Verslag 12 maart 2024 def..pdf

Verslag Aan

Leden van de raadscommissie 155a onderzoek: Alexandra Otto, Mariella van Kranenburg (vz), Peter van Huissteden, Froukje Krijtenburg (digitaal), Roel Oudeboon

Onderwerp Datum Tijd Locatie Genodigden Notulist

: : : : : :

Onderzoeken van de raad 12 maart 2024 16.30 tot 18.30 uur Zeezaal JL 4 vertegenwoordigers van het onderzoeksbureau Necker Griffier Janne Pijnenborg

Verslag 1. Opening -2. Vaststellen van de agenda Aan de agenda wordt toegevoegd: het bespreken van de planning en communicatie over het vervolgproces. 3. Bespreken van de Nota van bevindingen De leden van de commissie hebben een tiental vragen over het rapport van bevindingen. De vragen hebben voornamelijk betrekking op de volgende aspecten uit de nota van bevindingen: Vraag: gemeentesecretaris, pagina 45, eerste zin, + volgende bladzijde: jurist/extern jurist: wat is daar de uitkomst van geweest? Antwoord: het betreft een externe jurist, geen verslag van het gesprek, er zijn geen schriftelijke vragen gesteld door de secretaris over de overeenkomst, is telefoontje geweest. Secretaris heeft uit dit gesprek de conclusie getrokken dat er sprake was van een ‘rare’ overeenkomst. Het heeft bij hem niet tot verdere actie geleid. Vraag: pag 55: Toevoegen aan portal: bijlage: vergelijking anterieure overeenkomsten: wat was het verschil tussen de overeenkomsten? Kun je hier uit afleiden dat de wethouder de modelovereenkomst van de gemeente heeft gebruikt? Antwoord: de bijlage waar de vergelijking door Necker wordt gemaakt tussen de concept-overeenkomst, de model-overeenkomst en de uiteindelijke overeenkomst ontbreekt in het portal: deze wordt toegevoegd. De uiteindelijke overeenkomst is een mix van alle versies.

Vraag: Er werd al heel lang over de plannen (ambtelijk en bestuurlijk) gesproken. Secretaris hoort er voor het eerst van in het app contact met KV. Wist de secretaris dan voor die tijd helemaal niet van die plannen/ overeenkomst? Antwoord: Secretaris wist niet van een intentie-overeenkomst die in aantocht was. Collegeleden kunnen zich niet herinneren dat er in het formele of informele deel van het college over de HBH-casus is gesproken. Daar zijn ook geen verslagen van: dus niet mogelijk om dit te onderzoeken. Er is best veel overleg ambtelijk en bestuurlijk over de locatie en HBH, maar kennelijk heeft het niet geleid tot formele bespreking/vastlegging in het college. Vraag: tussen het ontdekken van de overeenkomst en het informeren van de burgemeester daarover door de secretaris, gaat veel tijd zitten (weken). Ook als de burgemeester er van op de hoogte is, verstrijkt er veel tijd voordat de burgemeester

zelf de overeenkomst leest (maanden). Steeds wordt er door bm en secretaris besloten om geen actie totdat het nieuwe college er is. Een belangrijk argument is ook het bewaren van de bestuurlijke eenheid en rust. Dat is ook een reden om de regels voor goede besluitvorming niet strikter te handhaven. Het bewaken van eenheid en rust is belangrijker geworden dan het houden aan weten regelgeving. De commissie ziet dit als rode draad. Ziet Necker dat ook zo? Antwoord: Ja, dat is één van de rode draden uit de analyse van het besluitvormingsproces. . Vraag: De casus HBH/locatie is vaak aan de orde geweest in het projectteam. Wethouders waren daar niet aanwezig. Hadden zij er wel moeten zijn? Antwoord: Het betreft een ambtelijk overleg maar wethouders hebben de mogelijkheid om daarbij wel aanwezig te kunnen zijn. Commissieleden constateren ook dat geen verslagen worden gemaakt van het (in)formele rondje in het college, van overleggen met externen, en van interne (ambtelijke) overleggen verslag gemaakt. Dit maakt de navolgbaarheid lastig en maakt dat er geen onderzoek op mogelijk is. Dit staat op gespannen voet met een open en transparantie overheid. ➢ Na beantwoording van alle vragen stelt de commissie de nota van bevindingen vast. (Dit zijn de bevindingen: analyse, conclusies en aanbevelingen volgen zodra het gehele feitenonderzoek (spoor A en B) zijn afgerond. 4.

