodigt u in september uit voor een digitale informatiebijeenkomst om meer uitleg te geven over de voorgestelde wijzigingen. Het is belangrijk dat de zienswijzen op tijd worden ingediend zodat er genoeg tijd is voor de samenwerkingsverbanden om te beoordelen of ze in de gemeenschappelijke regeling worden opgenomen. De tijdlijn van dit proces verloopt ongeveer zo: 18 en 20 september 2023: September – oktober 2023: November – december 2023: Januari – mei 2024: Mei – juni 2024: 1 juli 2024:

Digitale informatiebijeenkomst van 19.00 tot 21.00 uur Indienen van zienswijzen door de gemeenteraden Eventuele aanpassingen van de gemeenschappelijke regelingen op basis van de zienswijzen De raad heeft tijd om toestemming te geven De collegebesluiten over de aangepaste gemeenschappelijke regelingen worden vastgesteld De wijzigingen treden in

1

Uiterlijk 15 mei, maar eerdere aanlevering is zeer wenselijk in verband met de tijdige voorbereiding van een raadsvoorstel.

7