Verslag 8 augustus 2023.pdf

Verslag vergadering Raadscommissie 155a Aanwezig (teams/telefonisch): Onderwerp : Datum : Genodigden aanw. : Secretaris Cie

:

Alexandra Otto, Mariella van Kranenburg (vz), Peter van Huissteden, Froukje Krijtenburg, Roel Oudeboon Onderzoeken van de raad 8 augustus 2023 vertegenwoordigers van het onderzoeksbureau Necker: XX, XX en XX Griffier Janne Pijnenborg

Verslag 1. Opening De voorzitter heet een ieder welkom in de teamsvergadering. De meeste commissieleden verkeren in het buitenland. Peter van Huissteden is niet via teams maar telefonisch aangesloten. Er wordt kennis gemaakt met XX, onderzoeker bij Necker en toegevoegd aan het onderzoeksteam van Necker. De voorzitter doet kort verslag van de reacties op de bekendmaking van de gemeente Bergen NH om een onderzoek in te stellen. De reacties geven geen aanleiding tot acties voor de onderzoekscommissie. Mededeling: Froukje Krijtenburg zal om 11.45 uur de vergadering verlaten. 2. Vaststellen van de agenda Vastgesteld. 3. Bespreken Plan van Aanpak (PvA) versie 21 juli 2023 De volgende afspraken worden door de aanwezigen gemaakt over het PvA:: -

Tekstuele aanpassingen op pagina 4: weglaten: ‘ voor toekomstige situaties’ (dubbeling) en beschikken veranderen in: ‘beschikt’.

a. Beschrijving van het voor- en hoofdonderzoek zoals beschreven o.a. op pagina 5 en 6 van het PvA (§ 1.3). Akkoord. Opgemerkt wordt verder dat werk dat al gedaan is (zoals advies Stibbe) niet overgedaan gaat worden. b. Beschrijving van het analysekader (§1.4) op pagina 6 en 7? Akkoord met inachtneming van het volgende: - Analysekader wordt na vooronderzoek definitief gemaakt en wordt nog verder gedefinieerd en met een toetsingskader voorgelegd aan raadscommissie voor akkoord. - Aan analysekader wordt toegevoegd dat bij de praktijk bestuurlijke besluitvorming ook gekeken wordt naar de wijze waarop nieuwe collegeleden, raadsleden en ambtenaren (of bestaande) op de hoogte worden gebracht van alle spelregels rondom bestuurlijke besluitvorming. c. Beschrijving van de onderzoeksvragen (§ 1.5), pagina 7. Akkoord met inachtneming van het volgende: onderzoeksvraag 3 is aangevuld met : Is inzichtelijk welke besluiten niet rechtsgelding getekend kunnen worden op basis van collegebesluiten en welke controle vindt hierop plaats? En onderzoeksvraag 16 (deelvraag): ‘tijdig’ wordt toegevoegd aan de vraag.

d. Beschrijving van de voorgestelde samenwerking tussen raadscommissie en Necker? Zie katern op pagina 8, § 1.6. Akkoord e. Voorstel voor de communicatie-afspraken van pagina 8 en 9 onder 1 t/m 4. Akkoord. Verduidelijkt wordt dat de raadscommissie op de hoogte wordt gesteld door Necker, via de griffier, wanneer Necker met welke personen interviews afneemt (wie zijn er uitgenodigd voor welk moment). f.

Planning/ beschrijving fase 1 voorbereiding (pagina 9 en 10) Akkoord. Raad heeft opdracht gegeven om dit onderzoek zsm af te ronden. Necker doet daar zijn uiterste best voor, de raadscommissie ook. Van de organisatie wordt hetzelfde verwacht. De raadscommissie vraagt de informatie op, Necker levert daar de input voor, maar de communicatie hierover met de organisatie verloopt via de griffier.

g. Beschrijving van het vooronderzoek, fase 2 (pagina 10 e.v.) Akkoord. Verduidelijkt wordt dat Necker in het belang van doelmatigheid en effectiviteit start met de huidige functionarissen. Zo nodig wordt dat uitgebreid met voormalige functionarissen. Nut, noodzaak wordt besproken met de raadscommissie. h. Beschrijving van het hoofdonderzoek fase 3, (pagina 12 e.v.) Akkoord. Opgemerkt wordt dat in deze fase bij de bevindingen wordt besproken welke weging je als raad(commissie) wilt geven aan culturele aspecten, tijdsgeest, omstandigheden enz. i.

Beschrijving van fase 4, prestentatie (pagina 13 onderaan). Akkoord: kwaliteit en zorgvuldigheid zijn leidend bij de planning: slotfase en planning hiervan hangt ook samen met uitkomsten onderzoek. Raadscommissie noteert voor zichzelf als aandachtspunt dat het onderzoek een antwoord moet geven op de gestelde vragen en niet meer dan dat.

j.

Samenstelling team Necker: akkoord, nadere kennismaking met nieuwe leden van het onderzoeksteam kan plaatsvinden bij een van de volgende geplande overleggen.

k. De raadscommissie stemt in met planning en kosten zie pagina 17 e.v. met de volgende opmerkingen: - Eventuele meerkosten, wijziging(en) in planning en kosten worden vooraf voor goedkeuring aan de commissie voorgelegd. Geen verrassingen en eerlijke/goede afwegingen maken zijn hierbij van belang. - Raadscommissie is budgethouder van budget dat de raad heeft vastgesteld. Gezien gemaakte opmerking in vorig presidium gaat de raadscommissie een brief opstellen richting college/secretaris dat dit budget niet door de organisatie benut kan worden zonder toestemming van de raadscommissie.

4. Bespreken interne werkafspraken raadscommissie De volgende werkafspraken worden gemaakt: - Kwesties van praktische of inhoudelijke aard niet over de mail/app bespreken maar met voorzitter bespreken. Voorzitter doet dan voorstel aan de voltallige commissie hoe hiermee om te gaan (voorbeeld: verzetten tijdstip geplande vergadering). - Verzoeken om informatie of relevante signalen: niet op reageren: eerst bespreken met voorzitter. Die legt dit dan na zo nodig voor aan de hele raadscommissie. - Griffier geeft geen (proces)informatie in driehoek zonder afstemming met voorzitter/raadscommissie. 5. Vaststellen geheim verslag d.d. 13 juli jl. Verslagen en andere relevante stukken gaan opgenomen worden in beveiligde omgeving, toegankelijk voor de commissieleden (niet via GO-app of gemeentelijk systeem). Is griffier mee bezig, wordt vervolgd. Verslag 13 juli nog niet vastgesteld in afwachting van dit portal. 6. Rondvraag Volgende vergadering (alleen commissieleden) dinsdag 12 september, 17.30 uur voorafgaand aan avond met Argumentenfabriek ( vervolg over P&C cyclus). 7. Sluiting