Bespreken van het memo Vervolg raadsonderzoek Bergen NH Aan de hand van het memo bijlage 2 bespreekt de commissie het vervolg proces van het raadsonderzoek. De volgende afspraken worden gemaakt: ➢ Spoor A en B worden niet los van elkaar gehaald. Onderzoek is pas gereed als zowel A als B helemaal afgerond zijn, inclusief conclusies en aanbevelingen. ➢ De commissie wil zo snel mogelijk de raad besloten informeren over wat de commissie/onderzoekers de afgelopen maanden heeft gedaan, welke stappen zijn gezet, dus informeren op procesniveau. Necker/griffier bereiden agenda voor en zoeken naar geschikte datum. Voorzitter commissie opent deze bijeenkomst en geeft daarna het woord aan Necker. Raad wordt dan door Necker op procesniveau geïnformeerd over de stand van zaken tot nu toe. ➢ De raadsleden krijgen niet de beschikking over de nota van bevindingen, omdat het onderzoek nog niet is afgerond. Wel wordt er een agenda/programma gedeeld op het besloten deel van het RIS. ➢ De commissie kan zelfstandig besluiten om het hoofdonderzoek (verhoren) te starten. Afspraak met de raad is echter dat de commissie dit pas besluit, nadat hierover met de raad is gesproken. De commissie wil aan de raad voorstellen om het hoofdonderzoek te starten, alleen voor wat betreft spoor B.

➢ Verhoren gaan alleen over spoor A (afbakening van het hoofdonderzoek) ➢ Commissie wil aan de raad voorstellen om openbare verhoren te houden. Bij de voorbereiding op deze verhoren hoort ook dat door de commissie scherp gekeken wordt op grond van de Wet Open Overheid NIET openbaar gemaakt kan worden en of het nodig is dat de raad geheimhouding opheft op bepaalde onderdelen. Dit is ook een aandachtspunt bij de uitnodiging en aankondiging van de verhoren.

➢ Over de opzet van het hoofdonderzoek bepaalt de commissie dat in ieder geval de heer KV wordt uitgenodigd voor verhoor. Waarschijnlijk ook secretaris en bm (na afloop van de vergadering wordt afgesproken hier nogmaals over te vergaderen op 19 maart as). ➢ Commissie staat positief tegenover de optie om nog gebruik te maken van 155b gemeentewet: stukken verkrijgen uit privé-bezit van KV. Dit wordt besproken nadat de raad is bijgepraat. ➢ De commissie staat positief tegenover de concept-vragen die Necker heeft voorgesteld. Hier wordt nog nader over gesproken bij de voorbereiding van de verhoren. ➢ De commissie is zich bewust dat de voorbereiding van de verhoren veel werk en inzet vraagt. De collectieve voorbereiding met de onderzoekers gaat een dag in beslag nemen. ➢ De commissie wil voorbereiding verstrekken aan de genodigden voor de verhoren met een beschrijving van de casus en een compacte tijdlijn. ➢ De commissie wil de secretaris wijzen op zijn rol in het informeren van de genodigden en wil de genodigden wijzen op de mogelijkheid om ondersteuning/informatie te krijgen via de secretaris. ➢ De commissie wil een planning voor het vervolgproces en advies over communicatie bij bekendmaking van het starten van het hoofdonderzoek. Necker/griffier pakken dit op. 5. Bespreken memo Advies SWDV Vanuit de gemeentesecretaris is een adviesmemo van SWDV ontvangen.

Necker heeft ter voorbereiding op de bespreking een memo hierbij opgesteld. Bijlagen 3 en 4. De commissie heeft aan de secretaris gevraagd: ‘welke onderdelen van de nota van bevindingen bevat informatie die op grond van de WOO als geheim is aangemerkt of geheim dient te moeten worden aangemerkt. De commissie stelt vast dat deze vraag niet is beantwoord. ➢ De commissie besluit om aan de hand van de uiteindelijke rapportage (bij afronding van het gehele onderzoek spoor A en spoor B) een besluit te nemen over het opleggen van geheimhouding op (delen van) de rapportage en op dat moment hierover zelfstandig juridisch advies in te winnen.

6. Bespreken van het memo Financiële prognose vervolg en meerwerk Bijlage 5. ➢ De commissie heeft kennisgenomen van de meerkosten en gaat dit bespreken met de raad. Necker licht toe dat bij de begroting hiervan is uitgegaan van het horen van 1 persoon. Wil de commissie meer personen horen dan nemen de kosten toe. ➢ De commissie besluit om richting de gemeentesecretaris aan te geven dat kennis is genomen van het door hem gemelde feit dat hij e-mailberichten onrechtmatig heeft verstrekt aan de commissie (en aan Stibbe/raad). Necker/grif stellen hiervoor een briefje op dat de commissie kan versturen. ➢ De commissie besluit om zelf extern juridisch advies in te winnen over de volgende vraag: Nu deze informatie onrechtmatig is verstrekt, mag de onderzoekscommissie deze informatie dan gebruiken ten behoeve van de nota van bevindingen, of wat is er voor de onderzoekscommissie nodig om rechtmatigheid te verkrijgen voor het gebruik van deze informatie? (Actie grif). Tevens een second opinion vragen op de initiele vraag, of er sprake is van onrechmatigheid.

7. Vaststellen geheime verslagen ➢ Dit agendapunt is niet behandeld. ➢ De verslagen van de vergaderingen d.d. 13 juli 2023, 8 augustus 2023, 20 september 2023, 17 oktober 2023, 13 december 2023, 11 januari 2024, 12 maart 2024 worden geagendeerd voor de volgende vergadering ter vaststelling. 8. Volgende vergadering 19 maart 2024 (zonder onderzoeksbureau Necker). Na afloop van vergadering afgesproken om nader te bespreken wie er wel/ niet gehoord gaan worden. 9.

Sluiting

Actielijst Nr.

Wat Planning vervolgproces maken Voorbereiding besloten bijeenkomst raad - Programma/agenda maken - Presentatie Maken - Welke bespreekpunten met raad - Voorbereiding van de commissie op avond zelf Briefje naar secretaris over onrechtmatigheid Briefje naar college over bijeenkomst zonder hen en wel met raad

Wie Grif/Necker Necker maakt opzet programma/agenda en presentatie in afstemming met griffier, Commissie bereidt zich voor op de avond zelf (extra vergadering inplannen)

Wanneer Z.s.m. Z.s.m.

Necker doet voorzet/Commissie/Grif Raadscommissie (briefje opstellen)/Grif

5. 6.

Training verhoren Check op rechtmatigheid emails

Commissie/Necker/Grif Commissie/Grif

7.

Check op openbaar/geheim van rapport van bevindingen maar ook bij uitnodigen/verstrekken info voor verhoren Wel/niet gebruikmaken van 155b GW Secretaris wijzen op rol bij verhoren Extern juridisch advies inwinnen

Commissie/Necker/Grif

Voor bespreking met raad Voordat bijeenkomst met raad bekend gemaakt wordt bij de raad April Voordat rapport van bevindingen wordt opgeleverd Bij uitnodigen verhoren / voordat rapport wordt opgeleverd Bij voorbereiden verhoren Bij voorbereiden verhoren Z.s.m.

1. 2.

3. 4.

8. 9. 10.

Commissie/Necker/Grif Commissie/grif Grif/Necker opstellen vragen en benaderen jurist